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ビジネスメールは夜何時まで？深夜に仕事のメールを送る際の注意点
目次
社内や取引先との連絡に欠かせないメールですが、夜何時まで送るのが適切であるか悩まれている方も多いのではないでしょうか。
時間帯によっては、相手に迷惑をかけてしまったり、ビジネス上トラブルを引き起こしたりすることもあるため、ビジネスネールを送る時間や深夜に送る際は注意が必要です。
しかし、深夜にビジネスメールを送らざるを得ない状況も発生することもあるでしょう。
ビジネスメールは夜何時までなら送っても問題がないか、深夜に仕事のメールを送信する必要がある場合はどうすればいいか、把握しておきましょう。
ビジネスメールは夜何時までに送るべきか
基本的に、ビジネスメールは、終業時間を過ぎたあとに送信しないほうがいいでしょう。
それでも、夜中にメールを送る必要がある場合には、夜9時までに終わらせることを推奨します。
しかし、「夜何時までに送るべき」と厳密に決められているわけではないため、取引先との関係性や、仕事内容に応じてメールを送るようにしましょう。
また、送った後でこちらがすぐに対応できないような時間であれば、送信を控えたほうがいい場合もあるので、相手とこちらの状況も考慮しましょう。
緊急性をともなう場合のみ可
急に仕事に進展が起きたり、仕事のトラブルが発生した場合などは時間に関係なく、メールを送らないといけないシーンもあるでしょう。
お互いにとって緊急性の高い場面では、深夜にメールを送っても失礼に当たらない場合もあります。
ただし、緊急性のともなうメールを送る際には、メールを送った理由や、メールを読むのに時間をかけさせないように簡潔に記すようにしましょう。
また、事前に相手と緊急性のある場合の連絡手段を決めておく、緊急性に該当する内容を確認しておくなどの準備も重要です。
休日のメールも避けるべき
深夜だけでなく、休日にビジネスメールを送信するのもNGです。
ビジネスメールを送るタイミングとしては、送信相手の就業時間を目安にします。
ほかにも、相手が事前に有給休暇や特別休暇を取得するとわかっているのであれば、その期間中はメールを送らないようにしましょう。
基本的にはお互いが勤務している状態である時間帯や期間に送信することを意識することが求められます。
深夜に仕事のメールの送信を控えた方がよい理由
深夜にビジネスメールを送信するのは、なぜ控えた方がよいのでしょうか。
深夜に仕事のメールを送ることは、相手側に迷惑を被ることになるだけでなく、自社にとってもデメリットとなる可能性があります。
相手に無理を強いらせる可能性がある
深夜にビジネスメールを送信すると、相手に対して無理を強いらせる可能性があります。
たとえば、緊急性が高くないのにも関わらず、事務処理的な依頼や、重要でない報告などをおこなうことで、深夜の時間帯に相手に仕事をさせてしまいます。
ビジネスメールを送る側にとっては、相手に仕事をさせる気がないとしても、メールを受信した相手に対して不快感を与えかねません。
就業時間帯以外に仕事をさせないためにも、深夜にビジネスメールを送信するのは控えるようにしましょう。
これは取引先だけでなく、自社内に対しても同様です。
自社の業務環境に疑問を持たれる
深夜にビジネスメールを送信するのは、相手に迷惑を与えるだけでなく、自社の業務環境に疑問を持たれてしまいます。
近年、働き方改革やコンプライアンスが重視されており、メールの送信を含めて就業時間以外の業務を禁止している企業も少なくありません。
このように働き方への意識が変わっているなかで、深夜にビジネスメールを送ることは自社の信頼を落とすきっかけにもつながります。
深夜にメールを送る回数が頻繁になると、自社に対して不信感や不安を与え、ビジネス機会が損失する可能性もあります。
就業時間中にメールを送るのがマナーであるため
深夜にメールを送るのを控えるべきであるのは、ビジネスマナー違反であることも理由のひとつです。
言葉遣いや身だしなみと同じように、ビジネスメールもマナーに則って送信するのが社会人として適切とされています。
従業員個人としての評判だけでなく、企業全体がマナー違反であると見なされるため、気をつけるようにしましょう。
深夜の仕事中にメールを送る場合の注意点
それでも深夜に仕事でビジネスメールを送る際には、どのような点に注意すればよいのでしょうか。
送信先に不快感を持たせないためにも、メールの送り方を工夫してみることが大切です。
メール冒頭にお詫びを加える
やむを得ず、深夜に仕事をしている最中にビジネスメールを送る場合、メール文の冒頭にお詫びを加えるようにしましょう。
具体的には、「夜分遅くのメールとなり申し訳ございません」、「夜分遅くに失礼致します」といったお詫びの言葉を添えます。
もちろん、深夜にメールを送らないのがベストですが、どうしても送らなければならないときには、お詫びの一言を必ず付け加えることが大切です。
深夜にメールを送る理由を添える
深夜にメールを送る理由を添えると、相手に対して失礼のないメール文に仕上がります。
たとえば、「ご依頼頂いておりました、計画表について、お送りいたします。」という文面を深夜に送ったとすると、なぜこの時間に送るのか疑念を持たれる可能性があります。
相手の捉え方によっては、「早く計画表を確認してほしいのか」、「計画表に対するコメントをすぐにほしいのか」といった焦る気持ちを生み出してしまうため注意が必要です。
相手に失礼だと思わせないようするためにも、「さきほど計画表が完成し、早めにご報告させて頂きたく、深夜の時間帯にお送り致しました」と理由を加えるようにしましょう。
緊急性があるかどうかを明記する
緊急性があるメールを送る際には、その旨を伝えることも必要です。
システムトラブルですぐに確認してほしい場合や、急ぎで書類を確認してほしい場合など、やむを得ず深夜にメールを送る場面もあります。
送信相手も緊急性が高いことを理解すれば、夜の遅い時間でも対応をしやすくなります。
しかし、緊急性が高い場合は、メールという手段そのものが適切かどうかも考える必要性はあるでしょう。
時差がある場合、送信時間を記す
送信側と受信側に時差がある場合には、送り手のローカルタイムをメールに記すことも工夫のひとつです。
時差がある以上、日本時間の夜中にメールを送信するのは仕方ないことですが、なるべく相手の環境を意識してみてください。
もちろん、日常的にメールのやりとりをする相手であれば、時間を気にする必要はありませんが、取引先となったばかりの相手や、初めてメールを送る際には、時差があることを付け加えてみましょう。
深夜は仕事のメール以外にも連絡は避けるべきか
深夜にビジネスメールの送信は避けるべきですが、ほかの業務連絡も同様に避けた方がよいのでしょうか。
たとえば、ビジネスチャットについても、メールや電話と同じように深夜の送信はなるべく控えるようにしましょう。
ビジネスチャットの場合は、メール・電話と比較すると、簡潔にメッセージを送りやすく、利便性に優れている点にメリットがあります。
また、非同期コミュニケーションのひとつでもあるので、相手に即時対応を求めるニュアンスが少ない部分もあるので、メールよりはビジネスチャットの方が深夜の連絡に適しているといえるかもしれません。
しかし、ビジネスチャットであっても夜遅くや休日、就業時間外にメッセージを控えたほうが適切です。
ビジネスチャット「Chatwork」を利用するメリットに関する記事はこちら
＞ビジネスチャット「Chatwork」の新規登録の方法に関する記事はこちら
ビジネスメールは送信時間に気をつけよう
ビジネスメールを夜の遅い時間帯や深夜に送信することは、ビジネス的にマナー違反とされており、相手との関係性に影響を与える可能性があります。
それでも、夜中にメールを送る必要がある場合には、お詫びをメール文に加えたり、理由を添えたりし、相手に配慮することが大切です。
また、メールや電話での連絡に抵抗がある方は、Chatworkを活用してみてください。
Chatworkでは、通知を受け取る時間を決め、深夜の時間帯にメッセージを受け取ってもスマートフォンの画面に通知が表示されないように設定できます。
メッセージについてもチャット形式で送れるほか、画像やPDFなどもまとめて送信可能です。
送信時間が気になる方だけでなく、ビジネスの効率化にもChatworkを導入してみてはいかがでしょうか。
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