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社外秘の意味とは？社内秘との違い・分類・守る方法を簡単に解説
目次
社外秘とは「社外に出してはいけない」書類やデータ、ノウハウなどの情報や技術を指します。
社外秘に関わる書類は、重要書類と呼ばれており、社外秘文書・秘文書・極秘文書の3つに分類し、情報の重要度を設けることで、適切な取り扱い方を把握できるメリットがあります。
適切なリスク管理をおこなうためにも、社外秘の内容や、社内秘の違い、また、企業の情報を守る方法について、詳しくみていきましょう。
社外秘の意味とは
「社外秘」とは、社外に出してはいけない書類やデータ、ノウハウなどの情報や技術を指します。
社外秘は基本的に、社内の社員に知られても問題はありません。
ただし、一部の部署や社員しか見ることができないなど、情報の閲覧に制限がかけられているケースもあります。
たとえば、社外秘の情報として、顧客情報や契約に関わる書類、人材教育に関わるノウハウなどがあげられます。
社外秘は機密情報として扱われ、社外に漏れてしまうと、企業に大きな損害がでてしまう可能性もあるため、取り扱いには、十分に注意する必要があります。
社外秘・社内秘との違い
社内秘とは、「社内の特定の部署・社員」しか扱えない書類やデータなどの情報を指します。
社内秘の場合、社内のなかでも、基本的には秘密にしておきたいという情報を取り扱う際に使われるケースが多いです。
社外秘と比べると、開示可能な範囲が曖昧な部分があるため、「部外秘」と言い換えられる場合もあります。
一般的に、社外秘は社外に出してはいけないものの、社内の社員ならだれでも閲覧できるなど、公開範囲が広い情報も対象になります。
一方で社内秘はどちらかというと、一部の部署や社員しか閲覧ができないという意味で使われることが多く、公開範囲が限定されている情報に使われる点で違いがあります。
社外秘の必要性
そもそも、なぜ社外秘は必要なのでしょうか。
社外秘の必要性について詳細を見ていきましょう。
事業を守るため
社外秘の情報が外部に漏れてしまうと、競合他社に新商品やサービスを模倣されてしまう可能性があります。
たとえば、新商品を発売した際に、思うように利益が見込めなくなるなど、企業の事業活動にダメージを与えてしまうリスクもあります。
企業間で取り引きをおこなう際は、機密情報が外部に漏れないように契約を交わしておくなど、情報管理を徹底しておく対応が重要です。
信頼を守るため
企業の事業活動を続けるには、顧客からの信頼を守る対応が最重視されます。
たとえば、顧客情報や契約情報など、情報が外部に漏れないように対策することで、顧客は安心してサービスを受けることができます。
そのため、万が一情報漏洩が起きてしまうと、情報管理ができていない企業というイメージがつき、顧客からの信用を失いかねません。
また、情報漏洩から被害が起きると、損害賠償が発生する可能性もあるでしょう。
企業は信頼を守るために、社外秘の情報を慎重に取り扱う必要があります。
社外秘に関わる情報の分類
社外秘は、重要書類と一般書類にわけることができます。
また、重要書類は、重要度にあわせて、以下の3つの分類がされます。
- 社外秘文書
- 秘文書
- 極秘文書
それぞれの文書の内容を確認していきましょう。
極秘文書
「極秘文書」とは、重要書類のなかでもっとも重要度が高い文書のことです。
企業のなかでも、上層部の経営陣しか見ることができない情報を指すことが一般的です。
たとえば、新商品の開発に関わる重要な情報、財務情報など、事業の継続に関わる重要な情報があげられます。
秘文書
「秘文書」とは、重要書類で、極秘文書の次に重要度が高い文書のことです。
主に、部署内で業務に関わっている人や、企画に関わっている人だけが閲覧できる情報を指すことが多いです。
具体例として、人事に関わる個人情報や契約書などがあげられます。
企業によっては、「秘扱い文書」と表現することもあります。
社外秘文書
「社外秘文書」は、重要書類で、秘文書の次に重要度が高い文書のことです。
社内の社員が取り扱える情報になるため、重要書類のなかでは、もっとも重要度が低くなります。
たとえば、業務に関わるマニュアルや企画書、会議の議事録などがあげられます。
重要度は低いものの、外部に漏れないように慎重に取り扱うことが重要です。
一般書類
「一般書類」とは、社外に向けて公開しても問題ない情報のことです。
たとえば、社外向けのプレゼンテーションの資料、社内報などがあげられます。
社外秘を守る5つの方法
社外秘を守るためにも、意識しておきたい5つの方法を解説します。
- 社外に持ち出さない
- 操作ログやアクセス権を設ける
- 不要なものは廃棄する
- 秘密保持契約を結ぶ
- 社内ルールを周知する
改めて、社内で徹底できているかを確認しましょう。
（1）社外に持ち出ししない
社内で使用する備品や資料は、基本的に社外に持ち出さないルールを設けておくと安全です。
持ち出しのルールを決めておかないと、従業員が知らず知らずのうちに、重要書類を社外に持ち出し、情報漏洩につながる危険性があります。
たとえば、業務で使うPCやUSBは、持ち出しせずにコピーガードをかけるなど、利用制限を設けるようにしましょう。
また、会議に使った重要資料は、その場で回収するようにするなど、社内で情報管理の体制を整えておくことが大切です。
また、近年、テレワークやリモートワークなど、オフィス以外で働くことも増えているため、より一層、情報セキュリティについての意識を高める必要があります。
（2）操作ログ・アクセス権を設ける
業務に関わる従業員以外は、情報を閲覧・操作できないように調整するなど、制限を設けておく方法も効果的です。
制限を設けることで、業務に関わりがない従業員をはじめ、外部からアクセスされる状況を防ぎやすくなります。
また、PCに操作ログを設定しておくことで、従業員がどのような操作をおこなったのか、履歴を閲覧することが可能になります。
ほかにも、ICカードで入退室の記録をとっておくなど、死角が発生しないようなオフィスレイアウト作りや体制も、セキュリティを保持するためには重要です。
（3）不要なものは廃棄する
社外秘に関わる書類は、基本的に一定期間保存する必要があります。
ただし、期間を過ぎて必要性がなくなった情報については、速やかに廃棄するようにしましょう。
情報をそのまま放置してしまうと、情報漏洩の可能性が高まる危険性があるためです。
たとえば、社内で処分しても問題ない書類の場合、シュレッダーにかけて、細かく処分する方法があります。
また、機密性が高い情報については、業者に処理を任せて、溶解処理や焼却処理をする方法があげられます。
（4）秘密保持契約を結ぶ
社外秘の情報漏洩を防ぐためにも、社員や取引先の企業と秘密保持契約を結びましょう。
秘密保持契約は、「NDA（Non-Disclosure Agreement）」とも呼ばれています。
情報漏洩を予防する意識が高まるだけでなく、不正利用の対策にもつながります。
（5）社内ルールを周知する
情報管理の意識を高めるためにも、社外秘に関わる社内ルールを従業員に周知しておきましょう。
研修をおこなうなど、情報の取り扱いに関わる教育をおこなうことも大切です。
たとえば、以下のような情報を共有しておくとよいでしょう。
- 書類を放置してデスクから離れない
- 無断で書類やデータをコピーしない
- PCのモニターはスリープモードにする
- 社外秘の情報を第三者に口外しない
また、不要なものを廃棄する場合も、重要書類別に廃棄のルールを決めておくなど、正しく取り扱いができるようなマニュアルを作成しておくことが重要です。
社外秘は取り扱いのルールを決めるのが重要
社外秘に関わる書類や情報は、情報漏洩を予防するためにも、適切に取り扱う必要があります。
企業の事業活動や顧客からの信頼を守るためにも、社員の社外秘に関わるルールを作成し、社内周知を徹底しましょう。
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