電話の取り次ぎは無駄?電話の取り次ぎをなくす改善策と効率化のメリット

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電話の取り次ぎは無駄?電話の取り次ぎをなくす改善策と効率化のメリット

目次

電話の取り次ぎは、双方の時間がとられ意外にも多くの時間が割かれてしまうため、無駄と感じる方も多いのではないでしょうか。

電話の取り次ぎによる無駄な作業を削減するためには、改善策を考える必要があります。

電話の取り次ぎ業務が改善されると、さまざまな面でメリットが生まれます。

電話の取り次ぎを改善し、効率化する具体的な方法について紹介していきます。

電話の取り次ぎが無駄な理由

普段何気なくおこなわれている電話の取り次ぎ業務ですが、意外にも多くの時間が取られてしまっています。

頻繁に電話がなる部署や、人の離席が多い部署では、電話の取り次ぎが頻繁におこなわれていることでしょう。

電話の取り次ぎが無駄な理由は、受電者の本来の業務時間が奪われることをはじめ、ほかにも多くの理由があります。

電話の取り次ぎが無駄な理由を知り、効率化する意識を持ちましょう。

双方の業務時間を奪う

電話の取り次ぎが無駄な一番の理由は、双方の業務時間を奪うことです。

受電者の取り次ぎはもちろん、かけてきた電話の相手の時間も多く取られています。

例えば、担当ではない人が電話に出たときに、担当に代わるまでの時間、また担当がいない場合に伝言を聞く場合に時間が取られてしまいます。

受電者の集中力が切れる

会議や外出などで離席が多い部署の場合、電話がなったときに代わりの人が電話を取ることになります。

とくに電話が多い部署であると、多くの電話の取り次ぎをすることになるため、受電者の集中力を途切れさせてしまうでしょう。

一度集中力が切れてしまうと、生産性の低下につながり、効率的に本来の業務を進めることが難しくなってしまいます。

伝達事項が正しく伝わらないことがある

受電者が伝言を受ける際、伝達事項が正しく伝わらないことがあります。

とくに数字やアルファベットを伝達する際は、間違えやすいので意識しなければなりません。

例えば、数字の8(はち)と7(しち)、アルファベットのB(ビー)とV(ブイ)のようなものです。

受電事項が正しく伝わらないと、間違った方向に業務が進んでしまう危険性もあるため注意が必要です。

折り返し対応が増え相手に迷惑がかかる

担当者がいない場合、取引先や外部の人はあらためて折り返しの対応をすることになります。

離席している時間が多い担当者の場合、先方が再度折り返しの電話をしてくれたとしても、担当が不在の場合があります。

そうすると、さらに折り返しの電話をすることとなり、双方の手間が増え相手にも迷惑がかかってしまいます。

電話の取り次ぎを効率化するメリット

電話の取り次ぎが効率化できると、無駄なタスクが減り、円滑な業務の遂行を実現できるでしょう。

電話の取り次ぎを効率化するメリットを見ていきましょう。

無駄な業務が減り集中できる

電話の取り次ぎを効率化する一番のメリットは、無駄な業務が減り本来の業務に集中できることです。

無駄な電話の取り次ぎが減ると、集中できると本来の業務の質もあがり、短い時間でよりよい成果を出せるようになるでしょう。

伝達の情報共有にかかる時間を削減できる

電話の取り次ぎを効率化すると、情報共有にかかる時間を削減できます。

電話の取り次ぎで、相手から伝言を聞いた場合に、相手から聞き間違えのないように内容を書きとめ、本来の担当に正確な情報共有をする必要があります。

伝達の情報共有は、聞き漏れや聞き間違いがないよう、受電者に負担がかかるものでもあります。

情報共有にかかる工数を効率化できれば、心身ともに受電者の負担が軽くなるでしょう。

折り返しの手間がなくなる

電話の取り次ぎを効率化するメリットは、折り返しの手間がなくなることもあげられます。

折り返しは、かけた人の手間が省けます。

離席が多い人であると、電話をかけてもいないことが多くの場合かけた人が折り返しをすることとなります。

折り返しの手間がなくなると、停滞している業務を気にする必要がなくなります。

よって折り返しの電話を気にする必要がなくなり、本来の業務に集中できるでしょう。

無駄な電話の取り次ぎをなくす改善策

電話の取り次ぎを効率化するためには、どのような改善をおこなうかが重要です。

さまざまな側面から、電話の取り次ぎをなくす改善策ご紹介します。

電話交換手を設置する

電話の取り次ぎをなくす改善策のひとつは、電話交換手を設置することです。

電話交換手を設置すると、最初に電話交換手に取り次ぎする担当者を選別してもらえるので、適切な担当の部署に電話を回してくれます。

無駄な電話の取り次ぎの回数を、確実に減らすことができるでしょう。

電話の自動取り次ぎツールを取り入れる

電話の取り次ぎをなくす改善策のひとつに、電話の自動取り次ぎツールの導入があげられます。

ツールを導入すれば、自動で取り次いでくれるため、本来働いている人の負担を減らすことができます。

たとえば、人工知能の技術を活用して、音声を分析しながら相手と通話をするような仕組みをもつ「ボイスボット」を導入すれば、担当者が不在の場合でも、ボイスボットが対応をしてくれるので、無駄な電話の取り次ぎをなくすことができます。

無駄な業務の効率化にChatwork

ビジネスチャット「Chatwork」はチャットツールとともに、電話代行サービスもおこなっています。

電話があった際に、オペレーターが要件を伺い、使用している「Chatwork」上に受電内容が即座に通知されます。

テキストで正確に情報共有されるので、抜け漏れがなく、いつでも内容を振り返ることができます。

無駄な電話の取り次ぎをなくし、業務効率化のためにもぜひ「Chatwork」の導入と、電話代行サービスの活用を検討してください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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