「ご一報」の意味とは?メールでの正しい使い方や注意点を例文つきで解説

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ビジネスシーンで「ご一報お願いします」という表現を用いたことがある方も多いのではないでしょうか。

「ご一報」は、簡単に知らせることを意味する言葉で、メールの文面で使用されることが多い表現です。

「ご一報」の正しい意味や使い方、使用の際の注意点を、例文を交えて確認していきましょう。

「ご一報」の意味とは

「ご一報(ごいっぽう)」は、簡易的に相手に知らせることを意味する言葉で、簡単な知らせを意味する「一報」に、接頭語の「ご」をつけた敬語表現です。

ビジネスシーンでは、特定の物事や進捗があった際などに活用する言葉で、相手から連絡をしてほしい場合や、自分から連絡をする場合など、どちらでも使用することができます。

相手からの連絡を欲する場合は、「○○様と連絡がとれましたら、ご一報お願いします」「△△部署との連携業務が、次のフェーズに移りましたらご一報ください」などのように活用します。

自分から相手に連絡する場合は、「ご一報させていただきます」「ご一報いたします」などのように活用します。

「ご一報」は敬語表現か

「ご一報」は、簡単な知らせを意味する「一報」に、接頭語の「ご」をつけたものであり、相手に関する言葉では尊敬語、自分に関する言葉では謙譲語になります。

そのため「ご一報ください」と依頼する際は、相手が行動するため尊敬語となり、「ご一報いたします」と連絡する際は、自分が行動するため謙譲語となります。

ここで、「ください」は、敬意を表す尊敬語のため、「ご一報」と重ねて使うと二重敬語となるのではと思われる方もいると思います。

しかし「ください」は、丁寧語としても解釈することができるため、「ご一報ください」は、二重敬語の誤った表現ではなく、一般的に活用できる敬語表現とされています。

相手に敬意を示すことができる表現になるため「ご一報」を相手に使う際は、「ご一報ください」と伝えるようにしましょう。

「ご一報」を使う際の注意点

自分にも相手にも使うことができる「ご一報」ですが、使用する際は、いくつかの注意点があります。

「ご一報」を使用する際の注意点についてみていきましょう。

上司に使うのは不適切になることも

「ご一報ください」の「ください」という表現は、命令のニュアンスをもつ言葉であるため、上司や目上の人などに使う際は注意が必要です。

「ご一報ください」は、丁寧な敬語表現ですが、「ください」という表現のもとが、「くれ」であるため、人によっては、不快感を抱く可能性があります。

そのため、「ご一報いただけますと幸いです」「ご一報いただけますでしょうか」などの、「ください」を使用しない表現をもちいることが安心でしょう。

詳細な連絡が欲しい時は使わない

「ご一報」は、簡易的な連絡が欲しい時に使用する表現のため、詳細な連絡が欲しい場合は使用しないようにしましょう。

詳細な連絡が欲しい場合は、「詳細についてご教示ください」「細かな進捗状況をご共有ください」など、他の表現を用いて伝えることが適切です。

「ご一報」の正しい使い方と例文

ここまで「ご一報」を使用する際の注意点を確認してきましたが、ここからは具体的な使い方について確認していきましょう。

「ご一報」のあとに続く語句に、クッション言葉を使用するなどで、相手に与える印象を和らげることができます。

円滑なコミュニケーションを実現するために、正しい使い方をみていきましょう。

「ご一報いただけますでしょうか」

「ご一報いただけますでしょうか」は、相手に行動の判断をゆだねる表現となり、「ご一報ください」よりも、印象を柔らかくすることができます。

丁寧な表現を用いて、相手に依頼したい時に活用するようにしましょう。

・書類をご提出いただきましたら、○○宛にご一報いただけますでしょうか
・こちらの案件が完了次第ご一報いただけますでしょうか。お忙しいところお手数をおかけいたします

「ご一報ください」

資料を送った際やトラブルが発生した際など、相手からなんらかの連絡が欲しい際は「ご一報ください」を用いましょう。

「ご一報してください」「ご一報する」などの表現は誤りになるため、注意しましょう。

○○様より△△の件でお電話がございましたら、ご一報ください
△△について、お手すきの際にご一報ください

「ご一報差しあげます」

自分が相手に連絡することを伝える際は、謙譲語である「差し上げます」を活用し、「ご一報差し上げます」と伝えるようにしましょう。

共有すべき情報や相手が早めに知りたいと思う情報について、把握したら伝えることを事前に知らせておくと、好印象を与えることができます。

・△△の作成が完了いたしましたら、ご一報差し上げますので、しばらくお待ちください。
・○○様にご連絡がつきましたら、ご一報差し上げます。

「ご一報」の類語・言い換え表現

簡単に知らせることを意味する「ご一報」ですが、目上の人には不適切にあたる可能性があるため、言い換えの表現を覚えておくといいでしょう。

「ご一報」の類語・言い換え表現について紹介します。

ご連絡ください

「ご連絡ください」は、互いに情報を伝えあうことを表す表現で、上司や同僚、後輩問わず、どのような立場の人にでも汎用的に活用できる表現です。

「△△の件について、なにか気になることがあればご連絡ください」「ご不明点があればご連絡ください」など、気軽に双方で情報を伝える意味でも使用できます。

お知らせください

「お知らせください」は、物事の状況を相手に知ってもらうことを意味する表現です。

「ご一報ください」よりもフランクさを感じるため、口頭で伝える際のコミュニケーションとしてももちいやすいでしょう。

「なにか進捗があればお知らせください」「現在の状況をお知らせください」などと表現できます。

ご報告ください

「ご報告ください」は、親しい同僚や後輩などに使用できる表現です。

「ください」は、「ご一報ください」と同様に、命令形「くれ」の敬語であるため、上司に使用すると失礼にあたる可能性があるため、使用は避けた方がよいでしょう。

親しい同僚や後輩などには、「△△が完了いたしましたら、ご報告ください」「疑問点があれば、ご報告ください」などという表現で使用できます。

「ご一報」への正しい返信方法

「ご一報」は、簡単な連絡を求める表現であるため、「ご一報」が含まれたメールが届いたら、なるべく早く連絡することが大切です。

簡単な状況報告が欲しいという意味あいのため、詳細な資料などを作成する必要はないため、結果がわかった時点で、なるべく早く連絡しましょう。

連絡の手段は、スピードを重視するうえでは、メールよりも電話の方が適切になるシーンもありますが、メールで届いた場合は、基本的にはメールでの返信で問題ありません。

スピーディーな情報共有が必要になる場合は、コミュニケーション手段を「ビジネスチャット」に切り替える方法も有効です。

ビジネスチャットは、チャット形式で、会話のようなコミュニケーションが実現できるため、迅速な業務報告や進捗状況が可能になります。

また、メッセージを読んだ人も、リアクション機能ひとつで既読をすぐに伝えられるため、メッセージのやりとりを省略でき、送付者もすぐに確認をとることができるでしょう。

>メールとチャットを使い分けるポイントとは?に関する記事はこちら

>リアクション機能とは?に関する記事はこちら

スピーディな情報共有に「Chatwork」

「ご一報」を含めたメッセージをうけとったら、なるべく早く情報や状況を伝えることが大切です。

円滑なコミュニケーションを実現するためにも、使用する際の注意点をおさえ、正しい使い方を意識するようにしましょう。

ビジネスチャット「Chatwork」は、離れた場所でも快適で迅速なコミュニケーションが実現できるコミュニケーションツールです。

チャット形式だけでなく、ビデオ/音声通話もできるため、「ご一報ください」とメッセ―ジをうけとった際に、簡易的に情報を伝えることも、また詳細状況をじっくりと伝える際にも活用することができます。

また、一度送信したメッセージを編集・削除することができるため、誤字脱字や誤送信を防ぐ方法としても有効です。

>Chatworkを活用するメリットとは?に関する記事はこちら

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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