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社内SNSのストレスあるある5選｜効果的な運用を実現する対策3選も解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
社内SNSを導入している企業は多いですが、使い方やルールを誤ると従業員のストレスになりかねません。
社内SNSによって従業員にストレスが生じると、モチベーションの低下や心身の不調、離職などにつながるおそれがあります。
従業員にストレスを感じさせず、社内SNSのメリットを活かせるように、効果的に運用することが大切です。
今回は、社内SNSのストレスあるあるやメリット・デメリット、ストレス対策について解説します。
社内SNSのストレスあるある5選｜理由や問題点が何かを解説
社内SNSのストレスとして、下記の5つが挙げられます。
- 顔写真アイコンを強制される
- ルールばかりで投稿するのが嫌になる
- リアクションに気を使いすぎて疲れる
- ツールに不慣れで使わなくなる
- 仕事感が強すぎて後回しになる
以下、それぞれについて詳しく解説します。
あるある①｜顔写真アイコンを強制される
従業員がお互いの顔と名前を覚えられるように、また、誰の投稿かわかりやすいようになどの理由で、社内SNSのアイコンに顔写真を強制されるケースがあります。
アイコンを顔写真にすると、社内の人が誰でも個人を特定できるようになるため、個人情報やプライバシーの観点から不安に感じたり、自分の顔写真が周知されることに嫌悪感を抱いたりして、ストレスを感じる人もいるでしょう。
あるある②｜ルールばかりで投稿するのが嫌になる
社内SNSに細かいルールが設定されていると、投稿に対するハードルが高くなり、ストレスが生じることがあります。
たとえば、投稿内容や発信の時間帯、設定などが事細かに決められていると、ルールを都度確認する手間が生じ、めんどうに感じられるでしょう。
一方で、ルールがまったくない場合も、何を投稿すればいいかがわからず、社内SNSに対するストレスが溜まってしまいます。
業務時間外に投稿があると、仕事とプライベートの切り分けが曖昧になり、疲れがとれないという人もいるかもしれません。
あるある③｜リアクションに気を使いすぎて疲れる
社内SNSは、上司や経営層も使うため、目上の人の投稿にいちいちリアクションをとったり、異なる意見を言わないようにしたりと、気を使いすぎて疲れることがあります。
相手が目上の人に限らず、自分のリアクションが場に合っているか、誰かを不快にさせていないかなどを考えてしまい、不安感からストレスが生じる人もいます。
通知が届くたびに「リアクションをしなくては」という焦りや義務感を覚えてしまうことも少なくありません。
あるある④｜ツールに不慣れで使わなくなる
社内SNSツールの操作に不慣れな状態が続くと、スムーズに投稿やリアクションができない、投稿場所がわからない、求める情報をすぐに探せないなどのストレスが生じます。
業務に必須なツールであれば普段から活用して使い方も覚えやすいものの、たまにしか使わない社内SNSは、毎回操作や機能を確認するのが大変です。
使い勝手の悪い社内SNSツールは、次第に愛用者が減少するかもしれません。
あるある⑤｜仕事感が強すぎて後回しになる
社内SNSに強制感があり、「仕事」のように感じられてしまうことがストレスとなる人もいます。
本来、コミュニケーションの促進や情報共有などに使われる社内SNSですが、仕事感が強すぎると自由な発言が減ったり、気分が乗らずに確認が後回しになったりします。
企業のなかには、従業員に対して月に一回・週に一回というように定期的な投稿を義務づけて評価対象とするなど、社内SNSの活用が「仕事化」しているケースもあるでしょう。
もともとITツールや意見の発信が苦手という人にとっては、社内SNSが多大なストレスになる可能性があります。
「ストレスが溜まる」が多数派？それでも社内SNSが導入される理由
続いて、社内SNSが注目されている理由やメリット・デメリットについて解説します。
なぜ今、社内SNSが注目されているのか？
社内SNSが注目されている理由として、多くの企業が社内コミュニケーションに課題を感じていることが挙げられます。
現代はインターネットが普及し、誰もが迅速に情報を入手できるようになりました。
企業の製品やサービスに対する評価も瞬く間に広まるため、競争社会で優位に立つには顧客の声を反映し、改善やイノベーション創出に活かすことが重要となっています。
また、働き方の多様化によって、コミュニケーションの質が変わったというケースもあるでしょう。
テレワークの普及によってコミュニケーションの機会が減少し、情報の停滞やチーム力の低下を招いたことも挙げられます。
情報共有や信頼関係の構築、社内のコミュニケーション活性化を実現する手段として、社内SNSが注目を集めています。
従業員の距離が縮まる？社内SNSのメリット
社内SNSのメリットは次のような点です。
- コミュニケーションの活性化
- 迅速な情報共有
- 経営層と従業員のつながり強化
- ノウハウの蓄積
- 経営理念の浸透
社内SNSは必要な情報をすぐに共有できるため、生産性の向上や、ミスやトラブルの被害拡大防止につながるでしょう。
また、普段は一緒に仕事をすることのない現場と経営層の距離が近くなり、連帯感や信頼感の高まりが期待できます。
現場の声が経営層に届きやすくなるため、より働きやすい職場になる可能性もあるでしょう。
経営層の視点では、経営理念が浸透しやすくなるメリットがあります。
従業員が社内SNSに業務の効率的な手順や知識を投稿すれば、ノウハウの蓄積にもつながり、属人化からの脱却や人材教育も可能です。
実は不安もある？社内SNSのデメリット
社内SNSには以下のようなデメリットもあるため、注意が必要です。
- 情報が正しく伝わらない
- 利用者が偏る
- 情報漏洩のリスク
テキストでコミュニケーションをおこなう社内SNSでは、発信された情報が相手に正しく伝わらないおそれがあります。
言葉足らずであったり認識相違が生じたりして、意図せぬ結果を招くかもしれません。
SNS慣れしている従業員ばかりが高頻度で使うなどして利用者が偏り、話題についていけない、投稿しづらいと感じる従業員が出てくる可能性もあるでしょう。
また、社内SNS上で個人情報や機密情報を扱うと、情報漏洩のリスクがあります。
たとえば、従業員が社内SNSを使用しているデバイスを紛失する、盗難被害に遭うなどすると、第三者に悪用されて甚大な被害が生じるかもしれません。
オンラインで使用する社内SNSの場合、不正アクセスなどのサイバー攻撃を受けることも考えられます。
そのため、セキュリティリスクを抑えられるように、事前に従業員のITリテラシーを高めておく、セキュリティ精度の高いツールを使う、セキュリティに関するルールを設けるなどの対策が必要です。
社内SNSを効果的に運用するためのストレス対策・施策3選
社内SNSによるストレスを軽減するためには、次のような対策・施策を講じましょう。
- 社内SNS導入の目的を明確にする
- 担当者が積極的に利用しルールを改善する
- プライベート情報の公開は任意にする
社内SNSを導入する目的を明確化すると、従業員に納得感をもって使ってもらえるでしょう。
担当者が積極的に利用したり、プライベート情報に配慮したりすることも、社内への浸透や活用のハードルを下げるために重要な観点です。
施策①｜社内SNS導入の目的を明確にする
まずは、社内SNSを導入する目的を明確にしましょう。
たとえば、部署間の連携を強化したいという目的があれば、他部署との交流会を社内SNS上で企画し、参加者を募るなどの使い方が効果的です。
明確な目的を従業員に周知すると、使い方の工夫や効果検証がしやすくなり、スムーズな運用につながります。
施策②｜担当者が積極的に利用しルールを改善する
社内SNSの導入時には、運用担当者を決めておくとよいでしょう。
社内SNSを導入し、運用担当者が積極的に利用することで、ほかの従業員の利用を促進しましょう。
また、運用担当者は社内SNSを実際に使いながら、ルールの策定・改善をおこなうことも求められます。
社内SNSの利用状況を把握したり、他の従業員の意見を取り入れたりしながらルールを固めてゆきましょう。
施策③｜プライベート情報の公開は任意にする
アイコンに顔写真を用いる、プライベートな情報発信を求めるなど、プライバシー侵害や個人情報流出のリスクがある情報の公開は強制しないことが重要です。
プライバシーに関することが不特定多数の従業員に周知されることに不安感やストレスを抱く従業員もいるため、リスクの少ないルールを設定し、社内SNS利用のハードルを下げることが求められます。
たとえば、従業員本人の姿をアイコンにする場合でも、横顔や後ろ姿、イラストなども可とすれば、受け入れてくれる人も増えるでしょう。
社内SNSに対し、不安や嫌悪ではなく、ポジティブな気持ちで快適に使ってもらえるように意識し、従業員の立場になって考えることが大切です。
社内SNSがストレスに感じたら「Chatwork（チャットワーク）」の利用も考えよう
社内SNSに対して、顔写真アイコンを強制されている、リアクションに気を使いすぎて疲れるなどのストレスを感じている人は少なくありません。
社内SNSは従業員同士のコミュニケーションを活性化できる一方で、情報漏洩や従業員のストレス増幅などのリスクもあるため、対策が必要です。
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