上司への質問メールの注意点とは?書き方のポイントを例文つきで解説

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上司への質問メールの注意点とは?書き方のポイントを例文つきで解説

目次

何か困ったことや分からないことがある場合、メールで上司に質問をする機会もあるでしょう。

上司にメールを送る際は、普段のメールとは異なり、注意すべきポイントがあります。

ここでは、上司へ質問メールを送る際に気をつけるべきポイントを、メールの例文を交えて解説していきます。

上司へ質問メールを送る時に気を付けるポイント

上司への質問メールは、きちんと回答を得られるメールにすることを意識しましょう。

メールを送る際には、具体的にどのようなことに気を付けたらよいのでしょうか。

 

用件が伝わる件名にする

上司によっては、一日に受け取るメール量が膨大な人もいます。

上司に質問メールを送る際は、ひと目で用件が伝わるような件名を設定しましょう。

長すぎる件名にすると見切れてしまうので、文字数も長くなりすぎないように注意しましょう。

 

簡潔に短文で内容をまとめる

メール本文を長い文章で書いてしまうと、何が質問で、何がその他なのか判別しづらくなります。

質問したい内容は、なるべく箇条書きで、簡潔に記載するようにしましょう。

「何が答えてもらいたい質問」で「何がその他の情報なのか」を、受け取る側の目線に立ち、整理することが大切です。

 

現状を説明する

質問メールを作成するときには、どうしても質問内容ばかりが先走ってしまいがちです。

質問メールの本文には、質問をすることになった背景を、きちんと記載するようにしましょう。

質問の背景を伝えておくことで、上司も状況を理解し、適切な意見を返しやすくなります。

 

自分の考えを伝える

質問メールには、自分自身がどのように考えているのかも記載するようにしましょう。

質問メールの構成の例としては、以下のようなものがあげられます。

用件 先日ご共有いただいた資料について質問がございます。
現状・事実 現在、ご共有いただいた資料をもとに次回のプレゼンテーションに向けて整理をしているのですが、4月の実績まで具体的に落とし込むべきか迷っております。
自身の考え 私は、重要なのは3月までの数字であるため、4月実績については入れ込まなくてもよいのではないかと思っています。
相談 ご意見をいただきますようお願いいたします。

自分自身の考えを入れることで、上司が返答をする際に、どの部分にアドバイスをすればいいのかの参考にすることができます。

正しい敬語を使う

上司に質問メールを送る際は、正しい敬語を使うようにしましょう。

「ご苦労さまです」「了解しました」「すみません」などの言葉は、間違った敬語であり、不快に思われる危険性があります。

【正】お疲れさまです
【誤】ご苦労さまです
【正】承知しました
【誤】了解しました
【正】申し訳ございません
【誤】すみません

ビジネスマナーに準じた、正しい敬語を使いましょう。

>「お疲れ様です」は上司や目上の人に使ったら失礼?に関する記事はこちら

クッション言葉を入れる

相手に負担がかかることを考慮し、配慮のあるクッション言葉を使うようにしましょう。

「差し支えなければ」「お伺いしてもよろしいでしょうか」「心苦しいのですが」などのクッション言葉は、質問する際に役立ちます。

文末にも、「お手数をおかけしますが」「お手すきの際でかまいませんので」という言葉を入れ込むことで、相手への配慮の気持ちを伝えることができます。

>クッション言葉とは?に関する記事はこちら

返信をする時は誠意をもっておこなう

上司に質問メールを送り、返信がもらえた際は、誠意をもって返信をしましょう。

文頭には、返信をいただいたことへのお礼を丁寧に記載しましょう。

お礼にあわせて、回答に対してどのように受け取り、考え、今後の行動に移していくかも明記することが重要です。

どのような行動に移していくかを具体的に記載することで、上司も「回答をしてよかった」と感じてくれるでしょう。

上司の状況を見て質問をする

質問をメールでする場合も、上司が業務で慌ただしくしているときは配慮するようにしましょう。

慌ただしくしているときに送ってしまうと、見落としの可能性や、回答が蔑ろにされてしまう可能性があります。

きちんとした意見をもらいたい場合には、様子を伺い、落ち着いて確認してもらえるタイミングでメールを送るようにしましょう。

質問の回答に期日がある場合は明記する

回答に期日がある場合は明記するようにしましょう。

期日を設定する際は、直近すぎる日にちは設定しないように注意しましょう。

上司への質問メールの例文

上司への質問メールを送る際の例文を紹介します。

件名:先日の会議の資料についてご質問


山田局長


お疲れ様です。●●です。


先日は会議にてありがとうございました。


会議でご共有いただいた資料をもとに、研修用の資料を作っているところです。


資料の中でご質問させていただきたい疑問点が2点あるため、ご相談させていただきたいです。


・資料の中の数値は一昨年と比較してどのような結果だったのでしょうか。
 →私自身は、過去3年分の弊社実績と比較し、好調だと解釈していますが、いかがでしょうか。


・資料のP5内にあるデータは何を参考に作成されたものでしょうか。
 →文献『××』を参考にしたものだと考えているのですが、いかがでしょうか。


お手数をおかけして申し訳ありませんが、上記についてご回答いただけましたら幸いです。


よろしくお願いいたします。

オンラインコミュニケーションの注意点

リモートワークが増えてきた影響で、対面以外のコミュニケーションが求められる場面も増えてきました。

上司へ質問メールを送る際も同様ですが、「報連相は早めにおこなう」「チャットや会議ツールなどの使い方に注意する」「リモートワークでも挨拶はしっかりする」などのマナーは意識するようにしましょう。

オンライン上のコミュニケーションだからこそ、注意すべきポイントも多くあるので、相手が不快に思わないようなコミュニケーションを心がけましょう。

>オンラインコミュニケーションの課題点とは?に関する記事はこちら

重要な質問はメールだけで済まさないようにしよう

重要な質問をする場合は、メールで送った後に口頭でフォローをするようにしましょう。

口頭でも伝えることで、受け取り側の上司にも、重要なメールであることが伝わりやすくなります。

より詳細の回答が欲しい質問については、電話やビデオ電話などを活用することもおすすめです。

ビジネスチャット「Chatwork」では、チャットによるコミュニケーションだけではなく、ビデオ通話をすることも可能です。

>Chatworkのビデオ通話機能に関する記事はこちら

上司への質問にChatworkを活用

上司へ質問をする場合は、メールよりも気軽に送ることができ、スキマの時間で返信ができるビジネスチャットも便利です。

ビジネスチャット「Chatwork」では、プロジェクトごとにトークルームの設定をすることができるので、上司を含め、メンバーに一括で相談することができます。

社内で質問がしやすい環境づくりに、ぜひ「Chatwork」の導入をご検討ください。

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