DXとテレワークの関連性とテレワーク導入の際におこなうべきDX

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テレワーク
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DXとテレワークの関連性とテレワーク導入の際におこなうべきDX

目次

新型コロナウイルスの感染対策や働き方改革などの影響を受けて、多くの企業ではテレワークの導入が進んでいます。

しかし、テレワークを実現する際には、DX(デジタルトランスフォーメーション)を取り入れる必要があります。

オフィス同様に快適に仕事に集中できるようにするためにも、どのようにDX化を進めるかがポイントです。

DXとテレワークの関連性や、テレワークの効果を高めるDXの方法を解説します。

DXとテレワークの関連性とは

DXとテレワークには、大きな関連性があります。

たとえば、テレワークを自社で実現する際に、PCやインターネット環境を構築といったデジタル化が必要です。

また、オフィスと同じレベルのセキュリティ環境を実現するためには、セキュリティソフトやVPNといった専用ツールを導入して、第三者からの攻撃を防がなければなりません。

このように、テレワークはDXと密接なつながりがあり、従業員が使いこなせるように準備することが求められます。

DXができていないとテレワークにどう影響する?

テレワーク環境でDX化が進んでいないことによって、どのような影響が出てしまうのでしょうか。

コミュニケーションのトラブルや、取引先への対応など、DXが実現していないテレワーク環境で起こる弊害を解説します。

コミュニケーションの希薄化

テレワークでDXを怠る影響として、従業員同士におけるコミュニケーションの希薄化が進みます。

これまでは、オフィスに従業員が出勤していたことから、気軽に会話をしたり、業務についての相談をしたりするといった機会が多くありました。

しかし、テレワークでは、各個人が別々の場所で働くため、コミュニケーションの機会が大幅に減少します。

テレワークでコミュニケーションツールを導入しないことによって、従業員のつながりが弱くなる危険性があります。

紙文書による業務の負担

テレワークでは、書類の管理についても課題を抱えることとなります。

オフィスでは、紙ベースで資料や文書を保存していたことから、会社に出勤していれば、いつでもどこでも閲覧することができていました。

しかし、テレワークになると、オフィスへの出勤回数が減少するため、資料を探すのに手間がかかります。

快適にテレワークでも仕事をおこなえるようにするためには、紙ベースでの保管を取りやめ、電子データの保存が必要です。

顧客先への対応

テレワークを導入している企業では、取引先や顧客への対応方法に工夫が必要となります。

たとえば、営業部門では、新型コロナウイルスなどの感染症対策から直接での訪問を制限しているケースが多く、Web会議ツールのような代替手段を準備しなければなりません。

また、顧客先も同様にテレワークを導入していることが予想されるため、日常的な連絡のやりとりについても、会社の電話以外でコミュニケーションが求められます。

DXが整っていないテレワーク環境では、これまでの手法でのコミュニケーションが難しくなり、従業員の負担をなる可能性が高まります。

DXを活用したテレワークの課題を解決する方法

テレワークでDX化されていないと、企業にとってさまざまな課題が生じることとなります。

課題を解決するためにも、どのような方法を取ればいいのでしょうか。

資料のペーパーレス化を進める

テレワークの環境でDXを実現するためには、ペーパーレス化が必要です。

従来、紙ベースで保管していた書類を電子化し、PCやタブレットなどで閲覧できるようにします。

ペーパーレス化を実施することで、わざわざオフィスに出勤する手間もなくなり、業務にも集中しやすくなるのがメリットです。

とくに、自宅だけでなく、移動中にも仕事をおこなう従業員にとって、ペーパーレス化は業務効率を高める手段となります。

コミュニケーションツールの導入

テレワーク環境では、コミュニケーションツールの導入が必須です。

DXをテレワークに取り入れないことで、同僚や上司だけでなく、取引先とのコミュニケーションに悪影響を及ぼします。

一方で、社内でチャットツールを導入すると、オフィス環境と同じように、気軽にメッセージのやりとりをおこなえるようになります。

また、Web会議ツールでは、対面式でのコミュニケーションが可能となり、社内会議や、取引先への営業にも活用できます。

勤怠管理ツールを取り入れる

従来のオフィス勤務では、従業員が働いている様子を見ることができていたため、勤怠管理に課題が出ることもありませんでした。

しかし、テレワークになると、各従業員がいつ仕事を始め、いつ休憩しているかなどを把握できなくなります。

従業員の勤務状況を可視化するためにも、勤怠管理ツールの導入が必要です。

また、給与管理ツールを勤怠管理ツールと連携することで、テレワーク期間中の給与計算も自動的におこなえます。

テレワークにDXを活用する際に気を付けること

テレワークにおけるDX化の効果を高めるためにも、DX導入時に注意することがあります。

ITツールの選別や、従業員への教育など、最大限の効果を得るために必要なことを紹介します。

自社の課題に適したITツールの選別

DXをテレワークで活用する際には、自社の課題に適したITツールの選別が重要です。

たとえば、テレワークにおけるコミュニケーションに課題を抱えている場合、チャットツールやWeb会議システムといったツールが必要です。

DXでは、ITツールを導入することが必要となりますが、自社の課題に不適切なツールを取り入れても、十分な効果を得られません。

テレワークにおける課題を明確にして、DX化でどのように解決できるのかを検討しましょう。

従業員へのデジタル教育

テレワーク始めるにあたり、デジタル機器やツールを適切に扱えるようにするためにも、従業員への教育も必要です。

PCやタブレットといったデバイスだけでなく、勤怠管理ツールや電子文書のリーダーなど、さまざまなツールを操作できるようにしなければなりません。

また、ITツールを使用するにあたり、セキュリティリスクや対策についての教養も大切です。

テレワークにおける業務効率性を意識するためにも、従業員のITリテラシーを高めるようにしましょう。

導入後の効果測定をおこなう

DX化をしたままで終わるのではなく、テレワークでどのような効果を得られたのかを検証します。

具体的には、オフィスでの業務と比較して、テレワークの効率性がどの程度向上したのか、生産性がどれほど上がったのかを数値として検証することが挙げられます。

また、定期的に従業員に聞き取りやアンケートを実施し、DXに課題が残っていないのかを調べることも大切です。

テレワークに切り替わったあとでも、従業員のパフォーマンスを最大限に引き出すために、効果測定をおこなうようにしましょう。

ChatworkでテレワークのDX化を進めよう

テレワークが一般的となった現在では、快適に仕事をおこなえるようにDX化が必要です。

自社がテレワークにおいて抱えている課題に対して、DXでどのように改善できるのかを検討してみましょう。

企業向けに提供している「Chatwork」は、テレワークのDX化に最適なツールです。

Chatworkを使うことで、チャット形式でのメッセージを通して、従業員同士の情報共有や業務の相談などのコミュニケーションを気軽におこなえます。

さらに、Chatworkには、Web会議システムも搭載しているので、自社だけでなく、取引先との打ち合わせにも活用できます。

Chatworkは無料で利用できるため、テレワークのDX化を考えているのであれば、導入をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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