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上司への依頼メールの書き方とは？目上の人へお願いするときのポイントやマナーを解説
目次
上司への依頼メールが必要になる場面や、よく使われるフレーズを身につけておくことで、メール作成にかかる時間を減らすことができます。
社内外を問わず、ビジネスメールの中でも送る機会が多いのが依頼メールです。
依頼メールの作成を重ねるうちに、ビジネスシーンにふさわしい表現へとアレンジできるので、作業効率を高めることができます。
しかし、依頼をメールですること自体にデメリットも存在するため、さらなる効率化をはかりたいのであれば、依頼メール以外の手段も検討してみましょう。
上司への依頼メールとは
上司への依頼メールとは、上司に仕事やアドバイスを依頼したいときに送るメールのことです。
依頼メールの本文は、基本的に以下のような構成になります。
- 依頼内容
- 目的
- 返信期限
ビジネスにおける依頼メールでは、これらのことを端的に伝えることが重要です。
また、依頼メールを送る相手が上司である場合は、丁寧な表現を使うことが求められます。
しかしながら、丁寧さを求めすぎるあまり、遠まわしな表現で長々としたメールを送ることは、ビジネスマナーにふさわしくないので避けましょう。
上司への依頼メールが必要になる場合
上司への依頼メールは、どのような場合に必要になるのでしょうか。
上司へ依頼メールを送る必要がある具体的なシーンを考えてみましょう。
見積書や提案書の確認を依頼する
取引先に提出する見積書や提案書の確認を、上司へお願いする際に依頼メールを送ります。
見積書や提案書も添付し、追加項目や訂正などがあればコメントをお願いする旨を伝えましょう。
なお、見積書や提案書などをメールで送る際は、社内ルールに従いセキュリティ対策を万全にしておきましょう。
仕事のアドバイスを依頼する
仕事で不明な点や難しいタスクに直面した際は、経験豊富な上司にアドバイスをもらうことで、問題解決やスキルアップへとつなげることができます。
上司の仕事を妨げずに、じっくりとアドバイスをしてほしい場合、アドバイスの時間を設けてもらうようにメールで依頼しましょう。
メールでは、アドバイスしてほしい内容を長々と説明せずに、「〇日のプレゼンについてアドバイスいただきたい」と触れる程度に留め、詳しい内容は直接会った際に話しましょう。
仕事量の調整や分担を依頼する
自分が担当している仕事が多く、期日までに終わらせることができない場合は、仕事量の調整や分担をしてほしいと、上司にメールで依頼しましょう。
引き受けた仕事には、責任を持ちたいと思う気持ちもあるかもしれませんが、期日に間に合わず残業時間が増えることは、上司にとってもデメリットとなります。
無理だと判断した時点で、丁寧にメールで依頼をしましょう。
メールでは、仕事の内容や期限を記載したうえで、どの仕事に対して調整や分担をお願いしたいかを具体的に明記します。
上司に依頼のメールをする際は、上司や協力してくれる人に迷惑をかけて申し訳ないという配慮の言葉を添えましょう。
悩みの相談を依頼する
人によっては、個人的な悩みが原因で、仕事に支障をきたすことがあるかもしれません。
特に職場における部下のメンタルヘルスケアは、管理監督者である上司の取り組みも必要です。
ストレスや人間関係など個人的な悩みがある場合は、上司に相談したいとメールで依頼をしてみましょう。
また、個人的な悩みの相談は、できれば周囲の人に聞かれたくないものです。
そのため、落ち着いて話せる環境や時間を確保してもらう必要があります。
自分の力では解決できない問題であっても、「個人的なご相談で申し訳ないのですが」と、上司に配慮した一言を添えておきましょう。
上司への依頼メールの適切な書き方とは
上司への依頼メールでは、丁寧でわかりやすい書き方をする必要があります。
上司への依頼メールの適切な書き方について理解しておきましょう。
依頼内容と緊急度が一目でわかる件名にする
上司は、1日に多くのメールを受信している可能性が高いため、優先度高くメールを見てもらうためには、件名を見ただけで内容や緊急度が伝わるように工夫する必要があります。
たとえば、以下のような件名をつけると、一目でメールの内容を伝えることができるでしょう。
- 〇〇会社見積書確認のお願い※添付ファイルあり
- 【至急ご回答ください】
しかし、早くメールを読んでほしいからと、【重要】や【緊急】などの言葉を多用してしまうと、上司の業務阻害につながったり、本当に緊急度の高いメールが埋もれてしまったりするトラブルにつながりかねないため注意が必要です。
内容と期日は明確に示す
ビジネスメールでは、社内外を問わず、内容と期日を明確に記述することがマナーとされています。
また、依頼したい内容が複数にわたる場合は、下記のように箇条書きを使って端的に明記しましょう。
-
ご依頼したい内容は、以下の2点です。
（1）〇〇社の見積書を添付しております。ご確認いただき、訂正箇所などございましたらコメントをお願いいたします。
（2）〇〇会社〇〇部長との商談の日程調整につきまして、今週中にお返事いただきたく存じます。
長々とした前置きや丁寧すぎる挨拶文は省略し、依頼したい内容がストレートに伝わるように記述しましょう。
また、回答してほしい期限を明確にすることも大切です。
回答を急がないからといって、「いつでもいいです」とすると、どんどん後回しにされてしまう可能性もあります。
「急ぎではありませんが、今週中のご返信をお願いいたします」のように、期日は必ず明記しましょう。
遠まわしな表現は避ける
上司にメールで依頼をする際は、遠まわしな表現は避けましょう。
メールでは、対面のような細かいニュアンスが伝わりません。
「〇〇ですが、大丈夫でしょうか」のように、遠まわしな表現を使うと、何を依頼したいのか。何を求めているのかが上司に伝わりません。
丁寧な文章を求めすぎるあまり、具体性に欠ける表現にならないように気をつけましょう。
正しい敬語や表現を使う
上司への依頼メールでは、正しい敬語や表現を使うことが社会人としてのマナーです。
しかし、「お詫びのしようもございません」「心からの感謝を申し上げます」など社外やお客様に向けたような、あまりにも丁寧すぎる表現を使うことは、上司への依頼メールでは大げさに感じられてしまいます。
上司に依頼をするので丁寧な敬語を使うことは必須ですが、社内メールとして適切な表現を選ぶことも大切です。
上司への依頼メールでよく使われるフレーズ
上司への依頼メールで、よく用いられるフレーズを見ていきましょう。
実際に上司に送る依頼メールを作成する際は、依頼内容に応じて活用してください。
お願いするフレーズ
お願いをする際の文末や、文頭のクッション言葉としてよく使われるフレーズです。
- お願いいたします
- いただきたく存じます
- いただけると幸いです
- お手数をおけかしますが
- 大変恐縮ですが
- まことに勝手なお願いではございますが
依頼する内容や上司との関係性などを考慮し適切な言葉を選ぶといいでしょう。
メールの締めに使うフレーズ
上司への依頼メールでは、「いたします」「申し上げます」を多用しがちです。
そのため、同じフレーズを何度も使用すると、淡々とした印象になるので、語尾を変える、「～のほど」「～したく」などを挟むなどして、メリハリのある文章にしましょう。
- 引き続きよろしくお願いいたします
- お力添えのほどお願い申し上げます
- 早急にご対応いただきますようお願い申し上げます
- ご検討くださいますようお願いいたします
- お忙しい中お手数をおかけしますがお願いいたします
締めのフレーズは定型的になるのは仕方がないものですので、悩みすぎないようにするのも大切です。
上司への依頼メールの例文
上司に依頼メールを送る際の例文を見ていきましょう。
具体的にどのような文章を送れば問題ないかわかることで、上司へ依頼メールを送る際に活用できます。
日程調整を依頼するメール例文
お疲れ様です。●●です。
△△株式会社の〇〇さんとの打ち合わせの件につきまして、下記の日程でご都合はいかがでしょうか。
- ①〇月〇日（〇）14時～
- ➁〇月〇日（〇）10時～
- ③〇月〇日（〇）13時～
会議室の予約や資料作成などがありますので、今週中にお返事いただきたく存じます。
なお、上記の日程でご都合がつかない場合、希望日時を挙げていただけますと幸いです。
お忙しい中お手数をおかけしますがお願いいたします。
書類送付を依頼するメール例文
お疲れ様です。●●です。
x日の会議で配布いたしました書類のご回答が、x日現在まだ確認できておりません。
お手数ではございますが、x日までが期限とされているので、早急にご対応いただきますようお願い申し上げます。
なお、行き違いにすでに発送済みの場合はご容赦ください。
アドバイスを依頼するメール例文
お疲れ様です。●●です。
今月末におこなうプレゼンの資料が完成いたしましたので、お忙しい中恐縮ではございますが、1度目を通していただき、アドバイスをいただけますでしょうか。
以前に〇〇部長のプレゼンを拝見し、ぜひお力添えをお願いしたいと思った次第でございます。
ご多忙中と存じますが、x日までにご都合のよい日時をご返答いただけますと幸いです。
上司への依頼をメールでするデメリット
上司への依頼の際に使うツールとして、メールを使うことのデメリットについても触れておきましょう。
依頼メールに限らず、スピーディーさは求められません。
1日に何通もメールを受け取る立場にある上司へ依頼メールをしたとしても、瞬時に開封して読んでもらうことは難しいことを認識しておきましょう。
スピーディーな対応を求めるのであれば、対面や電話という手段もありますが、上司の時間を拘束してしまうほかにも、テレワークなどの環境下では難しい面もあるでしょう。
また、メールでは容量の大きいデータを添付することは、ビジネスマナーとしてはあまりよくないとされています。
その理由のひとつとして、上司がメールを開く際に、メールの受信サイズが上限を超えてしまい、ファイルが開けないというケースが発生することが挙げられます。
これらのデメリットを解消するために、ビジネスチャットのようなメール以外の手段へとシフトすることも考えておきましょう。
上司への依頼はメールよりビジネスチャット
「Chatwork」のようなビジネスチャットでは、メールのデメリットを解消できる特徴を持っています。
「メールはスピーディーさに欠ける」という点も、Chatworkのようなビジネスチャットであれば、「〇〇会社の見積書はご確認いただけましたか？」といった会話のような、テンポのよいやりとりが可能です。
また、「メールでは大きすぎるデータを添付できない」に関しては、チャット上でファイルを共有するという形式をとるので、動画や解像度の高い画像のような大きなデータでも、メッセージと一緒に見てもらうことが可能です。
上司への依頼メールのような社内コミュニティツールにおいては、ビジネスチャットのメリットが最大限に活かされるので、Chatworkの導入を検討してみてください。
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