オープンコミュニケーションとは?オープンコミュニケーションのメリットと具体的な方法

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目次

職場のコミュニケーション活性化や情報共有の手段として、オープンコミュニケーションを取り入れる企業が増えています。

一方、オープンコミュニケーションはどのようなコミュニケーションなのか、わからない人も多いのではないでしょうか。

オープンコミュニケーションについて具体例とともに解説し、メリットや具体的な方法について紹介します。

オープンコミュニケーションとは

オープンコミュニケーションとは、言葉の意味の通り、「開かれた」コミュニケーションのことです。

具体的には、以下の3つのコミュニケーションをオープンコミュニケーションと呼びます。

立場に関係なく自分の意見や考えを言うこと

オープンコミュニケーションの一つ目は、上司や部下といった立場に関係なく、自分の意見や考えを表明できるコミュニケーションです。

職場によっては、相手の立場をおそれて思っていることを口にできないという場面があるかもしれません。

オープンコミュニケーションを取り入れている職場では、疑問に思ったことや分からないこと、また自分の意見を隠さずに伝えることが推奨されます。

だれもが見られる場所でコミュニケーションをすること

オープンコミュニケーションの二つ目は、コミュニケーションの場にいる人を当事者に限定せず、ほかの社員がいる開けた場所でおこなうことです。

たとえば、メールや電話では当事者間でしかやりとりする内容を知ることができません。

一方、社内ポータルサイトやビジネスチャットツールを使い、誰もが見られる場所でコミュニケーションをすると、当事者以外の関係者も情報にアクセスができます。

雑談・声かけ・プライベートな話をすること

オープンコミュニケーションの三つ目は、仕事に直接関係のないコミュニケーション、たとえば雑談や声かけをすることです。

仕事に関係のないコミュニケーションの中で、業務連絡では分からない互いの人となりを知ることができます。

オープンコミュニケーションを取り入れるメリット

オープンコミュニケーションをあえて取り入れることにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

オープンコミュニケーションが職場にあたえるメリットを見ていきましょう。

業務効率が向上する

オープンコミュニケーションを取り入れることで、他人への理解が深まり、信頼関係を築くことが期待できます。信頼関係が築かれると、業務上のやりとりも円滑になるでしょう。

さらに、開かれた場所でコミュニケーションをすることで、情報共有にかかっていたコストを低減することができます。

関係者間のやりとりがスムーズになり、かつ必要な情報にアクセスしやすい職場では、必然的に業務効率が向上するでしょう。

また、社員同士の進捗状況の把握や相談の機会が開かれ、互いにカバーし合える職場になることも期待できます。

新しいアイデアが生まれる

オープンコミュニケーションにより社員同士が自分の考えを表明できるようになると、議論やアイデア創出がしやすくなります。

これまで生まれることのなかった新しいアイデアが生まれる可能性も期待できるかもしれません。

良好な人間関係を築く

オープンコミュニケーションを取りいれた組織では、それぞれの個人が本音で話せるようになります。

本音を伝えやすい職場では、他者への理解の不足や誤解を生むなどの人間関係の悩みやストレスの原因を減らせるかもしれません。

また、オープンコミュニケーションによって社員同士が親しい関係になることで、社員が、働く喜びをより感じやすくなる可能性があるでしょう。

オープンコミュニケーションができないデメリット

オープンコミュニケーションではないコミュニケーションは、クローズドコミュニケーションとよぶことができます。

クローズドな(閉じられた)コミュニケーションしかできない組織には、どのようなデメリットがあるのでしょうか。

オープンコミュニケーションができない場合のデメリットを見ていきましょう。

無駄な仕事が増える

オープンコミュニケーションがされない職場では、限られた社員にしか情報が伝わりません。情報をもつ社員ともたない社員が分断されると、両者の連携ができなくなります。

連携をするためには、情報共有をあらためてする必要があるため、そのための無駄な仕事が増えてしまうと考えられます。

社員の離職率があがる

転職や退職の理由として、人間関係の悩みを上げる人は少なくありません。

オープンコミュニケーションがされない職場では、社員間の信頼関係を築くことが難しいため、人間関係の悩みを生みやすいといえます。結果として離職率が上がる原因になってしまうかもしれません。

オープンコミュニケーションが向いている職場

一方、すべての職場でオープンコミュニケーションができるわけではありません。

オープンコミュニケーションが向いている職場について見ていきましょう。

社員同士の連携が多い職場

社員同士の連携が多い職場には、情報共有が必須です。

また円滑な連携をおこなうためには、良好な人間関係や信頼関係が築かれている必要があります。

そのような職場では、特にオープンコミュニケーションを取りれるメリットが大きいといえます。

社員の入れ替わりの多い職場

社員の入れ替わりの多い職場では、新しく入った社員が迅速に仕事にとりかかれるよう、情報の共有が大切です。

メールなどの閉じたツールでは、社員の入れ替わりにともなって情報を共有できなくなるリスクがあります。

一方、情報が誰でもアクセスできる場所にオープンになっていると、入社や異動によって生じた引き継ぎもスムーズにおこなえるでしょう。

機密情報を多く扱わない職場

オープンコミュニケーションができる職場とは、誰もが情報にアクセスでき、広く共有できる職場です。

一方、機密情報を多く扱う職場では、オープンコミュニケーションをすることで情報が他の部署や社外に漏えいするリスクが高まります。

リスク管理の観点から、オープンコミュニケーションがむいているのは、とりあつかう機密情報が極端に多くないという条件があります。

オープンコミュニケーションを活性化するために必要なもの

オープンコミュニケーションを導入し組織に浸透させるためには、そもそもオープンコミュニケーションができる環境を整えることが非常に重要です。

具体的には、以下の要素を取り入れましょう。

オープンコミュニケーションがしやすい風土

オープンコミュニケーションを導入しようとしても、「意見をいったら非難されるかも」などの不安が社員に残っていると、オープンコミュニケーションが活性化しません。

オープンコミュニケーションを根付かせるためには、メリットをしっかり理解したうえで、社員が自発的にオープンコミュニケーションをおこなえる風土を作るようにしましょう。

たとえば「おはようございます」といった挨拶や、「お疲れさまです」といった声かけもオープンコミュニケーションのひとつです。まずはそうした声かけを推奨するのも風土を醸成する手段といえるでしょう。

また、業務時間中にあえて雑談の時間を取り入れるのも有効です。

オープンコミュニケーションがしやすいツール

メールや電話など、そもそも「閉じられた」コミュニケーションしかできないツールしか使えない組織ではオープンコミュニケーションが活性化しません。

反対にオープンコミュニケーションしやしツールとして、ビジネスチャットツールが有効です。

ビジネスチャットツールは、グループチャット機能によって、複数の社員と同時に情報共有ができる場を作ることができます。

またチャット形式でやりとりができるため、メールと異なりカジュアルなコミュニケーションをすることも可能です。

オープンコミュニケーション活性化にChatworkを活用しよう

オープンコミュニケーションは、仕事の効率化、生産性の向上、円滑な人間関係の構築や情報共有に役立ちます。

オープンコミュニケーションを取り入れるためには、部下が安心して意見を言える環境づくりや、コミュニケーションを気軽におこなえる仕組みが大切です。

オープンコミュニケーションの手段のひとつとして、ビジネスチャット「Chatwork」も有効です。チャット形式で気軽にコミュニケーションができるため、オープンコミュニケーションに適しています。

社内のオープンコミュニケーションの活性化を実現するために、ぜひ「Chatwork」の導入をご検討ください。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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