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インターネットFAXとは？メリット・デメリットや従来のFAXとの違いを解説
目次
インターネットFAXとは「従来のFAX機能を、インターネットを利用して効率化したサービス」のことです。
インターネットFAXを導入することで、コスト削減や利便性の向上、ペーパーレス化を実現することが可能です。
また、テレワークなどオフィスにいない状況でもFAXの送受信が可能になるため、現代のビジネス環境に適した連絡手段として注目されています。
本記事では、インターネットFAXと従来のFAXとの違いや、利用するメリット・デメリットを詳しく解説します。
インターネットFAXとは
インターネットFAXとは、インターネットを経由してFAXの送受信ができるサービスのことです。
インターネットを通じてデータを送り、受信側で印刷や表示をする仕組みです。
電話回線を使用せず、メールや専用アプリを使い転送することで手軽に文書の送受信が可能になります。
紙やインクの節約になるため、ペーパーレス化によるコスト削減を実現することができます。
インターネットFAXと従来のFAXとの違い
インターネットFAXではインターネット経由で送受信するため電話回線や専用機器は不要ですが、従来のFAXでは専用の電話回線とFAX機が必要となります。
両者では必要な機器が異なるため、使用の際には注意が必要です。
また、従来のFAXは紙で作成した原稿を送信し、受信した原稿は紙にプリントして保存する必要がありました。
インターネットFAXの場合は、データをクラウド上に保存できるので、インターネットにつながる環境があればいつでもどこでも内容の確認ができます。
クラウド上で保管ができるため、紙で保管する手間や場所が不要になります。
インターネットFAXのメリット
インターネットFAXを活用すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
- コストが削減できる
- ペーパーレス化につながる
- 専用機種の必要がなくなる
- データの管理がしやすい
- 場所を選ばずに確認できる
具体的に見てみましょう。
コストが削減できる
インターネットFAXによりコスト削減が可能となります。
従来のFAXとは異なり、インクや紙、トナーの交換が不要なため、消耗品を気にせずに送受信が可能です。
FAXの取り扱いが多い企業がインターネットFAXを導入することで、初期コストや運用コストの削減につながります。
ペーパーレス化につながる
インターネットFAXは印刷せずに送受信できます。
従来のFAXでは、送りたい内容を印刷し、送ったあとも受信側が印刷して保管する必要がありました。
インターネットFAXの場合、送受信やデータ管理がネット上で完結できるため、印刷する手間が省けてペーパーレス化につながります。
専用機種の必要がなくなる
インターネットFAXは専用回線が不要なため、専用機種を用意する必要がありません。
決まった機種を用意する必要がないことで、初期コストの削減になります。
また、事務所のどこからでもアクセスできるようになるため、利便性の向上にもなります。
スマートフォンやタブレットなど、インターネットに接続できるさまざまなデバイスから確認できる点も便利です。
データの管理がしやすい
データ管理がしやすい点も、インターネットFAXのメリットです。
受信したFAXはデジタルデータで保存されるため、ファイリングや検索が簡単にできます。
バックアップもとりやすく、紛失のリスクが少ないことから、情報共有の円滑化や業務効率化にも役立ちます。
場所を選ばずに確認できる
インターネットFAXは、インターネット環境下であれば場所を選ばずに確認できます。
パソコンなどのインターネットに接続されたデジタル端末があれば、社外からでもFAXの処理ができます。
テレワーク中や外出先でも送受信ができて便利です。
インターネットFAXのデメリット
インターネットFAXには数多くのメリットがあることを紹介しましたが、以下のようなデメリットも存在します。
- ネット回線が必須になる
- 導入・維持にコストがかかる
- 手書き文書はスキャンする必要がある
- 番号が変更になる可能性がある
- 受信に気が付かない可能性がある
- 操作に戸惑う従業員が出てくる可能性がある
デメリットについて詳細を見ていきましょう。
ネット回線が必須になる
インターネットFAXは、ネット回線がつながっていなければ送受信ができません。
通信環境が不安定な場合だと、送受信に失敗することもあります。
外出先や移動中に利用したい場合や、電波の入りづらい建物から利用したい場合には、まずはネット回線が安定してつながるかを確認しておく必要があります。
導入・維持にコストがかかる
インターネットFAXの導入・維持にはコストがかかってきます。
インターネットFAXサービスの多くが月額料金制となっており、有料プランで契約をすると毎月のコストが発生します。
サービスの導入時にもコストが発生するため、現在のFAX利用にかかっているコストや、どれくらいの頻度で使う予定なのかを確認し、予算に合ったサービスを選びましょう。
手書き文書はスキャンする必要がある
インターネットFAXで手書き文書を送る際には、スキャンする必要があります。
従来のFAXとは異なり、一度スキャナやカメラを使いデータとして取り込む必要があり、その際には手間が発生してしまいます。
プロセスを把握し、効率的な方法を理解したうえで使用しましょう。
番号が変更になる可能性がある
サービスの契約条件によっては、番号が変更になる可能性があります。
利用している番号の保持ができなければ、変更した番号を取引先に再度伝える必要が出てきます。
手間や運営上の混乱を発生させないために、契約前にサービスの詳細を細かく確認して選ぶことが大切です。
受信に気が付かない可能性がある
インターネットFAXの場合、従来のFAXのように音がなったり紙が出てきたりしないため、受信に気づかない可能性があります。
受信に気づけるように、受信するデバイスの通知設定を変更することで回避できます。
また、フォローの電話やメールを送り、受信漏れを防ぐ方法を取り入れることも効果的です。
操作に戸惑う従業員が出てくる可能性がある
インターネットに不慣れな場合、操作に戸惑う従業員が出てくるデメリットがあります。
年配者やITリテラシーの低い人は、インターネットFAXを使うことに戸惑うかもしれません。
事前に研修をして操作方法を理解してもらうほか、定期的にフォローアップをしながらサポートをする必要があります。
インターネットFAXを導入する際のポイント
インターネットFAXを導入する際には、以下のような点に注意して導入することをおすすめします。
- 費用は予算内に収まっているか
- 必要な機能が搭載されているか
- 従業員が使いこなせるか
- セキュリティ対策ができているか
- 適切なサポートを受けることができるか
導入する時のポイントについてご紹介します。
費用は予算内に収まっているか
まずは、費用が予算内に収まっているかを確認しましょう。
現状でどれくらいFAXを利用しているのかを把握しておくことで、予算も計算しやすくなります。
予算をもとに、初期費用と月々のランニングコストを算出します。
いくつかのサービスがある中で、費用を知り、予算に当てはまる料金を比較したうえでサービスを検討します。
必要な機能が搭載されているか
FAXとして活用する際に、必要な機能が搭載されているかを確認しましょう。
基本的なFAXの送受信の機能以外にも、「FAXデータ管理機能」「通知機能」「予約送信機能」などがあると便利です。
海外に送信したい場合、そういった機能が対応しているかどうかも確認するポイントです。
自分が欲しい機能に注目してサービスを選びます。
従業員が使いこなせるか
実際にFAXを使う従業員が使いこなせるかどうかも重要なポイントです。
あまりに操作が複雑で、レギュレーションが難しい場合、すべての従業員が操作することが困難になってしまいます。
使い勝手の良さなども事前に確認して、相応しいサービスを選びましょう。
セキュリティ対策ができているか
インターネットFAXはインターネットを通じて情報のやりとりをするサービスです。
便利である反面、セキュリティ対策ができていないと情報漏洩のリスクを高めてしまいます。
企業機密を含む情報のやりとりが発生する可能性もあるので、セキュリティ対策ができているかを事前に確認しておきましょう。
適切なサポートを受けることができるか
何かトラブルが発生した時にサポートが受けられるかどうかも重要なポイントです。
必要なサポートが受けられなければ、業務の進行の妨げになります。
インターネットFAXがいつでもどこからでも利用できるという便利さを持っている以上、深夜や休日でもサポートが受けられる体制だと安心です。
どのような手段でサポートが受けられるのかについても、確認しておきましょう。
ビジネスコミュニケーションの種類と適切な使い分け
インターネットの普及により、ビジネスコミュニケーションの種類もますます広がってきています。
それぞれのコミュニケーションツールの特徴について紹介します。
- 電話
- メール
- ビジネスチャット
どのような種類や使い分けができるのか、具体的に見てみましょう。
電話
特定の相手にすぐに確認したいことがある場合には、電話が便利です。
メールやチャットのように、文章を書き込む手間がなく、緊急時であれば確実に返事がもらえます。
文字では伝わりにくいニュアンスや意図が伝えられる点も電話のメリットです。
特定の相手と1対1でおこなうコミュニケーションになるため、複数人とのコミュニケーションには向いていません。
メール
まとまった情報を発信したい場合にはメールが便利です。
文章を推敲し、まとまっているか確認したうえで送信できるメールは、じっくり考えた内容や案内文など、すでに決まった情報を共有する際に適しています。
メールにはビジネスマナーがあるため、上司や取引先などフォーマルなやりとりに使用する時にも活用できます。
一斉に多くの人に情報を発信したい時にもメールが便利です。
ビジネスチャット
定型文がなく、伝えたいことを中心に気軽に送信できるチャットは迅速なやりとりができます。
スピーディーに情報共有をしたい際にも活用が可能です。
特定の人とのやりとりができるチャットのほか、チームメンバーが参加しているグループチャットもつくることができるので、メンバー全体に質問や告知をしたい時にも便利です。
リアルタイム性の高いコミュニケーションですが、活発になりすぎるとメッセージが流されてしまうことも考えられるため、適切な運用・設計をおこなうことが大切です。
常にチャット画面を見ていないこともあるので、緊急性の高いやりとりには向いていない側面もあるため、内容によってツールを選ぶ必要があります。
書類やデータのやりとりにも「Chatwork」
インターネットFAXは、インターネット環境があればいつでもどこからでも送受信ができる便利なサービスです。
データで情報を保管できる点においても、管理に手間がかかりません。
ビジネスコミュニケーションには、ビジネスチャットツール「Chatwork」の使用がおすすめです。
無料で使うことができ、ファイル管理機能が搭載されているため、従来FAXでやりとりしていた内容もチャットでのやりとりに置き換えることが可能です。
まずは活用してみて、コミュニケーションの活性化や書類やデータのやりとりの利便性を実感してみてはいかがでしょうか。
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