テレワークを快適におこなうための環境の作り方

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テレワークは普段の業務環境とは大きく異なる場所でおこなうため、心身の両方にストレスがかかります。プライベートや休日の感覚から、うまく思考を切り替えられない方もいるでしょう。

予定どおりに仕事が進まない、体や脳がオンモードに切り替わらないと悩んでいる方へ、環境の見直しをおすすめします。

ここでは在宅勤務などテレワークをおこなう方へ、環境作りに必要なアイテムや選ぶときのポイントをご紹介します。

お役立ち資料:テレワーク導入のために企業がするべき準備とは

在宅勤務でテレワークをおこなうために必要な環境

特別な機器を必要としない業務の場合、最低限のアイテム(PCやタブレット)とネット環境があれば仕事はできます。普段オフィスで働いている方は、テレワーク化の際に会社から貸与されているのではないでしょうか。

今回はさらに踏み込んで、より快適な業務環境を作るためのポイントについてまとめました。現在のテレワーク環境に対してストレスを感じている方は、ぜひ取り入れてみてください。

体に負荷を与えにくいデスク・イス

通常はオフィスへ通勤している方を中心に、業務中はリビングにあるテーブルや子どもの勉強机を借りている方もいるでしょう。数日程度のテレワークであれば、新しい専用デスクを用意する必要はないです。

しかし、長期間テレワークをおこなう予定がある場合はおすすめできません。食事用に作られたリビングのテーブルは作業をするには高さが合わず、姿勢にも影響します。

長時間座り続けるイスも同様です。リビング用や勉強机用のイスは長時間の使用に向いておらず、一日中座って何日も使い続けると、腰や背中に不調をきたすおそれがあります。

体に負荷をかけない、作業に向いたデスクやイスを用意しましょう。デスクはPCがおける程度の大きさで十分です。イスは腰への負担がかかりにくいものを、体型に合わせて選ぶことがポイントです。

使用しやすいキーボード・マウス・PCモニター

デスクの高さも多少影響しますが、ノートPCのキーボードや操作パネルを長時間使用していると、腕や手が疲れやすくなります。

付属のキーボードを無理に使用しなくても、USBで接続できる別売りのキーボードを使用することが可能です。自分にとって使いやすい大きさ・高さの付属品を選びましょう。

マウスも指の長さに合わせて大型から小型までさまざまな形状のものが販売されています。場所をとらないトラックボールや、人間工学にもとづいたボタン位置のユニークな商品などもあるため、試してはいかがでしょうか。

また、近年はキーボードやマウス使用の疲れを軽減してくれるマウスパッドやクッションも人気です。

さらに作業効率を上げるため、ノートPCを使用している場合も個別のPCモニターを追加することをおすすめします。

会議や打ち合わせ時に活用できるイヤホンやマイク

テレワーク中は会議や打ち合わせの際、PCに内蔵されたWebカメラや専用アプリを使用します。PCのスピーカーや内蔵マイクによって音声のやり取り自体は可能ですが、使い方や設定を間違えると声が届きにくい場合もあるでしょう。

クリアな音声でやり取りするためには、別売りのイヤホンやマイクの使用がおすすめです。周囲のノイズに影響されず会議や打ち合わせに集中できます。

ヘッドホンとマイクが一体化したヘッドセットには、両耳タイプのほかに片耳タイプもあります。外の音を気にしながら会議や打ち合わせに参加できるため、子育て中のリモートワークにも最適です。

より自宅で快適に業務を進めるための工夫

使用するアイテムのほかに、湿度や温度、明るさなども気を配るべきところです。たとえば換気で新しい空気を定期的に室内へ入れることは、動作自体が気分転換にもなります。難しい場合は空気清浄機を活用しましょう。

スムーズな作業には、室内の明るさも重要です。間接照明を使用している室内は目に負担をかけるうえ、脳がリラックス状態となりやすいため、作業の効率アップには向いていません。暗すぎず適度な明るさが必要です。

思考には室温も影響します。熱すぎる場合も寒すぎる場合も業務を妨げるため、過ごしやすい適温に設定しましょう。

照明の明るさや室温の目安は、厚生労働省が発表している「自宅等でテレワークを行う際の作業環境整備イメージ」※[1]が参考になります。

自宅勤務以外の方法でテレワークをおこなうために必要な環境

自宅勤務のほかにも、カフェやシェアオフィスなどテレワーク向きのスポットは複数あげられます。最初からビジネス用に提供されている場合は問題ありませんが、誰でも使用できる共用スペースやショップでは、テレワーク用の環境が整っていないことが大半です。

そのため自宅勤務以外でテレワークをおこなう場合は、以下のアイテムや環境を自力で充実させなくてはなりません。

場所にとらわれずに使用可能なWi-Fi環境

カフェなどにはフリーWi-Fiが設置されていますが、ビジネスシーンで使用するには不適切です。大切な資料やデータに害が及ばないよう、セキュリティ面が安心できる自前のWi-Fi環境を用意しましょう。

気軽に使えるポケットWi-Fiはキャリア提供のものも多く、安定した通信環境が用意できます。また、容量に余裕がある方はスマートフォンのテザリング機能を利用する手もあるでしょう。

充電切れ防止にモバイルバッテリーや充電アダプタ

ノートPCやタブレット、スマートフォンなどバッテリー式のアイテムは十分な充電をおこなったうえで持ち込んでください。長時間の作業時間となるときは、充電切れ防止にモバイルバッテリーを複数携帯すると安心です。

また、近年は新幹線やカフェなどあらゆる場所で自由に充電できるよう、コンセントが設置されています。充電アダプタを持参すると、バッテリー切れの心配なく仕事に集中できます。

複数のスタッフが使用するサテライトオフィスでテレワークをおこなう場合も、個人用の充電アダプタやモバイルバッテリーがあると便利です。

見た目もシンプルなイヤホン

持ち運びしやすいサイズ・デザインのイヤホンがおすすめです。コードの煩わしさがないワイヤレスイヤホンは、外回りなどモバイルワーク中も使用しやすいのではないでしょうか。

両手が自由に使えるため、スマートフォンを持って会話するよりも作業効率がアップします。たとえば移動中に取引先からスケジュール変更の連絡があった場合、両手があいていれば移動しながら新しい予定を手帳に書き込むことが可能です。

雑音の多い電車の中でも仕事をしたいときは、集中用アイテムとして耳栓代わりにもなります。

のぞき見防止フィルターでセキュリティ対策

シェアオフィスやカフェなどオープンな場所では、気付かないうちにPCやスマートフォンの画面を覗き見されているリスクがあります。重要書類を人の目に触れないよう取り扱うことはもちろん、覗き見や情報の盗難対策も必要です。

デジタル機器は、専用の防止機能やフィルターがおすすめです。後付けできるフィルターは新しくアプリをダウンロードする手間もなく、気軽に取り付けられます。

ほかにも指紋認証機能や画面ロックを活用し、万全なセキュリティ対策をしたうえでリモートワークをおこないましょう。

企業の福利厚生を利用して環境を整えられることもある

企業の中には、リモートワーク環境を整えるときにかかった負担を福利厚生で軽減してくれるところもあります。福利厚生は会社ごとに異なるため、まずは自社で提供されている福利厚生の内容をチェックしてください。

たとえば周辺機器の購入費用を、企業が負担や補助をしてくれる制度がある場合は、積極的に活用すべきです。

Chatwork株式会社では、在宅勤務時に必要な製品の購入金額の50%を会社が支給する、「一歩先の働き方支援制度」という制度が整えられました。

▶︎ビジネスチャット「Chatwork」を提供している会社だからこそ伝えられる社内の在宅勤務体制やノウハウ

ほかにもユニークな福利厚生の例として、文具類の購入費用のほか、水道光熱費をサポートしている企業もあります。

国にもリモートワークを補助するための助成制度が用意されています。リモートワークの負担を軽減したい担当者の方は、国の助成制度も視野に入れてはいかがでしょうか。

助成制度についての詳細は、以下のページでもご紹介しています。

▶︎テレワーク導入3つのポイントと活用できる助成金をご紹介

テレワークの環境を整える場合は業務効率化アップのツールやシステムの利用も検討しよう

効果的なアイテムを導入して業務に最適な環境を整えた後は、本格的な業務効率アップのツールやシステム導入もあわせておこなってはいかがでしょうか。業務上の手間を減らすことで、より快適にテレワークができます。

テレワークで活躍するシステムについて、以下のページで詳細をご紹介しています。

テレワークとは?導入メリットと必要なシステム

中でも、社内外関係なく活用できるものがコミュニケーションツールです。リアルタイムで連携をとりながら、業務を効率よく遂行できます。

「Chatwork(チャットワーク)」は、社内外の相手と円滑なコミュニケーションを実現してくれるビジネスチャットです。多くの企業による導入実績もあり、セキュリティレベルの高さも人気の理由です。

まとめ

テレワークは心身ともにストレスが溜まりやすいため、適度なケアが必要です。とくに毎日使用するデスクやイス、PCなどのアイテムは自分に合った使い方をしなければ、体に大きな負荷を与えてしまいます。

こちらでご紹介したポイントを参考に、ぜひ快適なテレワーク環境を整えてください。さらにPCやタブレット内のツール・システムも上手に導入して使いこなすことで、業務効率アップにつながります。

ツールの導入時は、ぜひ多くの企業で活用されている「Chatwork」からお試しください。

※[1] 出典:厚生労働省 「自宅等でテレワークを行う際の作業環境整備イメージ」
https://www.mhlw.go.jp/stf/newpage_01603.html

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感染症の予防の観点から、テレワークを推奨する動きが広がっている一方で、「まだ何も準備ができていない」、「どうやってはじめれば良いかわからない」などという声も聞かれます。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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