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打ち合わせの依頼メールの書き方とは？コツやメールに代わる手段
目次
多くの企業で、メールは連絡ツールとして活用されており、打ち合わせ依頼メールを作成する機会が以前よりも増えたのではないでしょうか。
また、テレワークの普及や遠方の拠点をつなぐオンライン会議の利用も増えており、打ち合わせ依頼はメールでする場面も増えているともいえます。
打ち合わせ依頼メールの作成回数が増えたことで、どのような内容が適切なのか悩む方もいるかもしれません。
打ち合わせ依頼メールを作成する際の書き方のポイント、打ち合わせ依頼メールに代わる手段について考えていきましょう。
打ち合わせ依頼メールとは？
打ち合わせ依頼メールとは、実施予定の打ち合わせに関する情報を社内外の人に伝え、日程調整するためのメールです。
打ち合わせを依頼する立場として、情報を過不足なく伝え、相手にとって都合のよい日程を返信してもらうことが重要といえるでしょう。
社内と社外のどちらに送るかで書くべき内容はやや異なりますが、社内外問わずメールのやりとりが何往復にもならないように工夫して作成する必要があります。
打ち合わせ依頼メールを作成する際のポイント
打ち合わせ依頼メールを作成する際のポイントについて見ていきましょう。
件名はわかりやすく簡潔に
毎日膨大な量のメールをチェックしているビジネスマンも多く、件名を見て何のメールかわからない場合は、メールの開封が後回しになってしまうことがあります。
いつの打ち合わせに関するもので、相手に何をしてほしいのかを件名に盛り込めば、メールを早めにチェックしてもらえる可能性が高くなるでしょう。
たとえば、社内メールの場合は「〇月 〇〇に関する打ち合わせ日程のご相談」といった件名にすれば、メール全体の内容が簡潔に伝わります。
宛名の記載方法や記載順序に気をつける
社内の依頼メールの最初には、部署名、役職、氏名、敬称の順で宛名を書き、社外のメールの最初には、会社名、部署名、役職、氏名、敬称の順に宛名を書くのが一般的です。
社内外問わず、複数名に同時に送信する場合は、役職の高い順に宛名を書いたほうが丁寧な印象を与えます。
また、「〇〇部長様」のように役職に敬称をつける書き方は、役職自体に敬称の意味合いがあることからよくないとされているため、「部長 〇〇様」「〇〇部長」のどちらかを使うようにしましょう。
適切な敬語を使用する
メールで依頼をする場合は、社員同士の場合でも、定型句といわれるような文言を挿入するのが一般的です。
たとえば、社内メールの最初には「お疲れ様です」を使い、最後には「よろしくお願いいたします」を使うことが多いでしょう。
社外へのメールはさらに丁寧な言葉遣いが求められ、メールの最初には定型的な挨拶文を使うことが多いです。
メールの最後には「お手数をおかけしますがご回答いただけますようお願いいたします」や「お忙しいところ恐縮ですが、ご都合をお知らせいただけますようお願いいたします」のように、相手への気遣いを示すことが重要といえるでしょう。
本文は簡潔にまとめる
依頼メールの本文を簡潔にまとめるには、次のような内容を伝えることが大切です。
- 打ち合わせの目的や内容
- 場所
- 持ち物
- 日程に関する情報
これらの情報についてすべて書く必要がない場合もありますが、状況に応じて箇条書きなどで過不足なくまとめるようにしましょう。
文末に署名を入れる
社外にメールをする際には文末に、会社名や部署、名前、連絡先を必ず書くようにしている方が多いでしょう。
しかし、社内メールの場合も部署、名前、連絡先を書いたほうが丁寧な印象になります。
丁寧さだけでなく、打ち合わせに関する質問などを電話でしたいときに連絡先を確認しやすいことから、署名を入れたほうが好まれる場合があるでしょう。
打ち合わせ依頼メールの書き方
打ち合わせ依頼メールは、送る相手やタイミングによって書き方は異なるため、3つのシーンに分けて書き方をご紹介します。
打ち合わせ日程の調整を依頼する社内メール
最初に挙げられるのが、打ち合わせ日程の調整を依頼する社内メールであり、あらかじめいくつかの候補日程をメールの送り手から提案する点が特徴です。
候補日程があまりにも限定的であると相手の都合がつかず、やりとりの回数が増えてしまいます。
メールの回数をできるだけ減らせるよう、候補日程にある程度の時間の幅を持たせるほか、候補日を連続の日にちで指定しないなどの工夫をするとよいでしょう。
打ち合わせ日程の候補日を相手にあげてもらう社内メール
次に考えられるのが、日程の候補を相手にあげてもらう社内メールであり、メールの送り手のスケジュールに比較的余裕がある場合は、この方法が適しているでしょう。
候補日をあげてもらうからといって条件を何も提示しなければ、相手を悩ませることになります。
打ち合わせ時間は大体どれくらいを想定しているのか、何月中での実施を希望するのかなどの条件を送るようにしましょう。
社外の人への打ち合わせ依頼メール
最後に考えられるのが、社外への依頼メールです。
社外に向けた打ち合わせ依頼メールでは、さきほど紹介した社内の打ち合わせ依頼メールと同様に、送り手から候補日を提案する方法と、相手に提案してもらう方法のふたつに分けられます。
返信がないと話が前に進まないため、言葉遣いに配慮しながらも返信の期日を記載するなど、相手から確実に返信をもらうための工夫も必要になるでしょう。
社内メンバーに嫌がられる打ち合わせ依頼メールとは
適切な依頼メールを送らなければ、やりとりの回数が増えるだけでなく、今後の人間関係にも影響を及ぼしてしまうかもしれません。
具体的に社内メンバーに嫌悪感を抱かれる原因となる打ち合わせ依頼メールの特徴を見ていきましょう。
必要な情報が足りていない
肝心の打ち合わせの目的や、開催場所が記載されていなければ、相手は質問せざるを得なくなります。
やりとりの回数が増えればそれだけ業務の効率性も下がってしまうため、次の5W2Hを意識してメールを作成すると情報不足を防げるでしょう。
- Why（なぜ）
- Who（誰が）
- What（何を）
- When（いつまでに）
- Where（どこで）
- How many／How much（どのくらい）
- How（どのように）
これは、打ち合わせ依頼メールの限らず相手に情報を伝える際には意識しておきたい基本的なことでもあります。
言葉遣いが失礼
メールでは、適切な言葉遣いができているかどうかも重要な要素となります。
急いで日程を決めたいがゆえについ命令口調になっている、親密さをアピールしようとするあまりカジュアルすぎる言い回しを使ってしまっているなど、言葉遣いが適切ではないと判断される原因はさまざまです。
上司や同僚、部下など、送る相手に合わせた言葉遣いを心がけるようにしましょう。
相手の都合を考慮していない
候補日程を伝えるだけでは、相手の都合を考えてくれていないと思われてしまう可能性があります。
相手と自分の都合を調整しなければ日程は決まりませんが、依頼メールは自分の都合を押し付けるのではなく、相手の都合に合わせるのが基本です。
候補日程の提案をした後に、「いずれの日程もご都合の悪いときには、ご遠慮無くご都合をお知らせくださいませ」といった相手を気遣う文言が必要となるでしょう。
社内の打ち合わせ依頼メールはデメリットも多い
社内の打ち合わせ依頼をメールですることが最もよい手段とは限りません。
メールでは定型句を挿入する必要があるほか、上司や部下に対する適切な言葉遣いなどを考える必要があります。
そのため、簡単な内容であっても作成に時間が取られてしまい、定型句が挿入された文章は読むのにも時間がかかるでしょう。
また、複数の社員に送信したいとき、宛名ひとつをとっても記載方法や記載順序に考慮しなくてはならないことに加え、情報の管理や確認に時間が必要になるかもしれません。
こうしたメール作成や確認の手間を考慮すると、メールよりも迅速かつ簡単にやりとりができるビジネスチャットが打ち合わせ依頼には適しているでしょう。
社内の打ち合わせ依頼はメールよりもビジネスチャット
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