社内コミュニケーションを活性化させるには？メリットやポイントも解説

社内コミュニケーションとは、業務内外での関わりを社員同士が持ち、関係性やお互いへの理解を深めることを指します。

社内コミュニケーションの活性化はスムーズな情報共有や働きやすさにつながり、会社に利益をもたらします。

社内コミュニケーションが活性化できない原因を理解し、自社の社内コミュニケーションを活性化させるためには、どのような方法が有効なのか考えてみましょう。

社内コミュニケーションの種類とは

社内では多くの人が働いており、さまざまな関わり方をしています。

社内コミュニケーションの種類を分けて考えると、社内コミュニケーションが活性化できない原因や活性化させる方法が見えてくるかもしれません。

タテのコミュニケーション

上司と部下、経営陣と社員など、業務の指示をする側とされる側のコミュニケーションがスムーズであることは、会社を運営していく上でとても大切です。

しかし、コミュニケーションの形が上から下への一方通行になりやすく、部下や社員が意見をいいにくい関係性になりやすい面もあります。

このような場合は、社内コミュニケーション活性化を阻害する大きな原因となるため、注意が必要でしょう。

ヨコのコミュニケーション

同僚や同期、同じ部署内で働く社員同士は、いっしょに仕事を進め成長していく仲間ともいえます。

ヨコのコミュニケーションは比較的とりやすいと思われがちですが、業務が忙しく時間的な余裕や精神的な余裕がないと自然とコミュニケーションが減り、社員同士の連帯感がなくなってしまうでしょう。

また、部署の雰囲気が悪いなどコミュニケーションが取りにくい要素がある場合は、同じ立場の社員同士であっても気軽なやりとりなどは難しくなります。

部署間コミュニケーション

部署間のコミュニケーションは、業務での関わりがない場合、特に必要がないと思う人もいるかもしれません。

しかし、異なる仕事をしている同じ会社の仲間が持つ知識や情報が必要になる場合もあるでしょう。

自部署だけで完結させていた仕事も、他部署と連携すると質や生産性が上がることもあるので、適切にコミュニケーションを取ることが求められます。

事業所間コミュニケーション

本社と支社、離れた場所にある事業所同士など、普段顔をあわせる機会がない社員同士のコミュニケーションは、意図的に機会をもうけないと途絶えてしまいがちです。

しかし、部署間コミュニケーションと同様に、相手が持つ知識や情報に、自分にとって必要なものが隠れている場合があります。

事業所間のコミュニケーションを活性化させることで、会社としての一体感も高まるでしょう。

社内コミュニケーションが活性化できない原因

社内コミュニケーションがうまくいっていないと感じるときは、心理的な環境に原因がある場合が多いでしょう。

どのような発言や指摘をしても相手に拒絶されたり罰せられる恐れがないと思える心理的安全性が確保されていないと、社員からの発信は減り、コミュニケーション機会が生まれなくなってきます。

タテのコミュニケーションにおいては、上司や役員からの一方的な指示や伝達になってしまわないよう、部下や社員に発言の機会をきちんと与えているか見直す必要があります。

雑談などの業務外のコミュニケーションは、社員同士の相互理解を深めるうえで大切なものです。

業務効率化だけを考え、過度な締めつけや競争・対立をあおるチーム作りをしていると、ヨコのコミュニケーションが減ってしまうことがあります。

社員が時間的な余裕を持てているか、コミュニケーションに時間を割くことが許される環境であるかも重要なポイントでしょう。

部署間や事業所間のコミュニケーションは、そもそも顔を合わせる機会がない、仕事内容の違いや地域の違いにより考え方や価値観に差異があるなどの原因により、難しく感じることもあるかもしれません。

コミュニケーションをとる機会を意識的に設け、社員に積極的になってもらう必要があるため、社内コミュニケーションの重要性を周知する必要があるでしょう。

社内コミュニケーションを活性化させるメリット

社内のコミュニケーションが活性化すると、会社にとってさまざまなメリットが得られます。

社員間などのさまざまな社内コミュニケーションが活性化されることでどのようなメリットがあるのか見ていきましょう。

スムーズな情報共有で生産性向上につながる

タテやヨコ、部署間や事業所間でスムーズに情報共有がおこなわれていると、業務効率化や生産性向上につながります。

それぞれが得た知識や情報を活用し協力すれば、商品やサービスの質を上げる、トラブルの解決をスピーディーにおこなえる、非効率的な作業をなくし業務フローを改善することなどが可能になるでしょう。

社員の一体感が高まり連帯意識が生まれる

社内コミュニケーションが活発で相互理解が深まっている会社では、社員の一体感が生まれることにより、仕事へのモチベーションも高まります。

連帯意識が生まれれば、会社にトラブルがあったときや新たなアイデアが必要なときに、自分事と考え自発的に動いてくれる社員が増えるでしょう。

発言しやすい空気で健全な環境になる

心理的安全性が確保されている発言しやすい環境であれば、上司や役員の方針に疑問がある場面に議論が活発に起こり、会社が間違った方向に進んでいくことを防止できるかもしれません。

また、失敗やトラブルがあったときに隠そうとする心理も働きにくく、解決や改善に向けてみんなで考え成長していく意識が生まれやすいでしょう。

会社への愛着が生まれ離職率低下につながる

社員同士に連帯感が生まれ仲間意識が高まると、会社への愛着が強まり、離職率の低下につなげることができます。

会社の成長を社員のだれもが自分事としてとらえられるようになれば、成長のスピードも速まるでしょう。

社内コミュニケーションを活性化させる方法

社内コミュニケーションを活性化させる8つの方法を紹介します。

自社の環境や業務体系にあったものを考えて社内コミュニケーション活性化を実現させましょう。

フリーアドレスを導入する

フリーアドレスとは、オフィスのなかで社員の席を決めず、自由に好きな場所で働くスタイルを指します。

フリーアドレスのメリットは、部署やチームで区切らずさまざまな相手と関わる機会をもて、雑談や相談を通じて相互理解を深めたり新たなアイデアを取り入れられることです。

常務をしながら社内コミュニケーションの活性化を図ることができ、ノートPCさえあれば仕事ができる職種にぴったりです。

社内レクリエーションを開催する

スポーツやゲーム、バーベキューなどのレクリエーションを通じて、社員同士のコミュニケーションをとるのもよいでしょう。

リフレッシュしながら業務中には見られなかった相手の新たな一面を知ることができ、親近感やチームワークを高めることができます。

ジェスチャーゲームや絵しりとりなど、オンラインでおこなえる簡単なレクリエーションもあります。

全社集会・ワークショップをおこなう

会社の方針を伝えたり業務を振り返る全社集会や、与えられたテーマに複数で取り組むワークショップも、社内コミュニケーションの場になります。

大切なのは社員の立場や経験年数に関わらず、誰もに平等に発言の機会があることです。

部署間や事業所間の意見交換や協力がスムーズにおこなえるよう、多くの人が顔を合わせる機会を活用しましょう。

1on1ミーティングを実施する

上司と部下、役員と社員が1対1でおこなうミーティングを1on1といいます。

1on1の目的は部下の成長を促すことにあります。

上司が一方的に評価や指摘を伝える評価面談とは異なり、部下が感じている課題を聞き出し、学びや気づきを深める質問を投げかける双方向のやりとりが大切になります。

上司にとっては現場の課題や部下の率直な意見を聞く機会になり、部下にとっては自分の意見を伝え上司の視点でアドバイスをもらう時間を作れます。

定期的に1on1ミーティングをすることは、スムーズなタテのコミュニケーションに役立つでしょう。

メンター制度・ブラザーシスター制度の導入

キャリア形成や不安解消を目的として、他部署の先輩を指導役とする制度をメンター制度、同じ部署の先輩を指導役とする制度をブラザーシスター制度といいます。

基本的に1対1でしっかりとしたコミュニケーションをとり業務以外でのメンタル面のサポートをおこなえるため、チームや他部署ではたらく社員同士の理解を深めることができます。

心理的な不安を取り除くことで、会社への定着率も高めることができるでしょう。

ブレインストーミングをおこなう

複数人で自由にアイデアを出しあい、クリエイティブな発想をうながす会議をブレインストーミングといいます。

活発な議論をおこなうために参加者全員が発言できる環境を提供することで、新入社員や部下が自由に発言してよいのだと思える機会になり、タテのコミュニケーションの改善につなげることができます。

ブレインストーミングは発言のハードルが低くなるので、さまざまな部署から参加者を募れば、部署間コミュニケーションの活性化にもつなげられるでしょう。

ランチミーティングをおこなう

ランチミーティングは、プライベートで関わることがない社員の新たな面を知ったり、気軽に意見交換ができるコミュニケーションの場になります。

テレワークで働く社員が多い場合は、ビデオ通話などを使用しオンラインでおこなうこともできます。

強制参加とすると業務時間との差異がなくなってしまうため、自由参加としたり、魅力的なテーマやお店を決めて自発的に参加したくなる工夫をおこなうとよいでしょう。

社内SNS・ビジネスチャットを利用する

社員同士で気軽なコミュニケーションをとりたくても、それぞれ業務が忙しかったり、違う場所で働いているなどで機会を持てない場合もあるでしょう。

社内SNSやビジネスチャットのグループ機能を使って、なにげない会話や雑談をおこなう場を作れば、業務の空き時間など各自が好きなタイミングでアクセスすることができ、コミュニケーションとリフレッシュに役立てることができます。

ペットの話題や時事ネタなど、活発な会話をうながせるテーマを決めてテーマ別にグループチャットを作ると、自発的なコミュニケーションをうながせるかもしれません。

社内コミュニケーション活性化にChatwork

社内コミュニケーションが活性化すると、社員の一体感が高まる、情報共有がスムーズになり生産性向上につながるなどのメリットがあります。

1on1ミーティングやランチミーティングなど、社内コミュニケーションを活性化させる方法にはさまざまなものがあります。

テレワークで働く社員が増えるなか、どこにいてもコミュニケーションの機会をなくさないためには、オンラインでおこなえる方法を検討することも必要でしょう。

ビジネスチャットの「Chatwork」は、社内コミュニケーションの活性化に有効です。

ビデオ通話や音声通話機能を使ってオンラインでミーティングをおこなえるほか、グループチャットを活用して雑談や意見交換の場を作ることができます。

カジュアルなやりとりに便利な絵文字も使うことができ、文字だけではむずかしい親しみあるニュアンスを伝えることが可能です。

オンラインツールを活用した社内コミュニケーションの活性化に、Chatworkの導入をご検討ください。

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