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社内コミュニケーションツールとは？種類と選び方のポイントを解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
社内コミュニケーションがうまくいっていないと、実際に肌で感じている管理職の人も多いでしょう。
社内コミュニケーションに問題を抱えているとと、仕事のスピードや業務のトラブルや人間関係にまで悪影響を及ぼす可能性があります。
社内コミュニケーションツールを職場に適したものを利用することで、社内コミュニケーションが円滑になり業務効率化につながります。
社内コミュニケーションの重要性と社内コミュニケーションツールの種類や選び方のポイントを解説します。
社内コミュニケーションの重要性
社内コミュニケーションツールを選ぶ前に、まずは社内コミュニケーションの重要性を理解する必要があります。
今回は、社内コミュニケーションの重要性を3つの観点で紹介します。
- チームワークの向上
- ミスの防止につながる
- 従業員エンゲージメントの向上
目的をもって社内コミュニケーションの改善に取り組まなければ、ツールを導入したとしても効果を得られるとは限りません。
まずは、社内コミュニケーションが適切におこなわれていることで、どのような効果があるかを見ていきましょう。
チームワークの向上
社員同士のコミュニケーションが活発だと、困っている社員がいるときに自然とサポートする関係が構築されます。
また、情報共有が活発になることで、疑問の解消や課題の認識を一致させるなどの効果も期待できます。
サポートし合う関係や信頼関係、情報共有が適切になされることで、生産性向上につながります。
ミスの防止につながる
情報共有がなされ、各社員の状況やタスク状況がコミュニケーションが適切におこなわれていることで把握できていれば、ミスやトラブルの防止ができます。
コミュニケーションが気軽にできるとひとりで抱え込む状況や外から状況が見えないなどの状態を防げます。
互いに確認し合ったり、質問しやすい環境づくりができているとミスを未然に発見できるようになり、業務効率化の向上や仕事の質の向上につながります。
従業員エンゲージメント向上
社員同士のコミュニケーションが活発になることで、会社も活気を帯び人間関係や信頼関係の構築につながります。
コミュニケーションが円滑にできることで、会社の雰囲気が改善され、会社へ愛着を感じ、ストレスが軽減されるようになると、離職率の低下も期待できます。
業務を進めるうえで、コミュニケーションが円滑だとストレスも少なく済み、業務効率や質の向上につながり、仕事をすることにプラスの感情を持ちやすくなるでしょう。
社内コミュニケーションの課題
社内コミュニケーションがうまくいっていない場合は、課題を抱えていることが多いです。
コミュニケーションを円滑におこなうためには、社内コミュニケーションの課題をしっかりと把握し、対策や改善をおこなう必要があります。
社内コミュニケーションでよくある課題としては、以下のようなものが考えられます。
- ICTを活用した情報共有ができていない
- 上層部と従業員のコミュニケーションが足りていない
- 人によって知っている情報やノウハウに差がある
- チームワークや人間関係が悪い
- 共有漏れや共有されないことが多い
自分の職場にどのような課題があるかを見極めることで、適切な改善策やツールを選ぶことができますので課題の把握をおこないましょう。
また、コミュニケーションの重要性を理解させる、コミュニケーションが生まれやすい環境づくりをするという部分も課題によっては必要です。
社内コミュニケーションツールの種類
社内コミュニケーションは、お互いに感情を読み取りやすく話の意図が伝わりやすい対面が基本でした。
しかし、常に対面でコミュニケーションが図れるわけではありませんし、テレワークや在宅勤務では対面でのコミュニケーションは難しいでしょう。
そこで多くの企業で取り入れられているのが、情報共有のためのツールです。
既存のアナログツールと、オンライン上で情報共有が可能なツールの特徴をみていきましょう。
アナログな情報共有ツール
既存のアナログな情報共有ツールには、電話、回覧板、掲示板、FAXが挙げられます。
| 電話 | 特定の相手に素早く連絡を取れますが、相手が不在だと連絡がスムーズにいきません。緊急時の連絡に役立ちます。 |
|---|---|
| 回覧板 | チェック欄などを設けることで、確実に目をとおしてもらうことができるため、社員の情報格差を生みません。部署内での情報共有などに役立ちます。 |
| 掲示板 | 会社の壁面などを使って情報を張り出す方法。社内全体に伝えたい情報があるときに便利です。 |
| FAX | 文章や図を特定の部署などに送ることができます。メールや掲示板と比べて内容を見てもらえる可能性が高く、文字だけでは伝わりにくい部分も図で補足可能です。 |
上記のツールは、ビジネスの場だけでなく、日常的にも使われているツールといえるでしょう。
オンラインの情報共有ツール
オンライン上で完結する情報共有ツールには、メール、グループウェア、社内SNS、ビジネスチャットがあります。
いずれも、アナログの情報共有ツールとは違い、すぐに情報を相手に伝達できるのが特徴です。
基本的には非同期のツールで、仕事が中断されることなく、各々のタイミングで情報を確認することができます。
| メール | 情報を共有したい相手を特定でき、1対複数の情報伝達にも役立ちます。あて名や挨拶文がマナーとされているメールの性質上、かしこまった内容を送るとき、社外とやり取りをするときに使われることが多いです。 |
|---|---|
| グループウェア | 電子掲示板やスケジュール管理、ファイル共有など、ネットワーク上で総合的に情報共有を図るツールです。直接のコミュニケーションというよりは、スケジュール共有やファイル共有など、データの共有に向いています。 |
| ビジネスチャット、社内SNS | ビジネス向けのチャットツール、SNSです。メールと違い挨拶や宛先の記載は必要なく、シンプルで気軽なやり取りができます。社内のコミュニケーション量を増やすのに便利です。 |
数あるオンラインの情報共有ツールで最適なものを利用したり、使い分けや併用することでよりスムーズな情報共有がおこなえるでしょう。
また、アナログツールであっても適切であれば利用する効果はあり、オンラインとアナログのツールの使い分けや併用も効果的な場合もあります。
社内コミュニケーションツールを利用するメリット
情報共有のためのツールは紹介したようにさまざまなものがありますが、近年多くの企業で取り入れられるようになってきたのが、ビジネスチャットや社内SNSといったコミュニケーションツールです。
では、社内でビジネスチャットや社内SNSなどのコミュニケーションツールを導入するとことで、どのようなメリットが生まれるのでしょうか。
- 情報伝達のスピード
- 対面での会議の削減
- 組織の活性化
ビジネスチャットや社内SNSを活用するメリットを3つ紹介します。
より詳しく導入のメリットや効果を知りたい方は、下記の記事をご参照ください。
情報伝達のスピードが上がる
主な伝達手段として普及しているメールは、挨拶文や内容の確認などで作成に時間がかかる傾向にあります。
メールの場合、マナーや形式なども意識する必要があり作成に5分以上要することも少なくありません。
毎日複数回のメールをやりとりが必要な場合、それだけで時間をとられてしまうでしょう。
その点、コミュニケーションツールは、要件を率直に伝えることができます。
相手からの連絡による反応も絵文字などで短縮できますので、情報伝達のスピードを上げることが可能です。
対面での会議を削減できる
コミュニケーションツールは、グループ機能により、社員全体でなく、限られたメンバー間でやり取りできます。
コミュニケーションツールの機能を活用すれば、会議を効果的に減らすことができるでしょう。
重要な会議は対面でおこなうべきですが、報告など簡単な会議はコミュニケーションツールに置き換えることが可能です。
会議の削減によって、会議に参加するための移動時間やコストの削減による業務効率化も望めるでしょう。
組織の活性化
組織が大きくなるほど、部署間、チーム間のコミュニケーションは取りづらくなってしまいます。
コミュニケーションツールは、手軽なやりとりで、停滞しがちな社内のコミュニケーションを活性化できるツールです。
短い文章、絵文字で簡単にやり取りできるからこそ、社員間の活発なコミュニケーションが実現できます。
コミュニケーションの量が増えるということは、すなわち情報共有も盛んになるので、品質向上や生産性向上につなげることができます。
社内のコミュニケーションツールを選ぶポイント
コミュニケーションツールは種類や特徴が異なるものが多く、選択肢も増えているといえます。
しかし、選択肢が豊富にあるからこそ、どのツールにするかの判断は重要です。
社内コミュニケーションツールを選ぶ際に確認しておきたい4つのポイントを紹介します。
- 課題を明確にして目的を決める
- 適切な機能があるか
- 使い勝手がよいか
- サポート内容が充実しているか
導入を検討している企業の方は、ぜひ参考にしてみてください。
課題を明確にして目的を決める
社内でのコミュニケーションの課題を明確にした上で、コミュニケーションツールでどのように課題を克服するか目的を明確にすることが重要です。
そして、課題解決や目的を達成できる機能や特徴があるツールを選択することが重要です。
目的なしにコミュニケーションツールを導入しても、目指す方向が不明なため、どのような場面で使用するべきか社員の間で混乱が生じてしまいます。
使う場面が不明だと、導入しても使われない可能性が出てくるでしょう。
目的を定めてツールを選ぶと同時に、コミュニケーションツール導入の目的を社内で共有する必要があります。
適切な機能があるか
社内コミュニケーションの導入目的を達成するために、必要な機能が付いているツールを選択するようにします。
コミュニケーションツールを導入する前に、どのような機能が必要になるか洗い出しておきましょう。
便利な機能があるほどよいわけではなく、多機能であっても使いこなせなかったり、持て余して使わなくなるかもしれません。
また、既存のツールと機能が重複するとどちらを使ってよいか社員に混乱を与えてしまうので、できるだけすでに利用しているツールと重複のないように必要な機能を選定しましょう。
＞ビジネスチャットとその他のツールの使い分け方に関する記事はこちら
使い勝手がよいか
ITリテラシーは社員ごとに異なり、ツールの操作の慣れや適応時間にも差がでます。
プライベートでコミュニケーションツールの利用がないような社員でも問題なく使えそうか、使い勝手はよいか、使用感もツール選びには重要です。
使いにくいツールを利用してコミュニケーションへの手間やストレスがこれまでより増えてしまっては意味がありません。
使用感は実際に利用してみなければわかりにくいので、無料のお試しなどを利用して多くの社員が使いこなせるか試験的に導入して確かめましょう。
サポート内容が充実しているか
業務フローに最適化させた効率のよい運用を図るには、導入後の運用サポートがあるかどうかも確認しておきたいポイントです。
サポートが充実しているサービスであれば、疑問点の解消やトラブル対応、操作説明や導入サポートなどを助けてくれますので、スムーズに導入を進めることができるでしょう。
また、導入前から問い合わせの対応やサービスの説明などをしてもらうことで、自社に合ったサービスか見極める材料になるので、サポート体制や内容を意識して選ぶことも効果的でしょう。
社内コミュニケーションツールを選ぶならChatwork
社内コミュニケーションツールの導入をお考えなら、Chatworkを導入してみてはいかがでしょうか。
グループチャット機能のほか、タスク管理機能、Web会議機能も備わっており、Chatworkひとつで社内コミュニケーションが成立し、社外とのやりとりにも活用できます。
また、Chatworkは暗号化や第三者機関の監査など高いセキュリティ対策がなされており、多くの企業に利用されています。
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