グループチャットとは?グループチャットの作り方と気をつけたいこと

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目次

チャットを効率よく使うためにプライベートにおいてもビジネスシーンにおいてもグループチャットを作成し利用されたことがある方も少なくなでしょう。

グループチャットを作成することで、必要な人たちに必要な情報を効率よく伝えることができます。

ビジネスチャットやチャットサービスで使われるグループチャットについての解説とビジネスシーンにおけるグループチャット作成のポイントについて紹介します。

▶︎お役立ち資料:ビジネスチャット完全ガイド

そもそもチャットとは

チャットとは、インターネットを介したリアルタイムコミュニケーションのことを指します。

「chat」は英語で雑談の意味で、現実世界での雑談のようにインターネット上で会話を楽しむことができる手段であるといえます。

電子メールはリアルタイムコミュニケーションを重視しておらず、どちらかというとインターネットを介した手紙といったニュアンスが強いですが、チャットは短い文章を頻繁にやり取りため、より会話に近いニュアンスで利用が可能です。

スマートフォンが普及する以前は、チャットルームといわれるWebページ上で参加者が同時にアクセスしてPCでチャットをおこなう形式が存在していましたが、昨今ではSNSに付随するチャット機能を活用したコミュニケーションが一般的となり、専用のコミュニケーションアプリも存在しています。

また、プライベートでのチャット利用増加にともない、ビジネスシーンにおいてもビジネスに特化したチャットツールの普及が進んでおり、これまで一般的だった電話やメールに代わる新たなコミュニケーションツールとして今注目を集めています。

特に昨今のテレワーク需要の高まりから、Web会議機能やセキュリティ基準を満たしたビジネスチャットツールが注目を集めています。

グループチャットとは

グループチャットとは、通常1:1でやり取りするチャットに対し複数人が集まったチャットのグループを指します。

プライベートで使用するコミュニケーションアプリをイメージしていただくとわかりやすいですが、友人らがひとつのグループチャットに一同に集まりその中でコミュニケーションがおこなわれます。

チャットはリアルタイムに近いコミュニケーションができるため、グループチャットの参加メンバーがそれぞれが離れた場所にいたとしても、まるでその場に集まっているかのような臨場感で会話を弾ませることができます。

ビジネスチャットを利用している方もグループチャットを利用している方は多いと思います。

ビジネスシーンにおけるグループチャットの場合、よく見受けられるシチュエーションとして、部門やチーム単位でグループチャットを作成し、その中でさまざまな報告や連絡、相談をしているケースがあります。

Chatworkでのグループチャットの作り方

Chatworkでのグループチャットを作成する手順はいたってシンプルで、ボタンひとつで作成画面が表示され、あとは参加者を選択するだけです。

具体的なグループチャット作成の手順についてはこちらをご覧いただくと間違いなく作業できるでしょう。

Chatworkでのグループチャットの作り方はけっして難しものではないですが、、実はグループチャットの作成をする前におこなうべき大事な作業があります。

それは、グループチャットの設計をあらかじめおこなうということです。

しっかりと設計をせずに単純にチームや部署単位でグループを作っただけでは、不要なグループができてしまう、発言しにくいグループが生まれてしまう、参加数が多すぎて未読や確認漏れが増えてしまう、などの問題が生じてしまうからです。

グループチャット作成の注意点

ビジネスシーンにおけるグループチャットの場合、グループの参加メンバーは業務上何らかの目的を持ってコミュニケーションに参加します。

グループごとに役割や目的をそれぞれ設定しておかなければ、方向性や情報が入り乱れてしまいます。

あらかじめグループごとの役ワイヤ目的を決めておくことこそがグループチャットにおいて必要な準備であり、これを組織やチーム単位で構成し落とし込んでいくことが必要なグループチャットの設計ということになります。

必要に応じてグループチャットを作成するにしても、チャットが混乱しないように、チャットが増えすぎないようになど意識して作成するようにしましょう。

グループチャット設計のポイント

グループチャットの設計の基本は、ビジネスコミュニケーションの基本の報連相で考えるとよいでしょう。

さらに全社、部門・チーム単位、部門・チーム間で構成していくとスムーズなグループチャットの設計が可能となります。

報告にあたるグループでは、部門・チームごとに必要な業務報告のグループや、部門・チーム間で組織されたプロジェクト管理用のグループを作成するとよいでしょう。

また、連絡にあたるグループでは全社員向けの共有事項をアナウンスするグループや、部門やチーム単位の勤怠の連絡用グループなどがあげられます。

そして、相談にあたるグループとしては、管理部門や技術部門など専門性の高い他部門の方に気軽に質問ができる質問用グループや、新入社員の方が上司や先輩に気軽に相談できる相談用グループなどが考えられます。

グループチャットが乱立しないように作成ルールを定めたり、使わなくなったグループチャットは定期的に見直し削除するなどの管理をすることも設計し作成したあとも意識しておこなうべきでしょう。

グループチャットを活用している事例

実際にグループチャットの設計を行い、効果的にビジネスチャットを活用している企業をご紹介しましょう。

株式会社アドウェイズ

250名を超えるグループのマネジメントツールとして活用し、業績が右肩上がりに

国内最大級アフィリエイトサービス「JANet」「Smart-C」の運営をはじめ、多彩な事業を展開する広告代理店・株式会社アドウェイズ。

ユニット単位のグループチャットのほか、ユニットをまたぐプロジェクト単位のグループチャット、クライアントごとのグループチャットなど、いろいろなグループでのチャットを作っており、グループの概要や必要な資料をチャット横の概要欄に入力することで、誰が見てもそのグループが何なのかわかるようにしているそうです。

▶︎株式会社アドウェイズChatwork導入事例

株式会社船井総合研究所

個人的な活用が評判を呼び全社導入したことで社内外の課題が一気に解決

100を超える業種・業態に対応し、6,000社強のクライアントを抱える船井総合研究所では、全社でChatworkを導入。

幹部メンバーだけのグループチャットやお客様ごとのグループチャット、プロジェクトごとのグループチャットなど、目的別にグループチャットを作成し、コミュニケーションを整理して見える化しています。

それにより、細かいところまで目が行き届き、課題が顕在化する前に早めに手が打てるようになり、各メンバーが何をしているのかが見えやすく、上長も適切にサポートできるようになり、メンバーも業績が上げやすくなっているそうです。

▶︎株式会社船井総合研究所Chatwork導入事例

トリプルグッドグループ

士業は生き残りをかけてクラウドサービスを研究する段階で、その1つがChatworkです

ワンストップであらゆる専門家のサービスを提供するトリプルグッドグループ。同社は、グループ数が数百を超える見込みだったため、目的のグループチャットをすぐに検索できるように「グループチャットの名前の付け方」を決めました。

たとえば「1課内の連絡」「申告書を作成するための部署横断グループ」など、部署や業務ごとのグループを作成しました。

同時に、 グループチャットの「カテゴリ分け」もおこないました。カテゴリには「業務」「進捗」などがあります。

この結果、すべてのグループチャットの名前は「規則に則ったグループ名/カテゴリ名」の形になっているそうです。

▶︎トリプルグッドグループChatwork導入事例

グループチャットを活用して情報共有を効率化

グループチャットの設計をおこない、効果的に活用することでビジネスコミュニケーションは圧倒的に効率的になります。

しかし、闇雲にグループを乱立してしまったり、ひとつのグループでさまざまな議題をやり取りしていては混乱を招いてしまい返って業務効率が悪化してしまいかねません。

適切なグループチャットの設計をおこない、ビジネスコミュニケーションを効率化させることこそが、本来目指すべき事業の発展拡大に一歩近づくことができるのではないでしょうか。

Chatworkはビジネスチャットとして多くの企業に利用されており、業務効率化や生産性向上、情報共有などのコミュニケーション手段として活用されています。

グループチャット作成機能はもちろん、タスク管理機能やファイル共有機能、Web会議機能も備わっていますので、Chatworkの導入をご検討ください。

Chatworkをもっと知りたい方におすすめの資料

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ビジネスチャットChatworkは、メール、電話、会議・訪問などでおこなわれているコミュニケーションを効率化します。

Chatworkの機能、特徴、料金プランなどを紹介します。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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