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【例文つき】日程調整メールの書き方とは？マナーや送るタイミングを解説
目次
仕事では、会議の日程調整をする機会があります。社外、社内を問わず複数の人とやりとりができるメールは、日程調整をおこなう際によく使われているコミュニケーションツールです。
しかし、メールは読む相手の顔が見えないため、会議の日程を打診する際は相手への配慮が求められます。
スムーズな日程調整のやりとりができれば早く日程が確定するため、会議までの時間に余裕が生まれ、万全の体制で会議当日を迎えることができるでしょう。
会議の日程調整メールを送るタイミングや適切な書き方を身につけ、有意義な会議にできるよう心がけましょう。
会議の日程調整メールとは
会議の日程調整メールとは、お互いの都合のよい日に会議を開催できるよう、日程を調整するためのメールです。
日程調整にはさまざまなケースがあるため、それぞれの状況に応じて適切な書き方をする必要があります。
日程調整メールの主な構成は下記のとおりです。
- 件名
- 宛名
- 挨拶文
- 候補日の提案
- 締めの挨拶
会議の日程調整メールは、候補日を提案して相手と日程のすり合わせをおこない、最後に日程の確認をするという流れになります。
会議の日程調整メールを送るタイミングと文例
会議の日程調整メールでは、ケースによって書き方はさまざまです。
会議の日程調整メールを送るタイミングとその文例について見ていきましょう。
自分から候補日を提案する場合
自分や同席者のスケジュールを考慮してこちらから候補日を提案し、その中から相手に選んでもらうケースです。
自分から候補日を提案する際は、決まった日程の中から選ぶことを相手にお願いする形になるため、丁寧な文章を書くことを心がけましょう。
〇〇プロジェクト会議につきまして、下記の日程はいかがでしょうか。
【候補日】
- 3月11日（水）11:00～15:30
- 3月16日（火）17:00～19:00
- 3月19日（火）13:00～16:00
〇〇様のご都合のよい日をご教示いただけましたら幸いでございます。
相手に候補日を提案してもらう場合
自分や同席者のスケジュールに余裕があれば、相手の都合に合わせた日程調整をおこなうのもよいでしょう。
相手に候補日を挙げてもらう場合は、会議にかかる時間や場所を明記します。
先日、ご相談いただきました〇〇について、詳細をご説明する機会をいただきたく、メールいたしました。ぜひ、貴社にお伺いして1時間ほどお時間を頂戴できればと存じます。
つきましては、〇〇様のご都合のよい時間をお知らせいただければ幸いです。
お手数ではございますが、ご調整をよろしくお願いいたします。
日程変更を依頼する場合
自分や同席者の都合が合わず、会議の日程を変更してもらう必要がある場合は、相手にスケジュールの調整をお願いするため、お詫びのひと言を添えましょう。
日程変更をお願いする際は、日程変更が必要になった事実を先に述べ、複数の希望日を提示しましょう。メールの文章では、日程変更が必要になった理由を簡潔に記述します。
日程調整のご連絡をいただきありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日時はすでに予定が入っておりまして、対応ができない状況です。
お手数ではございますが、別の日時での変更をお願いしたく存じます。
なお、直近で調整可能な日時は以下のとおりですので、ご参照ください。
- 3月11日（水）11:00～15:30
- 3月16日（火）17:00～19:00
- 3月19日（火）13:00～16:00
会議の場所につきましては、上記の日時でしたら希望はございません。
〇〇様のご都合のよい時間をご提示いただいたにも関わらず、変更をお願いしてしまい大変申し訳ございません。
何とぞよろしくお願い申し上げます。
会議の日程調整メールの書き方
会議の日程調整メールにビジネスマナーを感じられると、相手は日程調整に快く応じてくれることでしょう。
会議の日程調整メールの適切な書き方について見ていきましょう。
要点を凝縮した件名に
「～の件」「～について」のように、ひと目で趣旨がつかめない件名のメールは後回しにされる傾向にあります。
そのため、件名だけでメールの内容が具体的に把握できるものが望ましいです。
ただし、件名に内容を凝縮しようとして、長くしすぎないことも気をつけましょう。
望ましいのは、「【ご相談】〇月〇日定例会の日程変更」など、要点を凝縮した件名です。
内容を端的に伝える
メールの本文では、「何の用件でメールを送信したか」を端的に説明します。
すでに件名で「【相談】〇月〇日定例会の日程変更」と、メールの趣旨を記述しているので、本文の最初で再度同じ内容を書く必要はありません。
本文に入る部分では、「表題の件」と表現しても問題はないでしょう。
冒頭の挨拶文は長くしすぎず、読む人が早く内容にたどり着けるようにします。
「何をいつまでにしてほしいか」が明確に伝えられるように、読む人の立場になって「読んだあとに正しいアクションを起こせるか」を換算してみましょう。
箇条書きを使って簡潔にまとめる
候補日は箇条書きをもちいて書式を整えると、相手にとって読みやすくなります。
また、確認したい事項が複数ある場合にも、「以下の点をご確認ください」と書き出して、用件を箇条書きにすればメール全体がわかりやすくなります。
会議の日程調整メールでは、長々とした丁寧な文章を書いてミスをするよりも、余計な文章は省略し、箇条書きを用いたほうがわかりやすくなります。
日程調整の内容に合わせたひと言を文末に添える
文末は冒頭の挨拶と同様、シンプルにまとめましょう。
しかし、相手との関係性や状況に応じて、感謝やお詫びのひと言で文末を締めます。
提示した候補日のすべてにおいて、相手の都合がつかないこともあるかもしれません。
その際は、「日程の都合が合わないようであれば、お気軽にお申しつけくださいませ」と、先回りして配慮の言葉を記述しておくことで、相手に負担がかかりません。
会議の日程調整のやりとりにメールは不向き
会議の日程調整がうまく合わないときは、何度もメールをやりとりすることもあります。
短時間で立て続けにメールのやりとりをすることは、本来の業務に集中しにくくなります。
また、受信ボックスからこれまでのやりとりを見返す、多くの受信メールの中から目的のメールを見つけ出すなどの際は、時間や手間がかかります。
これらの点を踏まえると、会議の日程調整にはメールは不向きであり、メール以外のツールを使うほうが、日程調整にかける時間を何分の一にも減らすことが期待できます。
会議の日程調整はメールの代わりにChatwork
会議の日程調整ではメールを使うことが一般的ですが、何度もやりとりをする場合、スムーズな日程調整はあまり期待できません。
会議の日程調整を効率よくおこなうには、ビジネスチャット「Chatwork」の利用が効果的です。
Chatworkはコミュニケーションや情報共有の効率を上げるビジネスチャットです。
候補日や会議の場所を相手と共有することで、長々とした文章を省くことができます。
会議の日程調整に効率の悪さを感じているのであれば、Chatworkを導入してみてはいかがでしょうか。
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