来社依頼メールとは?来社依頼メールの書き方のポイントと例文

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目次

打ち合わせなどで取引先の担当者に来社してもらいたいときには、来社を依頼するメールを送る必要があります。

来社してもらうということは、取引先に移動時間や費用の負担をかけるということでもあります。

丁寧な表現を心がけ、複数の候補日やアクセス方法を明記するなど、相手への配慮をもった来社依頼メールを作成が求められます。

失礼のない来社依頼メールを作成するために、来社依頼メールのポイントや例文を確認していきましょう。

来社依頼メールとは?

来社依頼メールとは、文字通り「相手に会社に来てもらうことをお願いするメール」です。

来社してもらう場合、相手に移動時間や費用などの負担をかけることになります。

そのことを念頭に置き、たとえ相手が目下の人であっても丁寧にお願いすることが大切です。

来社依頼メールを書くときのポイント

来社依頼メールを書くときは、相手への配慮を忘れないことが大切です。

来社依頼メールを書くときのポイントについて見ていきましょう。

 

丁寧な表現を心がける

来社は相手に負担をかける行為ですので、丁寧な表現で、来社依頼メールで相手を不快にすることがないよう心がけましょう。

具体的には、「大変恐縮なのですが」や「お手数をおかけして申し訳ないのですが」といった相手の負担を気遣うような言葉を使うことをおすすめします。

「本来でしたら、こちらから伺うべきところ申し訳ありません」といった言葉も、相手を気遣う言葉として効果的です。

 

候補日は複数挙げる

来社依頼メールには、候補日を複数挙げるようにしましょう。

一方的に日時を指定するのではなく、候補日を複数挙げることで相手の都合にも配慮したメールになります。

また、候補日を複数挙げることで、日程が合わないために何度もメールのやりとりを繰り返すといった手間を解消することもできます。

    

初めて来社する人にはアクセス方法を明記する

初めて来社する人には、会社までのアクセス方法を明記するようにしましょう。

最寄りの駅や目印となるものなどを伝えておけば、初めて来社する人にとっても親切です。

今は、ネットで調べればアクセス方法は分かることも多いですが、来社依頼メールにアクセス方法を書くことで、相手がアクセス方法を調べる手間をなくすことができます。

来社依頼メールの例文

来社依頼メールの例文をご紹介します。

来社依頼メールの書き方に迷う方は、参考にしてみてください。

【件名】〇〇の打ち合わせに関してご来社のお願い

【本文】

△△株式会社営業部 佐藤様

お世話になっております。□□株式会社営業部の山田です。

先日お話しさせていただきました〇〇の打ち合わせの件ですが、一度弊社までお越しいただくことは可能でしょうか。

佐藤様にはお手数をおかけすることになり大変恐縮ではございますが、ご回答をよろしくお願いいたします。

候補日は以下のとおりでございます。佐藤様のご都合をお聞かせください。

【候補日】

  • 〇月〇日 13〜17時
  • 〇月◎日 終日可能
  • 〇月△日 13〜17時

※お時間は1時間程度を考えております。


上記日程のご都合が悪ければ、候補日を2〜3挙げてご教示いただけますと幸いです。

本来でしたらこちらから伺うべきところ、佐藤様にお手数をおかけして申し訳ありません。

ご回答をお待ちしております。何とぞよろしくお願いいたします。

メール署名

メール以外で来社依頼をする方法はある?

メール以外で来社をお願いする方法としては、ビジネスチャットと電話での依頼が考えられます。

特に、ビジネスチャットでの来社依頼は、メールのデメリットを解消する方法としておすすめです。

メール以外の来社依頼の方法について見ていきましょう。

 

ビジネスチャットでの来社依頼

ビジネスチャットは、チャットを活用したスピーディーなコミュニケーションツールです。

ビジネスチャットには通知機能があるため、メールのようにほかのメッセージに埋もれる心配がありません。

また、リアルな会話のようにテンポのよいコミュニケーションをとることができます。そのため、日程調整など複数回のやりとりになっても情報が分かりにくくならない点がメリットです。

ほかにも、データや画像の共有機能が備わっているため、打ち合わせや商談に関する資料の送付にも役立ちます。

ビジネスチャットは、多機能でありながら使い勝手のよいコミュニケーションツールです。

メールのデメリットをカバーしつつスピーディーにコミュニケーションがとれるので、来社依頼の方法として最適です。

 

電話での来社依頼

電話での来社依頼は、急ぎの場合に有効です。

電話で来社依頼をおこなった場合、その場で来社日を決めることができます。そのため、急ぎで来社してほしい場合には、電話での来社依頼がいいでしょう。

ただし、電話では日時や会社の住所などが正しく伝わらないことがあります。

電話での来社依頼をおこなった後に、メールやビジネスチャットでのフォロー連絡をしておくと確実です。

来社依頼はメールよりChatwork

来社依頼メールを送る際は、丁寧な表現を心がけましょう。

また、候補日を複数挙げたりアクセス方法を明記したりすることで、相手にとって親切なメールを作ることも大切です。

一方で、メールは作成に手間がかかるといったデメリットもあります。メール作成に手間がかかるのは、来社依頼メールに返信をする相手にとっても同じことです。

そこで、メールの手間を解消しつつコミュニケーションが円滑にとれるツールとして、ビジネスチャットのChatworkをおすすめします。

Chatworkは、チャット機能・データや画像の共有機能・文章の装飾機能など多くの機能が備わっています。このように多機能でありながら、操作が簡単で誰でも直感的に使えるコミュニケーションツールです。

また、ビデオ通話機能もあるため、相手に来社の負担をかけずに顔を見てコミュニケーションを取ることもできます。

メールより多機能で使い勝手のよいChatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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