上司とのコミュニケーション課題と上司と部下のコミュニケーション不足の影響

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上司とのコミュニケーション課題と上司と部下のコミュニケーション不足の影響

目次

仕事を円滑に進めていく上で、上司と部下のコミュニケーションは必要不可欠です。

しかし、コミュニケーションの重要性を理解しつつも、上司とのコミュニケーションの取り方に悩んだり、上司と部下のコミュニケーション不足といった課題は生じやすいものです。

上司とのコミュニケーション課題が生まれる原因を理解し、上司と部下の間でのコミュニケーション不足を解消する方法を学んでいきましょう。

上司と部下のコミュニケーション不足による影響とは

上司と部下のコミュニケーション不足は、ミスの発生や業務効率の低下などさまざまな影響を及ぼします。

上司と部下のコミュニケーション不足によって生じる影響について詳しく見ていきましょう。

連携がうまく取れずミスが発生する

上司と部下のコミュニケーションが不足すると、お互いの連携がうまく取れず、情報共有の漏れや確認不足によるミスが発生しやすくなります。

特に重要事項や緊急時のコミュニケーションが滞ると、業務への影響は大きく、顧客や取引先にも迷惑をかけてしまう事態になりかねません。

業務効率が下がる

上司と部下のコミュニケーション不足によって情報共有がしっかりとおこなわれていないことで、業務が進まないなど業務効率が低下することはいうまでもありません。

また、コミュニケーション不足の状態では、「誰がどのような情報を持っているのか」ということも知ることができず、問題が発生した場合に、誰に相談したらよいかが分からず業務効率の低下やミスにつながります。

職場の雰囲気が悪くなる

上司と部下のコミュニケーション不足は、職場の雰囲気が悪くなる原因にもつながります。

仕事上のコミュニケーションが不足している状態においては、会議における発言や、気軽な雑談もしづらくなり、職場全体の雰囲気が暗くなってしまいます。

職場の雰囲気が悪いと、社員がストレスを感じたり、働きにくい環境ともいえるので離職の原因になるなどの影響を及ぼす可能性もあります。

部下の成長につながらない

上司と部下のコミュニケーション不足が生じている状態では、部下ひとりでこなせる業務量や種類、難易度に限界があり、部下に幅広い業務を経験させることが難しくなります。

仕事の幅が狭いままでは、スキルアップの機会を生み出すことができず、部下の成長や部署全体のチームワーク向上につなげることができません。

上司とのコミュニケーション課題が生まれる原因

上司とのコミュニケーション課題が生まれる原因としては、上司と部下の違いに起因するものや不適切なコミュニケーション方法に起因するものなど、さまざまなものがあります。

上司とのコミュニケーション課題が生じる原因について理解しておきましょう。

世代の違い

上司と部下では、世代が異なることが多く、場合によっては、親子ほどの年齢差があることも珍しくありません。

このような世代の違いは、お互いの常識や価値観の違いを生み出します。

お互いの間に常識や価値観の違いがあり、それを認識しないままコミュニケーションを取ると、誤解や勘違いが生じやすく、「話が通じない」とコミュニケーションが疎遠になる可能性があります。

知識・経験の違い

上司と部下では、当然、仕事における知識や経験の量は異なります。

特に上司側は、自分と部下には知識や経験の差があることを前提としてコミュニケーションを取らないと、言いたいことがうまく伝わらないため、部下がコミュニケーションに苦手意識を持ちやすくなり、上司と部下のコミュニケーション不足をまねきやすくなります。

視点や捉え方の違い

上司と部下では、仕事に対する視点や捉え方も大きく異なります。

「自分が上司だったらどうするか」、「自分が部下の立場であればどうしてほしいか」というお互いの視点に立って考える意識が欠けていると、一方的な情報伝達や不適切なコミュニケーション方法に陥りやすくなります。

言葉選びが適切ではない

コミュニケーションにおいて、言葉選びは非常に重要です。

言葉選びが不適切だと、コミュニケーション相手の気分を悪くさせてしまい、伝えたい内容が正しく伝わらないという状態になってしまいます。

コミュニケーションにおいては、「何を伝えるか」も大切ですが、「どのように伝えるか」という視点も大切です。

感情がうまく伝わっていない

メールなどの文字だけのコミュニケーションにおいては、相手に自分の感情がうまく伝わらないという問題が起こりがちです。

例えば、何か提案するようなメールを送ったとき、「了解です」という一言だけの返信がきたとします。

このときに、提案を受けた側が「いい提案だな」と思ってくれているのか、しぶしぶ了解してくれたのかという感情が文字だけでは読み取れず、その先のコミュニケーションが続かない、コミュニケーションが活性化しないという事態に発展しかねません。

上司と部下のコミュニケーション不足の解消方法10選

上司と部下のコミュニケーション不足を解消するにはどうしたらよいのでしょうか。

上司と部下のコミュニケーション不足を解消する方法10選をご紹介します。

挨拶やお礼を大切にする

人間関係を構築する上で、挨拶やお礼は欠かすことのできないものです。

出勤時や退勤時の挨拶をしっかりおこなうことや、小さなことであっても感謝の気持ちを言葉に出すことで人間関係を良好にすることができます。

挨拶やお礼が大切にできている職場は、職場内の雰囲気もよくなり、さらなるコミュニケーションの活性化につながります。

前向きな言葉を使う

常に後ろ向きな言葉を使っていては、「あの人と話しても楽しくない」「あの人は後ろ向きな言葉ばかり使う」と思われてしまい、コミュニケーションを取ろうという気持ちが起こりません。

前向きな言葉を使うことを意識することで、お互いの気持ちが明るくなり、「あの人に相談してみよう」といったコミュニケーションへのモチベーションが高まります。

お互いを知る努力をする

上司・部下といった年齢や知識、経験などの差がある間柄においては、コミュニケーションを取る上で、お互いのことを知るということは非常に大切です。

普段から気軽な雑談をおこなうなど、積極的にコミュニケーションを取ることで、円滑なコミュニケーションの阻害となる「お互いのギャップ」を知ることできます。

お互いのギャップを理解していれば、コミュニケーションにおける誤解や勘違いが生まれにくくなります。

傾聴の姿勢をとる

傾聴とは、「相手のいうことを否定せず、耳も心も傾けて、相手の話を「聴く」会話の技術」のことです。

傾聴のポイントとしては、相づちや笑顔で聴くなどの反応を示して、「肯定的に聞いてくれている」と相手を安心させること、話を遮ったり批判的なことを言ったりしないことなどが挙げられます。

例えば、忙しいあまり、話している相手に意識が向いていなかったり、相手の意見を聞かずに一方的に話をしていては、円滑なコミュニケーションを取ることはできません。

特に、上司側が傾聴の姿勢をとることで、部下は安心して話をすることができ、新たな意見や改善策を引き出すことができるでしょう。

お互いの視点に立ってみる

上司と部下で立場が違えば、仕事に対する視点や考え方は当然異なります。

上司は、部下の視点で考えることで、適切な声かけや指導ができますし、部下は、上司の視点に立つことで「自分が上司であれば、どのような場面でどのような連絡がほしいか」と考えることができ、円滑なコミュニケーションにつながります。

また、部下側においては、上司の視点を意識することで同じ目線で考えることになり、自身の成長につなげることもできます。

こまめな報連相をおこなう

こまめな報連相をおこなう習慣をつけることは仕事を進める上で非常に大切です。

上司側は、些細なことであっても部下が報告をしてくれたら感謝することや、部下側は、自分一人で判断しないという意識を持つことでこまめな報連相を習慣づけることができます。

こまめな報連相が身につけば、コミュニケーション不足によるミスが減少し、業務効率の向上にもつながります。

お互いのスケジュールを把握する

上司と部下のコミュニケーションにおいては、コミュニケーションのタイミングも重要になります。

適切なタイミングでコミュニケーションをおこなうためにも、お互いのスケジュールを把握する必要があります。

お互いのスケジュールを把握するには、スケジュール管理の方法を見直し、スケジュールを上司と部下で共有できるようなをツールを取り入れることも有効的です。

上司は部下のタスクを把握する

上司は部下のタスクをきちんと把握することで、進捗状況に応じて適切な声かけをおこなうことができます。

上司から声かけをすることで、部下は上司が自分のことを気にかけてくれていると認識し、進捗状況に応じて、こまめな報連相をしやすくなります。

部下は上司の仕事の仕方を真似する

上司とのコミュニケーションにおいて、部下は、上司の仕事の仕方を真似したり、上司が大切にしているこだわりを取り入れてみるというのも有効な方法のひとつです。

上司の仕事の仕方を真似するためことで、自身のスキルアップにもつながりますし、仕事の仕方を真似する中で、分からないことを質問をすれば、コミュニケーションのきっかけにもなります。

コミュニケーション手段の見直し

コミュニケーション手段の見直しも上司と部下のコミュニケーション不足解消に役立ちます。

例えば、今まではメールでおこなっていたコミュニケーションをビジネスチャットツールに切り替えるという方法が挙げられます。

ビジネスチャットであれば、素早いコミュニケーションが可能になるほか、複数人との情報共有も容易になり、また定型文が必要ないことから堅苦しくなりにくく、コミュニケーションの活性化に効果的です。

上司と部下のコミュニケーション手段にChatwork

 

上司と部下のコミュニケーション不足を解消するには、信頼関係を構築することが欠かせません。

上司と部下の信頼関係の構築はお互いの日々の意識が非常に大切であり、長期的な目線で取り組む必要があります。

すぐに取り組めるコミュニケーション不足解消方法として、ビジネスチャットツールの「Chatwork」の導入が効果的です。

Chatworkでは、社内外との連絡をチャットでおこなうことができ、絵文字やリアクションといった機能があるので、コミュニケーションにおける感情が伝わりやすく、素早く円滑なコミュニケーションに役立ちます。

上司と部下のコミュニケーション手段として、Chatworkの導入をご検討ください。

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