会議が多い悩みをビジネスチャットで解決！準備・開催・事後対応を効率化する方法

「また会議か...」「今日の会議、本当に必要だったのかな？」多くのビジネスパーソンが、日々の業務の中で会議に対してこのような思いを抱いたことがあるのではないでしょうか。

会議は情報共有や意思決定に不可欠な場ですが、準備に手間取ったり、長時間化したり、結論が出なかったりと、非効率な運用が常態化しているケースも少なくありません。

この記事では、そんな「会議が多い」「会議が面倒」という悩みを抱える方に向けて、ビジネスチャットを活用して会議の準備、開催、そして事後対応までを劇的に効率化する方法を詳しく解説します。

なぜ会議は「多い」「面倒」「非効率」と感じられてしまうのか？

多くの企業で、会議は日常業務の一部として組み込まれていますが、その運用方法によっては従業員の負担となり、生産性を低下させる原因にもなり得ます。

なぜ私たちは会議に対してネガティブな感情を抱きやすいのでしょうか。

会議に潜む一般的な課題点

会議が非効率と感じられる背景には、いくつかの共通した課題が存在します。

課題1：目的やゴールが不明確な会議

「何のために集まるのか」「この会議で何を決めるのか」といった目的やゴールが曖昧なまま開催される会議は、議論が発散しやすく、結論に至らないことがよくあります。

参加者も何に貢献すればよいのか分からず、ただ時間を浪費する結果になりがちです。

課題2：参加者の準備不足と一方的な情報共有

会議の議題や関連資料が事前に十分に共有されず、参加者がぶっつけ本番で臨むケースがあります。

また、一部の人が一方的に情報を話し続けるだけで、双方向の議論が行われない情報伝達型の会議も、参加者の貴重な時間を奪うことになります。

課題3：長時間化と結論が出ない会議

議題が多すぎたり、議論が脱線したりすることで、予定時間を大幅に超過してしまう会議は少なくありません。

長時間にわたる会議は参加者の集中力を低下させ、かえって質の高い意思決定を妨げます。

また、議論がまとまらず、結局「次回に持ち越し」となることも、非効率感と徒労感を増大させます。

課題4：議事録作成・共有の負担と決定事項の曖昧さ

会議の内容を記録する議事録の作成は、担当者にとって大きな負担となります。

また、議事録の共有が遅れたり、そもそも作成されなかったりすると、会議で何が決まったのか、誰が何をするのかが曖昧になり、その後の行動に繋がりません。

課題5：スケジュール調整の煩雑さと移動時間のロス

多数の参加者のスケジュールを調整して会議の日時を設定する作業は、非常に手間がかかります。

特に、異なる部署や拠点のメンバーが参加する場合には、移動時間も発生し、会議そのものの時間以外にも多くの時間が費やされることになります。

ビジネスチャットが会議の非効率を解消するメカニズム

上記のような会議の課題に対して、ビジネスチャットは有効な解決策を提示します。

ビジネスチャットを導入することで、コミュニケーションのあり方が変わり、会議の質そのものを向上させることが期待できるのです。

コミュニケーションの変化による会議のあり方の見直し

ビジネスチャットは、リアルタイムかつ手軽な情報交換を可能にします。

これにより、従来は会議で話し合われていたような情報共有や簡単な意思決定の多くが、チャット上で済ませられるようになります。

結果として、本当に必要な議論に絞った会議の開催や、会議自体の削減につながります。

また、会議前にチャットで事前情報をインプットしておくことで、会議当日はより本質的な議論からスタートできるようになります。

情報共有の円滑化がもたらす会議の質の向上

ビジネスチャットのグループチャット機能やファイル共有機能を活用することで、会議に関連する情報を必要なメンバーに漏れなく、かつ迅速に共有できます。

参加者全員が同じ情報を事前に把握した上で会議に臨むことで、認識のズレを防ぎ、より建設的で質の高い議論が期待できます。

また、会議後もチャット上で決定事項やタスクを共有・管理することで、会議の成果を確実に行動へと結びつけることができます。

【会議前】ビジネスチャットを活用した効率的な準備方法

会議の成否は、事前の準備段階で大きく左右されます。

ビジネスチャットを活用することで、この準備プロセスを大幅に効率化できます。

準備1：アジェンダ（議題）の事前共有と意見集約

会議の数日前までに、専用のグループチャットや会議用チャネルでアジェンダを共有します。

各議題について、参加者から事前に意見や質問をチャットで募集することで、会議当日の議論をスムーズに進めることができます。

また、事前に意見が出揃うことで、議論の方向性を見定めやすくなります。

準備2：関連資料の事前配布と質疑応答

会議で参照する資料（報告書、データ、提案書など）も、事前にチャットで共有します。

参加者は各自のタイミングで資料に目を通し、不明な点があれば会議前にチャットで質問できます。

これにより、会議当日に資料の説明に多くの時間を割く必要がなくなり、本題の議論に集中できます。

ファイル共有機能を使えば、大容量の資料も手軽に配布可能です。

準備3：参加者の絞り込みと出欠確認の効率化

会議の目的とアジェンダを明確にした上で、本当に参加が必要なメンバーをチャットで通知し、絞り込みます。

不必要なメンバーの参加は、会議の効率を低下させる一因です。

また、ビジネスチャットのアンケート機能やリアクション機能を活用すれば、出欠確認も簡単かつ迅速に行えます。

準備4：会議の目的とゴール設定の明確化と共有

「この会議で何を達成したいのか」「どのような状態になれば成功と言えるのか」といった会議の目的と具体的なゴールを、事前にチャットで明確に伝え、参加者全員で共有します。

これにより、参加者の意識が統一され、会議が目的から逸れるのを防ぎます。

会議の冒頭で改めて目的を確認する手間も省けます。

準備5：事前アンケートによる論点の事前整理

特定の議題について、参加者の意見やアイデアを幅広く集めたい場合には、会議前にビジネスチャットのアンケート機能を活用して意見を収集します。

これにより、会議前に主要な論点や多様な視点を把握でき、当日の議論をより深めることができます。

また、発言が苦手な人からも意見を引き出しやすくなります。

【会議中】ビジネスチャットを併用したスマートな会議運営術

会議の最中も、ビジネスチャットを併用することで、よりスムーズで生産性の高い運営が可能になります。

運営術1：リアルタイムでの議事録作成・共有（共同編集）

ビジネスチャットのメッセージ入力機能や、連携できるドキュメント共有サービスを活用し、会議中にリアルタイムで議事録を作成・共有します。

特定の担当者だけでなく、参加者が共同で編集できる環境を整えれば、認識のズレを防ぎながら効率的に議事録を作成できます。

決定事項や重要な発言をその場で記録することで、会議後のまとめ作業の負担を大幅に軽減できます。

運営術2：補足情報や参考URLの即時共有

議論の中で出てきた補足情報や、参考となるWebサイトのURL、関連資料などを、その場でチャットに投稿して共有します。

これにより、口頭での説明だけでは伝わりにくい情報を視覚的に補い、参加者全員の理解を深めることができます。

わざわざ後でメールで送る手間も省けます。

運営術3：発言しにくい人からの意見収集（チャットでの質問・意見）

大人数の会議や、役職者が多い会議では、若手社員や内気な性格の人が発言しにくいことがあります。

そのような場合に、ビジネスチャットを通じて質問や意見を投稿してもらうことで、多様な意見を吸い上げることができます。

匿名で投稿できる機能があれば、さらに発言のハードルを下げることができます。

運営術4：オンライン会議との連携によるハイブリッド会議の円滑化

オンライン会議ツールとビジネスチャットを併用することで、ハイブリッド形式（対面とオンラインの混合）の会議も円滑に運営できます。

例えば、オンライン参加者からの質問をチャットで受け付けたり、資料共有をチャットで行ったりすることで、場所の違いによる情報格差をなくし、一体感のある会議を実現します。

多くのビジネスチャットにはビデオ通話機能も搭載されています。

運営術5：時間管理とファシリテーションのサポート

会議の開始時や各議題の残り時間をチャットで通知したり、議論が脱線しそうになった際にファシリテーターがチャットで軌道修正を促したりするなど、時間管理と会議進行のサポートにも活用できます。

タイマー機能やリマインダー機能を活用するのも有効です。

【会議後】ビジネスチャットによる迅速なフォローアップとタスク化

会議で決まったことを確実に行動に移すためには、会議後のフォローアップが非常に重要です。

ビジネスチャットは、このプロセスも効率化します。

フォローアップ1：議事録の即時共有と確認依頼

会議終了後、できるだけ速やかに完成した議事録をチャットで共有し、参加者に内容の確認を依頼します。

修正点や追記すべき点があれば、チャット上でフィードバックをもらい、迅速に反映させることができます。

これにより、議事録の精度を高め、関係者間の認識を統一します。

フォローアップ2：決定事項とネクストアクションの周知徹底

議事録の中でも特に重要な決定事項や、次に誰が何をすべきか（ネクストアクション）を、改めてチャットで強調して周知徹底します。

必要であれば、専用のチャネルを作成し、関連情報を集約するのも有効です。

「会議で決まったはずなのに、誰も動いていない」という事態を防ぎます。

フォローアップ3：会議で出た宿題や課題のタスク化と担当者割り当て

会議中に発生した宿題や課題、検討事項などを、ビジネスチャットのタスク管理機能を使って具体的にタスク化し、担当者と期限を設定します。

これにより、各タスクの責任の所在が明確になり、進捗状況も可視化されるため、実行漏れを防ぎ、確実にフォローアップできます。

フォローアップ4：会議内容に関する追加の質疑応答とフィードバック収集

会議後に出てきた疑問点や、会議の進め方に対するフィードバックなどを、チャットを通じて気軽に収集します。

これにより、参加者の理解を深めるとともに、今後の会議運営の改善に役立てることができます。

継続的な改善が、会議の質を高めるためには不可欠です。

フォローアップ5：関連チャネルでの継続的な進捗共有

会議で決定したプロジェクトやタスクに関するその後の進捗状況は、関連するグループチャットで継続的に共有します。

これにより、関係者は常に最新の状況を把握でき、必要に応じて適切なサポートや協力を行うことができます。

透明性の高い情報共有が、目標達成への近道となります。

ビジネスチャットで「会議そのものを減らす」という選択肢

ビジネスチャットの活用は、既存の会議を効率化するだけでなく、「会議そのものを減らす」という視点でも非常に有効です。

すべての情報共有や意思決定が会議で行われる必要はありません。

チャットで代替できる会議の種類とは？

以下のような種類の会議は、ビジネスチャットでのコミュニケーションに置き換えることで、効率化が期待できます。

情報共有・進捗報告型の会議

各メンバーが進捗状況や共有事項を順番に報告するだけの会議は、チャットでの定期的な報告や、共有ドキュメントへの記載で十分に代替可能です。

参加者全員が同じ時間に拘束される必要がなくなり、各自のタイミングで情報を確認できます。

簡単な意思決定や確認事項

少人数で完結するような簡単な意思決定や、数点の確認事項であれば、わざわざ会議を開かずにチャット上で迅速に済ませることができます。

アンケート機能やリアクション機能を活用すれば、意見集約もスムーズです。

少人数でのブレインストーミングの一部

アイデア出しの初期段階など、少人数での自由な意見交換は、専用のチャットチャネルで行うことも有効です。

時間や場所にとらわれず、思いついたアイデアを気軽に投稿し合うことで、活発な議論が生まれる可能性があります。

ただし、深い議論や結論を出すためには、別途会議を設ける方が効果的な場合もあります。

会議をチャットに置き換える際のポイントと注意点

会議をチャットに置き換える際には、いくつかのポイントと注意点があります。

・目的の明確化：チャットで何の情報共有や意思決定を行いたいのか、目的を明確にする。

・ルールの設定：チャットでの報告頻度、返信期限、議論の進め方などのルールを事前に設定する。

・テキストコミュニケーションの限界：複雑なニュアンスや感情が伝わりにくいことを理解し、必要に応じてビデオ通話などを併用する。

・情報過多への配慮：重要な情報が他のメッセージに埋もれないよう、メンションやピン留め機能を活用する。

すべての会議をなくすことが目的ではなく、会議の必要性を吟味し、より効果的なコミュニケーション手段を選択することが重要です。

会議効率化に役立つビジネスチャットの主要機能

ビジネスチャットツールには、会議の効率化に直接的に貢献する様々な機能が搭載されています。

これらの機能を理解し、積極的に活用しましょう。

機能1：グループチャット（会議用チャネルの作成）

会議ごとに専用のグループチャット（チャネル）を作成することで、アジェンダ、資料、議事録、関連する議論などを一元的に管理できます。

会議の参加者だけをメンバーに設定すれば、クローズドな情報共有も可能です。

機能2：ファイル共有機能（資料配布・議事録共有）

会議資料の事前配布や、会議後の議事録共有をスムーズに行えます。

大容量ファイルに対応しているツールも多く、印刷コストの削減にもつながります。

バージョン管理にも役立ちます。

機能3：タスク管理機能（決定事項・宿題の管理）

会議で決まったネクストアクションや、参加者に割り当てられた宿題をタスクとして登録し、担当者、期限、進捗状況を管理できます。

これにより、会議後のフォローアップを確実に行えます。

機能4：検索機能（過去の議論や資料の検索）

過去の会議でどのような議論がなされたか、どのような資料が共有されたかを、キーワードや期間などで簡単に検索できます。

「あの会議で何が決まったんだっけ？」といった場合に、すぐに情報を参照できます。

機能5：ビデオ通話機能（オンライン会議の実施）

多くのビジネスチャットにはビデオ通話機能が搭載されており、遠隔地のメンバーとのオンライン会議や、ハイブリッド会議を簡単に行えます。

画面共有機能を使えば、資料を見ながら説明することも可能です。

機能6：アンケート機能（意見収集）

会議前の意見収集や、会議後のフィードバック収集などに活用できます。

簡単な選択式や自由記述式のアンケートを作成し、参加者からの回答を効率的に集めることができます。

機能7：ピン留め機能（重要事項の固定表示）

会議のアジェンダや決定事項、重要な共有資料など、常に参加者に確認してもらいたい情報をチャットチャネルの上部に固定表示できます。

これにより、情報が流れてしまうのを防ぎ、見逃しを減らすことができます。

ビジネスチャットを活用した会議効率化を成功させるための運用ポイント

ツールを導入するだけでなく、その運用方法を工夫することで、ビジネスチャットによる会議効率化の効果はさらに高まります。

ポイント1：会議の目的を明確にし、本当に必要かを見極める

まず、開催しようとしている会議の目的は何か、その目的を達成するために本当に会議が必要なのかを常に自問自答する習慣をつけましょう。

ビジネスチャットでの情報共有や、少人数での簡単な打ち合わせで済むのであれば、無理に会議を開く必要はありません。

ポイント2：ビジネスチャットの利用ルールと会議運営ルールを定める

会議の事前準備、会議中のチャット利用方法、会議後のフォローアップなど、ビジネスチャットをどのように会議プロセスに組み込むかについて、明確なルールを定めて共有します。

例えば、「会議資料は前日までにチャットで共有する」「会議中の質問は原則チャットで行う」といった具体的なルールが考えられます。

ポイント3：参加者全員がツールを使いこなせるよう教育・サポートする

ビジネスチャットの基本的な操作方法はもちろんのこと、会議効率化に役立つ機能（タスク管理、検索、ピン留めなど）について、参加者全員が理解し、使いこなせるようにするための教育やサポート体制を整えましょう。

ツールの習熟度が低いと、かえって非効率になる可能性があります。

ポイント4：会議の主催者（ファシリテーター）の役割を明確にする

会議の主催者（ファシリテーター）は、ビジネスチャットを効果的に活用して会議をリードする役割を担います。

事前の議題設定、時間管理、議論の促進、チャットでの意見拾い上げ、会議後のフォローアップ指示など、ファシリテーターのスキルが会議の質を大きく左右します。

ポイント5：定期的に会議のあり方を見直し、改善を続ける

ビジネスチャットを導入した後も、定期的に「会議の時間は適切か」「参加者は適切か」「議題は効果的か」「チャットの活用はうまくいっているか」といった点を振り返り、会議のあり方そのものを見直し、改善を続けることが重要です。

アンケートなどを通じて参加者からのフィードバックを収集し、継続的な改善サイクルを回しましょう。

まとめ：ビジネスチャットで会議のあり方を見直し、生産性の高い働き方を実現しよう

「会議が多い」「会議が面倒」という悩みは、多くの企業が抱える共通の課題です。

しかし、ビジネスチャットを戦略的に活用することで、会議の準備、開催、そして事後対応に至るまでのプロセスを大幅に効率化し、 unproductiveな会議から脱却することができます。

さらに、ビジネスチャットは会議そのものの必要性を見直すきっかけを与え、より本質的な業務に集中できる時間を生み出します。

この記事で紹介した具体的な活用法や運用ポイントを参考に、ぜひあなたの職場の会議改革に取り組んでみてください。

会議の効率化は、単に時間を節約するだけでなく、従業員の満足度向上や、組織全体の生産性向上にもつながる重要な取り組みです。

使いやすく、会議効率化に必要な機能が網羅されたビジネスチャットツールを選び、チーム一丸となって活用していくことが成功の鍵となるでしょう。