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意味ないミーティングの特徴7選｜無駄な会議をなくすための改善策とは？
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
「このミーティングは意味がないのでは？」と感じる従業員が多い場合、その会議の目的や進め方に課題が隠れている可能性があります。
目的が曖昧な会議は、従業員のモチベーションを低下させ、貴重な業務時間を奪うことで生産性にも悪影響をおよぼしかねません。
本記事では、非効率なミーティングに共通する特徴やその原因を分析し、具体的な改善策から業務効率化に役立つツールまでを詳しく解説します。
職場の会議は無駄が多すぎ？意味ないミーティングの特徴7選
日々の業務のなかで「このミーティングは意味がない」と感じることはないでしょうか。
意味がないと感じられがちなミーティングには、主に7つの特徴があります。
- 目的・アジェンダが曖昧
- 会議の開催がゴール
- 整理されていない資料
- 参加者の役割が不明確
- 一定の参加者のみが発言
- 遅すぎる意思決定
- 行動や改善につながらない結論
それぞれ詳しく解説します。
特徴①｜目的・アジェンダが曖昧
目的やアジェンダが曖昧なまま開催されるミーティングは、有意義な場になりにくいでしょう。
アジェンダとは、議題や進行スケジュールなどをまとめた資料のことです。
目的やアジェンダが不明確な状態では、参加者は何を話すべきか分からず、活発な意見交換ができません。
結果として、「ただ時間を浪費しただけだ」と不満を感じることになります。
事前に目的やアジェンダを共有しておけば、参加者はあらかじめ意見を用意するなどの準備ができ、有意義なミーティングの土台ができます。
ビジネスチャット「Chatwork」を使うと、開催目的やアジェンダを参加者に向けて迅速に共有できるため、ミーティングの質向上と効率化の両方を実現できます。
特徴②｜会議の開催がゴール
会議やミーティングを開くことがゴールになっていると、内容の乏しいものになりがちです。
「定例だから」「何か意見が出るかもしれないから」といった理由だけで開催される会議は、明確な議題がなく、ただ時間を浪費し生産性を低下させる原因となります。
多忙な業務の合間を縫って参加した会議に意味を見いだせないと、従業員のモチベーションは低下してしまうでしょう。
特徴③｜整理されていない資料
ミーティング資料の量が多すぎたり内容が整理されていなかったりすると、必要箇所を探すのに手間取り、無駄な時間が発生します。
資料の確認に集中し、議論の内容が頭に入らないようでは、わざわざ集まって会議を開く意味が薄れてしまいます。
これでは会議の内容が参加者の記憶に残らず、参加者はただ業務の手を止めて一箇所へ集まっただけで終わってしまうでしょう。
特徴④｜参加者の役割が不明確
本来、ミーティングには議題の当事者のみが参加すべきですが、関係のない人まで招集されているケースがあります。
自分に無関係な会議のために作業を中断させられると、不満を感じるのは当然です。
ほかの参加者にとっても、関係者以外の存在は集中を欠く原因になりかねません。
また、関係者のみが参加している場合でも、進行役や書記の役割が曖昧なままだと、進行が滞り、無駄な時間が生まれてしまうでしょう。
特徴⑤｜一定の参加者のみが発言
会議を開いても、いつも同じ人ばかりが発言している、というのも問題です。
同じ人しか発言しない背景には、「意見を言うと批判される」「発言すると仕事を任される」「結局は役職者の意見しか通らない」といった理由があるのかもしれません。
一部の人の意見しか通らない、あるいは聞いてもらえない会議は、参加意欲を削ぎ、開催する意味を失わせます。
特徴⑥｜遅すぎる意思決定
会議やミーティングの時間配分を決めずに進行すると、時間切れで結論が出なかったり、意思決定を次回へ持ち越したりする原因となります。
議論が白熱し、多くの有意義な意見が出たために意思決定をあえて延期することは生産的といえますが、時間を浪費した結果としての遅延は、企業にとって大きな損失といえるでしょう。
特徴⑦｜行動や改善につながらない結論
結論が出ず、意味のない議論や次回の日程調整だけで終わってしまう会議は、ビジネスにおいて極めて非生産的な時間です。
意味のない会議に時間をとられた結果、従業員の残業につながることもあり、コストやストレスも発生します。
さらに、電気代や人件費の増加という観点からもデメリットしかありません。
なぜ無駄な会議がなくならないのか？意味ないミーティングの落とし穴3つ
では、なぜこれほどまでに無駄な会議はなくならないのでしょうか。
その背景には、主に3つの落とし穴があります。
- ミーティングの目的が不明確
- 「やってる感」を出すためだけになっている
- 会社の「文化・慣習」として続いている
以下、詳しく説明します。
ミーティングの目的が明確でないから
目的が明確でないミーティングに、参加者は意義を見いだせません。
会議の開催自体が目的化してしまうと、従業員のモチベーションは上がらず、「意味のない時間だ」と感じやすくなります。
「やってる感」を出すためだけになっているから
ミーティングの開催によって「やってる感」を出すことに重きを置いていると、議題が希薄であったり、わざわざ集まる必要のない内容であったりするなど、中身のない時間になりがちです。
「会議を開けば誰かが発言するだろう」といった他人任せの姿勢も、参加者のストレスを増大させる一因です。
会社の「文化・慣習」として続いているから
企業の文化や慣習として定期的にミーティングをおこなっている場合、明確な目的がなくても、定例会議が開催されがちです。
また、会議をメンバーの顔合わせやコミュニケーションの場と捉えているケースも見られます。
しかし、会議は懇親の場ではありません。
雑談に終始し、建設的な議論ができないのであれば、従業員に負担を強いるだけの非効率な時間になってしまうケースもあります。
意味ないミーティングを減らす対策7選｜情報共有だけの会議から脱却するために
意味のない会議を減らし、生産的な場に変えるためには、次の7つの対策が有効です。
- 事前に目的・アジェンダを共有する
- 必要な参加者を厳選する
- 会議に制限時間を設ける
- 議事録を社内で共有する
- ミーティング以外の方法も考える
- 会議効率化ツールを導入する
- 会議後にフィードバックする
事前に目的やアジェンダを参加者に共有したり、制限時間を設けたりすることで、時間を有効に使い、密度の濃い議論ができるようになります。
ミーティング以外の方法（チャットツールなど）を検討すると、会議そのものの回数を減らすことにもつながります。
以下、各対策について解説します。
対策①｜事前に目的・アジェンダを共有する
ミーティングの目的やアジェンダについては、事前に参加者へ共有しておきましょう。
参加者が議題について事前に考え、意見や必要な資料を準備できるようになります。
参加者全員が同じ目的意識を持って臨むことで、活発な意見交換が期待でき、有意義な会議につながります。
対策②｜必要な参加者を厳選する
会議には、本当に必要な人だけを招集しましょう。
無関係な人をメンバーに入れると、その人の業務が停滞する原因となり、組織全体の生産性低下につながります。
また、不要な参加者が増えるほど、資料や席の準備といった手間もかかるため、関係者のみに絞って会議を開催したほうが効率的です。
参加者を厳選したら、ファシリテーター（会議の進行を担う人）を選任します。
周りから信頼されており、状況を的確に読める人がファシリテーターに適任ですが、会議の時間や議題数に応じて複数人を専任するなど、負担が1人に集中しないような配慮も大切です。
対策③｜会議に制限時間を設ける
会議には必ず制限時間を設けましょう。
制限時間を設けることで、時間内に結論を出す、意思決定をおこなうなどの目的意識が働き、有意義な時間になります。
設定した時間より前に内容を消化できた場合は、速やかに解散することが理想です。
会議室が使えるからといって雑談を始めたり、無理に新たな議題を出したりしては、参加者の貴重な時間を無駄にしてしまうため、会議はメリハリをつけて運営しましょう。
対策④｜議事録を社内で共有する
会議終了後は、議事録を作成して関係者間で共有します。
議事録の作成・共有によって、会議の決定事項や議論の内容について参加者の認識を統一し、「言った・言わない」といったトラブルを防ぎます。
また、自分の発言が記録されることで、発言への責任感も生まれます。
議事録を作成する時間が取れない場合、会議中にホワイトボードへ内容をまとめ、終了後に写真に撮ってチャットツールなどで共有するなどの方法もあります。
対策⑤｜ミーティング以外の方法（チャットなど）も考える
議題によっては、会議を開く以外の方法で情報共有・意見集約ができる場合もあります。
たとえば、ビジネスチャット「Chatwork」を活用すれば、グループチャットで手軽に報連相や情報共有ができます。
長文を送る代わりに、内容をまとめたファイルを添付して意見を求めることも可能です。
議題に対し、本当に会議を開く必要があるのかをまず検討し、チャットなどで代替できる場合は、そちらを選ぶ習慣をつけることが大切です。
対策⑥｜会議効率化ツールを導入する
会議効率化ツールとは、日程調整、アジェンダや議事録の作成、決定事項のリスト化など、会議の準備中・開催中・開催後の各業務を効率化できるツールです。
業務の合間に会議の準備をするのは負担ですが、こうしたツールを活用すれば、準備にかかる時間を大幅に短縮できます。
ほかにも、クラウドサービスなどを利用してオンラインで資料を共有すれば、紙で印刷・配布する手間やコストを削減できます。
対策⑦｜会議後にフィードバックする
会議の後には、参加者へのフィードバックをおこないましょう。
よかった点を具体的に伝えることで、参加者のモチベーション向上や、次回以降の積極的な参加が期待できます。
また、改善点を伝える際は、人格を否定するような言い方を避け、具体的な行動に着目して伝えることで、相手も前向きに受け止めやすくなります。
「よかった」といった抽象的な言葉だけでなく、「あなたのあの発言が議論を深めた」のように、具体性のある伝え方をすることが重要です。
意味ないミーティング対策としておすすめのツール3選
意味のない会議をなくすための対策として、活用をおすすめしたいツールを3つ紹介します。
ツール①｜「Chatwork」：ミーティング前後の情報共有を円滑に
「Chatwork」は、チャット、タスク管理、ファイル共有の機能が一つにまとまっており、会議前後の情報共有を円滑にします。
必要な資料の作成をタスク化して計画的に進め、余裕をもって参加者へ共有したり、会議後には議事録を速やかに共有したりすることができます。
また、複数のグループチャットを作成できるため、チームや部署ごとにグループを作成しておけば、会議ごとにスムーズな情報共有ができ、非常に効率的です。
新たなメンバーで会議を開く際には、新たなグループチャットを作成して管理ができます。
ツール②｜会議効率化ツール：ミーティング全体の進行を円滑に
会議効率化ツールには、前述のとおり、さまざまな機能があります。
アジェンダの共有機能、議事録の自動作成機能を備えたツールであれば、必要な資料の作成・共有がスムーズです。
また、タイマー機能などを備えているツールもあるため、会議の脱線を防ぎ、時間内に結論を出すために活用できます。
ツール③｜プロジェクト管理ツール：ミーティングを含めた業務を円滑に
プロジェクト管理ツールとは、業務の進捗やスケジュールなどを管理できるツールで、タスクの抜け漏れを防ぎ、計画どおりのプロジェクト進行をサポートします。
プロジェクト管理ツールを導入すると、会議だけでなくプロジェクト全体の効率性が高まるため、「Chatwork」や会議効率化ツールと組み合わせて使うことで相乗効果が期待できます。
ミーティングが意味ないと感じたら、「Chatwork（チャットワーク）」
「この会議は意味がない」と感じる背景には、目的の曖昧さや意思決定の遅さなど、さまざまな原因が潜んでいます。
意味のある会議にするためには、参加者の厳選や時間設定といった具体的な対策が効果的です。
また、議題によっては会議を開かず、チャットで済ませる判断も従業員の負担軽減につながります。
もし現在の会議のあり方に課題を感じているなら、ビジネスチャット「Chatwork」の活用をご検討ください。
円滑な情報共有や迅速な意思決定が、非効率な会議を減らす第一歩になります。
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