社内コミュニケーションツールの種類と利用メリット、選び方のポイントまで
目次
社内コミュニケーションがうまくいっていないとの声を耳にしたり、実際に肌で感じたりしている管理職の人も多いでしょう。社内コミュニケーションが滞ったままだと、仕事のスピードや業務にまで影響することもあります。
社内コミュニケーションの重要性とよく挙げられる課題、コミュニケーションを活性化させるためのツールについて、今一度考えてみましょう。
社内コミュニケーションの重要性と課題
まず、社内コミュニケーションの重要性と、よく挙げられる課題を洗い出していきましょう。
社内コミュニケーションの重要性
社内コミュニケーションは、さまざまな面において重要です。
生産性を高める
社員同士のコミュニケーションが活発だと、困っている社員がいるときに自然とサポートする関係が構築されます。業務のスピードが上がり、生産性向上が期待できるでしょう。
ミスを防ぐ
コミュニケーションが活発であるということは、社員同士での伝達や確認が十分におこなわれている可能性が高いということです。伝達ミスも少なくなります。
顧客満足度を高める
社内コミュニケーションがうまくいくと、情報や知見が社内でうまく共有されるようになります。共有された情報を活用することで、顧客満足度の向上にも役立つでしょう。
従業員エンゲージメント向上
社員同士のコミュニケーションが活発になることで、会社も活気を帯びます。会社の雰囲気がよくなり、会社への愛着を感じるようになると、離職率の低下なども期待できます。
▶︎社内コミュニケーションがビジネスで重要な理由 -活性化施策と成功事例をご紹介-
社内コミュニケーションの課題
社内コミュニケーションの重要性は上述したとおりですが、課題を抱えている企業も少なくありません。よく挙げられる社内コミュニケーションの課題を見て、自社はどうか比較してみましょう。
社内コミュニケーションでよくある課題
- ICTを活用した情報共有ができていない
- 上層部と従業員のコミュニケーションが足りていない
- 人によって知っている情報に差がある
- 外出が多い業務に携わっているので、共有される情報のスピードが遅く、漏れる時もある
- 言った、言わないでトラブルになることがよくある
社内コミュニケーションツールの種類
社内コミュニケーションは、お互いに感情を読み取りやすく話の意図が伝わりやすい対面が基本です。しかし、常に対面でコミュニケーションが図れるわけではありません。仕事の状況次第では、対面が難しいこともあります。
そこで多くの企業で取り入れられているのが、情報共有のためのツールです。既存のアナログツールと、オンライン上で情報共有が可能なツールの特徴をみていきましょう。
アナログな既存の情報共有ツール
既存のアナログな情報共有ツールには、電話、回覧板、掲示板、FAXが挙げられます。
| 電話 | 特定の相手に素早く連絡を取れますが、相手が不在だと連絡がスムーズにいきません。緊急時の連絡に役立ちます。 |
|---|---|
| 回覧板 | チェック欄などを設けることで、確実に目をとおしてもらうことができるため、社員の情報格差を生みません。部署内での情報共有などに役立ちます。 |
| 掲示板 | 会社の壁面などを使って情報を張り出す方法。社内全体に伝えたい情報があるときに便利です。 |
| FAX | 文章や図を特定の部署などに送ることができます。メールや掲示板と比べて内容を見てもらえる可能性が高く、文字だけでは伝わりにくい部分も図で補足可能です。 |
オンライン上で完結する情報共有ツール
オンライン上で完結する情報共有ツールには、メール、グループウェア、社内SNS、ビジネスチャットがあります。いずれも、アナログの情報共有ツールとは違い、すぐに情報を相手に伝達できるのが特徴です。
基本的には非同期のツールで、仕事が中断されることなく、各々のタイミングで情報を確認することができます。
| メール | 情報を共有したい相手を特定でき、1対複数の情報伝達にも役立ちます。あて名や挨拶文がマナーとされているメールの性質上、かしこまった内容を送るとき、社外とやり取りをするときに使われることが多いです。 |
|---|---|
| グループウェア | 電子掲示板やスケジュール管理、ファイル共有など、ネットワーク上で総合的に情報共有を図るツールです。直接のコミュニケーションというよりは、スケジュール共有やファイル共有など、データの共有に向いています。 |
| ビジネスチャット、社内SNS | ビジネス向けのチャットツール、SNSです。メールと違い挨拶や宛先の記載は必要なく、シンプルで気軽なやり取りができます。社内のコミュニケーション量を増やすのに便利です。 |
社内のコミュニケーションツールを利用するメリット
情報共有のためのツールは紹介したようにさまざまなものがあります。なかでも、近年多くの企業で取り入れられるようになってきたのが、ビジネスチャットや社内SNSといったコミュニケーションツールです。
コミュニケーションツールを導入すると、主に業務効率化と組織の活性化といったメリットが期待できます。
業務効率化
情報伝達のスピードが上がる
主な伝達手段として普及しているメールは、挨拶文や内容の確認などで作成に時間がかかる傾向にあります。作成に5分以上要することも少なくありません。毎日複数回やり取りすると、それだけで時間をとられてしまうでしょう。
その点、コミュニケーションツールは、要件を率直に伝えることができます。相手からの連絡による反応も絵文字などで短縮できますので、情報伝達のスピードを上げることが可能です。
対面での会議を削減できる
コミュニケーションツールは、グループ機能により、社員全体でなく、限られたメンバー間でやり取りできます。コミュニケーションツールの機能を活用すれば、会議を効果的に減らすことができるでしょう。
重要な会議は対面でおこなうべきですが、報告など簡単な会議はコミュニケーションツールに置き換えることが可能です。会議の削減によって、会議に参加するための移動時間やコストの削減による業務効率化も望めるでしょう。
組織の活性化
組織が大きくなるほど、部署間、チーム間のコミュニケーションは取りづらくなってしまいます。コミュニケーションツールは、手軽なやり取りで、停滞しがちな社内のコミュニケーションを活性化できるツールです。
短い文章、絵文字で簡単にやり取りできるからこそ、社員間の活発なコミュニケーションが実現できます。コミュニケーションの量が増えるということは、すなわち情報共有も盛んになるということです。結果、品質向上や生産性向上につなげることができます。
社内のコミュニケーションツールを選ぶポイント
近年、さまざまなコミュニケーションツールが誕生し、企業の選択肢も増えてきました。選択肢が豊富にあるからこそ、どのツールにするかの判断は重要です。確認しておきたい4つのポイントを紹介します。
課題を明確にして目的を決める
社内でのコミュニケーションの課題を明確にした上で、コミュニケーションツールでどのように課題を克服するか目的を明確にすること。そして、目的を達成できるようなツールを選択することが重要です。
目的なしにコミュニケーションツールを導入しても、目指す方向が不明なため、どのような場面で使用するべきか社員の間で混乱が生じてしまいます。使う場面が不明だと、導入しても使われない可能性が出てくるでしょう。
目的を定めてツールを選ぶと同時に、コミュニケーションツール導入の目的を社内で共有する必要があります。
適切な機能が付いているか
社内コミュニケーションの導入目的を達成するために、必要な機能が付いているツールを選択するようにします。ツール選択前に、どのような機能が必要になるか洗い出しておきましょう。
便利な機能があるほどよいわけでもありません。ほかのツールと重複するとどちらを使ってよいか社員に混乱を与えてしまうので、できるだけほかのツールと重複のないように必要な機能を選定します。
使い勝手がよいか
ITリテラシーの高さは社員ごとに異なります。プライベートでのコミュニケーションツールの利用がないような社員でも問題なく使えそうか、使い勝手はよいか、使用感もツール選びには重要です。
実際に使ってみないことには使用感はわかりづらいので、無料のお試しなどを利用して現場で使いこなせるか試験的に導入して確かめましょう。
導入後の運用サポートがあるか
業務フローに最適化させた効率のよい運用を図るには、導入後の運用サポートがあるかどうかも確認しておきたいポイントです。
コミュニケーションツールの導入をお考えなら、Chatworkの利用がおすすめです。グループチャット機能のほか、ビデオ通話や音声通話機能も備わっており、Chatworkひとつで社内コミュニケーションが成立します。社内はもちろん、社外とのやり取りにも便利です。
また、Chatworkなら、コミュニケーションツールの導入で心配されるセキュリティ面も、暗号化や第三者機関の監査など高いセキュリティ対策がなされています。導入企業数が多いのもChatworkの魅力といえるでしょう。Chatworkで停滞しがちな社内コミュニケーションを改善してみませんか。
まとめ
社内コミュニケーションに問題を抱えているなら、コミュニケーション量を増やせる、コミュニケーションツールの利用がおすすめです。機能面や使い勝手は使用するコミュニケーションツールで変わってくるので、自社の目的に合わせて選択するようにしましょう。
