「都合がつかない」の敬語表現とは？ビジネスでの伝え方を例文付きで解説

「都合がつかない」という表現は、ビジネス・プライベートの両方で幅広く使われています。

よく使う表現ではあるものの、利用シーンや使い方を誤ると相手に不快感を与えてしまう可能性があるため注意が必要です。

本記事では、「都合がつかない」の正しい意味や敬語表現をともなう使い方、相手に与える印象を和らげるクッション言葉のほか、使用時の注意点や言い換え表現などについても解説します。

「都合がつかない」の意味とは

「都合」は「事情」や「具合」を意味する言葉ですが、「都合がつかない」は当事者の状態や状況が合わないことを表すフレーズです。

主に、相手とスケジュールが合わずに何かを断るときに用いられる表現ですが、予算が合わない場合、希望条件に合わない場合なども「都合がつかない」が使われます。

プライベート・ビジネスを問わず幅広く使われる表現である一方、使うケースによって相手に与える印象が変わる点には注意が必要です。

「都合がつかない」の敬語表現

「都合がつかない」は敬語ではないため、ビジネスシーンで「都合がつきません」「都合がつかないです」といった言い回しをすると失礼にあたる可能性があります。

ビジネスシーンでは、「どうしても都合をつけられませんでした」などの表現にすることで、「自分なりに努力はしたが難しかった」「都合をつけたかったが、諸事情で無理だった」というニュアンスを伝えることができます。

ビジネスシーンで「都合がつかない」ことを伝える方法・例文

「都合がつかない」ことを伝える適切な表現について、3つのビジネスシーンを例に解説します。

会議や打ち合わせを断る場合

会議や打ち合わせを断る際は、謝罪の意と理由を伝えることが大切です。

たとえば「申し訳ございません。その日はほかの予定が入っておりまして、都合をつけるのが難しい状況です。」といった言い回しが適切でしょう。

謝罪と理由を添えることで、相手に対して申し訳なく思っている気持ちと、やむを得ず断るにいたった状況が伝わります。

予定を調整する場合

スケジュールが合わず調整したい場合は、「申し訳ございません。〇日は都合をつけるのが難しいため、◯日はいかがでしょうか。」のように、ほかの候補日をあわせて伝えるとよいでしょう。

代案を示すことで、前向きに予定を合わせようとしている姿勢を伝えられます。

依頼を断る場合

相手からの依頼を断る際も、謝罪の意と理由を伝えましょう。

たとえば「申し訳ございません。現在繁忙期のためどうしても都合がつきません。」と伝えることで、「引き受けたい気持ちはあるが、今は難しい」というニュアンスになります。

さらに「ご期待に沿えず申し訳ございません」と添えると、より丁寧な印象を与えることができます。

「都合がつかない」と一緒に使えるクッション言葉

「都合がつかない」というフレーズをさらに丁寧な表現にするためのクッション言葉を4つご紹介します。

申し訳ありませんが

「申し訳ありませんが」は、相手に迷惑をかけることに対する謝罪の気持ちを伝えるクッション言葉です。

たとえば「申し訳ありませんが、その日はすでに予定が入っておりまして、どうしても都合をつけられない状況です」とすることで、相手に謝罪の気持ちや誠意が伝わるでしょう。

恐れ入りますが

「恐れ入りますが」は、相手に何かをお願いをする際に、謙虚な印象を与えるクッション言葉です。

たとえば「恐れ入りますが、その日は都合がつかないため、別の日程で再調整させていただけないでしょうか」と伝えることで、より丁寧な印象を与えられます。

＞「恐れ入ります」の使い方に関する記事はこちら

あいにく

「あいにく」は、自分の気持ちや予想に反して望ましくない状況になったことを残念に感じている、という思いを伝えるクッション言葉です。

たとえば「あいにく、その日は都合がつかないため、別の日程で再調整させていただけないでしょうか」と伝えることで、相手に配慮した丁寧な印象を与えられます。

恐縮ですが

「恐縮ですが」は、自分の行動によって相手に負担をかけてしまうことが申し訳ないという気持ちを表すクッション言葉です。

たとえば「恐縮ですが、その日は都合がつかないため、別の日程で再調整させていただけないでしょうか」と使うことで、相手に敬意を払った礼儀正しい表現になります。

なお、「恐縮ですが」と近い意味をもつ「心苦しいのですが」を使っても問題ありません。

＞「恐縮ですが」の使い方に関する記事はこちら

「都合がつかない」ことを伝える際の注意点

ビジネスシーンで「都合がつかない」と伝える際は、相手に不快感を与えない言葉を添えることが重要です。

「都合がつかない」は事実を述べているだけの言葉であり、理由やその人の気持ちまでは伝わらないためです。

都合がつかない理由を簡潔に説明しつつ、代案や調整の意思を示すことで誠意が伝わります。

クッション言葉も併用しつつ、丁寧かつ適切な表現を心がけましょう。

h2>「都合がつかない」の言い換え表現

最後に、「都合がつかない」の言い換え表現を4つ紹介します。

それぞれの使い方を理解し、適切に使い分けましょう。

日程・予定が合わない

「日程が合わない」「予定が合わない」は、「都合がつかない」をより具体的にした表現です。

たとえば、スケジュールの重複を明確に伝えたい場合は以下のように使います。

「申し訳ありませんが、その日はどうしても日程が合わないため、今回は見送らせていただきます。」

調整が難しい

「調整が難しい」は、「調整したいと思っているが、諸事情で難しい」というニュアンスを含んだ言い換え表現で、以下のように使います。

「申し訳ありませんが、その日はどうしても日程の調整が難しいため、あらためてご連絡いたします。」

所用がある

「所用がある」は、具体的な理由を明かさずに断りたい場合に使える表現です。

有給休暇や家族旅行などのように私的な理由であったり、内容を率直に伝えるかどうか迷う理由であったりする場合に、以下のように使います。

「申し訳ありませんが、その日は所用があるため、別の日程で調整させていただけますでしょうか。」

＞「所用」の使い方に関する記事はこちら

対応できない

「対応できない」は、相手の要求に応じられないことを明確に伝える言い換え表現で、以下のように使用します。

「申し訳ありませんが、その日はどうしても対応できません。」

なお、「対応いたしかねます」「対応できかねます」とすると、「対応できません」より丁寧な言い回しになります。

円滑なコミュニケーションに「Chatwork」

「都合がつかない」は、相手とスケジュールや予算などが合わずに断るときに用いられる表現です。

「都合がつかない」だけでは相手に不快感を与えてしまう可能性があるため、言い換え表現やクッション言葉を組み合わせるなど、相手に配慮した伝え方が求められます。

文章で円滑なコミュニケーションを取りたい場合は、ビジネスチャットツール「Chatwork」を活用するのもひとつの方法です。

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