コミュニケーションの効果とは?コミュニケーションの効果を最大化するポイント

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コミュニケーションの効果とは?コミュニケーションの効果を最大化するポイント

目次

コミュニケーションは人と協力して業務を進めていくうえで必要不可欠なものです。

職場では会議や打合せ、報告・連絡・相談、休憩時間の雑談などさまざまなコミュニケーションがとられていますが、それぞれで効果的なコミュニケーションをとることができると、職場や業務によい影響をもたらします。

コミュニケーションの効果や、コミュニケーションの効果を最大化するためのポイントを理解し、働きやすく効率的な職場をつくりましょう。

コミュニケーションの効果とは?

コミュニケーションをとることで期待できる効果を知り、コミュニケーションの目的を理解しておきましょう。

相互理解を深め信頼関係を築ける

職場では上司や同僚、取引先や顧客など多くの人と関わります。相手とコミュニケーションをとることで、お互いの考えを理解し信頼関係を築くことができます。

お互いに対する理解がないままでは、意思の疎通がうまくできず誤解が生じてしまう、業務の進捗に滞りが出てしまうこともあるでしょう。

自分の気持ちや意見を適切に伝えて、相手の価値観を理解して信頼関係を築くことで、トラブルを防ぎ、安心感を持って仕事を進めていくことができます。

円滑な連携で業務効率化につながる

コミュニケーションがうまくとれていると、意思の疎通が円滑にでき、情報共有や連携がスムーズになります。

得意不得意や進捗を共有することで分担やフォローし合えるようになれば、チームワークの向上や業務効率化につながります。

また、効果的なコミュニケーションをすることで、知識やノウハウを共有することができるので個人のスキルアップや属人化の解消の効果も期待できます。

作業の無駄な点や改善のアイディアを出しあえば、チームや会社全体の生産性向上にもつながるかもしれません。

心理的安全性の確保で定着率向上

働く相手とコミュニケーションがしっかりとれていると、相手からの反応におびえることなく自然体の自分で振る舞い意見を述べることができ、心理的安全性の確保ができます。

従業員の心理的安全性が確保されている環境では、パフォーマンスが向上し生産性を高めるだけでなく、人材の流出を防ぎ定着率の向上につながります。

居心地がよく仕事がしやすい職場を実現できれば、意見の交換や建設的な議論が活発になり、同じ目標の達成に向かって成長していけるでしょう。

>心理的安全性とは?に関する記事はこちら

効果的なコミュニケーションが必要な理由

仕事のミスが起きる原因の多くが、コミュニケーションエラーです。

業務の指示や意図がうまく伝わっていなかった、認識に相違があり業務の進捗が遅れた、相手が忙しそうで怒られると思い相談や報告をしなかったなど、コミュニケーションがうまくとれていないことで、さまざまな影響が出ます。

これらは、普段から効果的なコミュニケーションがとれていて、信頼関係の構築や心理的安全性の確保ができていれば起こらないことでしょう。

また、コミュニケーションをとるなかで気をつけなければならないのが、「コミュニケーションをとっているつもりなのにとれていなかった」という事態を防ぐことです。

自分は普段からコミュニケーションをとって信頼関係を構築していたつもりなのに相手はそう感じていない、職場の心理的安全性を確保したつもりだが実際はそうではないなどの状態では、コミュニケーションの十分な効果を得ることはできないでしょう。

効果的ではないコミュニケーションを続けることは時間の無駄になり、生産性を下げるため、コミュニケーションをとるときはしっかり効果を得るためのポイントを意識しておこなうことが大切です。

>社内コミュニケーションを活性化させるメリットとは?に関する記事はこちら

コミュニケーションの効果を最大化するためのポイント

人は誰かと会話をするとき、言語によるコミュニケーションだけでなく、表情や視線など非言語のコミュニケーションも無意識におこなっています。

言葉だけでなくあいづちや態度を意識する、タイミングによって適切なツールを使うなど、コミュニケーションの効果を引き出すためのポイントを理解しておきましょう。

また、コミュニケーションの効果を得るためには適切に相手に伝える、相手が理解しているかを確認するという基本的な部分も重要です。

コミュニケーションがとりやすい工夫と効果的に伝えるための工夫をする必要があります。

オープンな態度で打ち解けやすくする

コミュニケーションをスタートするときには、まず相手に「この人となら打ち解けられそうだな」と思ってもらう必要があります。

笑顔と明るい雰囲気を意識し、好印象を抱いてもらえるよう振る舞うよう心がけるとよいでしょう。

会話をするときは相手の目を見て聞き取りやすい声で話すことも大切です。

また、信頼関係を構築するためには、自分の気持ちや情報を開示することも有効です。

自分が先に個人的なことを打ち明けると、相手が打ち明けるハードルが低くなります。

オープンな態度で打ち解けやすいムードを作ることができれば、コミュニケーションがスムーズにとれて効果を最大化できるでしょう。

わかりやすい伝え方を意識する

コミュニケーションで大切なのは、自分が伝えたいことを相手に理解してもらうことです。

専門用語ではなく誰でも理解できるシンプルな言葉を使う、たとえ話を取り入れるなど、相手がわかりやすい伝え方を工夫する必要があります。

伝えたいことが多くある場合でも、話の全体をわかりやすくするため、要点をしぼる、一度に伝える情報量を増やしすぎないことや、感情を交えず論理的に話すことも有効です。

理解しているか確認をする

コミュニケーションの難しいところは、伝える側や受け取る側が理解してもらったつもり、理解したつもりになってしまい、お互いに気づかないまま本来の目的を果たせていない場合があることです。

コミュニケーションが不確実なもので終わらないよう、理解しているなら即答できるような質問をする、会話の途中で「もう少し具体的に説明した方がよいですか?」「この方法についてどう思いますか?」と問いかけるなどして、相手がどの程度理解しているか確認することが大切でしょう。

相手の話をしっかり聞く

コミュニケーションは自分と相手の双方向のやりとりをおこなうもののため、自分が伝えたいことを一方的に伝えるだけでは成立しません。

相手を尊重し意見を聞いたり、相手の考えに興味を持っていることを示して会話を引き出すことができれば、より効果的なコミュニケーションをおこなうことができるでしょう。

商談で取引を成立させたい、会議で提案を通したいなどの明確な目的があっても、相手や周囲の反応に意識を向けしっかり受けとめる姿勢が大切です。

曖昧な伝え方や不誠実な対応をしない

コミュニケーションをとっているとき、まだ未確定なことについて濁すようないい方をすることもあるでしょう。自分の思いどおりに進めたい打合せや商談では、相手の考えを聞くより自分の意見を押し通すことを優先してしまうこともあるかもしれません。

しかし、曖昧な伝え方や不誠実な対応は、相手にしっかり伝わってしまいます。一度不信感を抱かれると、その後に信頼関係を築いたりスムーズなコミュニケーションをおこなうことは容易ではありません。

明確な返答ができない理由や、自分が持っている意見の背景にある事情を説明し、相手の理解を得られるよう誠実に対応しましょう。

あいづちや問いかけを意識する

会話をスムーズに進め、有益な情報のやりとりをするためには、相手の気持ちを盛り上げ言葉を引き出すことも重要です。

会話の途中であいづちをうったり、より詳しく話を聞くために質問をすると、自分がしっかり話を聞いていることや理解しようとしていることを伝えることができます。

相手の目を見てうなずくだけでも話を聞いていることは伝わるかもしれませんが、相手がよりテンポよく話せるよう、表情や身振り、問いかけを活用するよう意識しましょう。

ミラーリングを活用する

相手に親近感を抱かせるコミュニケーション術のひとつに、ミラーリングがあります。

相手が話すときの姿勢や表情、会話の速度や声のトーンをあわせることで、「自分と息が合う」と感じてもらうことができるといわれています。

わざとらしくならない程度に相手の行動をまねることで、話しやすい雰囲気を作れるでしょう。

また、会話の中で相手が話した言葉を反復することも、相手の話を真剣に聞いているというアピールになります。

相手を否定したり話の腰を折ったりしない

人とコミュニケーションをとっていると、相手の意見に同意できない、脱線した会話を元の軸に戻したいと感じることもあるでしょう。

しかし、自分の話を否定されたり話を遮られたりすると、相手は気分を悪くし、コミュニケーションをとることに後ろ向きな気持ちになってしまいます。

反対意見を伝えたり会話の流れを変える前に、相手の考えを受けとめる姿勢を示すことが大切です。

また、人は伝えたいことを伝えられたときに充足感を得るといわれています。

相手に自分と話すことを心地よいと感じてもらうために、話の腰を折らず最後までしっかり聞くとよいあるでしょう。

適切なコミュニケーション方法やツールを使用する

コミュニケーションには、直接会話をするほかにも、ビデオ通話や音声通話、メールやビジネスチャットなどさまざまな方法があります。

自分とコミュニケーションをとることが相手の業務の妨げになってしまうと、コミュニケーションをとりたくないと思われてしまう可能性もあるため、直接会うことにこだわらずタイミングに合わせて適切な方法を選択することが大切でしょう。

ビジネスチャットなどのツールを選ぶときは、操作性やファイル共有ができるかなど、コミュニケーションのとりやすさを考えましょう。

>ビジネスチャット「Chatwork」を活用するメリットとは?に関する記事はこちら

効果的なコミュニケーションにChatwork

コミュニケーションの効果には、円滑な人間関係を築けることや業務を効率的に進められることが挙げられ、働きやすさや顧客満足度などビジネスにおけるさまざまな面に影響します。

コミュニケーションの効果を最大化するために、ミラーリングを活用する、適切なコミュニケーション方法を選ぶなどのポイントを、普段の行動から意識してみるとよいでしょう。

文字でのコミュニケーションを手軽にスピーディーにおこないたいときには、ビジネスチャットの「Chatwork」が有効です。

チャット形式でのやりとりのほか、ビデオ通話機能や、絵文字で表情を伝えられるリアクション機能などを活用して、効果的なコミュニケーションをおこなえます。

コミュニケーションの効果を最大化する手段として、Chatworkの導入をご検討ください。

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