「周知」の意味とは？効果的な「社内周知」の方法とポイントを解説

「周知」とは「人々の間に広く知れ渡る」という意味があります。

「社内周知」を徹底できると、作業の抜け漏れが予防できて、現場の作業効率や生産性の向上を図れるメリットがあります。

また、効果的に「社内通知」をおこなうには、情報共有に役立つツールを活用する方法がおすすめです。

ビジネスで活用するためにも、効果的な「社内周知」の方法とポイントを解説します。

「周知」の意味とは？

「周知（しゅうち）」とは、広く知らせることを表す言葉で、ビジネスシーンではしばしば「周知する」「周知させる」のように使われます。

そもそも「周」には「十分に行き届く」という意味、「知」には「知らせる」という意味が含まれます。

ビジネスシーンでは、業務に関わる人々に対して、情報を伝えて認識を共有してほしい場面などで使います。

すでに広まっている情報という意味だけでなく「これから広く知らせたい」場合にも使います。

「周知徹底」の意味とは？

「周知徹底（しゅうちてってい）」とは「隅々まで広く知れ渡るように努める」という意味です。

「徹底」には「隅々まで行き届く」という意味が含まれます。

ビジネスシーンにおいては、業務に関わる連絡事項やルールなどについて、関係者全員に知ってもらいたい場面で使います。

「社内周知」が重要な理由とメリット

社内周知とは、社内の関係者に向けて、業務に関わる情報を知らせることです。

社内周知を円滑におこなうことで、以下のようなメリットがあります。

それぞれについて詳しく解説していきます。

現場の作業効率や生産性向上になる

社内周知ができると業務の抜け漏れを予防できて、作業効率や生産性の向上につながります。

滞りなくプロジェクトが進行でき、軌道修正を最小限に抑えながら業務を進められるからです。

反対に社内周知ができていないと、情報共有不足から行き違いが発生し、業務の遅延や重大なミスにつながりかねません。

現場の流れを止めず、円滑に業務を進めるためにも、社内周知を徹底する必要があります。

意思決定をスムーズにおこなえる

業務の関係者が認識を共有できていると、意思決定を円滑に進められます。

何か物事を決める必要があった場合、関係者全員が最新の情報を理解しているとスムーズに判断ができます。

一部の関係者へ情報共有が漏れていた場合、判断の前に情報共有の時間が必要となり、全員の合意に時間を要します。

物事が決まるまでに何度も確認が必要になり、取引に関わる内容なら機会損失につながりかねません。

社内周知が徹底されていると、再度確認する手間を省けるため、スピーディに物事の決定ができます。

事業活動のルール・理念を広められる

企業の事業活動で信頼を得るには、従業員にルールや企業理念を理解してもらうことが重要です。

企業の一員としての振る舞い方や価値観が理解できれば、従業員同士が同じ方向に向かって、目標達成を目指せるようになります。

反対に社内周知ができていないと、従業員の再教育が必要になるなど、コストが増えて業務に悪影響を与えかねません。

また、業務の情報に関するルールの取り扱いを把握できていないと、場合によってはコンプライアンス違反につながります。

事業活動をサポートし合うメンバーとして、責任感のある言動を取ってもらうためにも、定期的に事業活動のルールや企業理念を社内周知しましょう。

＞コンプライアンスに関する記事はこちら

「周知」の使い方と例文

前述の通り、周知は「関係者に情報を伝え広める」という意味であり、ビジネスシーンでよく使われる言葉です。

「周知」の使い方と例文を見ていきましょう。

それぞれについて解説していきます。

周知のとおり

「周知のとおり」は、ビジネスでよく使う表現です。

すでに大まかな情報を伝えており、再度情報を共有したい場面で使います。

周知の事実

「周知の事実」には「多くの人々に知れ渡っている事柄」という意味があります。

ちなみに「事実」には「実際に起こった事柄」という意味も含まれます。

「周知の事実」は、誰しもが知っていることを伝えたい場面で使います。

ただ、取引先や上司の前で「周知の事実」を使うと、状況によっては失礼な印象を与えます。

「ご周知かと思いますが～」など、角が立たない別の表現に言い換えて伝えましょう。

周知する

社内で何か情報を伝えたい際に、動詞の形で「周知する」という使い方ができます。

「周知する」以外にも、丁寧に情報を伝えたい場合は「周知させていただきます」などの使い方も可能です。

ご周知ください

「ご周知ください」は敬語表現のため、目上の人などに向けて丁寧に伝えたい場面で使えます。

「周知」の類語・言い換え表現と5つの例文

「周知」の類語・言い換え表現として、以下が挙げられます。

それぞれについて見ていきましょう。

通知

「通知」には「告げて知らせる」という意味があります。

情報を伝える意味では「周知」と似たような意味合いも含まれます。

ただ「通知」は、一方通行で特定の情報を伝えるというニュアンスで使います。

告知

「告知」とは「告げ知らせる」という意味です。

意味合い的には「通知」や「周知」と同じ意味といえるでしょう。

ただ「告知」のほうが重要度や緊急度が高い場面で使う傾向にあります。

伝達

「伝達」には「情報を口頭や書類で伝える」という意味があります。

ビジネスの場では、書類で重要事項などを伝えたい場面で使う機会が多いです。

案内

「案内」には「事情や様子を知らせる」という意味が含まれます。

「周知」は「人々に広く知らせたい」という場面で使い、「案内」は狭い範囲を含めて特定の出来事を伝えたい場面で使う傾向にあります。

情報共有

「情報共有」とは「ある情報を共同で所有する」という意味です。

「共有」には「共同で所有する」という意味があります。

ビジネスでは、業務で知っておきたいポイントについて、メンバー同士で共有する際などに使います。

＞情報共有に関する記事はこちら

「社内周知」を効果的に実施する方法とポイント

社内周知をおこなう際には、以下のような方法があります。

効率的に社内周知をおこないたい場合には、ツールなどを活用する方法もおすすめです。

それぞれの方法とポイントを見ていきましょう。

マニュアルを社内に配布する

社内や部署全般に周知をおこないたい場合は、マニュアルを配布しましょう。

業務内容などに合わせて、手順やルールをまとめておけば、新しく業務を任された人も情報を素早く確認できます。

また、管理する際はメールアドレスなどで閲覧権限を設けておくと、外部の人に閲覧される状況を防げます。

PCのツールなどを使ってマニュアルを作成しておくと、情報を最新の内容に更新しやすくて便利です。

従業員に伝える情報を整理する

社内周知を効果的に進めるためにも、従業員に伝える際の情報を整理しましょう。

情報をどの範囲まで伝えるのか、内容ごとに決めておくと、重要な情報が社外に漏れる危険性を減らせます。

具体的には、情報を管理する責任者の決定や、情報共有のタイミングなど、運用をスムーズに進められるように流れを決めておきます。

また、情報共有の方法やルールの決定とともに、従業員の教育を口頭でおこなうことも大切です。

マニュアルや書類など、テキストでは伝わり切らない情報を補足できるので、より確実に社内周知を進められます。

情報共有しやすいツールを活用する

社内周知を円滑化するためにも、情報共有のツールを統一しましょう。

社内や部署で同じツールを活用できると、情報を一元管理できて抜け漏れなどを防げます。

また、ツールにはPCだけでなくスマートフォンから確認できるアプリなどもあるため、社外で仕事を進める際にも効果的に周知を進められます。

従業員にとって操作しやすいツールを選びながら、円滑に情報共有ができる方法を模索してみてください。

周知の方法にChatworkの活用がおすすめ

ビジネスにおいて「周知」は、業務に関わる人々に対して、情報を伝えて認識を共有してほしい場面などで使います。

一例として「周知のとおり」「ご周知」といった形で使用が可能です。

類語や言い換える表現には「通知」や「情報共有」などがあげられます。

また「社内周知」を徹底できれば、意思決定をスムーズにおこなえて、現場の生産性を高められるメリットもあるでしょう。

効果的に「社内周知」をおこなう方法には、情報共有しやすいツールを活用するのもおすすめです。

たとえば、ビジネスチャット「Chatwork」なら、グループチャットを作成すれば、社内全体のメンバーに情報共有をおこなえます。

＞Chatworkのグループチャットに関する記事はこちら

もちろん社外の情報共有にも使えるので、取引先とのプロジェクトを進行させる際にも活用が可能です。

また、通知の設定も個別にできるため、営業時間外に通知が届かないように調整できます。

＞Chatworkの通知に関する記事はこちら

周知の流れを円滑化させる方法として、ぜひChatworkをご活用ください。

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