ペーパーレス会議のルールとして定めるべきものとは?

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ペーパーレス会議とは、資料などをデジタル化しておこなう会議で、会議の準備や運用のコスト削減や効率化につながります。

IT化やリモートワークの拡大など、会議のペーパレス化の必要性は増していますが、ペーパーレス会議を適切に運用するには定めるべきルールがあります。

企業活動や業務の内容によりルールには違いが生まれますが、ペーパーレス会議をおこなう場合は事前にルールを定める必要性があるのは共通しているでしょう。

ペーパーレス会議をおこなうにあたり、必要になる主なルールを紹介します。

ペーパーレス会議の必要性が高まっている理由

ペーパレス会議の必要性が高まっている背景としては、企業は会議以外の部分でもペーパーレス化が求められているからでしょう。

ペーパーレス化をおこなうことで、紙や印刷にかかるコストだけでなく、作業コストも削減できますし、保管場所や処分する手間も軽減されます。

また、紙からデータに置き換えることで、情報の蓄積や検索、共有がスムーズにおこなえるメリットもあります。

リモートワークやテレワークであっても会議をおこなうためにペーパーレス化は必要になっていくでしょう。

まずは会議のペーパーレス化をおこなうことで、さまざまな部分のペーパーレス化につなげていくことが期待できます。

ペーパーレス会議のルールを決める前にすること

ペーパレス会議のルールは、導入方法や運用方法が定まっていなければ決めることができません。

また、ペーパレス会議を導入する意図やメリットを社員に理解してもらう必要もあります。

ルールを決める前、本格的に運用をする前にしておきたいことを見ていきましょう。

ペーパーレス化への理解を深めてもらう

従来の会議に慣れている社員にとって、紙をなくして会議を実施することは大幅な方針転換です。

会議は重要な決断を下す場でもありますから、すでに確立されているスタイルを崩すことに難色を示す社員が一定数は存在する場合もあるでしょう。

大きな変更は社員のモチベーションにも関わる問題になります。

なぜペーパーレス化をおこなう必要性があり、どのような効果や利点があるのかを、しっかりと説明し理解してもらえるようにしましょう。

使用するツールやシステムを選定する

どのようなツールやシステムを利用してペーパレス会議をおこなうかを決める必要があります。

ツールやシステムが決まらなければ運用方針や使い方の説明、ルール作りをおこなうことはできません。

また、会社の方針や使用目的に適したものを選ばなければならないので慎重に検討する必要があります。

ペーパレス会議をおこなうのに必要な機能があるもの、参加人数や用途に適したものなどさまざまな面で最適なものを選びましょう。

ペーパレス会議の運用に使用するツールやシステムをしっかりと決めてから、それに沿ってルール作りを検討することが重要です。

本格運営の前に試験運転をする

ルールを作るには、本格的な運用の前に試験運転をおこない流れや課題を整理する必要があります。

全体で運用を開始する前に、いくつかの会議だけペーパレス会議にしてみるなど、運用のテストをおこないつつルール整備を進めていくといいでしょう。

実際にやってみなければ、どのようなルールが必要かは見えてきませんし、課題点が見つかることで改善や新たなルール作りの必要性もわかります。

適切な運用がおこなえるようにルール作りをする必要性がありますので、試験運転をおこない課題や改善点、ルールの枠組みを作っていきましょう。

ペーパーレス会議のルールを事前に決めたほうがいい理由

ペーパーレス会議は導入の進め方も大切ですが、事前にルールを作ることも運用するにあたり重要です。

これまでの会議のスタイルと変わるので、どのように会議に臨めばいいのかを決めなければ混乱してしまうかもしれません。

また、ルールを決めておかなければペーパレス化が思うように進まない可能性もあります。

資料の印刷や議事録の作成をペーパレス化を意識しないでこれまで通りにしてしまう社員も出てきてしまい、足並みがそろわない、情報共有が行き届かないなど運用を妨げることが起きるかもしれません。

ペーパーレス会議を実際に運用し始めて見えてくる課題やルールの追加や整備の必要性もありますので、まずは簡単なルールや大まかな決まりを定めて運用することが重要です。

最低限、ペーパーレス会議として成立するような運用がおこなえるようになれば、自社に合ったルールの追加や改善もしやすくなるでしょう。

ペーパーレス会議のルールで決めておいたほうがいいもの

ペーパーレス会議を実際に運用する前に、決めておくと便利ないくつかのルールがあります。

ルールを定めることでペーパレス会議が浸透しやすくなり、定着や効率的な運用につながります。

主なペーパーレス会議のルールについて、詳しく見ていきましょう。

してはいけないことを決める

ペーパーレス会議を適切におこなうためには、ペーパーレス会議として成立しない行為を理解させる必要があります。

印刷した資料を配る、アンケートを配る、議事録を手書きで作成する、などペーパーレス化とはいえない行為がどのようなことなのかを理解させましょう。

ペーパーレス会議を導入したとしても、適切な行為をしない社員が出てくると成立しなくなり、従来の会議と変わらないものに戻ってしまうかもしれません。

しっかりとしたペーパーレス会議をおこなうために不適切な行為をルールとして周知させましょう。

会議で使う資料を事前に共有し閲覧できることを確認する

ペーパーレス会議では、いままでにつかっていた紙をなくし、代わりにPCやスマートフォンから資料を開きつつ会議をおこないます。

会議の参加者全員が足並みをそろえるために、資料が閲覧できることを事前に確認することが重要です。

会議をスタートさせたあとにダウンロードしようとすると、通信トラブルで参加者の何人かがファイルを開けなくなるかもしれません。

リモート会議をおこなう可能性もふまえ、会議の前日や数時間前までには資料のダウンロードを済ませ、閲覧できることを確認するといったことを習慣化させましょう。

議事録の共有方法を決めておく

ペーパーレス会議であれば、議事録の代わりとして録音したものを共有する場合があるかもしれません。

しかし、内容によっては機密情報であったり、録音を共有することが適さない内容のものもあるでしょう。

録音できるものとできないものを事前に決める、録音できないものは議事録の共有を別で用意するなどの対応を決めておきましょう。

ペーパーレス会議を運用していくのであれば、議事録の作成の方法もペーパーレスで考えていく必要性があります。

録音ができない会議であれば、データやファイルで議事録を共有するなど必要に応じて適切な方法を決めておきましょう。

ペーパーレス会議にChatworkを役立てよう

ペーパーレス会議の導入や運用にChatworkを役立てることができます。

ビジネスチャットであるChatworkには、記録に残るテキストのやり取りや、大容量ファイルの送受信、管理といった機能が備わっており、アジェンダや議事録、資料の共有に活用できます。

タスク管理機能を使うことで、事前のファイルダウンロードなど会議に必要な準備をタスク付けしておくこともできるので運用に効果的です。

また、Web会議機能も備わっていますので、ペーパーレス会議の手段としても利用できます。

ペーパーレス化を検討している方は、ぜひChatworkを導入してみてはいかがでしょうか。

紙文化から脱却したい方におすすめの資料

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このお役立ち資料では特に会議における「紙文化」から脱却し、ペーパーレス会議を実現する手順をまとめました。

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Chatworkの中の人です。お役立ちコラムの編集者として、ワークスタイルの変化に伴うコミュニケーションと組織のあり方など発信していきます。

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