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業務時間外の電話が問題になる理由と企業ができる業務時間外の連絡対策
目次
社員が仕事のモチベーションを維持しながら働くには、仕事とプライベートを区別して、できる限り定時で帰れる社内環境をつくる必要があります。
また、業務時間外に電話やメールなどの連絡対応に追われてしまうと、業務効率が下がり、社員の過労につながりやすくなります。
業務時間外の電話や連絡が問題になる理由と業務時間外の連絡を防止する対策を解説します。
業務時間外の電話や連絡が問題になる理由
本来は業務の電話やメールの対応は営業時間内に実施するものですので、業務時間外に連絡をすることは基本的には避けるべきです。
- 出勤してから始業までの時間、退勤後
- 昼休憩などの規定の休憩時間
- 定時以降の時間
- 休日
以上の日時は緊急時や繁忙期を除き、対応しなければいけない決まりは本来なく、勤務時間外は労働義務の対象外になるので違法ともいえます。
業務時間外に連絡対応することが当たり前になってしまうと、業務時間外労働で賃金が発生しないにもかかわらず、社員が労働をしてしまう可能性もあげられます。
業務に集中できなくなり残業時間が増えることや、心や体への負荷がかかり過労につながるなど、さまざまな問題や悪影響につながることも業務時間外の電話や連絡をしてはいけない理由に当てはまるでしょう。
業務時間外の電話や連絡による悪影響
業務時間外の電話や連絡が続くと、社員は「ストレス」を感じてしまいます。
業務時間外の連絡で、具体的にどんな悪影響が考えられるのか見ていきましょう。
残業時間が増える
営業時間が終了したあとに連絡の対応を迫られると、電話やメールの返信に仕事の時間が奪われてしまいます。
連絡対応にかかる時間に加えて、定時後の時間は体力や気力が限界に近づいている場合も多く、さらに残業時間が増える懸念もあるでしょう。
業務時間外の連絡が続く悪影響には、社員の残業時間が増えてしまい、結果的に企業と社員の両方に負担がかかる原因につながるので改善が必要です。
作業効率や生産性が低下する
業務時間外の電話やメールの返信が繰り返されると、必然的に業務が止まってしまい、作業に集中できなくなります。
注意力がなくなると仕事でのミスやトラブルが起きやすくなり、業務の処理に時間がかかるため、予定どおりに作業が終えられない可能性が出てくるのです。
取引先や先方との作業を円滑に進めるつもりが、返って全体的な作業効率が落ちてしまい、仕事の生産性が落ちる悪影響につながります。
心や体に負荷がかかり過労になりやすくなる
業務時間外の対応が重なると、社員は仕事と連絡対応の両方に追われてしまい、仕事に強いストレスを感じやすくなります。
働きすぎると過労につながり、心の病気や健康被害が出てしまう懸念もあるため、企業側からできる限り負担を減らす取り組みを実施する必要があるのです。
業務時間外の悪影響から休職や退職に追い込まれると、社員の復職などが困難になり、企業側も業務がまわらない状況が生まれてしまうため、事前に対策に取り組む必要があります。
プライベートと仕事の区別がつかない
退勤後や休日に、社員の携帯に連絡が届いて対応を求められる状況は、企業側から働きかけてなくすことが大切です。
とくに、在宅ワークを導入している企業は、仕事とプライベートの時間が曖昧になりやすいため、事前に連絡ツールの運用方法やルールを決めておく必要があります。
業務時間外の対応をなくすことで、社員の仕事とプライベートの時間がわけられるので、悪影響から社員の身を守る取り組みにつながるのです。
業務時間外対応の強要はパワハラになる
上司から部下に対して、業務時間外に電話やメールの対応を催促することも問題になります。
退勤後や休日などに、連絡の対応を強制させる行為はハラスメントにつながり、社員が仕事を続けられない原因になる可能性もあるのです。
基本的には業務時間外の対応はさせないことが重要になるので、企業側から管理職や指導にあたる社員に教育を設けることも、業務時間外対応の悪影響を減らす取り組みにつながります。
業務時間外の電話や連絡がどうしても必要なときは？
基本的には業務時間外の連絡は避けたいところですが、緊急時や繁忙期など、どうしても連絡しなければいけないときの対応方法は、どうすればよいのでしょうか。
取引先や先方に、業務時間外に電話やメールの連絡をする際は、先に必ずお詫びの言葉を添えておき、相手に配慮する気持ちを伝えましょう。
できる限り要件は簡潔にまとめておき、相手の時間を奪わないように工夫します。
ただ、基本的に業務時間外の連絡は、お互いにとってよくない影響を与える可能性があるので、緊急時以外の連絡は控えておくのが無難です。
また、緊急性が高い場合は、このように連絡するなどあらかじめ取り決めをしておけば、受け手も緊急な要件とわかるのでスムーズに連絡がつく場合もあるので、事前にルールを決めておくこともいいかもしれません。
業務時間外の電話や連絡への対策や改善方法
業務時間外の電話や連絡対応への対策や改善をおこない、社員が連絡対応に感じるストレスを緩和や課題解決につなげましょう。
企業体制を見直して業務時間外の対応をやめる
企業側や管理職が業務の工程を見直すことで、業務時間外の対応を減らす取り組みが実践しやすくなります。
業務全体の効率化が図れると、残業時間や仕事のミスやトラブルが減るため、働く時間や連絡対応にかかる時間を削減できるのです。
仕事の流れがスムーズになると、業務時間外の連絡回数が減らせる対策になるだけでなく、長時間労働の予防にもつながります。
また、業務時間外に連絡する際は緊急事態を除き控えるべきですが、業務時間外に連絡をする場合は、相手の対応を求めないような配慮も必要です。
業務時間外の電話は自動アナウンスを設定
仕事内容によっては難しいかもしれませんが、時間外アナウンスのサービスを利用すると、指定の時間に録音した音声内容を流せます。
音声のテンプレートから選ぶ方法、または自社で考えた文面を音声にすることも可能です。
時間外アナウンスを設定することで、お客さまから電話があった場合も、営業時間が終了したことや営業日時の内容を伝えつつ、業務時間外の連絡対応を減らす対策につなげられます。
取引先や先方に営業時間のみの対応だと伝える
仕事で関わる取引先や先方には「電話やメールの対応は営業時間終了後、翌日や営業日の対応になる」と伝えることで、仕事の線引きができます。
企業全体の方針として決まっていると伝えれば、基本的に角を立てずに取引先や先方の理解が得られるでしょう。
残業時間に仕事を集中して終わらせる環境が整い、心の負担が減らせて業務時間外の対応に労力をかけさせない対策につながります。
ノー残業デーの実施
業務時間外の連絡をなくす取り組みが難しい場合は、定時での退社を推奨する曜日や日程をつくり、業務時間外の電話やメールなどの連絡対応を避ける改善方法もあります。
ノー残業デーの日に合わせて仕事の進行を調整しやすくなるので、社員がプライベートの予定を入れて休息できる時間を確保しやすくなるのです。
業務時間外の連絡対応が減らせる日を設けることで、社員が仕事の対応に感じる心の負担を減らし、心身を回復できる取り組みにつながるでしょう。
業務時間外の電話や連絡対応の対策にChatwork
業務時間外の電話やメールなどが問題になる理由とは、連絡の対応が重なると社員の過労につながり、仕事にも悪影響が出やすくなることがあげられます。
本来は業務時間外に連絡対応することは、基本的に避けるのが無難です。
業務時間外の連絡対策としては企業体制の見直しを始め、業務時間外の対応は自動アナウンスを設定、取引先や先方に営業時間の対応のみだと伝えること、ノー残業デーの実施で業務時間外に対応する日数を減らす取り組みなどがあげられます。
ほかにも、連絡対策の方法には、ビジネスチャットを使って仕事とプライベートの連絡手段をわけて、業務時間外の連絡対応をさせない対策があるでしょう。
「Chatwork」では、仕事の連絡を効率化できるチャットやビデオ通話のサービスを提供しているので、業務時間外の連絡対策だけでなく社内のコミュニケーション手段の見直しなどにも活用できます。
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