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報連相の目的とは？報連相の必要性と効率的な報連相の方法
目次
報連相は、円滑な業務遂行や職場環境の活性化のために、必要不可欠なものです。
報連相が適切にできていないと、取引先や顧客に甚大な被害や迷惑をかけることに繋がったり、業務効率の悪化につながる恐れがあります。
報連相の目的や必要性、効率的な報連相の方法を知り、円滑な業務やコミュニケーションを図っていきましょう。
報連相の目的とは
報連相（報告・連絡・相談）は、会社やチーム一丸となって業務遂行を目指すことを目的とした、密なコミュニケーションのことです。
報連相を徹底する目的として、どのような効果や状況が生まれるのか確認していきましょう。
円滑な業務進行ができる
報連相をおこなうことにより、誰が何の業務を進めているかが分かるため、進捗や状況の把握がしやすくなります。
また、業務完了の報告を受けたら次の仕事に移りやすく、他の社員のフォローに回すことも可能です。
適切なタイミングで業務の進捗を報告していれば、部下への進捗状況の確認の手間や呼び出しをすることがなくなり、業務を円滑に進行していくことができるでしょう。
自分の仕事に集中できる
他のメンバーや社員がどのような業務や進捗なのかなどの状態が把握できないままだと、「あれは終わっただろうか？」、「来客対応は誰がするのだろうか？」と気が散ってしまい、自分の仕事に集中することができなくなります。
集中できない状態では業務の生産性が下がり、残業やミスなどが起きやすく効率的に業務を進めるのは難しくなるでしょう。
報連相を確実にすることで、「誰が何を」しているかが分かることにより、自分の仕事に限らず問題の早期発見や優先的に業務を進める判断がつきやすくなります。
人間関係が良好になる
報連相は密なコミュニケーションです。
コミュニケーションを密にとることにより、「お互いが何を考え、どう行動したいのか」が分かり、良好な人間関係を築いていくことができます。
口頭ではなく、メールやチャットアプリなどで報連相をすることで記録に残るので、言った言わないの水掛け論やトラブルもなくなるでしょう。
また、人間関係が良好になることでチームでの業務遂行意識が高まり、活発な話し合いをしやすくなるため、新たなアイデアが思いつくなどの効果も期待できるかもしれません。
トラブルに迅速に対処できる
報連相を正しくおこなうことで、トラブルを防ぐことや迅速に対応することも可能になります。
トラブル発生の際にすぐ報告すれば、初期対応が早くなり結果、被害を最小限に抑えることもできるでしょう。
また、トラブルの種になりそうな出来事があれば、事前に報告しておくことで、対処フローを用意するなど事前準備や連携が取りやすくなります。
トラブルを社員に共有することも、再発防止のために必要ですので、二次被害や影響拡大を防ぐためにも報連相は大切です。
＞社内の情報共有を効率よくする方法とは？に関する記事はこちら
報連相の必要性がある場面
報連相のメリットをさらに高めるために、報連相の必要性がある場面を知っておくことが大切です。
報連相の必要性がある場面を、それぞれ具体的に見ていきましょう。
報告は業務終了時やトラブル発生の際
報告するには、タイミングが大切です。
例えば、仕事が完了したときや、長期業務の進捗状況報告、納期に間に合わないときなどがあります。
仕事が完了したことが分かれば、指示をした人は安心できます。
進捗状況報告も、進捗率が分かるため完成の目途などが分かるでしょう。
納期に間に合わないときは、業務全体の進行に影響や、取引先などの信頼を失うことにも繋がりかねませんので、事前に報告することはとても重要です。
また、同じようにトラブル発生の際にも素早い報告が必要です。
すぐ報告することにより、トラブルへの初動が迅速になり、結果、早期鎮静化、被害を最小限に抑えることもできるでしょう。
日時などの指定がある場合
日時や期限などの指定がある場合は、報連相をおこなわなければトラブルにつながってしまう場合もあるでしょう。
例えば、「明日までに書類を提出して」と連絡を受けた場合の解釈はさまざまです。
- 明日までに、だから今日中に提出
- 明日の8時の朝礼前に提出
- 明日の17時の業務終了前までに提出
もし連絡者の「明日まで」が「明日の業務が始まるまで」だとしたら、明日の17時に提出した人は「提出遅れ」となってしまいます。
これはお互いに「言葉足らず」、「確認不足ず」の状態で意思の疎通が適切にできているとがいえません。
このような認識のずれは社内でならまだいいですが、取引先や顧客が関わるものの場合、信頼を崩しかねません。
お互いのスムーズな業務進行や信頼関係を維持していくためにも、連絡する際には日時まで伝える、日時まで確認することを意識して報連相をおこないましょう。
相談し解決したいことがある場合
報連相のなかでも、相談をする必要性があるのであれば分かりやすく簡潔に、「何を解決したいのか」を明確にしましょう。
相談するということは、何か問題を解決したいということです。
相談する際に「こうなりたい」、「こうしたい」という「解決した先に待つもの」をイメージすることで、「そうなるためには？」の「解決したい何か」が出てきます。
相談したかったのにいつの間にかただの愚痴になっていた、とならないように明確に目的意識を持って報連相をおこないましょう。
報連相の効率的なやり方
報連相は業務の効率化を図るだけでなく、良好な人間関係にも繋がります。
より報連相の効果を得るためには、報連相の効率的なやり方を理解することが大切です。
報連相の効率的なやり方を確認していきましょう。
結論から報告する
報告は、主に部下から上司、後輩から先輩におこなうことが多いでしょう。
報告する際には、相手の仕事の状況などを確認したうえで、結論から伝えることを意識してください。
相手の時間を必要以上に奪わないためにも、結論から伝えることで、相手は瞬時に状況把握ができるため、次の指示を出しやすくなります。
多くの場合で口頭で報告することが多いでしょうが、複雑な内容、図などで示した方が分かりやすい内容などは、必要資料を示しながら文章で報告しましょう。
一度に多く伝わる方法で連絡する
連絡は、会社やチーム全体で共有したい場合などにおこなわれます。
大勢に連絡したい場合は、朝礼やミーティングなど複数の人がいるタイミングでするといいでしょう。
また、複数に同じ連絡をするのであれば口頭ではなく、メールやビジネスチャットで関係者に一斉に連絡することで効率的に進めることができるでしょう。
整理して相談する
相談は、同僚、先輩、上司など、相手は内容によって変わりますが、相手の時間をもらっていることに変わりはないので、なるべく簡潔に伝えましょう。
そのためには、まず相談したい内容を整理することが大切です。
- 現在の状況とその背景
- 目標としているところ
- 達成するためにおこなったことと結果
上記を整理して簡潔に分かりやすく伝えることで、相談者は内容を理解することができます。
相談内容が分かりやすいほどアドバイスもしやすくなるため、相手を煩わせないためだけでなく、自身の問題解決のためにも意識しましょう。
報連相の目的と必要性を理解しよう
報連相は、会社やチーム一丸となって業務遂行を目指すことを目的としています。
そのため、報連相を密におこなうことにより、業務遂行が円滑になるだけでなく、良好な人間関係も構築や、トラブル発生の際に迅速な対応ができるようになるでしょう。
口頭やメール、文書でも報連相はおこなうことはできますが、口頭だと忘れてしまったり、メールだと他のメールに埋もれてしまうこともあるでしょう。
ビジネスチャット「Chatwork」を利用することで、気軽にメッセージを送ることができるため、スピーディな報連相やコミュニケーションが可能です。
また、Chatwork文書や資料の添付もでき、必要があればタスク化して通知を送ることもできるため、重要度に応じてメッセージの使い分けができます。
Web会議機能もChatworkにはあるため、口頭や対面でのコミュニケーションにも対応しています。
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