ワールドカフェとは？効果や進め方、事例を解説

近年、多くの企業でワールドカフェが取り入れられています。

ワールドカフェを実施することで自由な対話を可能にし、新たなアイデアや気づきを得やすいのがメリットです。

今回の記事では、ワールドカフェの定義・目的・効果・進め方などについて解説します。

ワールドカフェを実際に取り入れている企業や組織の事例も紹介するので参考にしてみてください。

ワールドカフェとは

ワールドカフェとは、カフェのようなリラックスした雰囲気で自由に対話するという会議のスタイルです。

1995年にアメリカで開発された手法で、ビジネスの場でも用いられています。

参加者は4〜5人ずつに分かれてテーブルごとに対話をおこない、一定時間が経過したらテーブルのメンバーを入れ替え、新しいメンバーで対話することを繰り返します。

ワールドカフェを導入することで少人数での対話が可能になり、相手の意見を聞きやすく、自分の意見を話しやすくなる点がメリットです。

ワークショップとの違い

ワールドカフェと混同されやすいものとしてワークショップがあります。

ワールドカフェもワークショップも参加者が主体的に参加するという点は共通していますが、主旨や進め方には違いがあります。

ワークショップは知識やスキルの習得・課題解決・成果物の作成などを目的として実施されます。

一方、ワールドカフェは自由度の高い発想やアイデアの創出・参加者の相互理解などが開催の主旨といえます。

また、ワークショップではファシリテーターが参加者をリードして場を進行するのに対し、ワールドカフェのファシリテーターは対話の促進のみに撤し、各グループごとの進行は参加者に委ねられるという点も異なります。

ワールドカフェの目的

ワールドカフェの目的は、参加者全員が自由に意見を交換し、お互いの価値観や考えを理解しながら新たな気づきを得ることです。

結論や課題解決がゴールではないこと、少人数かつリラックスした雰囲気で対話するスタイルであることから、新たな視点・アイデアを発見できるでしょう。

また、自分とは異なる意見に耳を傾け、その内容を理解しようとすることで対話力が向上するため、参加者のコミュニケーションスキルを高める目的で実施されるケースもあります。

ワールドカフェの効果

ワールドカフェを実施することで、どのような効果が得られるのでしょうか。

ここでは、ワールドカフェの効果について解説します。

組織内コミュニケーションが活性化する

ワールドカフェを実施することで、組織内コミュニケーションを活性化させる効果があります。

部署や役職を超えて参加者を募れば、通常業務では関わりのないメンバーとも交流ができます。

その結果、社内に新たな人脈をつくることができ、業務に活かせる機会も増えるでしょう。

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参加者同士の理解が深まる

ワールドカフェではお互い自由に対話できるため、参加者同士の理解が深まる効果も期待できます。

対話を重ねることでメンバーに一体感が生まれ、互いに共通点を見つけたり親近感がわいたりすることで距離も近くなるでしょう。

また、ワールドカフェでは一定時間ごとにテーブルのメンバーが入れ替わるため、多くの参加者と意見を交換できます。

さらに、前のグループで出されたアイデアを次のメンバーとも共有すれば、直接対話していない参加者の意見を広く知ることもできます。

活発な会議・意見交換が実施できる

ワールドカフェでは4〜5人程度の少人数で意見交換をおこなうため、1人あたりの発言の機会が自然と多くなり、積極的な意見交換につながる効果があります。

大勢の前で話すよりも緊張感が少ないこと、メンバー全員が耳を傾けてくれることなどから、各自が自由で率直な意見を言いやすく、会議が活発になる点もよい効果といえるでしょう。

リラックスした雰囲気をつくることで、会議室のような張り詰めた空間では発言が難しいような内容・議題についても自由に議論することができます。

効果的なワールドカフェを運用するポイント

ワールドカフェを運用する際は、どのような点に気をつければよいのでしょうか。

ここでは、ワールドカフェを効果的に運用するポイントを解説します。

人の意見に耳を傾ける

ワールドカフェでは自分が発言するだけではなく、人の意見に耳を傾けることも重要です。

異なる意見を頭ごなしに否定したり批判したりせず、各自が一度聞き入れて理解する姿勢を示すことがポイントです。

他者の意見に耳を傾けることは多角的な視点を養うトレーニングにもなり、新たな気づきを得られます。

結論を出そうとしない

ワールドカフェでは、結論を出そうとしないこともポイントです。

強引に意見をまとめようとしたり、議論を急いだりすると、リラックスした雰囲気が損なわれるだけでなく、本来の開催目的にもそぐわない場となってしまいます。

参加者が自由に意見を出し合い、相互に理解を深め合う対話そのものを楽しむ姿勢を忘れずに臨みましょう。

テーマやお題を意識する

ワールドカフェでは、常にテーマやお題を意識しながら参加することが大切です。

話が盛り上がると意図せずテーマから外れてしまうこともあるので、もし脱線してしまったことに気がついたら軌道修正しましょう。

全員がテーマとお題を忘れずに対話を進めることで、限られた時間の有効活用につながります。

ワールドカフェの進め方

ワールドカフェはどのように進めればよいのでしょうか。

ここでは、ワールドカフェの進め方について解説します。

1.事前準備をする

ワールドカフェを実施するには、事前準備が必要です。

まず、参加者の属性や人数、組織の目標などを考慮しつつ、ワールドカフェで話し合うテーマを設定しましょう。

次に、参加者の人数に応じて会場やテーブルの配置を決めます。

1つのテーブルを4〜5人程度で囲むように椅子を配置すると、参加者が互いに顔を見ながら話せるでしょう。

また、各テーブルには模造紙・ペン・付箋など、会議に必要なアイテムをセットします。

さらに、お菓子・飲み物なども用意すれば、参加者がよりリラックスして対話する助けとなるでしょう。

2.第一ラウンド

ファシリテーターの挨拶やワールドカフェに関する説明ののち、第一ラウンドを開始します。

第一ラウンドでは各テーブル4〜5名の少人数に分かれ、ファシリテーターが発表したテーマや問いについて話し合いをおこないます。

テーブルに置かれた模造紙にメモを取るなどしつつ、自由に意見を出し合いましょう。

参加者全員が周りの意見を聞きながら自分の意見を発表し、相互理解を深めることが大切です。

3.第二ラウンド

第一ラウンドが終了したら、各テーブルに1人ずつテーブルホストを残し、残りのメンバーは自由にほかのテーブルへ移動します。

第二ラウンドでは、まずテーブルホストが第一ラウンドで話し合ったことを共有し、その内容を踏まえて話し合いをおこないましょう。

また、ほかのテーブルから移動してきた人は、第一ラウンドで生まれたアイデアに自分の意見を交えながら紹介すると議論が深まります。

4.第三ラウンド

第二ラウンドを終えたら、参加者は第一ラウンドで座っていたテーブルに戻ります。

第三ラウンドでは、最初にそれぞれのメンバーが第二ラウンドで話し合った内容や得たアイデア・気づきを共有しましょう。

その後、さまざまな意見やアイデアを出し合い、それぞれの意見の関係性や傾向、意義などについて理解を深めます。

5.全体セッション

第三ラウンドまで終えたら、最後に全体セッションをおこないます。

ファシリテーターの進行で、各グループごとにどのような気づきやアイデアを得たか、参加者全体へ共有します。

全体セッションをおこなうことで、自分たちのテーブルでは出されなかった視点や考えに触れ、新たな発見を得られるでしょう。

ワールドカフェのテーマの作り方

ワールドカフェで話し合うテーマはどのように設定したらよいのでしょうか。

ここでは、ワールドカフェのテーマの作り方について解説します。

当事者意識を持てる問い

ワールドカフェでは、参加者が当事者意識をもちやすい問いを提示することが重要です。

参加者各自に当事者意識をもってもらうことによって、より深い思考を促したり、意義のある対話を生み出したりする効果が期待できるためです。

また、問いは「シンプルかつ明確であること」「理想の状態・新しい可能性を導く内容であること」「発想を促しやすいこと」も重要です。

とくに、社内でワールドカフェを開催する場合は、自身が実際に抱えている課題をベースに問いを考えてみるとよいでしょう。

「はい」「いいえ」以外で答えられる問い

「はい」「いいえ」以外で答えられる、オープンな問いであることも大切です。

二者択一の問いはどちらか一方を選択した時点で話が完結してしまうことも多く、会話が広がりません。

また、問いはポジティブに考えられるように設定する必要があります。

例えば「社内コミュニケーションを活性化させるにはどのようにしたらいいか」「福利厚生はなぜ必要なのか」といった内容にするとよいでしょう。

ワールドカフェの注意点

ワールドカフェを開催する際には、いくつかの注意点があります。

ここでは、ワールドカフェの注意点について解説します。

開催の目的を明確にする

ワールドカフェでは、開催の目的を明確にすることが大切です。

第一ラウンドを始める前に、達成したい目標や実現したい未来などを提示し、参加者が議論の意図や対話の方向性を把握したうえで進められるようにしましょう。

開催の目的を明確にしないと、参加者が自分の意見を出しにくくなることもあるため注意が必要です。

「問い」を工夫する

前述のとおり、ワールドカフェで活発な話し合いをおこなうためには問いの立て方に注意しなければなりません。

単なる現状分析や漠然とした問題提起ではなく、ポジティブで具体的なイメージがわきやすい問いを立てる必要があります。

また、全体の方向性を定めつつ、参加者の思考を広げられるような問いであるかどうかという点にも注意をはらいましょう。

適切なファシリテーションをする

ワールドカフェでは、適切なファシリテーションをおこなう必要があります。

ファシリテーターの主な役割は「参加者が発言しやすい雰囲気をつくり、対話を活性化させること」「適切な時間管理をおこなうこと」「最終的に出たアイデアをまとめて全体に共有すること」の3つです。

参加者全員が発言をしやすくするためにも、ファシリテーター個人の意見で全体を引っ張るのではなく、中立的な立場で場を進行するように注意しましょう。

また、特定の参加者だけが発言をしたり、沈黙が続いたりしないように配慮することも重要です。

ワールドカフェの事例

最後に、有意義なワールドカフェが実施された事例を2つ紹介します。

柏市

千葉県柏市では、第五次総合計画策定の一環として「柏市職員ワールドカフェ」を実施し、計407名の職員が参加しました。

柏市職員ワールドカフェの目的は、市の職員が将来のまちづくりについて話し合い、新たな発想を生み出して計画策定に活用することです。

ワールドカフェでは、模造紙やペンも活用しながら自由で柔軟な意見交換がおこなわれ、以下のような視点からまちづくりに関する意見が出ました。

その後、出された意見を参考に第五次総合計画の策定が進められています。

社会医療法人友愛会 友愛医療センター

社会医療法人友愛会友愛医療センターでは、入職1年目の全職員を対象に、ワールドカフェ形式の研修をおこないました。

「1年間の振り返りと先輩になるための準備」をテーマに設定し、職種・所属事業所を横断した同期同士でのコミュニケーションを実現しています。

前半は「成長した私」 「2年目への課題」について、後半は「先輩として準備すること」について話し合い、和気あいあいとした雰囲気のなかで対話が進められました。

参加者は普段関わりのない同期と会話するきっかけが得られたり、ほかの職種・事業所の仕事への理解を深めたりすることができ、2年目に向けたモチベーションアップが期待されています。

円滑なコミュニケーションに「Chatwork」

ワールドカフェは、リラックスした雰囲気のなかでの自由な意見交換を可能にし、新たなアイデアや気づきの発見につながります。

また、部署や事業所などを横断して実施すれば、社内コミュニケーションの活性化や新たな人脈作りなどにも役立てられるでしょう。

社内コミュニケーションの活性化には、ビジネスチャットツール「Chatwork」の活用も有効です。

ツールも活用しながら、社内の円滑なコミュニケーションを実現しましょう。

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