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オンライン商談のメリットとは？デメリットや進め方の注意点を解説
目次
対面に代わる営業の手法としてオンライン商談が取り入れられるようになっています。
対面でおこなう手間やコストの削減にもつながり、事業継続や接触機会獲得の新たな手段として広がりを見せているオンライン商談には、オンラインならではのメリット・デメリットがあります。
メリットを活かし、デメリットを補うためには、どのようなことを意識すればよいのでしょうか。
オンライン商談のメリット・デメリットを、準備や注意点とあわせて解説します。
オンライン商談とは
オンライン商談とは、インターネットを利用しWeb会議システムなどで商談をおこなうことをいいます。
PCとインターネット環境があれば場所を選ばずおこなうことができ、資料の共有もデータや画面上で可能なため、移動時間の削減や資料のペーパーレス化につながります。
一方で、対面に比べて信頼関係を築きにくいなどの面から、対面での商談を重視する企業もあります。
しかし、相手やタイミングにあわせて効果的にオンライン商談を取り入れることができれば、業務効率化や生産性向上につながることは間違いないでしょう。
オンライン商談のメリット：コストを削減できる
対面での商談は客先へ訪問する必要があり、交通費や移動時間がかかっていましたが、オンライン商談では訪問がないため費用と時間がかかりません。
また、資料を印刷して持参するのではなく、画面共有機能で見せる、またはメールやファイル共有用のクラウドサービスなどで別途データを送っておくことができるため、印刷のコストも減らせてペーパーレス化につながります。
交通費・印刷費、また移動や印刷にかかる工数を減らすことで、さまざまコスト削減につながることはオンライン商談の大きなメリットでしょう。
オンライン商談のメリット：場所と時間の制約が減る
オンライン商談は場所の制約がないため、例えば東京から北海道や沖縄、海外に住む相手と商談をすることもできます。
また、移動時間がないことにより営業側・顧客側双方の商談にかかる時間を短縮でき、相手の隙間時間に商談の時間を作ってもらうことができるため、対面にくらべてアポイントが取りやすいという利点もあります。
場所や時間の制約なく商談ができるようになると、顧客の幅が広がり売り上げの向上にもつながるでしょう。
オンライン商談のメリット：スケジュールに余裕ができる
移動時間が削減できるとスケジュールに余裕ができるため、一日に対応する商談の件数も増やすことができます。
また、問い合わせがあった商材について当日に商談をおこなったり、削減した移動時間で契約に必要な手続きをおこなえるため、成約・納品までのリードタイムも短くできます。
取り扱う案件の件数が増えると、結果的に生産性の向上にもつなげることができるかもしれません。
オンライン商談のメリット：人材育成に役立つ
オンライン商談に使用するWeb会議システムには、会議の様子を録画できる機能がついているものも多くあります。
経験豊富な先輩の商談の様子を録画し、新人や後輩に共有することで、トークパターンの学習やディスカッションに役立てることができ、貴重な教育の資料になるでしょう。
対面での商談では同行できる人数に限りがありますが、オンライン商談の録画は社内の多くの相手に共有することができます。
お互いに新たな気づきを得て、スキルを磨いていくきっかけにもなるかもしれません。
オンライン商談のデメリット：信頼関係の構築が難しい
オンライン商談は、対面での商談に比べて相手の表情や空気感が読み取りにくく、信頼関係の構築が難しいと感じる場合もあるようです。
また、初めて顔を合わせる相手との商談の場合、初対面がオンラインであることに抵抗を覚える顧客もいるかもしれません。
まずは対面とオンラインのどちらがよいか確認したり、信頼関係を構築してからオンライン商談を取り入れるなど、気遣いを忘れないようにするとよいでしょう。
オンライン商談のデメリット：コミュニケーションに不具合が起きる
オンラインで接続する以上、インターネット回線に不具合が起きるリスクは常にあります。
映像や音声にタイムラグがあると、会話のテンポや相づちのタイミングが難しかったり、相手の声が聞き取りにくい場合もあります。
通信トラブルによって映像や音声が途切れたりすると、相手に不快感を与えたり、商材の魅力を十分に伝えきれなくなってしまうこともあるでしょう。
商談自体が中断されるほどの不具合が起きてしまうと、オンライン商談自体への印象が悪くなり、次の商談につながらない場合もあるかもしれませんので注意が必要です。
オンライン商談のデメリット：魅力が伝わりにくい場合がある
商材が物である場合、オンライン商談では手に取ってもらうことが難しく、商材のよさを満足に伝えることができないかもしれません。
事前に商品を送付するなどの方法もありますが、細かい説明は対面でお互いに実際に手に取りながら伝えるほうがわかりやすいでしょう。
オンライン商談が商材の魅力を伝えるのにベストな方法なのかは、柔軟に考える必要があるでしょう。
オンライン商談のデメリット：相手の準備も必要になる
オンライン商談の場合、対面商談とは異なり相手側にもある程度の準備をしてもらわなければなりません。
PCもしくはタブレットなどのデバイス、インターネット環境が必須で、場合によってはWeb会議システムをインストールや登録をしてもらう必要もあります。
オンライン商談は顧客側が気軽に受けられるのが利点ですが、相手のインターネット環境や接続場所によってはスムーズな商談ができるかどうかに大きく影響します。
ただのWeb通話ではなくきちんとした商談であることを相手にも意識してもえるよう、しっかりとした案内のメールを送ったり、前日にリマインド、通話の事前テストをするなどの事前の細やかな対応が大切です。
オンライン商談の準備や進め方とは？
オンライン商談をスムーズに進めるためには、事前に準備しておくべきことがいくつかあります。
まずは、インターネット環境や機器の整備は必須であり重要です。
接続状態や音声・映像に不備がないか事前に確認し、静かな場所でおこなうなどオンライン商談に適した場所も用意しておくといいでしょう。
インターネット環境はいくら注意していても、相手側の不具合や利用しているデバイス、サービスの影響によってオンライン商談がうまくいかない場合があります。備えとして別の連絡方法も事前に提示しておくとリスク回避につながります。
なんらかの不具合が起きた場合は、電話をするなど早めに状況を連絡できるようにしておきましょう。
オンライン商談の場合は、資料もデータでやり取りすることが多くなります。
形式によっては相手が閲覧できない場合もありますので、事前にファイルを共有しておくとスムーズに商談を進めることができます。
また、商談はオンラインであっても、資料はデータではなく書類を事前に送付しておくという方法もいいかもしれません。
オンライン商談であっても対面の商談であっても、必要な情報を伝え、スムーズに話を運び、相手に魅力を伝えたり、納得してもらうという点に変わりはありませんので、商談が滞りなく進むように意識して準備しましょう。
オンライン商談の注意点
テレワークの導入やAIの活用などオンラインの仕事が増えている一方、対面でのコミュニケーションを第一とする人もまだまだ多いのが現状です。
商談のアポイントをとるときはオンラインでの実施を初めから前提とするのではなく、対面とどちらがよいかを確認したり、初めての商談の場合は客先へ伺うなど、都合にあわせて柔軟にオンライン商談を活用するといいでしょう。
PCの画面越しのやりとりでは、対面ではさほど気にならない話し方の癖や目線の高さなどが印象を左右する場合があります。
見下すような視線にならないようカメラの位置を調整したり、ロールプレイングを録画して確認するなどして、相手に好印象を与えられるよう細かい点に注意しましょう。
また、オンライン商談に臨むとき、営業側のカメラはONになっているものの、顧客側のカメラはONになっていない場合もあります。
顧客側のカメラがついていなくても商談は可能ですが、表情などの反応を読み取ることができず、対面に比べてコミュニケーションの質が落ちてしまいます。
商談を始める前にカメラについて確認し、可能であればONにしてもらい商談をおこなうようにするといいかもしれません。
オンライン商談に対する警戒心や緊張感を解くためにも、すぐに商談に入ったりヒアリングばかりをするのではなく、営業側からも雰囲気をつかんでもらうための情報を伝え、対面に近い親密な空気を作ることが大切でしょう。
オンライン商談にはChatworkを活用
オンライン商談は、対面の商談に比べて交通費や印刷などのコストを削減できる、1日の対応件数を増やせるなどのメリットが多くあります。
初対面の相手との商談では難しさもある一方、顧客からの問い合わせへの素早い対応や、既存の顧客との商談などに向いているといえるでしょう。
ビジネスチャットツールのChatworkは、社内での顧客情報のスピーディな共有だけでなく、オンライン商談への活用もできます。
Web会議機能を利用したやりとりやオンライン商談システムとして広く使われているbellFaceなどとの連携ができ、録画した商談のURLを共有したり、商談に関するさまざまな通知を受け取ることができます。
オンライン商談やビジネスチャットの導入を考えている方は、まずはChatworkを検討してみてはいかがでしょうか。
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