タスク共有のポイントとは?チームの効率を高めるタスク共有方法とツール

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業務効率化
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タスク共有のポイントとは?チームの効率を高めるタスク共有方法とツール

目次

会社の規模が大きくなり、従業員数や受注案件数が多くなることは歓迎すべきことですが、その分タスク管理は複雑になってきます。

とくに多人数が関わるチームでおこなう業務の場合、メンバー全体でタスク共有することは効率向上において重要です。

また、タスクの共有・管理体制が確立されていないと、重要なタスクが後回しにされ、業務の抜けや漏れにつながってしまいます。

チーム運営にお悩みの部門管理職の方に向けて、タスクをチームで共有するメリットや運用のポイント、タスク共有ツールを紹介します。

タスク共有とは?

タスクとは、「課せられた仕事・課題」と訳されるように、ビジネス用語としては「案件に対して実行するべき業務」という意味で用いられます。

プロジェクトの完了から逆算した必要な作業を時系列順にリストアップし、業務に抜けや漏れがないように管理することがタスクを使用する目的です。

また、完了したタスクにはその旨をわかるように記すことで、俯瞰的にプロジェクトの進行状況を確認することもできます。

ひとつの大きなタスクに対して、それをさらに細分化したサブタスクを付随させることも一般的で、より複雑な工程のある業務にも対応できます。

タスク共有をチームでおこなうメリット

複数人のチームで業務を遂行する場合、プロジェクトのタスクを個々で管理するよりも全体で共有するほうがより効率的です。

各メンバーのタスクをチーム全体で共有するメリットについて見ていきましょう。

チーム全員で進行度を把握できる

ひとりひとりが自身のタスクを管理しているだけでは「どのくらいプロジェクトが進んでいるのか」を把握できず、納期やスケジュールに対しての意識が低下してしまいます。

タスクを共有できれば、時間的な猶予があるのか遅れが出ているのかを瞬時に判断でき、よりスムーズなプロジェクトの完了に役立ちます。

ほかのタスクへの提案・協力ができる

タスクの共有をおこなえば自分が担当している以外のタスクも確認できるため、ほかのメンバーへの提案や協力が円滑になります。

自分のタスクと関係性の深いタスクをもっているメンバーとあらかじめ連携をとっておいたり、進行の遅れが出ているメンバーの助けに入ったりするなど、より効率的に業務を進められるでしょう。

また、自身のタスクに協力が欲しい場合にも同様に活用できます。

タスク共有・タスク管理をチームでするポイント

チームでタスクを管理・共有するためには3つのポイントに注意しましょう。

共有しやすい環境を整えるだけでなく、チームメンバーのマネジメントも重要です。

タスクの共有ができる管理ツールを導入する

タスクの共有をおこなうには専用の管理ツールを導入しましょう。

Excelシートや紙面など、一箇所でタスクの管理をおこなうとメンバーそれぞれが適宜確認に回る必要があり、作業効率が低下してしまいます。

メンバーそれぞれのもつデバイスで確認・編集ができるクラウド型のツールであれば、同時に自身のタスクの確認でき、ほかのメンバーの編集もリアルタイムで反映されるので効果的です。

タスクを確認する習慣を徹底させる

いくらタスクを共有するシステムを導入しても、自身のタスクだけしか確認しないのであれば共有の意味はありません。

あらかじめチーム全体のタスクも確認するよう周知し、プロジェクト全体の進行を全員で把握する習慣をつけましょう。

タスクの内容や進行度合いをお互いに確認できれば、メンバー間の協力を促せます。

ひとりあたりのタスクの数・分量を適正に調整する

タスクをチームで共有すると、結果的に誰がどのタスクをどれくらい負っているかがわかります。

自身のタスクの分量がほかのメンバーと比べて極端に多いように見えてしまうと不満が出たり、メンバー間の摩擦につながったりします。

タスクの性質や工数の多さなどに合わせて、ひとつのタスクにかける人数を調整しましょう。

タスク共有に役立つツール

企業によってはExcelや紙面上で管理している場合も多いようですが、これらは非効率な部分が多く、「誰がどの案件に関わっているのか」「プロジェクトはどこまで進行しているのか」を瞬時に確認できません。

タスクの共有に役立つツールを導入して、効果的かつ効率的にタスク共有をおこなえる工夫が必要です。

指定したメンバーと共同編集が可能なメモツール

メモツールは自分がメモをし、あとで確認するために使われるイメージがありますが、昨今ではメモツールも、メモの内容を他の人と共有することができ、それをタスク管理ツールとして活用することができます。

なかでもひとつのメモに対して複数のラベルを設定できるツールを使えば、担当者や進捗ステータス(進行中、完了など)を管理できるようになり、検索も簡単です。

また、To Doリスト形式でメモができるものであれば、ひとつの大きなタスクに対してのサブタスク管理もできます。

担当者ごとのタスクの進捗がわかりやすいプロジェクト管理ツール

複数のチームのメンバーが連携して作業をする場合、お互いがタスクの進捗状況を正しく把握していることはプロジェクトの効率的な進行において大変重要なことであり、おろそかにしてしまうと混乱や無駄を生む原因です。

タスクの新規追加・進捗ステータスの変更などの操作があった際、その内容を自動通知する機能をもつツールがあれば、情報共有をより円滑にするとともに、共有忘れのリスクを低減させます。

また、担当者ごとに請け負っているタスクの量を確認できれば人員リソースの管理が大変容易になります。仕事量の偏りはメンバーからの不満を生み、チームワークを崩壊させる原因のひとつです。

タスクの量が担当者別でグラフ表示されたり、完了タスクの数が簡単に比較できたりするツールであれば、タスクの再分配の目安になり、プロジェクトの進行をより円滑にできます。

コミュニケーションの途中で発生した項目をタスク化できるチャットツール

仕事を依頼したり、依頼を受けたりする際に、最近ではビジネスチャットが使われます。

しかし、チャットでの会話が進めば、依頼された内容も他の情報に埋もれて、忘れてしまいがちです。

ビジネスチャットのChatworkではチャットで依頼した内容や依頼された内容を、簡単にタスク化できる機能が備わっています。

業務の抜け漏れを防ぎ、仕事上のコミュニケーションをより円滑化するために活用できます。

タスク共有を効率化する工夫をしよう

タスクの管理は業務の抜けや漏れを防ぎ、納期を厳守するために必須の工程です。

とくにチームで取り組むプロジェクトの場合は、メンバー間でタスクを共有させる形での管理がおすすめです。

タスクの共有により各人がほかのメンバーのタスクを確認でき、メンバー間の協力やコミュニケーションが円滑になるとともに、全体の進捗も共有できるので効率を意識したプロジェクトの進行が可能です。

ただし、すべてのタスクがわかるため、メンバー間の業務負担に不公平が出ないようなマネジメントやチーム運営が管理者側に求められます。

また、タスクの共有には専用の管理ツールを使いましょう。メンバーが同時に編集閲覧できるシステムを採用することで作業効率の向上が図れるほか、メッセージ機能などの付随機能も活用できます。

Chatworkにはチャットでのメッセージ機能に加えてタスク管理・共有の機能も搭載しており、チャットグループごとにタスクを設定するため、そのタスクに集中した情報のやりとりが可能です。

タスクの追加・完了などのステータスの変更も自動でグループに通知されるため、タスク共有や管理を効率的におこなえますので、Chatwork導入をご検討ください。

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Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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