メーリングリストはもう古い?メーリングリストより効率的な連絡手段を紹介

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ビジネスのIT化が進んでいる現代、社内コミュニケーションの手段も、メモや回覧板といったアナログツールではなく、インターネットを介したEメールを用いるのが主流となっています。

なかでもメーリングリストは、情報共有にかかる手間と時間を省ける便利なツールとして人気を集めましたが、メーリングリストならではの課題や問題もあり、Eメール自体の代替手段を模索する企業も増えてきています。

企業でメーリングリストを利用する場合の問題点と、メーリングリストに代わる効率的で安全な連絡手段についての情報を紹介します。

メーリングリストとは?

メーリングリストとは、複数の宛先に対して同じ内容のメールを一斉送信できるシステムのことです。

通常のメールは、To(宛先)に入力されたアドレスに対し、直接メールを送信する仕組みになっています。 そのため、複数人に同じメールを送る場合、宛先にすべてのメールアドレスを入力しなければならず、手間と時間がかかるところが難点でした。

ですが、メーリングリストであれば、同じメーリングリストに登録されている宛先すべてにメールを送ることができます。

個人のアドレスを入力する手間が省かれるため、企業では同じ部署やプロジェクトチーム間の情報共有ツールとして役立てられています。

リストは1つだけでなく、複数作成することもできるため、部署やチームごとに専用のリストを設けて使い分けている企業も多いようです。
メーリングリストへの登録は随時行えるため、新入社員が入ってきたときや、プロジェクトチームに新たな人材が加わったときなどに追加対応する必要があります。

メーリングリストの課題と問題点

社員同士の情報共有に便利なメーリングリストですが、企業の業務に活用する場合、いくつかの課題や問題点があります。

メーリングリストの管理が難しい

メーリングリストは、社員の人数が多いほど導入効果の高いツールですが、その反面、管理が難しくなるというデメリットを抱えています。

社員の数が多くなると、メーリングリストの登録数が増えるのはもちろん、部署やチームごとにリストを分けて分割管理する必要があります。
数が増えることにより、どのリストに誰が入っているのかわかりにくくなり、いちいちリストの登録状況を確認しなくてはなりません。

また、退職者をリストから外すには、指定の方法で削除する必要があったり、使われないリストもできてしまったりなど、管理が大変になってしまう場合があります。
管理がずさんになったり削除手続きを忘れたままメーリングリストを使い続けると、情報漏洩などセキュリティリスクにつながってしまいます。

迷惑メールフィルタに引っかかる

多くのメールサービスには、迷惑メールを防止するための「迷惑メールフィルタ」や「なりすまし防止」などの機能が搭載されています。

迷惑メールフィルタやなりすまし防止機能がONになっていると、メーリングリストのメールが迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうことがあります。

多数のユーザーは迷惑メールフォルダの中身までチェックしないので、メールに気付かず、いつの間にか迷惑メールとして削除されてしまう可能性があります。

メールは相手が開封したかどうか確認できないため、送信側・受信側ともにメーリングリストのメールが届いていないことに気付かないこともあります。

誤送信のリスクがある

メールの誤送信はよくあるミスのひとつですが、メーリングリストは多数の人が関わっているぶん、誤送信が大きなトラブルに発展する可能性があります。

メーリングリストの誤送信パターンは大きくふたつあります。

まずひとつ目は、「個人宛のメールを誤ってメーリングリストで送信してしまった」というケースです。
個人宛のメールには、ごく個人的な内容が含まれている場合も多く、メーリングリストで多数の人間に配信されてしまうと、プライバシーの侵害になるおそれがあります。

ふたつ目のケースは、「メーリングリストに無関係のメールアドレスを追加し、第三者に情報が漏洩してしまった」というケースです。
メールの誤送信やメールからの情報漏洩が起きてしまうと、企業の信頼を失うことや責任問題になるのは当然として、場合によっては損害賠償や事件への発展などのリスクも伴うものになります。

誤送信は日常的に起こり得るミスです。メーリングリストを使用している以上、リスクをゼロにするのは難しいといえるでしょう。

メーリングリストからの脱却にはビジネスチャットがおすすめ

近年は管理の難しさやセキュリティ面の不安から、メーリングリストからの脱却を検討する企業が増えています。

メールからの移行におすすめなのは、ビジネスチャットです。

ビジネスチャットもメーリングリスト同様、あらかじめ登録されたメンバー同士でコミュニケーションを取れる情報共有ツールの一種ですが、メーリングリストと比べると以下のようなメリットがあります。

リアルタイムにコミュニケーションを取れる

メーリングリストは登録したメンバー宛にメールを一斉送信できますが、そのメールに返信するには、別途新しいメールを作成し、送信しなければなりません。

一方、ビジネスチャットは通常のチャットツール同様、リアルタイムにメッセージをやり取りできるので、手軽にコミュニケーションを取れます。

もちろん、メッセージはチャットツール内でダイレクトにやり取りされるので、迷惑メールフィルタに引っかかってメッセージが届かなかった、などという心配もありませんし、メッセージを見たかどうかの確認もしやすいという面があります。

また、やり取りをログとして残しておけるので情報を探すのも簡単です。

管理が容易で安全に利用できる

法人向けのビジネスチャットはセキュリティ性が高く、登録するアカウントに制限をかけたり、通信内容を暗号化したりすることができます。

また、アカウント管理も容易で、グループの一覧確認や退職者のアカウント削除などを手軽に行えるため、情報漏洩や誤送信のリスクを低減できます。

社内の情報共有にはChatworkがおすすめ!

メーリングリストは、あらかじめ登録したメンバー宛にメールを一斉送信できるところが特徴ですが、アカウントの管理が難しい、迷惑メールフィルタに引っかかる、誤送信リスクがあるなど、さまざまな問題を抱えています。

とくにアカウント管理や誤送信の問題は、社外への情報漏洩につながるおそれがあり、社内のコミュニケーションツールにメーリングリストを利用するのはリスクがあります。

メーリングリストの代替となる情報共有ツールをお探しの方は、Chatworkのご利用をご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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