テレワークの環境整備に必要なものとは?企業ができることを解説

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テレワークの環境整備に必要なものとは?企業ができることを解説

目次

テレワークは普段の業務環境とは大きく異なる場所でおこなうため、適切な環境の用意や運用ができていないと心身の両方にストレスがかかります。

また、在宅勤務の場合は仕事のオン・オフをを切り替えるのが難しい方もいるでしょう。

予定どおりに仕事が進まない、体や脳がオンモードに切り替わらないと悩んでいる方は、テレワーク環境の見直しが必要かもしれません。

テレワーク環境を快適にする工夫や環境作りに必要なアイテムを選ぶときのポイントを紹介します。

テレワーク環境の作り方:在宅勤務に必要なもの

特別な機器を必要としない業務の場合、最低限のアイテム(PCやタブレット)とネット環境があれば基本的にテレワークや在宅勤務でも仕事はできます。

普段オフィスで働いている方は、テレワークが導入された際に業務に必要な機器については会社から貸与されているのではないでしょうか。

業務を進めるのには問題がない用意はあっても、より快適なテレワーク環境を作るポイントはまた別です。

自宅のテレワーク環境に対してストレスを感じている方は、どうすれば快適に業務をおこなえるかを考えて工夫し取り入れてみてください。

体に負荷を与えにくいデスク・イス

通常はオフィスへ通勤している方を中心に、業務中はリビングにあるテーブルや家にあったデスクを使う方が多いでしょう。

数日程度のテレワークであれば、新しい専用デスクを用意する必要はないですが、長期間テレワークをおこなう予定がある場合はおすすめできません。

長時間座り続けるイスも同様で、リビング用や勉強机用のイスは長時間の使用に向いておらず、一日中座って何日も使い続けると、腰や背中に不調をきたすおそれがあります。

オフィス同様に長時間座って作業することになるので、体に負荷をかけない、作業に向いたデスクやイスを用意するだけで業務効率も向上するでしょう。

使用しやすいキーボード・マウス・PCモニター

デスクの高さも多少影響しますが、ノートPCのキーボードや操作パネルを長時間使用していると、腕や手が疲れやすくなります。

付属のキーボードを無理に使用しなくても、USBで接続できる別売りのキーボードを使用することも可能ですので、自分にとって使いやすい大きさ・高さの付属品を選びましょう。

マウスも指の長さに合わせて大型から小型までさまざまな形状のものが販売されており、場所をとらないトラックボールや、人間工学にもとづいたボタン位置のユニークな商品などもあります。

また、キーボードやマウス使用の疲れを軽減してくれるマウスパッドやクッションも用意するとより効果的かもしれません。

さらに作業効率を上げるため、ノートPCを使用している場合も個別のPCモニターなど周辺機器を充実させることでを作業環境がよりよいものになるでしょう。

会議や打ち合わせ時に活用できるイヤホンやマイク

テレワーク中は会議や打ち合わせの際は、PCのスピーカーや内蔵マイクによって音声のやり取り自体は可能ですが、使い方や設定を間違えると声が届きにくい、聞き取りにくいという場合もあるでしょう。

クリアな音声でやり取りするためには、別売りのイヤホンやマイクを使用すると周囲のノイズに影響されず会議や打ち合わせに集中できます。

ヘッドホンとマイクが一体化したヘッドセットには、両耳タイプのほかに片耳タイプもあり、外の音を気にしながら会議や打ち合わせに参加できるため、子育て中のリモートワークにも最適です。

より自宅のテレワーク環境を快適にする工夫

使用するアイテムのほかに、湿度や温度、明るさなども気を配るべきところです。

たとえば換気で新しい空気を定期的に室内へ入れることは、動作自体が気分転換にもつながります。

スムーズな作業には、室内の明るさも重要です。間接照明を使用している室内は目に負担をかけるうえ、脳がリラックス状態となりやすいため、適度な明るさを用意できるデスクライトなどが必要です。

また、季節に応じて室温を調節する必要もあり、熱すぎる場合も寒すぎる場合も業務を妨げるため、過ごしやすい適温に設定しましょう。

快適な室内環境や座りっぱなしにならないように動いたり、定期的に体を動かすことでテレワーク環境が快適になるとともに心身の健康にも好影響を及ぼすので、ストレスなく業務をおこなえる環境づくりの工夫をしてみましょう。

照明の明るさや室温の目安は、厚生労働省が発表している「自宅等でテレワークを行う際の作業環境整備イメージ」※[1]が参考になります。

>在宅勤務で準備しておきたい環境とは?に関する記事はこちら

テレワーク環境の作り方:自宅勤務以外で必要な環境

自宅勤務のほかにも、カフェやシェアオフィスなどテレワーク向きのスポットは複数あげられます。

最初からビジネス用に提供されている場合は基本的に問題ないでしょうが、誰でも使用できる共用スペースなどは、テレワーク用の環境が整っていない、セキュリティ面が脆弱であるなど注意が必要です。

そのため、自宅勤務以外でテレワークをおこなう場合は、以下のアイテムや環境を自力で充実させる必要性があります。

場所にとらわれずに使用可能なWi-Fi環境

カフェなどにはフリーWi-Fiが設置されていますが、ビジネスシーンで使用するには不適切です。

大切な資料やデータに害が及ばないよう、セキュリティ面が安心できる自前のWi-Fi環境を用意しましょう。

気軽に使えるポケットWi-Fiはキャリア提供のものも多く、安定した通信環境が用意できます。

また、容量に余裕がある方はスマートフォンのテザリング機能を利用する手もあるでしょう。

充電切れ防止にモバイルバッテリーや充電アダプタ

ノートPCやタブレット、スマートフォンなどバッテリー式のアイテムは十分な充電をおこなったうえで持ち込んでください。

長時間の作業時間となるときは、充電切れ防止にモバイルバッテリーを複数携帯すると安心です。

利用可能なコンセントが設置されていれば、充電アダプタを持参しておくだけで、バッテリー切れの心配なく仕事に集中できます。

複数のスタッフが使用するサテライトオフィスでテレワークをおこなう場合も、個人用の充電アダプタやモバイルバッテリーがあると便利です。

見た目もシンプルなイヤホン

持ち運びしやすいサイズ・デザインのイヤホンもあると便利です。

コードの煩わしさがないワイヤレスイヤホンは、外回りなどモバイルワーク中も使用しやすいのではないでしょうか。

両手が自由に使えるため、スマートフォンを持って会話するよりも作業効率がアップしますし、移動中に取引先からスケジュール変更の連絡があった場合、両手があいていれば移動しながら新しい予定を手帳に書き込むことが可能です。

雑音の多い電車の中でも仕事をしたいときは、集中用アイテムとして耳栓代わりや気分転換に音楽を聴きながら作業をするなどにも使えます。

のぞき見防止フィルターでセキュリティ対策

シェアオフィスやカフェなどオープンな場所では、気付かないうちにPCやスマートフォンの画面を覗き見されているリスクがあります。

重要書類を人の目に触れないよう取り扱うことはもちろん、覗き見や情報の盗難対策も必要です。

デジタル機器は、専用の防止機能やフィルターがおすすめです。

ほかにも指紋認証機能や画面ロックを活用し、万全なセキュリティ対策をしたうえでリモートワークをおこないましょう。

また、PCを置きっぱなしや画面を開きっぱなしにしないなど、自宅外で作業をする場合はセキュリティ部分への意識を高く持つことも重要です。

>テレワークのセキュリティ管理とは?に関する記事はこちら

テレワーク環境を整備に企業の福利厚生や補助を活用

企業の中には、リモートワーク環境を整えるときにかかった負担を福利厚生で軽減してくれるところもあります。

福利厚生は会社ごとに異なるため、まずは自社で提供されている福利厚生の内容をチェックしてください。

また、これからテレワークの導入を検討している予定している企業は、在宅勤務環境整備に関する補助も用意するとスムーズに準備が進みやすくなるでしょう。

Chatwork株式会社では、在宅勤務時に必要な製品の購入金額の50%を会社が支給する、「一歩先の働き方支援制度」という制度が整えられました。

▶︎ビジネスチャット「Chatwork」を提供している会社だからこそ伝えられる社内の在宅勤務体制やノウハウ

ほかにもユニークな福利厚生の例として、文具類の購入費用のほか、水道光熱費をサポートしている企業もあります。

国にもリモートワークを補助するための助成制度が用意されています。

リモートワークの負担を軽減したい担当者の方は、国の助成制度も視野に入れてはいかがでしょうか。

▶︎テレワーク導入3つのポイントと活用できる助成金をご紹介

テレワーク環境整備に業務効率化ツールの利用も有効

テレワークは心身ともにストレスが溜まりやすいため、適度なケアが必要です。とくに毎日使用するデスクやイス、PCなどのアイテムは自分に合った使い方をしなければ、体に大きな負荷を与えてしまいます。

各社員が働きやすさを考えてテレワーク環境を工夫して実現に向けて補助をし整備していくことが、会社全体のテレワーク成功にもつながります。

業務に最適なテレワーク環境を整えた後は、本格的な業務効率アップのツールやシステム導入をするとより効果的です。

テレワークで重要になるのが、社内外関係なく活用できるものがコミュニケーションツールです。

「Chatwork(チャットワーク)」は、社内外の相手と円滑なコミュニケーションを実現してくれるビジネスチャットであり、多くの企業による導入実績もあり、セキュリティレベルの高さも人気の理由です。

快適なテレワーク環境の整備や運用のためにも、多くの企業で活用されている「Chatwork」をお試しください。

※[1] 出典:厚生労働省 「自宅等でテレワークを行う際の作業環境整備イメージ」
https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_01603.html

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  • なぜ今テレワークが必要なのか
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などを解説します。貴社のテレワーク導入にあたっての情報収集の一助になれば幸いです。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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