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日程調整メールにお礼の返信は必要？メール文例付きで書き方やマナーを解説
目次
ビジネスの相手がこちらの都合に合わせて日程調整をしてくれた場合、お礼メールを送ることがビジネスマナーとされています。
日程調整お礼メールを送ることで、感謝とお詫びの気持ちを伝えると同時に、日程が確定した確認として送る場合もあります。
日程調整のお礼メールについて、文例を交えながらマナーのある書き方を身につけましょう。
さらに、日程調整のお礼メールの文例やマナー、必要性はあるか、送る必要がないケースや手間を削減できる方法はないか、などを考えていきましょう。
日程調整のお礼メールが必要な理由は？
日程調整のお礼メールとは、相手がこちらの希望に合わせて、日程調整をしてくれたことに対する感謝の気持ちを伝えるメールです。
また、こちらの都合で迷惑をかけてしまったことに対して、お詫びの気持ちを伝えるためにも送る必要があります。
日程調整のお礼メールは、決して長い文章を送る必要はありませんが、なにかをしてもらったことに対して、お礼の気持ちを伝えることはビジネスの基本的なマナーです。
相手も日程調整へのお礼メールを受け取ることで、日程が確定したことを確認できます。
さらに、日程調整のお礼メールを送ることで、アポイント当日をお互いに気持ちよく迎えることもできるでしょう。
日程調整お礼メールの書き方
日程調整お礼メールは、どのような文章であれば感謝の気持ちをうまく伝えられるのでしょうか。
マナーのある日程調整お礼メールの書き方について、確認してみましょう。
件名に「Re」を入れる
相手から受け取ったメールに返信する際、自動的に件名に「Re」が入ります。
これは、日程調整の件に関する返信という判別ができるので、消さずに残しておきましょう。
また、「Re」のあとは、基本的にはそのままでも構いませんが、必要に応じて書き換えてください。
ビジネスメールでは、メールを開かなくても一目で内容が把握できるような件名にすることがマナーとされています。
そのため、「Re:日程調整の件について」とするよりも、「Re:〇〇セミナーの日程調整のお礼」とするほうがわかりやすくなります。
感謝とお詫びの言葉を
日程調整は、予定していたスケジュールを組み直すこともあり、思いのほか手間のかかる作業です。
それだけに、日程調整に対応してくれた相手に対して、十分に感謝とお詫びの気持ちを表しましょう。
基本的には、冒頭で述べる日頃のおつきあいに対する感謝の挨拶のあとに、日程調整に対するお詫びと感謝の言葉を述べます。
あくまで日程調整へのお礼を伝えるためのメールですので、別の話題や前置きが不必要に長くならないように注意しましょう。
調整後の日時や場所を記載する
日程調整のお礼メールには、確定した日時や場所を記載しておきましょう。
感謝の気持ちを伝えるとともに、あらためて双方がスケジュールを確認することができます。
相手の会社以外の場所で会う場合は、当日訪れる場所の詳細を記載することで、心づかいを感じられます。
例）
- 地下鉄〇番出口より徒歩3分
- 駐車場有り（〇台・近くにコインパーキングあり）
また、オンラインで対面する場合は、接続状態にトラブルが発生しても対応できるように、当日の連絡先を記載しておきましょう。
メールを送る前には、日時に誤りがないか入念にチェックしてから送信することも大切です。
引用は「>」を使う
日程調整のメールで相手からの質問があった場合、どの質問に対する回答なのかを明確にするために、引用「>」を使用して返信しましょう。
「〇〇の質問に対する回答ですが」のように記述するほうが丁寧に感じられますが、長すぎる文章は相手の時間を奪ってしまいます。
必要な箇所を適切に残していれば、引用は失礼にはあたりません。
日程調整お礼メールのマナー
同じ日程調整お礼メールを受け取るのであれば、形式的なメールよりもマナーを感じられるメールのほうが、当日を気持ちよく迎えることができます。
日程調整お礼メールに求められるマナーについて考えてみましょう。
メールは日程調整後早めに送る
日程調整へのお礼メールを早く送ることで、相手への敬意や当日のアポイントに取り組む姿勢がうかがえます。
相手にこれ以上迷惑をかけないためにも、お礼メールは日程調整後なるべく早めに、遅くても24時間以内には送るように心がけましょう。
お礼メールを後回しにすることは、自分にとっても「お礼メールを送る」というタスクがひとつ増えることになります。
業務時間内にこなすべきタスクは多くあるので、お礼メールの送信を失念してしまうような事態は避けるべきです。
内容は簡潔にする
日程調整お礼メールは長い文章を書く必要はありません。
内容は読みやすく簡潔に書くことが重要で、相手の時間を奪わない配慮も大切です。
ひな形をそのまま使うと事務的な印象に取られがちなので、難しい漢字や表現を使いすぎないこともポイントです。
内容を簡潔に伝えつつ、自分の言葉で書けるように、普段から表現の幅を広げる心がけを意識してみましょう。
何度もお礼の言葉を書く際は「重ねて」を使う
お礼メールでは、日頃のつきあいや日程調整に応じてくれたことなど、感謝の言葉を何度か使用します。
お礼は何度言っても失礼にはあたりませんが、同じ言葉を繰り返し使うのは、相手にしつこい印象を与えてしまいます。
本文中でお礼の言葉を述べたのであれば、メールの最後に「重ねてお礼申し上げます」と書くと、しつこさを感じさせずに感謝の気持ちを伝えることができます。
お詫びに力を尽くす一言を添える
日程調整のお礼メールでは、お詫びの言葉を何度も述べるよりも、これからの成果を上げられるような一言を添えるほうが好印象です。
相手にとって、日程調整をしてでも取り引きをしたいと思わせるようなポジティブな一文があれば、より当日が楽しみになるでしょう。
「よいご提案ができると思います」を、「有益なご提案ができるよう力を尽くします」と言い換えるだけで、真摯な姿勢が感じられます。
日程調整お礼メールの文例
日程調整のお礼メールの文例をご紹介します。
| 件名 | Re : x月x日 日程調整のお礼 |
|---|---|
| 宛先 | 株式会社○○ 商品開発部 部長 ○○様 |
| 挨拶 | お世話になっております。●●株式会社営業部の●●です。 |
| 本文 | このたびは、お忙しいところ日程を調整いただきまして、誠にありがとうございます。 また、急な変更であったにも関わらず日程を調整いただき、ご迷惑をおかけして申し訳ございません。 それでは、 >x月x日（火）10時 >場所：●●ビル3F A会議室（地下鉄東西線 ABC駅 4番出口徒歩3分） にて、お待ち申し上げております。 オンラインの場合 >x月x日（火）10時30分～ 当日用URL : https://～ 当日連絡先：090-xxxx-xxxx |
| 結びの挨拶 | 当日は、貴社のお力になれるよう尽力いたします。 また、貴重なお時間をいただけることを、重ねてお礼申し上げます。 |
| 署名 | ●●株式会社営業部 ●●●● TEL：090-xxxx-xxxx E-mail：xxx＠xxx.com |
日程調整のお礼メールの書き方に不安を感じる人は、上記の文例をアレンジして活用してください。
日程調整お礼メールが必要がない場合と効率化する方法
昨今のビジネスシーンでは、メールがコミュニケーションツールの主流であり、多くの人が1日に何通ものメールを受信しています。
一般社団法人日本ビジネスメール協会がおこなった「ビジネスメール実態調査2021」によると、1日に受信するメールの数は平均「51.1通」になりました。
また、メールを読むのに費やす時間は、1日に69分という調査結果も出ています。
これらを踏まえると、送るメールの必要性や効率化する方法を考えなければなりません。
日程調整のお礼メールについても、非効率で必要性がない場合は、見直したほうがよいでしょう。[※1]
「返信不要」と記述されている
相手からのメールに「返信不要」と記述されているのであれば、お礼メールを送る必要はありません。
感謝やお詫びの気持ちを伝えることも重要ですが、そもそも相手とのやりとりの目的は日程調整であり、目的はすでに達成されています。
相手もこちらに気を使っていることがうかがえるので、相手が返信を希望していないのであれば、お礼メールを送る必要はないでしょう。
何度もメールをやりとりしている
日程調整ですでに何度もやりとりをして、日程が確定したのであれば、感謝の気持ちを伝えるためだけのメールは省いてもよいでしょう。
なぜなら、何度もやりとりしているメールの中で、すでに感謝やお詫びのことを述べているはずです。
相手はほかにも多くのメールを受信していることも考えられるので、日程が確定するまでのやりとりで十分にお礼を伝えられているのであれば、お礼メールは必要ありません。
デジタルツールを使って効率化する
日程調整のお礼メールの手間を削減するには、事務的なメールに感じさせない程度にデジタルツールを活用しましょう。
よく使う単語であれば、PCの辞書登録機能を使用することで、時間短縮につながります。
「お世話」と入力すると、「お世話になっております。」と表示されるように登録しておけば、入力にかかる手間を削減できます。
1回の入力は小さな時間削減ですが、1日、1週間に計算すると大幅な時間の有効活用になるでしょう。
また、ひな形をそのまま使うのは、事務的で冷たい印象を与えてしまいますが、自分なりにアレンジしたひな形を複数用意して使いわけることで、効率化につながります。
さらに、PCで作成したお礼メールであっても、最後の署名だけは手書きの文字をスキャニングして挿入することで、丁寧な印象を与えるでしょう。
日程調整もお礼もメールよりChatwork
Chatworkのようなビジネスチャットを使えば、日程調整をスムーズにおこなうことができます。
カレンダーやスケジュール帳を開き、チームメンバーとメールでスケジュールのすり合わせをしなくても、対面での会話のようにチャットをしながらスケジュールを共有できます。
相手もビジネスチャットを導入しているのであれば、さらに日程調整がしやすくなり、何度もメールのやりとりをする必要がありません。
日程が確定した時点でお礼のメッセージを伝えることもできるので、メール作成にかかる時間や返信に対するストレスを削減することが可能です。
Chatworkはビジネスに特化したサービスなので、日程調整やビジネスメールの効率化にお悩みであれば、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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[※1]出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2021」
https://businessmail.or.jp/research/2021-result/
※本記事は、2021年8月時点の情報をもとに作成しています。
