ビジネスチャットでタスク管理は可能？機能・メリット・効果的な使い方を解説

日々の業務に追われる中で、「あの件、どうなった？」「誰が担当だっけ？」といったタスクに関する課題は尽きません。

多くの企業で導入されているビジネスチャットですが、実はコミュニケーション機能だけでなく、タスク管理機能を備えているものも少なくありません。

ビジネスチャット内でタスク管理ができれば、情報の一元化や業務の効率化が期待できます。

この記事では、ビジネスチャットのタスク管理機能とは何か、そのメリットやデメリット、効果的な使い方、そして自社に合ったツールの選び方まで詳しく解説します。

ビジネスチャットにおけるタスク管理とは？基本を理解しよう

ビジネスチャットは、今や多くの企業でコミュニケーションの中心的役割を担っています。

その中で「タスク管理」の機能が注目されていますが、具体的にどのようなものなのでしょうか。

まずは、その基本から見ていきましょう。

タスク管理の重要性とビジネスチャットでの位置づけ

タスク管理とは、個人やチームが抱えるべき作業（タスク）を明確にし、その進捗状況を把握・管理することで、業務を効率的かつ確実に遂行するための手法です。

期限内に目標を達成するためには、誰が何をいつまでに行うのかを明確にすることが不可欠です。

ビジネスチャットにおけるタスク管理機能は、このタスク管理をチャットプラットフォーム上で実現しようとするものです。

日々のコミュニケーションの中で発生する「お願いしたい作業」や「確認事項」などを、その場でタスクとして登録し、関係者間で共有・追跡できる点が特徴です。

これにより、口頭での依頼やメールでの指示といった、見落とされがちなタスクの抜け漏れを防ぎ、業務の透明性を高めることを目指します。

ビジネスチャットに搭載されている一般的なタスク管理機能

ビジネスチャットツールによってタスク管理機能の詳細は異なりますが、一般的に以下のような機能が搭載されています。

タスクの作成と割り当て

チャットメッセージから直接タスクを作成したり、新規にタスク内容を入力したりできます。

作成したタスクには、担当者を1名または複数名割り当てることができます。

誰がそのタスクの責任者であるかを明確にすることで、業務の属人化を防ぎ、責任の所在を明らかにします。

期限設定とリマインダー機能

各タスクには実行期限（期日）を設定できます。

期限が近づくと通知されたり、期限超過のタスクがアラート表示されたりするリマインダー機能も一般的です。

これにより、タスクの遅延を防ぎ、計画的な業務遂行をサポートします。

進捗状況の確認とステータス管理

タスクの進捗状況（例：未着手、進行中、完了、保留など）をステータスとして設定・変更できます。

チームメンバーは、タスクリストを見ることで、各タスクがどのような状態にあるのかを一覧で把握できます。

これにより、進捗の遅れを早期に発見し、対策を講じることが可能になります。

関連メッセージとの連携

多くのビジネスチャットツールでは、タスクとそれに関連するチャットメッセージを紐づけて管理できます。

タスクの背景や経緯、詳細な指示内容などを後から確認したい場合に、関連メッセージを簡単に見つけ出すことができるため、情報検索の手間を省けます。

ビジネスチャットでタスク管理を行う9つのメリット

ビジネスチャットのプラットフォーム上でタスク管理を行うことは、従来のタスク管理方法と比較して多くのメリットをもたらします。

ここでは、主な利点を9つ挙げて解説します。

メリット1：コミュニケーションの流れで自然にタスクを作成・依頼できる

ビジネスチャットでの会話中、「この件、お願いできますか？」「後で確認します」といったやり取りは日常的に発生します。

タスク管理機能があれば、こうしたメッセージから直接タスクを作成し、担当者や期限を設定できます。

別のツールを起動してタスクを登録し直す手間がなく、会話の流れを途切れさせることなく、スムーズにタスク化できるのが大きなメリットです。

メリット2：タスクと関連情報（チャット履歴）が一元管理できる

タスクの背景や詳細な指示、関連する議論などは、多くの場合チャットの履歴に残っています。

ビジネスチャット内でタスク管理を行うことで、これらの関連情報とタスクそのものを同じプラットフォーム上で一元的に管理できます。

後からタスクの経緯を確認したい場合や、新しい担当者がタスクを引き継ぐ際に、必要な情報へ容易にアクセスできます。

メリット3：タスクの担当者と期限が明確になり、抜け漏れを防止しやすい

口頭での依頼やメモ書きのタスクは、誰が担当でいつまでにやるべきかが曖昧になりがちで、結果としてタスクの抜け漏れが発生しやすくなります。

ビジネスチャットのタスク管理機能を使えば、各タスクに担当者と期限を明確に設定できるため、「誰の仕事か分からない」「いつの間にか忘れられていた」といった事態を防ぐのに役立ちます。

メリット4：チーム全体でタスクの進捗状況を可視化・共有できる

チームで共有されるタスクリストやカンバンボードのような形式で、各タスクの進捗状況をリアルタイムに可視化できます。

これにより、マネージャーはチーム全体の業務負荷や進捗のボトルネックを把握しやすくなり、メンバーは互いの状況を理解し、協力しやすくなります。

「見える化」は、チームの生産性向上に不可欠な要素です。

メリット5：タスクに関する質疑応答やフィードバックが迅速に行える

タスクに関して不明な点や確認したいことがあれば、関連するチャットスレッドですぐに質問したり、コメント機能を使ってフィードバックを送ったりできます。

これにより、タスク実行中の疑問点を素早く解消し、手戻りを減らすことができます。

コミュニケーションツールとタスク管理が一体化しているからこそのメリットです。

メリット6：複数のツールを使い分ける手間とコストを削減できる可能性がある

従来、コミュニケーションはチャットツール、タスク管理は専用のタスク管理ツール、といったように複数のツールを使い分けていた企業も多いでしょう。

ビジネスチャットに十分なタスク管理機能が備わっていれば、ツールを一本化できる可能性があります。

これにより、ツールの切り替えの手間が省けるだけでなく、複数のツールにかかっていたライセンス費用を削減できる場合もあります。

メリット7：タスクの通知機能で対応忘れを防ぎ、期日管理を強化できる

多くのビジネスチャットツールでは、自分に割り当てられたタスクの期限が近づいた際や、タスクに進捗があった際に通知を受け取ることができます。

これにより、うっかりタスクの存在を忘れてしまったり、対応が遅れたりすることを防ぎ、期日管理を徹底するのに役立ちます。

通知のタイミングや種類をカスタマイズできるツールもあります。

メリット8：モバイル対応ツールなら外出先でもタスク確認・更新が可能

スマートフォンやタブレットに対応したビジネスチャットツールであれば、オフィス外や移動中でもタスクの確認、進捗の更新、新しいタスクの作成などが可能です。

場所を選ばずにタスク管理を行えるため、フィールドワークの多い職種や、テレワーク中心の働き方でも、業務の停滞を防ぎ、柔軟な対応が可能になります。

メリット9：情報共有の効率化でチーム全体の生産性向上に貢献する

タスクに関する情報がオープンに共有され、進捗が可視化されることで、無駄な確認作業や報告業務が削減されます。

また、各メンバーが自身のタスクとチーム全体の目標を意識しやすくなるため、主体的な行動が促され、結果としてチーム全体の生産性向上に貢献します。

スムーズな情報共有は、効率的なチームワークの基盤となります。

ビジネスチャットでのタスク管理におけるデメリットと注意点

多くのメリットがある一方で、ビジネスチャットでのタスク管理にはいくつかのデメリットや注意すべき点も存在します。

これらを理解した上で活用することが重要です。

デメリット1：専用タスク管理ツールと比較して機能が限定的な場合がある

ビジネスチャットに搭載されているタスク管理機能は、あくまでチャットの補助的な機能として位置づけられている場合が多く、専用のタスク管理ツールと比較すると機能がシンプルで限定的であることが一般的です。

例えば、複雑な依存関係を持つタスクの管理、リソース管理、詳細なレポート機能などは、専用ツールほど充実していない可能性があります。

デメリット2：複雑なプロジェクト管理やガントチャート作成には不向きなことも

大規模で複雑なプロジェクト管理においては、タスク間の依存関係、リソースの割り当て、進捗の遅延が全体に与える影響などを詳細に把握する必要があります。

多くのビジネスチャットのタスク管理機能では、ガントチャートの作成やクリティカルパスの分析といった高度なプロジェクト管理機能は備わっていません。

こうした用途には、専用のプロジェクト管理ツールの方が適していると言えるでしょう。

デメリット3：タスクの数が増えすぎると管理が煩雑になる可能性

手軽にタスクを作成できる反面、個人やチームが抱えるタスクの数が非常に多くなると、リストが長大になり、かえって管理が煩雑になる可能性があります。

重要なタスクが他の多くのタスクに埋もれてしまったり、優先順位付けが難しくなったりすることがあります。

定期的なタスクの棚卸しや整理、フィルタリング機能の活用が求められます。

デメリット4：通知設定を誤ると重要なタスク通知が埋もれるリスク

タスクの更新や期限に関する通知は便利ですが、通知設定が適切でないと、チャットのメッセージ通知と混ざってしまい、重要なタスク関連の通知を見逃してしまうリスクがあります。

また、あまりにも多くのタスク通知が届くと、「通知疲れ」を引き起こし、かえって確認がおろそかになることも考えられます。

自分にとって最適な通知設定を見つける工夫が必要です。

注意点1：自社のタスク管理ニーズとツールの機能を見極める

ビジネスチャットのタスク管理機能を利用する際には、まず自社やチームがどのようなタスク管理を求めているのか、そのニーズを明確にすることが重要です。

その上で、検討しているビジネスチャットツールのタスク管理機能が、そのニーズをどの程度満たせるのかを慎重に見極める必要があります。

機能不足であれば専用ツールとの併用を、機能過多であればよりシンプルな運用を検討しましょう。

注意点2：運用ルールを明確にし、チーム内で共有する

タスクの命名規則、担当者の割り当て方、期限設定の基準、進捗ステータスの定義、完了報告の方法など、タスク管理に関する運用ルールを明確に定め、チーム内で共有・徹底することが重要です。

ルールが曖昧だと、各自がバラバラな使い方をしてしまい、かえって混乱を招く可能性があります。

定期的にルールを見直し、改善していくことも大切です。

【実践編】ビジネスチャットのタスク管理機能 効果的な使い方と活用シーン

ビジネスチャットのタスク管理機能を効果的に活用するためには、その使い方と具体的な活用シーンを理解しておくことが役立ちます。

基本的な使い方：タスク作成から完了までの流れ

多くのビジネスチャットツールで共通する、基本的なタスク管理の流れを紹介します。

メッセージからタスクを作成する

チャットでのやり取りの中で発生した依頼事項や確認事項が含まれるメッセージを選択し、「タスクとして登録」といった操作を行うことで、簡単にタスクを作成できます。

メッセージ内容がタスクのタイトルや詳細に自動で引用されることが多いです。

タスクに担当者・期限・詳細情報を設定する

作成されたタスク、あるいは新規作成するタスクに対して、担当者（自分自身または他のメンバー）、実行期限（日付や時刻）、タスクの具体的な内容や補足情報などを設定します。

必要に応じて、優先度やラベルなどを付与できるツールもあります。

進捗を更新し、完了報告を行う

タスクに着手したら、進捗ステータスを「進行中」などに変更します。

タスクが完了したら、ステータスを「完了」に変更し、必要であればチャットで完了報告を行います。

これにより、関係者はタスクの状況をリアルタイムで把握できます。

活用シーン1：日々の個人タスク管理と備忘録として

自分自身に割り当てるタスクを作成し、日々の「やることリスト」として活用できます。

「〇〇社へ電話する」「資料を作成する」といった細かなタスクも登録しておけば、うっかり忘れを防ぐ備忘録としても機能します。

期限を設定しておくことで、計画的な業務遂行に役立ちます。

活用シーン2：チーム内での業務分担と進捗共有

チームリーダーがメンバーに業務を割り振る際や、メンバー間で協同作業を行う際に、タスク管理機能が役立ちます。

誰がどのタスクを担当し、進捗はどうなっているのかをチーム全体で共有することで、業務の重複や偏りを防ぎ、効率的な連携を促進します。

例えば、週次の定例業務や、小規模なプロジェクトのタスク分担などに活用できます。

活用シーン3：会議の決定事項や宿題の管理

会議中に決定した事項や、参加者に割り当てられた宿題（アクションアイテム）を、その場でビジネスチャットのタスクとして登録します。

議事録とは別にタスクとして管理することで、会議後のフォローアップが確実になり、「決まったけれど実行されない」といった事態を防ぎます。

担当者と期限を明確にすることで、責任感も醸成されます。

活用シーン4：顧客からの問い合わせ対応状況の管理

顧客からの問い合わせやクレーム対応などをタスクとして管理し、担当者、対応状況、期限などを記録します。

これにより、どの問い合わせに誰が対応中で、どのような状況なのかをチーム内で共有でき、対応漏れや二重対応を防ぎます。

過去の対応履歴も参照しやすくなります。

活用シーン5：定期的な報告業務やルーティンタスクのリマインド

毎週・毎月発生する報告業務や、定期的に行う必要のあるルーティンタスク（例：データバックアップ、システムメンテナンスなど）を、繰り返しタスクとして登録し、リマインダー設定をしておくことで、忘れずに実行するのに役立ちます。

これにより、定型業務の確実な遂行をサポートします。

タスク管理機能が充実したビジネスチャットツールの選び方

ビジネスチャットツールを選ぶ際に、タスク管理機能を重視する場合、どのような点に注目すればよいのでしょうか。

ここでは、主な選定ポイントを解説します。

ポイント1：タスク作成の柔軟性と入力項目のカスタマイズ性

メッセージから簡単にタスクを作成できるか、タスクのタイトルや説明文を自由に編集できるか、といった作成時の柔軟性を確認しましょう。

また、タスクに付随する情報（例：プロジェクト名、顧客名、関連URLなど）をカスタムフィールドとして追加できるかなど、入力項目のカスタマイズ性も重要です。

自社の業務に必要な情報をタスクに盛り込めるかを確認しましょう。

ポイント2：担当者設定、期限設定、優先度設定の容易さ

タスクの担当者を複数設定できるか、期限を日付だけでなく時刻まで設定できるか、タスクの優先度（高・中・低など）を設定できるか、そしてこれらの設定が直感的に行えるかを確認します。

特にチームで利用する場合、担当者の明確化と期限管理はタスク遂行の基本となるため、操作性は重要です。

ポイント3：進捗ステータスの種類と変更のしやすさ

タスクの進捗状況を示すステータス（未着手、進行中、保留、完了など）が、自社の業務プロセスに合わせて設定できるか、あるいはカスタマイズ可能かを確認しましょう。

また、ステータスの変更がドラッグ＆ドロップのような簡単な操作で行えるかなど、日々の運用における使いやすさも重要です。

カンバン形式でステータス管理ができるツールもあります。

ポイント4：通知機能の細かさとパーソナライズ設定

自分にタスクが割り当てられた時、期限が近づいた時、タスクが更新された時など、どのようなタイミングで通知が来るのか、また、その通知方法（デスクトップ通知、メール通知、モバイル通知など）や頻度を個人が細かく設定できるかを確認しましょう。

不要な通知を減らし、重要な通知を見逃さないためのパーソナライズ設定は、タスク管理の効率を左右します。

ポイント5：検索・フィルタリング機能の使いやすさ

多数のタスクの中から、目的のタスクを素早く見つけ出すための検索機能や、担当者別、期限別、ステータス別、プロジェクト別などでタスクを絞り込めるフィルタリング機能が充実しているかを確認します。

特にタスク数が多くなる場合には、これらの機能の使いやすさが作業効率に大きく影響します。

キーワード検索の精度や、絞り込み条件の保存機能などもチェックポイントです。

ポイント6：他の機能（カレンダー、ファイル共有など）との連携度

タスク管理機能が、ビジネスチャット内の他の機能（例：カレンダー、ファイル共有、ビデオ会議など）とどの程度シームレスに連携しているかを確認しましょう。

例えば、タスクの期限をカレンダーに自動で反映したり、タスクに関連するファイルを直接添付できたりすると、利便性が向上します。

ツール全体としての使い勝手にも関わる重要なポイントです。

ポイント7：外部タスク管理ツールとの連携オプションの有無

すでに専用のタスク管理ツール（例：Asana、Trello、Jiraなど）を利用している場合や、より高度なタスク管理機能が必要な場合には、ビジネスチャットツールがこれらの外部ツールと連携できるかを確認しましょう。

API連携や専用の連携機能が提供されていれば、ビジネスチャットでのコミュニケーションと専用ツールの高度なタスク管理機能を両立させることが可能です。

ビジネスチャットのタスク管理と専用ツールの比較・使い分け

ビジネスチャットに搭載されたタスク管理機能と、専用のタスク管理ツールは、それぞれに特徴があり、得意とする領域が異なります。

どちらか一方を選ぶのではなく、状況に応じて使い分けたり、連携させたりすることも有効な手段です。

ビジネスチャット内タスク管理が向いているケース

• 日々の細かなタスクや、チャットでの会話から派生する依頼事項の管理
• チーム内での簡易的な業務分担と進捗共有
• コミュニケーションとタスク管理を同じプラットフォームで完結させたい場合
• 複数のツールを導入・運用する手間やコストを避けたい場合
• タスクの抜け漏れ防止や、簡単なリマインダーとしての利用

基本的に、日常的なコミュニケーションに紐づくタスクや、比較的シンプルなタスク管理には、ビジネスチャット内の機能が手軽で便利です。

専用タスク管理ツールが適しているケース

• 複数のプロジェクトを横断的に管理する必要がある場合
• タスク間の依存関係が複雑で、ガントチャートなどを用いた詳細な計画が必要な場合
• リソース管理や工数管理、予算管理など、高度なプロジェクト管理機能が必要な場合
• 詳細なレポート作成や進捗分析が求められる場合
• 大人数での利用や、厳格なワークフローに基づいたタスク管理を行いたい場合

より専門的で多機能なタスク管理、特にプロジェクトマネジメントの要素が強い場合には、専用ツールの方が適しています。

両者を連携させて活用する方法

最近では、ビジネスチャットツールと専用タスク管理ツールを連携させることで、それぞれのメリットを活かす運用も増えています。

例えば、ビジネスチャットでの会話から専用タスク管理ツールへタスクを送信したり、専用タスク管理ツールでの更新情報をビジネスチャットに通知したりすることができます。

これにより、コミュニケーションの円滑さと高度なタスク管理機能を両立させることが可能になります。

自社の状況に合わせて最適な連携方法を検討してみましょう。

ビジネスチャットでのタスク管理をさらに効率化するコツ

ビジネスチャットのタスク管理機能をより効果的に活用し、業務効率を向上させるためのいくつかのコツを紹介します。

コツ1：タスク名は具体的かつ分かりやすく記載する

タスク名は、誰が見ても内容が一目で理解できるように、具体的かつ明確に記載しましょう。

曖昧な表現や略語の多用は避け、「（何を）する」といった動詞止めにするなど、分かりやすさを心がけます。

例えば、「資料作成」ではなく「〇〇会議用提案資料（△△様向け）の作成」のように具体的に記述します。

コツ2：期限は必ず設定し、現実的なものにする

すべてのタスクに期限を設定する習慣をつけましょう。

期限がないタスクは後回しにされがちです。

また、設定する期限は、タスクの難易度や作業量を考慮し、現実的で達成可能なものにすることが重要です。

無理な期限設定は、かえってモチベーションの低下や品質の劣化につながります。

コツ3：タスクを細分化して着手しやすくする（サブタスクの活用）

大きなタスクや複雑なタスクは、そのままではどこから手をつけていいか分からず、着手が遅れがちです。

そのような場合は、タスクをより小さな具体的な作業ステップ（サブタスク）に細分化しましょう。

一つ一つのサブタスクが明確になることで、取り組みやすくなり、進捗も管理しやすくなります。

サブタスク機能を備えたツールであれば積極的に活用しましょう。

コツ4：完了したタスクは速やかにクローズする

完了したタスクは、速やかにステータスを「完了」に変更し、タスクリストからクローズ（非表示など）する習慣をつけましょう。

これにより、対応すべきタスクが明確になり、リストが整理されて見通しが良くなります。

完了したタスクがいつまでも残っていると、達成感が得られにくいだけでなく、他のタスクに集中しづらくなります。

コツ5：定期的にタスクリストを見直し、整理する

週に一度、あるいは一日の始まりや終わりなど、定期的に自身のタスクリスト全体を見直し、整理する時間を設けましょう。

不要になったタスクや優先度が変わったタスクがないかを確認し、必要に応じて更新・削除します。

タスクリストを常に最新の状態に保つことで、効率的なタスク管理が可能になります。

まとめ：ビジネスチャットのタスク管理を使いこなし業務効率を向上させよう

ビジネスチャットに搭載されたタスク管理機能は、日々のコミュニケーションと連携しながら、手軽にタスクの抜け漏れを防ぎ、チームの進捗を可視化できる便利なツールです。

専用のタスク管理ツールほどの多機能性はないかもしれませんが、日常的な業務管理や小規模なチームでの情報共有においては、十分にその効果を発揮します。

重要なのは、自社の業務内容やチームの文化、そしてタスク管理に求めるレベルを理解した上で、ビジネスチャットの機能を最大限に活用する方法を見つけ出すことです。

この記事で紹介したメリット、デメリット、効果的な使い方、そしてツールの選び方や効率化のコツを参考に、ぜひビジネスチャットでのタスク管理を実践してみてください。

コミュニケーションとタスク管理がシームレスに連携する環境は、きっとあなたのチームの生産性向上に貢献するはずです。

使いやすいインターフェースで、チャットから簡単にタスクを作成・管理できる国産のビジネスチャットツールなども検討してみると良いでしょう。