【文例付き】日程調整メールの書き方とは？送るタイミングや書き方のマナー・ポイントを解説

仕事では、会議の日程調整をする機会があります。社外、社内を問わず複数の人とやりとりができるメールは、日程調整をおこなう際によく使われているコミュニケーションツールです。

しかし、メールは読む相手の顔が見えないため、会議の日程を打診する際は相手への配慮が求められます。

スムーズな日程調整のやりとりができれば早く日程が確定するため、会議までの時間に余裕が生まれ、万全の体制で会議当日を迎えることができるでしょう。

会議の日程調整メールを送るタイミングや適切な書き方を身につけ、有意義な会議にできるよう心がけましょう。

会議の日程調整メールとは

会議の日程調整メールとは、お互いの都合のよい日に会議を開催できるよう、日程を調整するためのメールです。

日程調整にはさまざまなケースがあるため、それぞれの状況に応じて適切な書き方をする必要があります。

日程調整メールの主な構成は下記のとおりです。

会議の日程調整メールは、候補日を提案して相手と日程のすり合わせをおこない、最後に日程の確認をするという流れになります。

会議の日程調整メールを送るタイミングと文例

会議の日程調整メールでは、ケースによって書き方はさまざまです。

会議の日程調整メールを送るタイミングとその文例について見ていきましょう。

自分から候補日を提案する場合

自分や同席者のスケジュールを考慮してこちらから候補日を提案し、その中から相手に選んでもらうケースです。

自分から候補日を提案する際は、決まった日程の中から選ぶことを相手にお願いする形になるため、丁寧な文章を書くことを心がけましょう。

相手に候補日を提案してもらう場合

自分や同席者のスケジュールに余裕があれば、相手の都合に合わせた日程調整をおこなうのもよいでしょう。

相手に候補日を挙げてもらう場合は、会議にかかる時間や場所を明記します。

日程変更を依頼する場合

自分や同席者の都合が合わず、会議の日程を変更してもらう必要がある場合は、相手にスケジュールの調整をお願いするため、お詫びのひと言を添えましょう。

日程変更をお願いする際は、日程変更が必要になった事実を先に述べ、複数の希望日を提示しましょう。メールの文章では、日程変更が必要になった理由を簡潔に記述します。

＞社内向けの日程調整メールの書き方に関する記事はこちら

会議の日程調整メールを作成する際のマナー・ポイント

会議の日程調整メールを作成する際は、相手に不快な印象や不信感を抱かせないためにも、ビジネスマナーを遵守する必要があります。

会議の日程調整メールを作成する際のマナーとポイントを4つ紹介します。

基本的なビジネスメールのマナーについて、より詳しく知りたい方は、下記の記事をご参照ください。

＞ビジネスメールの基本的なマナーに関する記事はこちら

要点を凝縮した件名に

「～の件」「～について」のように、ひと目で趣旨がつかめない件名のメールは後回しにされる傾向にあります。

そのため、件名だけでメールの内容が具体的に把握できるものが望ましいです。

ただし、件名に内容を凝縮しようとして、長くしすぎないことも気をつけましょう。

望ましいのは、「【ご相談】x月x日定例会の日程変更」など、要点を凝縮した件名です。

内容を端的に伝える

メールの本文では、「なんの用件でメールを送信したか」を端的に説明します。

すでに件名で「【相談】x月x日定例会の日程変更」と、メールの趣旨を記述しているので、本文の最初で再度同じ内容を書く必要はありません。

本文に入る部分では、「表題の件」と表現しても問題はないでしょう。

冒頭の挨拶文は長くしすぎず、読む人が早く内容にたどり着けるようにします。

「何をいつまでにしてほしいか」が明確に伝えられるように、読む人の立場になって「読んだあとに正しいアクションを起こせるか」を換算してみましょう。

箇条書きを使って簡潔にまとめる

候補日は箇条書きをもちいて書式を整えると、相手にとって読みやすくなります。

また、確認したい事項が複数ある場合にも、「以下の点をご確認ください」と書き出して、用件を箇条書きにすればメール全体がわかりやすくなります。

会議の日程調整メールでは、長々とした丁寧な文章を書いてミスをするよりも、余計な文章は省略し、箇条書きを用いたほうがわかりやすくなります。

日程調整の内容に合わせたひと言を文末に添える

文末は冒頭の挨拶と同様、シンプルにまとめましょう。

しかし、相手との関係性や状況に応じて、感謝やお詫びのひと言で文末を締めます。

提示した候補日のすべてにおいて、相手の都合がつかないこともあるかもしれません。

その際は、「日程の都合が合わないようであれば、お気軽にお申しつけくださいませ」と、先回りして配慮の言葉を記述しておくことで、相手に負担がかかりません。

＞日程調整メールのお礼メールに関する記事がこちら

会議の日程調整のやりとりにメールは不向き

会議の日程調整がうまく合わないときは、何度もメールをやりとりすることもあります。

短時間で立て続けにメールのやりとりをすることは、本来の業務に集中しにくくなります。

また、受信ボックスからこれまでのやりとりを見返す、多くの受信メールの中から目的のメールを見つけ出すなどの際は、時間や手間がかかります。

これらの点を踏まえると、会議の日程調整にはメールは不向きであり、メール以外のツールを使うほうが、日程調整にかける時間を何分の一にも減らすことが期待できます。

＞Chatworkで打ち合わせコストを削減した事例

会議の日程調整はメールの代わりにChatwork

会議の日程調整ではメールを使うことが一般的ですが、何度もやりとりをする場合、スムーズな日程調整はあまり期待できません。

会議の日程調整を効率よくおこなうには、ビジネスチャット「Chatwork」の利用が効果的です。

Chatworkはコミュニケーションや情報共有の効率を上げるビジネスチャットです。

候補日や会議の場所を相手と共有することで、長々とした文章を省くことができます。

会議の日程調整に効率の悪さを感じているのであれば、Chatworkを導入してみてはいかがでしょうか。

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