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職場で使えるタスク管理方法5選｜個人でもチームでも使えるツールも紹介
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
「仕事のタスクが多すぎて、何から手をつければいいかわからない」と悩んでいませんか？
職場やチームでの業務が複雑になるほど、タスクの抜け漏れや優先順位の混乱が起こりがちです。
本記事では、効率よくタスクを整理し、生産性を高めるための5つのタスク管理方法、個人とチームでのタスク管理方法の違い、タスク管理のメリットなどを解説します。
すぐに使える便利なツールもご紹介しているので、日々の業務をよりスムーズに進めるヒントが見つかるはずです。
職場で使える！おすすめのタスク管理方法5選【生産性向上】
日々の業務にすぐ取り入れられる実践的なタスク管理方法は以下の5つです。
- 方法①｜ToDoリスト
- 方法②｜GTD
- 方法③｜Chatwork
- 方法④｜カンバン方式
- 方法⑤｜アイゼンハワー・マトリクス
方法①｜ToDoリスト
最もシンプルで取り入れやすいタスク管理方法がToDoリストです。
やるべきことを箇条書きにするだけで頭の中が整理され、タスクの漏れを防止できます。
手帳、メモアプリ、専用ツールなど、形式の自由度が高く、日常に取り入れて習慣化しやすいのが特徴です。
毎日ToDoリストを見直し、完了タスクをチェックすることで達成感を得られるため、モチベーションの維持にもつながります。
方法②｜GTD
GTD（Getting Things Done）は、「すべてのタスクを頭の外に出して整理・実行する」という考え方の手法です。
業務やアイデアをいったんリストに書き出し、分類、見直しを繰り返すことで、気持ちの余裕と作業中の集中力を生み出します。
GTDでは「次にとるべき行動」が明確になるため、迷いなくタスクを進められる点が特徴で、忙しいビジネスパーソンほど恩恵を感じられるでしょう。
方法③｜Chatwork
Chatworkは、ビジネスチャットツールでありながら、タスク管理機能も備えています。
各チャットごとにタスクを紐づけられるため、やり取りと進行管理を一元化できるうえ、タスクに期限や担当者を設定することで、責任の所在が明確になります。
日常的に使うコミュニケーションツールをそのままタスク管理に活用できるため、導入から浸透までのハードルが低い点もメリットです。
方法④｜カンバン方式
カンバン方式は、視覚的にタスクを管理する手法です。
「未着手」「進行中」「完了」といったステータスごとにタスクカードを移動させることで、進捗がひと目でわかるのが大きな特徴です。
カンバン方式の代表的なツールには「Trello」や「Backlog」などがあり、プロジェクト管理にも応用できます。
カンバン方式は視覚的な一覧性に優れているため、状況把握がしやすく、チームで作業を分担する場合でも管理効率が高まります。
方法⑤｜アイゼンハワー・マトリクス
アイゼンハワー・マトリクスは、緊急度と重要度の2軸でタスクを分類する方法です。
タスクを「重要かつ緊急」「重要だが緊急でない」「重要ではないが緊急」「重要でないし緊急でもない」という4つの領域に振り分けることで、優先順位を明確にできるのが特徴です。
アイゼンハワー・マトリクスは、感覚に頼らずにタスクの優先順位を明確に判断できるため、特に目の前の業務に追われがちな人に有効な手法であり、タスクの取捨選択にも役立ちます。
そもそもタスク管理とは？個人とチームでの違いを解説
タスク管理とは、やるべき作業を明確にして効率的に作業を進めることで、時間効率や生産性を高める手法です。
ただし、自己完結できる個人のタスクと、全体の進行状況を共有しながら連携を取る必要があるチームのタスクは性質が異なるため、目的に合わせて管理方法を変える必要があります。
個人におけるタスク管理
個人におけるタスク管理では、日々の業務や目標を自ら把握し、優先順位を立てて行動することが求められます。
個人のタスク管理には、すべきことを可視化することに重きを置いた「ToDoリスト」や「GTD」を活用するのが一般的です。
自分自身の習慣や仕事の性質に合った手法を選ぶことで、効率的かつ継続的なタスク管理が可能になります。
チームにおけるタスク管理
チームにおけるタスク管理は、個人の場合とは異なる要素が求められます。
業務の重複や抜け漏れを防止するためには、複数人の業務の整理、役割の明確化、進捗状況の共有などを行う必要があります。
そのため、視認性やリアルタイムでのやり取りと相性のよいカンバン方式やChatworkなどのツールが適しています。
タスク管理の方法をチーム全体で統一することで、コミュニケーションコストが下がり、全体の生産性向上にもつながるでしょう。
番外編｜タスク管理とToDoリストの違い
タスク管理とToDoリストは混同されがちですが、それぞれ目的と管理する範囲が異なります。
ToDoリストは「やることの一覧」であり、個別の作業を記録するものです。
一方、タスク管理は「タスクの計画・実行・見直し」といった作業の流れに加えて、タスクの優先順位や進捗管理も含みます。
ToDoリストよりもタスク管理の方がより広い概念のため、「タスク管理を効率化するためにToDoリストを取り入れる」といった使い方になります。
タスク管理はメリットだらけ？知っておきたい5つのこと
タスク管理は単なる作業の整理にとどまらず、日々の業務やチーム運営に多くのメリットをもたらします。
ここでは、タスク管理によって得られる代表的なメリットを以下の5つ紹介します。
- メリット①｜やるべきことが明確になる
- メリット②｜無駄な時間を減らせる
- メリット③｜達成感を得られる
- メリット④｜優先順位をつけられる
- メリット⑤｜チームの連携がスムーズになる
メリット①｜やるべきことが明確になる
タスク管理を行うメリットのひとつが、何をすべきかが明確になる点です。
仕事において、次に取りかかる作業がはっきりしていないと、迷いや停滞が生じやすくなりスムーズに業務が進まないことが多くなります。
一方、タスク管理を行うと作業の全体像を把握できるため、どのような流れで作業をすべきか、今何をすべきかなどをすぐに判断できます。
このように、タスク管理を行うことで計画的に行動できるようになるため、作業の効率や質が向上するでしょう。
メリット②｜無駄な時間を減らせる
適切なタスク管理方法を導入することで、無駄な時間を削減できるのもメリットです。
たとえば、カンバン方式ではタスクの数や各タスクの進行状況を可視化できるため、次に何をすべきかが明確です。
また、事前に立てた計画に沿って行動すれば、判断や確認にかかっていた時間も削減できるでしょう。
タスク管理を実施すると時間の使い方を最適化できるため、生産性向上にもつながります。
メリット③｜達成感を得られる
タスク管理は、日々の業務に達成感をもたらしてくれるメリットもあります。
タスクを完了させていく過程で仕事が進んでいる様子がはっきり見えるため、それが次のモチベーションにもなります。
ToDoリストやGTDは完了タスクを視覚的にチェックできるため、数あるタスク管理方法のなかでも特に進捗が分かりやすく、達成感を得やすい仕組みといえるでしょう。
メリット④｜優先順位をつけられる
タスク管理を行うことで、業務の優先順位が明確になります。
時間やリソースには限りがあるため、時間内にすべてのタスクを完了できないケースも少なくありません。
このような場面でアイゼンハワー・マトリクスを使えば、「重要かつ緊急なこと」から取りかかるべきだということが一目でわかります。
タスクに優先順位をつけることで、適切な順序で作業を進められるようになるため、時間の使い方を最適化できるのです。
メリット⑤｜チームの連携がスムーズになる
チームでのタスク管理を徹底すると、メンバー間の連携が格段に向上します。
誰がどの作業を担当しているか、進捗はどうかといった情報をリアルタイムで共有できるため、無駄な確認や重複作業が減少するためです。
タスク管理は個人が取り入れるだけでも効率や生産性の向上が見込めるため、チーム単位で導入すれば相乗効果が期待できるでしょう。
個人でもチームでも使えるおすすめのタスク管理ツール
タスク管理ツールは、効率的に作業を進めるうえで欠かせない存在です。
ここでは、個人とチームの両方で活用できるタスク管理ツールをご紹介します。
- Chatwork
- Google スプレッドシート
Chatwork
Chatworkは、ビジネスチャットとしての機能に加えて、タスク管理ツールとしても活用できます。
チャットごとにタスクを設定できるだけでなく、各タスクには期限や担当者を設定できるため、チーム内でタスクを共有しつつ、責任の所在も明確になります。
日常のコミュニケーションとタスク管理が一体化しているため、導入のハードルも低く、業務の流れを大きく変えずにタスク管理を導入できるでしょう。
Google スプレッドシート
Google スプレッドシートは、クラウド上で動作する表計算ツールです。
タスク管理専用のツールではありませんが、テンプレートや関数を活用すれば業務に最適化したタスク管理表を作成できます。
共同編集機能が搭載されているため、ひとつのシートを複数人で、リアルタイムに確認、更新できるため、チームのタスク管理にも活用できるでしょう。
表計算ツールの性質上、柔軟にカスタマイズできるため、業種や目的を問わず幅広く対応できます。
タスク管理の方法に悩んだら「Chatwork」
タスク管理は、作業の見える化や優先順位の明確化を可能にし、業務効率、生産性、チームの連携力などを高めることに役立つ手法です。
ToDoリストやGTD、カンバン方式など、多様な方法を目的や状況に応じて使い分けることで、個人やチームの業務を最適化できます。
ビジネスチャットツール「Chatwork」は、チャット機能とタスク管理が一体となっているため、日常の業務フローに無理なく導入できます。
特別なツールに不慣れなチームでも取り入れやすく、情報共有やタスクの進捗確認が自然に行えるため、タスク管理の第一歩として、ぜひ活用を検討してみてください。
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