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オンラインコミュニケーションの課題とは？解決方法やコミュニケーションの種類を解説
目次
テレワークや在宅勤務の拡大、遠隔地とのやりとりなどで、オンラインコミュニケーションの機会が増えてきたことでしょう。
しかし、オンラインのコミュニケーションがうまくできなく難しいと感じることもあるかもしれません。
オンラインコミュニケーションを適切におこなうために、オンラインコミュニケーションの問題点と解決策を確認していきましょう。
オンラインコミュニケーションの種類
オンラインのコミュニケーションは、大きく下記の3つにわけることができます。
- テキストコミュニケーション
- ボイスコミュニケーション
- ビデオコミュニケーション
それぞれのコミュニケーション方法の特徴を知っておくと、適切な使い分けができるようになり、円滑なコミュニケーションが実現できるようになるでしょう。
3つのコミュニケーション方法の特徴を解説します。
テキストコミュニケーション
テキストコミュニケーションは、メールやチャットのような文章でやりとりをするコミュニケーションです。
手軽で取り入れやすい、非同期型でお互いの仕事を中断させる必要がないといったメリットがあります。
社内、あるいは社外との連絡ツールとしてはメールが主流でしたが、ビジネスチャットや社内SNSを導入する企業も増えてきました。
同じようなツールを取り入れている企業同士であれば、社外とのやりとりもチャットでおこなうことができます。
いずれも、やりとりをしたい人、あるいは内容を知ってもらいたい人に向けて一斉にメッセージを送れるのが特徴です。
文章として内容を残せるため、「言った」「言わなかった」というような連絡ミスやトラブルも防ぐことができます。
ボイスコミュニケーション
ボイスコミュニケーションとは、声によるコミュニケーションです。
電話のほか、アプリを使用した通話が挙げられます。
ビジネスシーンでは電話を使ったやりとりも多いため、使い方に慣れている人が多い点がメリットといえるでしょう。
緊急性が高い連絡や文章では伝えにくい内容の場合は、直接会話するボイスコミュニケーションが適しています。
ビデオコミュニケーション
ビデオコミュニケーションは、ビデオ電話のほか、システムやアプリを利用してWeb会議など音声と動画でコミュニケーションを取る方法です。
1対1でのやりとりのほか、会議のようにして複数人でコミュニケーションを取ることができます。
カメラを使ってお互いに顔を見ながら話すことができるため、テキストや声だけのやり取りと比べてお互いの表情や状況がわかりやすいのが特徴です。
遠隔の相手との会議やオンライン面接、リモート面接などの手段としても利用されるようになっています。
オンラインコミュニケーションの問題点・課題
ここまでオンラインコミュニケーションの種類とそれぞれの特徴を確認してきました。
ここからは、オンラインコミュニケーションで陥りやすい問題点や課題について確認していきましょう。
- 自己開示が難しい
- テキストで表現するのが難しい
- 対面との違いを埋めるのが難しい
陥りやすい問題点や課題を知っておくことで、事前の対策や予防策を打つことができるようになります。
3つの問題点・課題を確認していきましょう。
問題点・課題（1）：自己開示が難しい
コミュニケーションをする際は、相手の表情やしぐさな、声の質や大きさ、口調などからも印象を受けるもので、これらの情報をもとに判断する部分があります。
しかし、オンラインコミュニケーションではそのすべてを判断することは難しく、テキストコミュニケーションの場合はできないともいえます。
同じ部署やチームで顔見知りならまだしも、社員数の多い企業では同じ会社の社員であっても顔を合わせたことがなく、オンライン上で初めてやりとりをするケースもあるので、相手の印象や雰囲気をつかみにくいということでコミュニケーションしにくく感じてしまいます。
相手がどのような人かわからないため、自己開示をためらってしまい気軽にコミュニケーションが取れなくなってしまいます。
コミュニケーションは相手との信頼関係や関係性によって異なる部分があるので、相手の人物像がわからない、相手も自分の人物像を把握できない、という状態では適切なコミュニケーションを取るのは難しいでしょう。
問題点・課題（2）：オンラインコミュニケーションの問題点・課題：テキスト表現
テキストは文字で内容を残すことで、情報共有の確認漏れなどのミスを防ぐことができますが、、微妙なニュアンスを伝えるのは難しい部分があります。
たとえば、オフィス内の会話では「あれ」や「これ」で伝わっていたことも、テキストでは伝わりませんし、誤解を生むかもしれません。
また、対面での会話のように、相手の雰囲気や状況から内容を読み取るのが難しく感情を伝えるのも難しいでしょう。
曖昧な言葉では伝わらなかったり、相手に誤解を与えたりしてしまうため、しっかり説明しようとした結果、長文になってしまい、相手にメッセージを送るだけでも時間を消費してしまうことになるでしょう。
また、テキストだけにコミュニケーションが偏ってしまうと、相手に冷たい印象や強い印象などを受け手によっては感じてしまうこともあり、テキストだけでは的確に内容や思いを伝えにくいということがあるでしょう。
問題点・課題（3）：対面とは違う難しさ
Web会議は、音声と動画でよりリアルに近いやりとりにはなりますが、それでも直接対面することとは大きな差があり、使いづらさを感じてしまうことも少なくありません。
Web会議の場合は、インターネット環境や使用しているデバイス、周囲の状況なども影響してきますし、相手の顔は見えても動作がわかりにくい、声の調整が難しいといった面もあります。
参加者全員に聞こえるように大きな声で話すと威圧的になってしまうこともあるでしょう。
会議中のやり取りによるすれ違いはリアルでも起こることですが、オンラインだと会議後すぐに相手と会話してリカバリーすることも難しいです。
リアルとの違いをどのようにして埋めるかがWeb会議の難しいところといえます。
オンラインコミュニケーションの問題の解決策
上述した通り、オンラインコミュニケーションには陥りやすい課題や問題点が存在します。
しかし、昨今の働き方の選択肢が増えているなかで、オンラインコミュニケーションの活性化は、企業が積極的に取り組みたい施策のひとつです。
少しの工夫で課題や問題点を解消することができるので、ぜひ取り組みやすいものから、取り組みを開始してみてはいかがでしょうか。
今回は、テキストコミュニケーション・ビデオ会議のコミュニケーションの問題の解決方法を紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。
テキストコミュニケーションの場合
テキストコミュニケーションの問題は、前述したように冷たい印象や強い印象になりやすいことです。
相手が誤解したままだと、その後の関係性にも、しこりが残りコミュニケーションをとって進める仕事にも影響が出てくるかもしれません。
テキストコミュニケーションで相手にやわらかい印象を与えるためには、適度に絵文字やスタンプを使うのが効果的です。
相手の感情が伝わりやすい絵文字なら、コミュニケーションでのすれ違いや誤解を避けることができます。
絵文字を活用すれば、よい意味でビジネス的でなくやわらかいものになるのではないでしょうか。
ビジネスチャット「Chatwork」には、メッセージに対して「リアクション」という絵文字で反応示すことができる機能が搭載されています。
ぜひテキストコミュニケーションの活性化にご活用ください。
ビデオ会議のコミュニケーションの場合
ビデオ会議では、お互いの顔がズームされることから、リアルでの会議よりも相手の表情が目立ちます。
そのため、無表情は悪目立ちし、会議中の相手によい印象を与えません。
笑顔を心がけるなど、表情を意識することも大切です。
また、リアルと違いその場の空気を読み取ることが難しくなるため、淡々と話すのはオンライン上では効果的ではありません。
リアルのように伝わりにくいからこそ、大事な会議ほど感情をこめて話すよう心がける必要があるでしょう。
会議の中のフォローや、お互いが自由に意見を述べられるようにするためにも、雑談の時間も設けておくといいでしょう。
雑談の時間があることで、会議中の誤解やすれ違いなどのリカバリーに役立ちます。
オンラインコミュニケーションにはChatworkを活用しよう
オンラインコミュニケーションは便利ですが課題もあり、重要なのは、課題を克服できるような機能をもったツールを選び、うまく活用することです。
オンライン上でも円滑なコミュニケーションを実現したいなら、Chatworkを利用してみてはいかがでしょうか。
Chatworkなら、絵文字で感情が伝えられるチャット機能やビデオ通話機能に加え、タスク管理、ファイル管理などの機能も搭載されています。
気軽な社内のコミュニケーションから会議、社外とのやりとりまで、Chatworkならひとつでオンライン上のコミュニケーションを担うことが可能です。
オンラインコミュニケーションの導入や課題解決に是非、Chatworkをご活用ください。
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