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ダメな会社ほど会議が多い？原因と無駄な会議から抜け出すための4ステップ
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
「ダメな会社ほど会議が多い」という言葉を聞いたことがある人は多いかもしれません。
無駄な会議が多いと、業務停滞によって生産性が低下したり、社員のストレスになったりして、会社にマイナスな影響をおよぼします。
今回は、ダメな会社ほど会議が多い理由や、不要な会議を減らす4ステップを解説します。
なぜ「ダメな会社ほど会議が多い」と言われるのか？
「ダメな会社ほど会議が多い」と言われる理由として、次の4つが挙げられます。
- 業務が停滞して生産性が下がるから
- 意思決定が遅くなるから
- ストレスが増え、モチベーションが下がるから
- 費用対効果が低くなるから
それぞれの理由を具体的に解説します。
業務が停滞して生産性が下がるから
まず、業務停滞による生産性の低下が挙げられます。
会議が多いと、その分だけ業務に取り組む時間が減少し、生産性の低下が見込まれます。
会議そのものにかかる時間だけでなく、会議に必要な資料の作成、開催場所の手配、参加者への連絡、議事録の作成・共有などにも時間を要します。
そのため、会議の開催回数が多い会社ほど、実業務にあてる時間が少なくなり、生産性が低下している可能性があります。
意思決定が遅くなるから
会議によって意思決定がスムーズに進めばよいのですが、結論が出ない会議が繰り返し開催されると意思決定が遅くなる傾向があります。
結論が出ないために新たなメンバーを会議に加えたり、意思決定後に確認のための会議を開いたりしていては、次のアクションに移ることも遅れるでしょう。
意思決定の遅さは、事業の停滞を招くだけでなく、ビジネスチャンスの機会損失にもつながるため、市場の競争で劣勢となってしまうおそれもあります。
ストレスが増え、モチベーションが下がるから
会議に時間をとられ、業務が進まない社員はストレスが増えます。
とくに、会議が有意義でなく、だらだらと続いて時間が延びる、意見を発言する機会もないなどという状況は、ストレスとともに疲労も溜まり、モチベーションが下がるでしょう。
社員のモチベーションが下がると、生産性やエンゲージメントにも悪影響を及ぼします。
社員の不平不満に気付かずに無駄な会議を繰り返していると、社員の離職を招いてしまうかもしれません。
費用対効果が低くなるから
「ダメな会社ほど会議が多い」といわれる理由のひとつには、費用対効果に関する考慮が足りないことも挙げられます。
長時間の会議が多いと、営業活動や売上アップのための施策に費やす時間が減り、成果が出ない・顧客離れを引き起こすなどのおそれがあります。
会議室の照明やエアコンにかかるコスト、人件費など、無駄なコストもかかります。
会議を多く開催することが利益につながるととらえている会社については、一度、費用対効果を考え直す必要があるでしょう。
ダメな会社ほど会議が多い4つの理由
有意義な会議であれば生産性向上や職場環境改善などのポジティブな状況を招きますが、無駄な会議は会社にとってマイナスでしかありません。
ダメな会社ほど会議が多い4つの理由を説明します。
- 目的が曖昧なまま会議を行うから
- 会議を開くこと自体が目的化しているから
- 会議を開けば何かが決まると思っているから
- 日頃のコミュニケーションが不足しているから
1. 目的が曖昧なまま会議をおこなうから
目的が曖昧なまま会議をおこなうと、話が横道に逸れたり、議論に時間をとられたりして、有意義な会議とはなりません。
目的が明確でない状態は、会議のゴールも見えず、結論を出せなくて長期化してしまう可能性が高くなります。
会議時間が延びても適切な結論を出せればよいものの、時間ばかりかかって結論が次回に持ち越される場合などは「無駄な会議」といえるでしょう。
2. 会議を開くこと自体が目的化しているから
会議を開くこと自体が目的化していると、議題を吟味せずに会議が組まれてしまうことが多く、開催回数も増えがちです。
たとえば、定例会議の場合、議題がとくにないにも関わらず、なんとなくメンバーが集まっているようなケースもあるでしょう。
「普段話さないから部下とコミュニケーションをとりたい」「久しぶりに顔を合わせたい」など、会議という形式をとる必要がない理由によって会議を開くケースもあります。
会議の本来の目的を忘れてしまっていたり、「定例」という言葉に縛られて柔軟に対応できないままに会議が多くなるという場合、会議の意義をもう一度見直してみましょう。
3. 会議を開けば何かが決まると思っているから
会議を開けば何かが決まると思っている会社は、深く考えずに会議を企画し、開催頻度も高い傾向にあります。
明確な目的のもとに開く会議は有意義なものとなるかもしれませんが、なんとなく開催される会議では何も決まらないうえに、社員のストレスも増えるばかりです。
会議で何かを決定したい場合は、議題やアジェンダを整えた状態で開催することが大切です。
4. 日頃のコミュニケーションが不足しているから
上司と部下、先輩と後輩、チームメンバーなど、社員同士の日頃のコミュニケーションが不足していると、その埋め合わせとして会議が多くなる場合があります。
会議をコミュニケーションの場にするために、メールや個別の伝達で済むような話をするだけの会議が頻繁に開かれるでしょう。
また、コミュニケーションが不足していると、本当に必要な会議の場で連携が取れずにスムーズな進行を妨げるケースもあります。
無駄な会議を減らすための手順4ステップ
続いて、無駄な会議を減らすための4ステップを紹介します。
- 事前準備を念入りにする
- 会議の進め方を工夫する
- 会議後のフォローを徹底する
- 日常的なコミュニケーションを見直す
1. 事前準備を念入りにする
まずは、会議の事前準備を念入りにおこないます。
会議の主な目的として、「意思決定」「報告・連絡・相談」「アイデア創出」「課題分析」が挙げられます。
議題の設定、アジェンダの組み立て、資料の作成、参加者やファシリテーターの選定など、それぞれの目的に沿った準備をおこなうことで、会議を有意義なものにすることができます。
会議を開く必要がないと判断できる場合はチャットツールなどで情報共有をし、認識の相違を防ぐことが大切です。
2. 会議の進め方を工夫する
会議を開催する場合は、進め方を工夫しましょう。
会議の議題や開始・終了時間、各議題のタイムテーブルなどを作成し、事前に参加者へ共有しておくと、参加者が会議に臨みやすくなります。
ファシリテーターを決めておくこともポイントです。
ファシリテーターはいわゆる司会者のことで、時間の管理や調整をしたり、参加者へ発言をうながしたり、意見をまとめたりなど、中立的な立場で会議を進める役割を担います。
ファシリテーターには、場の空気を適切に読める人、周囲から信頼されている人、視野が広く臨機応変に対応できる人が向いています。
ファシリテーターの負担を考慮し、長時間の会議では複数人を選定するなどの工夫も必要です。
3. 会議後のフォローを徹底する
会議後には、必要に応じて参加者へのフォローをおこないましょう。
とくに、会議に不慣れなメンバーや、入社して日の浅いメンバーに対しては、会議の決定事項に関する認識や会議で共有された情報への理解などを都度確認すると、次回の会議で置き去りになるようなことがありません。
会議後のフォローが適切なコミュニケーションとなり、信頼関係の構築につながるメリットも期待できます。
また、会議で各社員の担当業務を明確化した場合、進捗を気にかけたり、サポートをおこなったりすることで職場の雰囲気がポジティブになるケースもあります。
4. 日常的なコミュニケーションを見直す
会議が多い企業は、日常的なコミュニケーションを見直し、必要のない会議は開催しないことが重要です。
たとえば、日頃からコミュニケーションが活発であり、アイデアの創出も盛んな状況であれば、会議を開かなくても次のアクションに進める可能性は高いでしょう。
「Chatwork」を活用するとコミュニケーションのハードルが低くなり、気軽に情報共有や報連相をおこなうことができます。
わざわざ人を集めて会議を開かなくても必要な情報を周知でき、アイデアの創出・共有にもつながります。
会議が多い会社は、改善につながるコミュニケーション方法として「Chatwork」の導入をおすすめします。
会議が多いのに成長している会社の特徴
続いて、会議が多いのに成長している会社の特徴を紹介します。
誤解してはいけないのは、「会議が多いこと」が「ダメな会社」につながるのではなく、「機能していない会議が多いこと」が問題であるという点です。
会議の数が多くても、議題や目的がはっきりしており、生産性のある議論がおこなわれている場合は会社の成長につながります。
社員も、有意義な会議であれば「時間がもったいない」「めんどくさい」と思わず、高いモチベーションをもって意欲的に発言するでしょう。
そのため、会議が多くても成長している会社では常に有意義な会議をおこなっており、社員が目的をもって自律的に行動できているという特徴があります。
「ダメな会社ほど会議が多い」と感じ、転職を検討すべきタイミングは？
「ダメな会社ほど会議が多い」と感じた社員は、転職を検討するかもしれません。
無意味な会議が多く、業務が圧迫される状況が続くと、仕事に対するモチベーションの低下や精神的ストレスによって離職に踏み切る場合があります。
社員が転職を検討する前に、会議の意義や内容、開催頻度などを見直し、改善していくことが重要です。
Chatworkを活用して日常的なコミュニケーションから見直そう
「ダメな会社ほど会議が多い」といわれる理由には、業務停滞によって生産性が下がったり、社員のストレスが増加したりすることが挙げられます。
無駄な会議を減らすステップを積極的に取り入れていきましょう。
チャットでメッセージを送れる「Chatwork」は、日常的なコミュニケーションのハードルが低くなるツールです。
活発なコミュニケーションは風通しがよくなり、意見やアイデアも自然と出やすくなるため、会議を開く必要性が減っていきます。
無駄な会議が多いと悩んでいる会社は、「Chatwork」を活用して社内コミュニケーションを活性化しましょう。
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