グループチャットとは？作り方やメリット、選び方をわかりやすく解説

グループチャットとは、複数人で同時にコミュニケーションをとることができるチャットのことです。

離れた場所にいても、スムーズでスピーディな連携が実現できるため、リモートワークなどの新しい働き方が浸透しつつある昨今、導入する企業が増えています。

本記事では、自社に最適なグループチャットを選ぶ方法やグループチャットを利用するメリット、効果的に活用するポイントをわかりやすく解説します。

グループチャットの選び方や運用・活用方法が知りたい方は、ぜひご参照ください。

グループチャットとは

グループチャットとは、1対1の個人でやり取りするチャットとは異なり、複数人がひとつのグループに集まったチャットのことです。

プライベートで使用するコミュニケーションアプリをイメージするとわかりやすいでしょう。

グループチャットは、離れた場所にいても、まるでその場に集まっているかのように会話を弾ませることができるため、テレワークやリモートワークなどの新しい働き方が浸透しつつある昨今、活用する企業が増えています。

たとえば、チームや部門、またプロジェクト単位などでグループチャットを作成すると、こまめな報連相や勤怠連絡をスムーズに実施できます。

グループチャットを利用するメリットや効果的に活用するポイントなどを詳しく確認していきましょう。

グループチャットを利用するメリット

ビジネスシーンでグループチャットを利用するメリットを紹介します。

グループチャットの活用により、コミュニケーションや業務がどのように変わるのかを確認していきましょう。

メリット（1）：スムーズな情報共有ができる

部署やチームなどの単位でグループチャットを作成することで、スムーズな情報共有が可能になります。

テレワークやリモートワークなどで離れた場所で働いている場合はもちろん、同じオフィスで働いている場合でも、チャットに参加している全員に一括で情報共有ができると、共有漏れや共有の手間が省けるため、効率的です。

また、チャットに記録を残しておくと、後から見返すことができ、言った言わない問題の発生や共有の抜け漏れを防止できるでしょう。

＞言った言わない問題が発生する原因とは？に関する記事はこちら

メリット（2）：気軽なやりとりが実現できる

グループチャットは、メールや電話などの従来のビジネスコミュニケーションと比較して、気軽にやりとりができる点もメリットです。

たとえば、ビジネスメールを送る際に、「お世話になっております。△△株式会社の○○です。」などのビジネスメールの書き方やマナーに縛られすぎてしまい、なかなか本題に入れずに時間がかかってしまうことがあるでしょう。

グループチャットの場合、このようなビジネスメールの定型的な挨拶を省略でき、宛先も「TO」をつけて簡単に指定できます。

マナーを守ってやりとりをすることはもちろん重要ですが、マナーに縛られすぎてしまうと、本題に入るまでに時間がかかってしまい、非効率なやりとりに時間が取られてしまいがちです。

効率的に業務を進めるためにも、グループチャットの活用が便利です。

メリット（3）：社外とのやりとりに活用できる

グループチャットは、社内だけでなく社外とのやりとりにも活用できます。

業務や職種によっては、複数人や複数社とのコミュニケーションが必要になる場面もあるでしょう。

メールや電話の場合、複数人でやりとりをすると、やりとりが前後してしまったり、どこかで情報が抜け落ちてしまったりなどのトラブルが発生しやすいです。

社内外問わずに利用できるグループチャットの場合、複数人・複数社が同時に、同じ情報をみて、やりとりができるため、このようなトラブルを防止でき、円滑なコミュニケーションが実現できるでしょう。

メリット（4）：プロジェクトの進捗管理ができる

グループチャットを活用して、プロジェクトの進捗管理をおこなうこともできます。

たとえば、タスク管理機能をグループチャット内で活用すると、メンバーごとの業務状況や負荷を確認でき、プロジェクト全体の進捗状況を簡単に把握できるでしょう。

また、プロジェクトごとにグループチャットを作成すれば、やりとりの混在を回避でき、前後のやり取りをすぐに確認し直すこともできます。

メリット（5）：絵文字を活用したやりとりができる

絵文字を活用したやりとりができる点も、チャットを活用するメリットのひとつです。

離れた場所で働いていると、顔をあわせて話す機会が減っていき、テキストだけでやり取りをする場面が増えていきます。

テキストだけでやり取りをしていると、堅いやりとりになりやすく、相手がどんな表情で、どんな温度感でコミュニケーションをしているのかがわからず、不安になってしまうこともあるでしょう。

チャットでは、絵文字を活用したやりとりが可能なため、テキストだけのコミュニケーションよりも、気軽で、柔らかい印象のコミュニケーションを実現できます。

絵文字がひとつ入るだけでも、感情がより伝わりやすくなり、離れた場所にいても心理的安全性が高い状態を維持できるでしょう。

また、「承知しました」や「ありがとうございます」などのやり取りを絵文字で端的に伝えることができると、文字でのラリーを削減でき、より効率的なコミュニケーションが可能となります。

＞テレワークでモチベーションが低下する要因とは？に関する記事はこちら

メリット（6）：簡単に使うことができる

グループチャットは、個人間のチャットやプライベートのチャットと似ているシンプルな操作性のため、はじめてビジネスチャットを使う方や、ITリテラシーが低い方でも簡単に使うことができるメリットがあります。

複雑な機能や仕様だと、なかなか日常の業務に浸透せず、使われなくなってしまいがちです。

メールや電話よりも簡単に使うことができるツールだと、社内に浸透しやすいでしょう。

メリット（7）：ミーティングを効率的に進行できる

グループチャットは、ミーティングの効率的な進行・運営にも効果を発揮します。

たとえば、ミーティングの前にアジェンダを送付したり、ミーティング後に議事録を共有したりなど、ミーティング前後のスムーズな情報共有に役立ちます。

また、ミーティング中に話しきれなかった議題について、グループチャットを活用して話し合ったり、ミーティング中に持ち帰りとなった議題をタスクとして管理することも可能です。

議題に関連する人が参加しているグループチャットで情報を共有することで、ミーティングに参加できなかった人も、リアルタイムで情報を入手でき、効率的に業務を遂行できるでしょう。

ビジネス用のグループチャットの選び方

ビジネス用のチャットを選ぶ際に確認しておきたいポイントを4つ紹介します。

チャットをはじめとするツールの導入を検討する際、機能や価格に目が行きがちですが、「自社に最適なツールか」「自社の従業員が使いこなすことができるか」などの観点も検討すべき重要なポイントです。

ビジネス用のチャットを導入することで、自社の業務やコミュニケーションにどのような変化を期待したいのかを考えたうえで、選び方を確認してみてください。

ポイント（1）：機能

ビジネス用のチャットは、チャット以外にもさまざまな機能が搭載されているケースが多いです。

本記事で紹介しているグループチャットの機能や、音声やビデオで通話できる機能、タスクを管理できる機能、ファイルを送受信できる機能など、ビジネスコミュニケーションに役立つさまざまな機能があります。

サービスによって、機能の種類や制限、カスタマイズ性などが異なるため、導入の目的や、従業員が使いこなせるかどうかなどを検討し、自社に最適なサービスを選ぶようにしましょう。

ポイント（2）：操作性

ビジネス用のチャットは、シンプルな機能で簡単に使えるものから、専門的な知識が必要になるカスタマイズ性が高いものまで、幅広い種類が存在します。

機能性やカスタマイズ性が高いものは、使いこなすことができれば、高い業務効率化を期待できますが、使いこなすことができないと、かえって非効率になってしまう可能性もあります。

導入する際は、まず自社の従業員のリテラシーを確認したうえで、業務効率化に役立つサービスを選ぶことが大切です。

ビジネス用のチャットは無料で使いはじめることができるものもあるため、まずは無料版を活用してみて、自社に最適かどうかを確認するのもよいでしょう。

また、導入したあとも、説明会を実施するなどで従業員の使いこなしや活用を後押しし、社内への浸透をはかる取り組みも重要です。

ポイント（3）：セキュリティ

セキュリティも、ビジネスで利用するツールを選ぶうえでは重要な検討ポイントのひとつです。

チャットは、仕事用のPCだけでなく、個人のスマートフォンで使われる機会も多いため、強固なセキュリティが求められます。

たとえば、以下のようなセキュリティ機能が整備されているかは事前に確認しておくとよいでしょう。

ビジネス用チャットのセキュリティについて、より詳しく知りたい方は、下記の記事もあわせてご確認ください。

＞ビジネスチャットのセキュリティとは？に関する記事はこちら

ポイント（4）：互換性

ビジネス用チャットと社内で利用しているほかのツールに互換性があると、より業務効率化をはかることができます。

たとえば、勤怠管理アプリや経費申請アプリと連携させると、チャット上で通知を受け取ることができ、打刻漏れや申請漏れを防止できるでしょう。

複数のツールやサービスを活用していると、使わなくなってしまうものがあったり、情報を見落としてしまったりなど、効率化をはかるはずが、かえって非効率になってしまう可能性もあります。

互換性があるツールを選び、活用することで、それぞれの機能を活用でき、業務効率化を図ることができます。

チャットを選ぶ際のひとつの観点としてもっておくとよいでしょう。

＞Chatworkと連携できるサービス一覧はこちら

Chatworkでグループチャットを作る方法

ビジネスチャット「Chatwork」でグループチャットを作成する方法を簡単に解説します。

グループチャットを作成する手順はいたってシンプルです。

「グループチャットを新規作成」のボタンを押し、チャット名・アイコンを設定し、メンバーを追加することで、グループチャットを開始できます。

グループチャット自体は簡単に作成できますが、目的や用途を決めずに作成してしまうと、不要なグループが乱立してしまい、未読や確認漏れなどの問題が生じてしまう恐れもあります。

グループチャットを作成する際は、目的や用途、メンバーを精査したうえで、必要な物のみを作成するようにしましょう。

Chatworkのグループチャットの作成方法や活用方法について、より詳しく知りたい方は、下記の記事をあわせてご参照ください。

＞Chatworkでグループチャットを作成する方法とは？に関する記事はこちら

グループチャットを作成する際の注意点

グループチャットを効率的に運用するためには、チャットごとの役割や目的をあらかじめ設定しておくことが重要です。

役割を決めずにグループチャットを作成してしまうと、同じようなチャットや、なにを目的として作られたのか分からないようなチャットが増えてしまい、情報が入り乱れてしまう恐れがあります。

また、目的を決めずに作成してしまうと、仕事の話と雑談が混在してしまったり、情報量が多すぎて、重要な情報を見逃してしまったりする可能性もあります。

そのため、グループチャットを作成する際は、あらかじめチャットの役割や目的を決め、参加メンバーに共有をするようにしましょう。

途中から参加したメンバーにもグループチャットの役割や目的が伝わるように、概要欄を活用することもおすすめです。

＞ビジネスチャットの概要欄の使い方に関する記事はこちら

グループチャットを効果的に活用する方法

最後にグループチャットを効果的に活用するためにおさえておきたいポイントを5つ紹介します。

グループチャットは、便利に気軽に活用できる一方で、適切なルールやマニュアルを定めておかないと、仕事とプライベートのメリハリがつきづらくなってしまう恐れもあります。

適切な使い方で業務効率化を目指すためにも、グループチャットを効果的に活用する方法を確認していきましょう。

ポイント（1）：目的や役割を明確にする

前述した通り、グループチャットを作成する際は、チャットの目的や役割を明確にしておくようにしましょう。

目的や役割を定めずにグループチャットを作成してしまうと、同じようなチャットや用途が不明なチャットが増えてしまい、管理が行き届かなくなってしまいます。

また、同じようなチャットが増えてしまうと、どのチャットで連絡をしていいかわからず、円滑なコミュニケーションを阻害してしまう恐れもあります。

グループチャットを作成する際は、あらかじめチャットの目的や役割を整理し、不要なチャットを作成しないように注意しましょう。

ポイント（2）：使い方のルールやマニュアルを定める

グループチャットを作成する際は、使い方のルールやマニュアルを定めておくことも大切です。

チャットは、メールや電話などのコミュニケーション方法よりも、気軽でスピーディなコミュニケーションが実現できる点がメリットですが、業務時間外や休日にもメッセージを送りやすいというデメリットもあります。

また、短文を頻繁に送ったり、絵文字を連続して送ったりなど、プライベートのコミュニケーションツールのように使ってしまうケースもあります。

このような使い方をしてしまうと、仕事とプライベートの境目が曖昧になり、「チャット疲れ」を感じる人が出てくる恐れがあります。

グループチャットを適切に運用するためにも、あらかじめルールを定めておくようにしましょう。

定めておくべきルールの観点をいくつか紹介します。

グループチャットに参加する全員が、快適なコミュニケーションを実現するためにも、適切なルールの設定が重要です。

＞チャット疲れの原因とは？に関する記事はこちら

ポイント（3）：宛先指定を活用する

メッセージの確認漏れや見落としを防ぐためにも、「TO」などの宛先機能を活用しましょう。

グループチャットは、複数人で同時にやりとりができるメリットがある一方で、自分宛てのメッセージなのかが判断できず、返信が必要なメッセージを見落としてしまったり、確認が必要な情報を確認しなかったりするトラブルも生じやすいです。

このようなトラブルの発生を防ぐためにも、返信や確認が必要なメッセージには、必ず宛先を指定するようにしましょう。

宛先を指定することで、だれ宛てのメッセージなのかが一目でわかり、情報の見落としを防止できます。

＞Chatworkの宛先を活用する方法に関する記事はこちら

ポイント（4）：絵文字を活用する

絵文字は、テキストだけでは伝わりづらい感情を表現できることに加えて、テキストでのラリーを削減できるメリットもあります。

「承知しました」や「ありがとうございます」などと毎回返信する対応は、丁寧ではありますが、やり取りのラリーが増えてしまい、確認の時間がかかってしまうなどのデメリットがあります。

また、グループチャットで、「承知しました」「ありがとうございます」などのメッセージを参加者全員が送ってしまうと、メッセージ量が増えてしまい、元のメッセージが見つからず、情報が流れてしまう場合もあります。

やり取りのラリーや確認の時間を減らすためにも、グループチャットでは、適切に絵文字を活用するようにしましょう。

ポイント（5）：通知の設定・管理をおこなう

前述した通り、チャットは、気軽に送ることができる一方で、仕事とプライベートの区切りが付かなくなってしまうケースも散見されます。

オンオフのメリハリをつけて、業務の効率化を目指すためにも、業務時間外や休日は、チャットの通知を切るようにしましょう。

サービスによって機能は異なりますが、チャットごとに通知のオンオフや、通知を受け取る時間帯を決めることができるものもあります。

チャットの利用ルールとして、メッセージを送信できる時間帯を定めておく前提を設けたうえで、自分自身でも通知の設定や管理をおこない、オンオフのメリハリをつけるようにしましょう。

＞Chatworkで通知の設定をする方法に関する記事はこちら

グループチャットなら「Chatwork」

グループチャットを効果的に活用することで、コミュニケーションにかかるコストを削減でき、業務の効率化をはかることができます。

しかし、目的や役割を決めずにグループチャットを作成してしまったり、ルールを整備せずに運用を開始してしまったりすると、かえって非効率になってしまう恐れもあるため、注意が必要です。

本記事で紹介した活用のポイントや注意点を確認し、業務効率化に役立つグループチャットの運用を目指しましょう。

ビジネスチャット「Chatwork」は、シンプルな操作性で、はじめてビジネスチャットを使う方や、ITやシステムが苦手な方でも使いやすいビジネスチャットです。

無料で使いはじめることができるので、まずは無料版を導入してみて、コミュニケーションや業務がどのように変化するか確認することもできます。

使いこなしをサポートするコンテンツも幅広くご用意しているので、ぜひ参考にして「Chatwork」をご活用ください。

＞Chatworkとは？をまず知りたい方はこちら

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