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お見舞いメールの書き方とは？ビジネスで使える文例やマナー、注意点を解説
目次
お見舞いメールを送る際は、相手の気持ちに寄りそって、前向きになれるようなメッセージを送りましょう。
そのためには、お見舞いメールのマナーを守り、相手に負担をかけさせないことが大切です。
お見舞いメールを送る際のマナーや注意点について、例文を交えて解説します。
お見舞いメールとは
お見舞いメールとは、ケガをする、病気にかかる、または被災された方へ送るメールのことです。
お見舞いメールは、相手に負担をかけないようにマナーを守り、簡潔に終わらせることが重要です。
ビジネスメールの場合、主に業務進捗のことでマナーが必要とされ、簡潔で定型的な文面が多いですが、お見舞いメールでは、思いやりの気持ちをもち、相手の気持ちに寄りそったメッセージを送るようにしましょう。
相手は、精神的にも辛い思いをしていると推測できるため、メールをもらった相手が、前向きで温かい気持ちになれるような文面を作成しましょう。
お見舞いメールのマナー
お見舞いメールのマナーについて見ていきましょう。
件名やタイトルはわかりやすくする
相手がすぐに内容を把握できるように、件名やタイトルは簡潔でわかりやすいものにしましょう。
入院や療養をしている相手に、長い件名やタイトルのメールを送ってしまうと、内容をかみ砕いて理解させることになり、かえって疲れさせてしまう危険性があります。
なるべく治療に専念してもらえるように、件名やタイトルは一目でわかる内容にすることがマナーです。
返信不要であることを記載する
治療に専念してほしいという思いや、配慮を伝えるためにも、メールの文末には、返信不要である旨を記載しましょう。
返信不要である旨を記載していないと、返信をした方がよいのかどうかと、気を揉む人もいます。
また、もらったメールには返信することがマナーだと思い、すぐに返信しなければいけないと感じる人もいるでしょう。
しかし、お見舞いメールを送る相手は、体力や気力が減っていることが推測されるため、文面を作成する行為自体が負担になると考えられます。
お見舞いメールを送る際は、うけとった相手の気持ちを考え、配慮の意識を欠かさないようにしましょう。
メールを送る時間帯に注意する
お見舞いメールを送る際は、早朝や夜遅い時間はさけるなど、送る時間帯に注意が必要です。
ビジネスメールの場合は、「夜分に失礼します」などの一言をそえて、緊急の共有をおこなうこともありますが、お見舞いメールを同じように送ってしまうと、相手への配慮がいき届いていない印象を与えてしまいます。
また、相手は緊急の情報を把握するために、メールの通知をオンにしている可能性も多いため、お見舞いメールが早朝や深夜に届くことにストレスを感じるでしょう。
お見舞いメールは日中に送るなど、時間帯にも注意して、相手に負担を感じさせない細やかな配慮を大切にしましょう。
詳しい情報や状況を詮索しない
病名や状態を聞くなど、相手の詳しい状況や情報を詮索しないようにしましょう。
相手は、病気やケガをした経緯や、被災の状況など、直面したくない状況を抱えていることもあるため、安易に情報を聞くことは不適切です。
身体面と精神面の両方でダメージを受けていることも多いため、療養している人が、自分からメールで病気やケガの詳細を記載していることがあったら、優しくうけとめましょう。
しかし、そこから多くのことを詮索したり、無理に励ましてしまうことは、マナー違反になるため注意しましょう。
業務の話には触れない
療養中の相手に、業務の話をしてしまうと、相手が負担に感じ、ひどく気にしてしまう可能性があるため、基本的には触れないことがマナーです。
とくに「早く〇〇の業務のために戻って来てください」「〇〇さんがいないと、業務が進みません」などと、プレッシャーを与えるような言葉は記載しないようにしましょう。
しかし、相手が進捗を把握しておきたい、緊急対応や大型案件などに関しては、様子をみて、進捗状況を共有してあげると、心配事がなくなる可能性もあるため、臨機応変に対応しましょう。
お見舞いメールの注意点
お見舞いメールを作成する際は、忌み言葉や重ね言葉を使用しないように注意しましょう。
病気やケガ、被災などを連想させるような忌み言葉には以下のようなものがあります。
- 長引く
- 失う
- 終わる
- 消える
- 衰える
- 失う など
また、重ね言葉は、同じ言葉を繰り返すことが、病気やケガを繰り返すことを連想させてしまう言葉です。
ビジネスメールで利用される頻度が高い言葉のため、無意識に使用することがないように、送信する前に必ず確認しましょう。
- たびたび
- 重なる
- 追伸
- くれぐれ
- ますます
- 日々 など
お見舞いメールでつかえる例文
お見舞いメールで活用できる例文をご紹介します。
取引先へのお見舞いメール
取引先にお見舞いメールを送る際は、マナーや注意点に特に気を配り、相手に配慮した文面を作成しましょう。
弊社の〇〇より、一週間前に入院されたと伺い、大変驚いております。
その後のご加減はいかがでしょうか。
とても熱心にお仕事にとりくむ姿を拝見していたため、ご無理をされていたのではないかと心配です。
どうぞご無理をなさらず、療養に専念なさってください。
お困りのことがございましたら、遠慮なくお申しつけください。
弊社一同、〇〇様の回復を心よりお祈り申しあげます。
なお、返信はお気遣いのないようお願い申しあげます。
上司へのお見舞いメール
上司は、部下の業務を管理する立場のため、進捗具合を危惧していることも多いでしょう。
上司へお見舞いメールを送る際は、緊急の案件がある場合や、業務の進捗状況を伝え、安心させましょう。
その後の体調はいかがでしょうか。
部署内の業務やプロジェクトの進捗のことなど、多くの心配もあるかと存じますが、チーム一丸となって、業務にとりくんでおります。
緊急であった〇〇の案件についても無事解決いたしましたので、
ご安心ください。
今は焦らずご静養いただき、ご自愛ください。
また、返信はお気になさらないでください。
1日でも早い回復を、心よりお祈り申しあげております。
＞「ご自愛ください」の意味や正しい使い方とは？に関する記事はこちら
同僚や部下へのお見舞いメール
同僚や部下へお見舞いメールを送る際は、普段の接し方と大きな乖離が起きないように、堅苦しくなりすぎない文面作成を心がけましょう。
怪我の具合はいかがでしょうか。
あと数日で怪我が完治するとのことを〇〇様から伺い、とても安堵しています。
ご無理なさらずに、療養なさってください。
また、〇〇さんの元気なお顔を見られることを、心より楽しみにしています。
返信はお気になさらず、お身体ご自愛ください。
円滑なコミュニケーションにはChatwork
お見舞いメールでは、相手の心情や状況をくみとり、配慮の行き届いたメールにすることが大切です。
返信不要であることを記載する、メールを送る時間に気をつけるなどのマナーや、忌み言葉や、重ね言葉は使用しないなどの注意点をおさえ、読むことで前向きになれるような文面を作成しましょう。
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