上司に相談する方法とは?ポイントや相談メールの例文も解説

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上司に相談する方法とは?ポイントや相談メールの例文も解説

目次

部下から見て上司の業務状況やスケジュールは把握しにくいので、相談の機会がなかなか取れないこともあります。

相談するタイミングが難しい場合は、上司に相談メールを送るという選択肢を取ることもあるでしょう。

ただ、上司に相談メールを送るときには、基本的な手順や配慮すべきポイントを知っておくことが大切です。

上司へ相談のメールを送るときのポイントやメールに代わる手段を解説します。

上司に相談するときのポイント

上司に相談する際は、声をかけるタイミングや伝え方などに注意して、不完全燃焼な相談にならないようにしましょう。

上司に相談するときのポイントについて解説します。

適切なタイミングで声をかける

上司に声をかけるときは、上司の様子をうかがい、適切なタイミングを見計らうようにしましょう。

上司が忙しくしていたり、慌ただしく業務にとりくんでいたりする最中に声をかけてしまうと、対応が雑になったり、十分に相談ができなかったりする可能性があります。

声をかけるタイミングをつかめないときは、「後ほど相談のお時間をいただいてもよろしいでしょうか?」など、先に時間の確保をするようにしておきましょう。

メールなどで相談内容を事前に頭出ししておくと、現状が伝わりやすくなります。

結論から話す

上司に相談をするときは、結論から話すことを意識しましょう。

最初に「○○についてご相談です」と、相談内容を短く簡潔に伝えられると、上司も話に集中しやすくなり、相談内容への回答をまとめやすくなったりします。

また、アドバイスやサポートが欲しい場合は、「ご意見をお聞きしたいです」「○○についてアドバイスをいただきたいです」など、しっかりと要望を伝えることも大切です。

最後に感謝の言葉を添える

上司に相談をしたら、最後に必ず感謝の言葉を添えるようにしましょう。

業務の合間に時間をとってもらったこと、相談にのってくれたことについて、丁寧にお礼をすることで、次回以降も相談をしやすくなったり、コミュニケーションをとりやすくなったりします。

また後日、「相談にのっていただいた件ですが、○○のように実行したらうまくいきました」など、その後の様子を伝えることで、より感謝を伝えることができます。

直接が難しい場合は、チャットやメールを利用して、感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。

上司への相談をメールでするメリット

上司への相談メールには、職場での人間関係の相談、雇用や待遇に関する相談など、仕事全般に関する内容があげられます。

ほかにも、部署異動の相談、退職の相談など、口頭では伝えにくい個人的な相談も含まれるでしょう。

対面で話す機会が設けられない場合も、メール相談なら自由なタイミングで上司が内容を確認できるメリットがあります。

基本的には相談は対面で話せることが望ましいですが、上司が出張や会議、仕事の打ち合わせなどで忙しいときは、まずメールで相談する方法を選択することも考えておきましょう。

上司への相談をメールでするデメリット

上司に相談する手段としてメールは便利ではありますが、業務全体の視点から考えたときに、適切な方法といえるのか再検討が必要です。

メールは業務のやりとりに使うことが基本のため、内容がメールボックスに埋もれてしまう可能性もあります。

また、メールでの相談は、内容を送るごとにあいさつや形式文を含めなければいけない手間もあり、この点は上司側も同様でしょう。

上司への相談メールではコミュニケーションが円滑に進まない可能性があり、相談から解決までのやりとりがうまく機能しない可能性もあります。

上司に対面でなくメールで相談する方法もありますが、メールのデメリットを補うためにも、上司への相談はメール以外の手段を使う方法も検討する必要があるでしょう。

上司に相談メールを送るときの手順

企業側から新入社員に教育するときなど、部下から上司に相談メールを送る手順を把握しておけば、書き方に悩まずスムーズに送れます。

上司に相談メールを送るときの手順を見ていきましょう。

件名は本文を要約

上司に相談メールを送るときは、件名を見れば本文がある程度把握できる文面にしましょう。

仕事内容に関わるときは「業務に関するご相談」とシンプルな形で件名に記入します。

上司が相談メールの意味を読みとる時間が減り、仕事の邪魔にならない形で相談することが可能です。

件名は本文を要約する形で書くことで、ほかの業務のやりとりに関わるメールに埋もれない工夫にもつながるでしょう。

相談内容は具体的に伝える

相談内容は抽象的な言い方ではなく、具体的な言い方で内容を伝えましょう。

たとえば、相談内容の文面があいまいな場合、業務の悩みなのか、人間関係の悩みなのかなど、悩みの本題が把握できず、対策するのが難しくなります。

相談内容を明確にするためにも「部署内の人間関係に悩んでいます」など、具体的に伝えることが大事です。

ただ、メールの文面で伝えづらい内容のときは、本文でおおまかな概要は書いておき、後日個別相談の日時を設けてほしいと伝えてみてください。

事前に具体的な相談内容がわかることで、対面で話すときにも、上司が内容の把握にかかる時間を短縮できます。

要望や改善点を伝えるときは低姿勢で書く

上司への相談メールで、仕事の進め方や雇用に関する問題など、部下から上司に意見があるときは、お互いに誤解を生まないためにも建設的な言い方で伝えましょう。

意見を愚痴や不満の形で上司に伝えたり、相手が一方的に悪いような言い方をしたりすると、上司からの印象が悪くなって評価に響く可能性もあります。

要望や改善点をメールから伝えるときは、低姿勢で感情的にならずに伝えることで、部下からの貴重な意見として上司にも意見が伝わりやすくなるでしょう。

また、上司への意見や要望を伝えたい際は内容によっては、直接上司ではなく社内相談窓口や人事部などの方が適している場合もあるので適切な相談先を選ぶ必要があります。

感謝の言葉を伝える

上司に仕事で相談を聞いてもらうのは当たり前という態度ではなく、必ず感謝の気持ちや言葉をメールの本文冒頭や最後に添えましょう。

相談は悪いことではありませんが、上司は仕事の時間を相談時間にあてる必要があるため、手間をかけていることへの配慮の言葉が必要です。

一言添えるだけでもメールの印象が変わり、部下からの配慮が文面から伝わります。

一文や簡単な言葉で構いませんので、感謝の言葉は必ず伝えてみてください。

>上司と部下のコミュニケーションに関する記事はこちら

上司に相談メールを送るときの例文

上司に相談メールを送るときの例文を解説します。

人間関係における相談メールの例文

件名:いやがらせについてご相談


本文:

△△部長

お疲れ様です、営業部の○○です。


現在、同じ部の同僚2名からいやがらせを受けているため、ご相談させていただきたくご連絡差しあげました。


いやがらせは約2ヶ月前から続いており、迷惑メールが送られてきたり、社内で無視をされたりしており、どんどんエスカレートしています。


このままではストレスが限界に達し、仕事ができなくなってしまうと思いました。

一度直接ご相談させていただけないでしょうか。


お忙しいところ恐れ入りますが、どうぞよろしくお願いいたします。


(署名)

 

担当するプロジェクトにおける相談メールの例文

件名:●●社のプロジェクトについてご相談


本文:

△△部長

お疲れ様です、営業部の○○です。


現在担当している●●社のプロジェクトについて、スケジュールの遅延が発生しているため、ご相談させていただきたくご連絡差し上げました。


●●社の都合により、製品Bの入荷に遅れが生じているため、製品Cの製造にも遅れが発生してしまうのですが、全体のスケジュールを後ろ倒しにすることは可能でしょうか?


スケジュールを後ろ倒しにすることで、他部署への影響が出る可能性があるため、△△部長の意見をお伺いしたく存じます。


お忙しいところ大変恐縮ですが、ご確認のほどお願いいたします。


(署名)

上司に相談メールを送るときのポイント

上司は日々の業務に追われていることが多いため、相談メールを送るときは、わかりやすい伝え方や配慮が大切です。

適切に相談内容を伝えるためにも、上司へ相談メールを送るときのポイントを見ていきましょう。

件名や内容をわかりやすくする

上司に相談メールを送るときは、相談内容の中心である話題を先に伝えましょう。

会社でのメールのやりとりは基本的には業務内容が中心のため、送付したメールが相談メールだと一目でわかるように件名に記載するなど配慮する必要があります。

要点がまとめられないときは、箇条書きや番号をつけるなど、相談内容の本題が伝わるように工夫した記述を心がけましょう。

敬語を使って丁寧な姿勢で伝える

上司に相談メールを送るときは、礼儀とマナーを含めた文面で送りましょう。

距離感の近い上司の場合でも、敬語を使った文面で送れば失礼にならないため、内容の本題が伝わりやすくなります。

突然メールを送ったことに対するお詫びや、文面を読んでもらっていることへの感謝を本文に添えるのがポイントです。

個別相談は事前にアポイントを取る

上司と対面で話したいときは、先にメールで相談する日時や場所を押さえましょう。

相手にもスケジュールがあるため、事前に予約しておくことで、上司の予定に配慮しながら個別相談につなげられます。

メールの本文で内容を簡単に説明しておき、本題の詳細は直接会って話したい、と伝えておくとスムーズにことが進むでしょう。

誤字脱字がないように読み返す

上司へのメールはすぐに送らず、件名から本文の最後まで見直しましょう。

誤字脱字、誤解をまねく言い回しに気づくきっかけにつながり、文章を推敲できるため、メールでのトラブルを予防できます。

相談メールの文章の読み返しは、上司からの印象を悪くしないためにも、送信前に確認しておくとよいポイントです。

>相談メールの書き方に関する記事はこちら

上司への相談でメール以外に活用できる方法とは?

メール相談のデメリットを補うには、ビジネスチャットを利用する方法が適しているでしょう。

ビジネスチャットでは、メールボックスのように相談内容が埋もれる心配も防げます。

たとえば、チャットが届いたことをお知らせしてくれる通知機能があり、未読のチャット内容をとりこぼさずに確認できる仕組みです。

また、メールのように、あいさつや形式的な文章は最初のやりとりだけで済むため、本題を早く伝えやすいメリットがあげられます。

対面で話すのが難しいときは、ビデオや音声通話を利用できるため、チャットで日時を決めておけば、オンラインで個別相談ができるでしょう。

また、個別のやりとっりだけでなく、メールと違い複数人でのやりとりがチャットでは容易になります。

上司では対応できない内容や、専門的な人物や関係者を交えたチャットグループを作成することで、情報共有や相談する手間の軽減などにもつながり、問題解決への取り組みにスピード感を持たせられるでしょう。

>上司への依頼メールに関する記事はこちら

上司への相談メールよりビジネスチャットの利用が効果的

上司に相談メールを送るときは、本題をわかりやすく伝えることが大事で、件名や本文に要点をまとめておくことがポイントです。

内容は具体的に書いておき、感謝の言葉を添えるなどの配慮をしておくと、上司への印象も悪くはならないでしょう。

また、メール以外の方法で上司に相談をするなら、ビジネスチャットの利用が効果的です。

コミュニケーションの時短につながるビジネスチャットは、チャットやビデオ通話など、対面以外で相談できる手段として便利に使えます。

対面で時間が取れないときは、ビジネスチャットのビデオ通話を使えば、オンラインで個別相談の時間を設けられてアポイントが取りやすくなるでしょう。

企業の方は業務改善の取り組みとして、メールのデメリット解消や新たなコミュニケーションツールとして、「Chatwork」の利用をご検討ください。

>無駄な報連相や会議をゼロにした事例はこちら

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