テレカンとは?テレカンの意味や種類とメリット・デメリットを解説

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目次

新型コロナウイルス感染症の影響やテレワーク推進の状況から、多くの企業がテレワークを導入し始めました。

テレワークをおこなう際に欠かせないものがテレカン(遠隔会議)です。

広義では、ZOOMなどのWeb会議システムや以前から利用されていた電話会議、テレビ会議もテレカンに分類されます。

テレカンの導入を検討している企業の経営者、ご担当者に向けて、テレカンの種類や導入法、メリット・デメリットを解説しています。

テレカンとは

テレカンとはテレカンファレンス(teleconference)の略で「遠隔会議」という意味です。

teleは「遠くの」という意味の接頭辞で、テレフォン、テレビジョン、テレワークなど多くの用例があります。

また、テレカンは、テレフォン・カンファレンス(電話会議)の意味で使われることもあり、広義のテレカンは遠隔会議全体を、狭義のテレカンは電話会議を指して用いられます。

テレカンの効果

テレカン(遠隔会議)に共通する効果には次のようなものがあります。

  • 移動時間、移動費用をかけずに複数拠点と会議を持てる
  • 出張中の社員も会議に参加できる
  • テレワークが可能になり働き方の自由度が増す
  • さまざまなリスクに対応できる

リスクへの対応としては、オフィスに何らかの理由で出社できない、社員同士が集まることができない、などの場合でもテレカンで意思の疎通や会議がおこなえることで事業の継続性を確保することが可能になる点などがあげられます。

テレカンの種類

テレカンは大きく3種類に分けることができます。

  • 電話会議
  • テレビ会議
  • Web会議(Zoomなど)

それぞれに複数のサービス会社、システム提供会社があるので、自社の会議の特徴や規模などに合わせて、種類やサービス会社を選択します。

どのテレカンを導入するかの判断ポイント

電話会議、テレビ会議、Web会議のどれを導入するかを決めるには、次のようなポイントが判断の目安になります。

  • 初期投資が安く簡単に導入できるのは
  • ランニングコストが安いのは
  • 取り扱い、運営が簡単なのは
  • 音声や画像など通信品質が良い(安定している)のは
  • 会議で画像や資料の共有が必要かどうか

電話会議、テレビ会議、Web会議のそれぞれの特徴を理解したうえで、自社に合ったものを導入することが求められます。

テレカンの種類:電話会議

電話会議の特徴は、既存の電話機を使える場合が多いので初期費用がかからないことと、通信品質(音声)が安定していることです。

電話会議の導入方法

電話会議はオフィスにある電話機や携帯電話をそのまま利用できるので、初期費用はほとんどかかりません。

導入の際に必要なのは、サービス会社に申し込むだけです。

サービス会社に申し込むとPINと呼ばれる暗証番号が設定され、参加者は自分の電話機からPINを入力することで電話会議に参加することができます。

料金プランはサービス会社によっていろいろありますが、「基本料金プラス使用時間に応じた通話料」が一般的です。

電話会議の実施方法

電話会議を始める方法は、コールイン方式とコールアウト方式の2つがあります。

  • コールイン方式:会議参加者が個々に所定の電話番号(アクセス番号)に電話をかける
  • コールアウト方式:主催者が参加者全員を呼び出す

コールイン方式の場合は、参加者に通話料を負担させないフリーダイヤルを使うこともできます。

コールアウト方式は、主催者がPIN(暗証番号)を知っていれば、参加者はPINを知らなくても参加できるので、社外の参加者がいる場合などに便利です。

電話会議のメリット・デメリット

電話会議のメリットには次のようなものがあります。

  • 初期投資がかからない
  • 既存の電話機や携帯電話を利用できる
  • 会議の運営に特別の知識が必要ない
  • 音声の品質が安定している
  • コールアウト方式であれば安否確認にも利用できる

比較的古くから利用されている方式なので、導入や利用の際に知識がいらない部分は導入ハードルを低くできる要素でしょう。

一方で、電話会議のデメリットには次のようなものがあります。

  • 音声のみなので、参加者の表情が見えない
  • 参加者が多いと、誰が発言したか分らないことがある
  • 図表などの資料画像を共有できない

電話会議は、複数人と音声通話が可能なだけの機能ではあるので、機能面だけで考えれば電話をスピーカーでおこなっているのと変わらないという部分もあります。

テレカンの種類:テレビ会議

テレビ会議は、支店間の定例会議がある企業などに便利なテレカン・システムです。

各支店の参加者たちが、それぞれテレビ会議の機材がある会議室に集まって、テレビ画面を通じて会議をします。

テレビ会議の導入方法

テレビ会議を導入するには、会議に参加する拠点それぞれが専用の機材を導入しなければなりません。

必要な機材や初期費用はサービス会社によって違いますが、一般的にはマイク・カメラ・専用ディスプレイなどのテレビ会議システムと専用回線です。

テレビ会議の実施方法

テレビ会議は、各拠点で参加者が機材を設置した部屋に集まって実施します。

通信の品質は安定していますが、各拠点にひとりずつ機材の操作方法に慣れた人が必要でしょう。

また、利用するテレビ会議システムによっては遠隔操作が可能な機材もあります。

テレビ会議のメリット・デメリット

テレビ会議のメリットには次のようなものがあります。

  • 画像があるので、参加者の表情が見える
  • 図表などの画像資料を共有できる
  • ISDN回線や専用回線を使うので、画像・音声が良質で安定している

いわゆるWeb会議システムに近いメリットを得ることができます。

一方で、テレビ会議のデメリットには次のようなものがあります。

  • 各拠点に機材を導入する必要があるので、初期費用がかかる
  • 会議室など、機材を設置するスペースが必要だ
  • 機材の使用法にある程度慣れる必要がある

組織で統一することで手間やコストをかければ活用できますが、取引先などと会議をおこなうなど、汎用性は低い部分があります。

テレカンの種類:Web会議

インターネットを通じておこなうWeb会議は、多くの社員が個別のPCを使用している状況なら、初期費用をかけずに始められます。

また、出張中の社員は携帯電話(スマートフォン)でも会議に参加できます。

取引先とおこなう場合も、相手がネット環境とPCの用意ができればWeb会議をすることができます。

Web会議の導入方法

Web会議は、PCやスマートフォンからWeb会議システムの専用アプリをダウンロードするだけで準備は完了します。

Web会議サービスとしては、Zoom、Skype、Google Meet、Chatwork Live、など多くの種類があり、どのサービスもある程度の参加者や使用頻度まで無料で使うことができます。

システムをダウンロードしたら、アカウント作成をすればすぐに会議を始めることができます。

Web会議の実施方法

Web会議を開催するときは、主催者がシステムにログインして、参加者に招待URLをメールやチャットなどで取得し参加者に送るだけ開始できます。

参加者は主催者から届いたメールにあるURLをクリックすることで参加できます。

予約機能もあるので、あらかじめ会議の開催日時を参加者に通知しておくことができます。

Web会議のメリット・デメリット

Web会議のメリットには次のようなものがあります。

  • 初期費用がかからない
  • ネット回線を使うので通信費用がかからない
  • ある程度の規模までシステムを無料で利用できる
  • インターネット環境があればどこからでも会議に参加できる
  • 参加者の表情が見える
  • 画面や画像資料を共有できる

利用ハードルも低く、対面の会話に近いコミュニケーションが取れるのは大きなメリットでしょう。

一方で、Web会議のデメリットには次のようなものがあります。

  • 音声や画像の品質がインターネット環境に左右される
  • 操作にある程度のITリテラシーが必要

サービスによって使用感の違いや個々のネット環境や周囲の状況に影響を受けてしまう部分もあります。

テレカンの導入にもChatworkが効果的

テレカン(遠隔会議)には、会議のための移動費用や時間を節約できる大きなメリットがあります。リモートワークなど、働き方の自由度も増します。

電話会議やテレビ会議などこれまでテレカンといわれていたものに加えて、Web会議が多く利用されてきています。

Web会議は、PCやスマートフォンでサービスの登録やダウンロードをすることで気軽におこなえる点が魅力的です。

また、画面共有やファイル共有、チャット機能も備わっているChatworkのようなWeb会議がおこなえるコミュニケーションツールを利用することで情報共有が活性化されるでしょう。

コミュニケーションツールに加えてテレカンの利用やWeb会議システムの導入をご検討であれば、まずはChatworkを是非利用してみてください。

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はじめてのWeb会議

このお役立ち資料ではこれからWeb会議を利用しようとされる方向けに、操作手順をゼロから解説しています。

これを読むと、今まで一度もWeb会議をしたことがない方も、迷わずに利用できるようになります。

  • Web会議を利用するための準備
  • 登録方法と初期設定
  • チャットの基本操作
  • Chatwork Live の使い方
  • ChatworkとZoomの連携方法
  • Web会議のマナー&エチケット

などを解説します。貴社のテレワーク推進の一助になれば幸いです。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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