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メールで大容量の添付ファイルが送れない原因と対処方法
目次
「取引先との業務に関わる情報を送りたい」というようなシーンで、メールにファイルを添付して送信している方は多いでしょう。
しかし、「ファイルの容量が大きすぎて、メールが送れない！」という状況に陥った経験があるのではないでしょうか。
大容量ファイルをメールで送れなかった場合の対処方法とメール以外に送信する方法を紹介します。
メールで大容量の添付ファイルが送れない原因と対処法
仕事でメールにファイルを添付するシーンは多く存在します。
取引先への提案書類から仕事の納品物、契約書までビジネスで使う多種多様な情報を添付ファイルとして送信します。
しかし、なぜビジネスメールで大容量のファイルの送信ができないケースがあるのか見ていきましょう。
メールの送受信容量の制限が超えている
メールには1通あたりの送受信容量の制限があります。
送信側だけでなく受信側にも制限が存在するため、送信できたように思っていても、相手側で受け取れていないという可能性もあります。
送受信の容量問題を回避するには添付ファイルを圧縮して、ファイルサイズを小さくして送ったり、送信ファイルを分割して複数回に分けて送るなどの方法があります。
1度に送受信できる容量は、使っている社内のサーバーやメールサービスによって上限が異なるので、サービスやIT管理者に確認しておきましょう。
メールボックスの保存容量の制限を超えている
メールはサービスごとに、メールボックスの保存容量の上限が決まっており、容量を超えるとメールの蓄積ができなくなります。
過去送受信したメール全部がサーバーに保存されてその容量が積み重なり、保存容量を圧迫します。
メールボックスから、自分のPCに必要なメールデータをダウンロードし、サーバー上にあるデータを削除することで対処をしたり、メールサーバーの追加の容量を購入するなどをして対処することが可能です。
また、サービスではプラン変更で容量の増加ができる場合もあるので、アップグレードを検討するなども手段としては考えておくといいでしょう。
インターネット回線に負荷でデータの転送に失敗している
大容量ファイルを送ると、ネットワークにも負荷がかかります。
自分が接続しているインターネット回線のパフォーマンスが悪ければ、データの転送に時間がかかり、場合によっては接続が切れてしまうこともあります。
自分そして相手のインターネット環境に依存する部分もあるため、使用しているインターネットの回線状況やPCの負荷やスペックをあらためて確認してみましょう。
メール以外に大容量の添付ファイルを送る方法
メールを使用していると大容量ファイルをスムーズにやりとりできないケースがあります。
スムーズにファイルを送信しコミュニケーションをするためにも、メール以外の手段で、大容量のファイルをやりとりする必要性や方法を理解しておきましょう。
クラウドのファイルストレージサービスを使う
ファイルストレージサービスとは、インターネット上でデータやファイルの保存、管理をおこなえるサービスのことをいいます。
クラウドなので、サービス提供企業のサーバーにデータをおくことになり、自社でサーバーを管理、メンテナンスする必要はありません。
ファイルストレージサービスを利用するメリットは、以下になります。
- ファイル容量を気にせず共有が可能
- どこからでも最新のファイルを閲覧・編集できる
- 低コストでは使いはじめることができる
共有したいファイルの容量を気にすることなく共有でき、メールにはファイルの保存場所が書かれたURLを記載しておくだけで、送受信の容量を気にすることなくファイルを送ることができるようになります。
また、ネット環境があれば、いつからどこからでも最新のファイルを閲覧できるようになる点もメリットのひとつです。
メールでファイルの送受信をしていると、最新バージョンの管理が難しくなりがちですが、ファイルストレージサービスでは、同じファイルを複数人で閲覧、編集できるようになるため、最新バージョンの管理が簡単になります。
クラウドのファイルストレージサービスはサーバー管理も含め、すべてのサービスを提供しているため、利用者側はサーバー管理の手間はなく、かつ低コストで運用することができるというメリットがあります。
ビジネスチャットツールを使う
ビジネスチャットツールを使ってファイル共有をおこなう方法もあります。
ビジネスチャットツールとは、社内や社外の関係者、誰とでも簡単にコミュニケーションを取ることができるツールです。
メールにファイルを添付して連絡するのと同じく、チャットの会話にファイルを添付することもできます。
会話の過程でファイルをドラッグ＆ドロップするだけでファイルの共有が完了し手軽にファイル送信や共有ができます。
また、ビジネスチャットツールの中には、クラウドストレージサービスとの連携が可能なものもあります。
メールの代わりにChatworkを使おう
今後ビジネスにおいてIT化が進むほど、社内外でやりとりする電子ファイルの数は増えるでしょう。
よりスムーズで効率的に仕事をすすめるために、メールで添付して共有する以外の手段をあらかじめ用意しておくこと必要性が高まっています。
ビジネスチャットChatworkは、無料で5GBまでのファイルを保存・共有することができるだけでなく、さらに多くのファイルをやりとりする方のためにクラウドストレージサービスとの連携も可能です。
ITツールに馴染みがない方でも簡単に使える使い勝手の良さも特徴ですので、Chatwork をぜひ一度お試しください。
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