グループメールとは?メリットやより効果的な情報共有方法を解説

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グループメールとは?メリットやより効果的な情報共有方法を解説

目次

グループ内で円滑なコミュニケーションを図れるグループメールは、ビジネスの場でとても便利なツールです。

しかし、グループメールには差出人がわかりにくい、使い方を間違えると情報漏洩の恐れがあるなどのデメリットもあります。

グループメールのメリットとデメリットを踏まえたうえでグループメールに代わるコミュニケーションツール、円滑な情報共有方法手段として有効なビジネスチャットについて解説します。

グループメールとは

グループメールは、グループごとにメールの送受信を管理できるコミュニケーションツールです。

担当のチームや部署などで特定のグループをつくれば、そのグループごとにメールを共有できます。

一般的なメールでもCCやBCCを使えば特定のグループにメールを送れますが、あくまで1対1のやりとりしかできません。

そのため、グループ内のやりとりを共有しづらく、グループメールに比べると圧倒的に使い勝手が悪いのです。

有名なグループメールには、Googleの「Googleグループ」、サイボウズの「メールワイズ」などがあります。

グループメールのメリット

一般的なメールに比べて、グループメールにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

グループメールのメリットを理解して適切な使用や代替手段としてビジネスチャットの方が効果的かどうかの検討材料にしましょう。

グループ内の情報共有がスムーズ

グループメールはひとつのメールをグループ内で共有するもので、その返信も共有できます。

そのため、グループ内で情報共有がスムーズにおこなえます。

一般的なメールでも、メーリングリストを使えばグループ単位でメールを送ることは可能です。

しかし、他のメールも混ざってしまうため、グループ内の話の流れがわかりにくく、メールの行き違いや会話の混乱が起こりやすいので注意しましょう。

一方、グループメールなら、グループ内の情報のやりとりが一目瞭然です。

誰がどのような返信をしたのか、話の流れがどうなっているかがわかりやすいので、グループ内の情報共有がスムーズにおこなえるでしょう。

通常のメールよりも機能が豊富

グループメールには一般的なメールよりも豊富な機能が備わっています。

例えば、送信したメールを読んだかどうかの既読情報を確認できる機能、返信や回答内容を一覧で確認できる機能などです。

他にも、ファイル共有機能やタスク管理機能などがあります。

グループ内でファイルを共有し、割り当てたタスクの進捗状況を確認することもできるため、仕事がしやすくなるでしょう。

グループ内で活発に意見を交わせる

一般的なメールは1対1のコミュニケーションしかできませんが、グループメールはグループメンバー全員が意見を交わせるツールです。

そのため、グループ内で意見を活発に交わせるというメリットがあります。

担当部署でグループメールを使えば、担当内の問題点に対する意見をまとめたり、新商品のアイデアを出し合ったりすることが可能です。

会議をして集まって決めるほどではない議論や意見の集約を手軽におこなえるため、仕事の生産性が上がるでしょう。

グループメールのデメリット

グループメールには多くのメリットがありますが、いくつかのデメリットもあります。

グループメールのデメリットを把握することで、利用の仕方や代替手段を選ぶ際のポイントなどを考えていきましょう。

情報漏洩などのセキュリティリスクがある

もっとも大きなデメリットは、情報漏洩などのセキュリティリスクがあるという点です。

グループをつくるときに誤ったメールアドレスを設定してしまうと、無関係の人に情報を誤送信することになるので、メールアドレスの設定は慎重におこないましょう。

また、無料で使えるグループメールは便利な反面、セキュリティ面に不安が残ります。

企業内でグループメールを使う場合は、セキュリティ面も考えて有料サービスを利用した方がいいでしょう。

差出人がわからない

グループメールの大きなデメリットに、メールの差出人がわからないということがあげられます。

無料のグループメール機能を使うと、初期設定のままでは差出人の名前が表記されません。

差出人がわからなければ、誰の発言かわかりませんから、議論がしにくいでしょう。

設定すれば表示されるようになりますが、若干使い勝手が悪くなりやすいので、差出人が初期設定で表示されないグループメールを使う場合は、注意してください。

グループメールよりも効果的なのがビジネスチャット

グループメールを使えばグループ内での情報共有が容易ですが、さらに効率のよい新しい方法にビジネスチャットがあります。

ビジネスチャットは、グループ内でメッセージを簡潔にやり取りできるツールです。

ビジネス版のチャットツールというイメージで、職場内で情報共有をしやすいようにファイル共有やタスク管理などの機能も使えます。

また、セキュリティ機能も強化されているので、安心して利用できるでしょう。

通常のメールやグループメールよりも情報共有を円滑化できる、ビジネスチャットのメリットについてご説明します。

スピード感のある簡潔なコミュニケーションが可能

ビジネスチャットでは、メールのように堅苦しく件名や本文を入力する必要がないので、よりコミュニケーションがとりやすくなっています。

メッセージが即時にグループ内に届くため、リアルタイムに情報共有ができます。

また、スマートフォンにも対応しているので、外出先から社内のメンバーに連絡することも可能です。

ファイル共有やタスク管理などの機能も充実

ビジネスチャットは、ビジネスに役立つファイル共有やタスク管理などの機能が充実しています。

プロジェクトごとや担当ごとのグループ内で共有したい情報をチャットグループ内で共有すれば、効率よく情報共有ができます。

作成した資料を上司や同僚に確認してもらいたいとき、必要な資料をグループ内に展開したいときなどに便利です。

タスク管理機能を使えば、タスクの割り当てや進捗状況をグループ内で共有できます。

このように、ビジネスに必要な機能がセットになっているので、上手に使えば仕事の効率を上げることができます。

手軽にWeb会議ができる

ビジネスチャットには、Web会議の機能も備わっているので、リアルタイムのチャットで会議をしたいメンバーを簡単に募り、通話会議やビデオ会議をすぐに開始できます。

インターネット回線がつながっていればどこからでも、社内外のメンバーとコミュニケーションを取れます。

セキュリティ機能が強化されている

ビジネスチャットはビジネスに特化したコミュニケーションツールなので、セキュリティ面でも万全な機能が備わっています。

管理者用のアカウントによりチャットログやメンバー管理ができるので、情報漏洩などがないか監視することも可能です。

また、グループメールのように単に宛先にメールアドレスを入力する必要もなく、送信取り消しや編集も可能なので誤送信を防げるでしょう。

ビジネスチャットを選ぶならChatwork

グループメールより一歩進んだ企業内の情報共有ツールとして利用が増えているビジネスチャットの中で、Chatworkはシンプルで誰でもわかりやすいデザインが特徴的なチャットツールです。

チャット機能に加えて、タスク管理、ファイル管理、ビデオ/音声通話の機能が標準装備されており、スマートフォンなどのモバイル対応や多言語対応、アプリケーション連携などにも対応しています。

グループメールを利用しているが新たな手段を探している、併用できる別のツールを探しているのであれば、Chatworkのご利用をご検討ください。


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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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