デジタル化の目的とは?実現したいことからデジタル化の目的を考えよう

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デジタル化は多くの企業でおこなわれるようになり、必要性も高まっています。

しかし、デジタル化を進める上で重要なのは、デジタル化をすることで何を実現したいのか、どのような改善につなげたいのかという目的をしっかりと持つことです。

デジタル化をおこなう目的の考え方や重要性について解説します。

デジタル化をはじめる方には、こちらの資料「はじめてのDX」がおすすめです。

デジタル化の目的とは?

デジタル化の目的として一般的に挙げられているのは「企業の競争力の強化」でしょう。

アナログで処理されていた情報を数値化・データ化し、これまでは物理的につながることのできなかったモノ・コト・ヒトがPCを介してつながることによって、さまざまな業務の効率化や生産性向上、そして新たなサービスの創造が可能になります。

また、国も「国民生活の利便性の向上」を目的として社会全体のデジタル化に取り組んでおり、令和3年9月1日にデジタル庁(仮称)を発足させ、国民による社会経済活動全般のデジタル化を推進していくとしています。[※1]

デジタル化で実現したいことが目的になる

デジタル化を適切に進めるためには、「デジタル化で何を実現したいのか」という本質的な目的を明確にする必要があります。

サービスを提供する企業であれば、最終的な目的は「顧客が得られる経験・価値・満足度を向上させること」のはずです。

しかし、いつの間にか「デジタル化さえすればなんとかなる」と、デジタル化の実現自体が目的になってしまうと、デジタル化の利便性を顧客に実感してもらうことはできないでしょう。

人手不足の解消や社員の生産性向上が目的であれば、デジタル化の結果、アナログのときより作業が複雑化してしまっているのであれば目的を達成したとはいえません。

最終的な目的を明確にし、目的にたどり着くまでの障害や課題を洗い出して、問題を解決するための手段としてデジタルを活用できるようになってはじめて、デジタル化の目的を達成できたということになるのです。

デジタル化の目的で考えられることとは?

デジタル化でどのようなことが実現するかを理解していなければ、目的を持ってデジタル化に取り組むことはできません。

デジタル化で実現できることを紹介しますので、どのような目的を持ってデジタル化を進めるべきかを考えていきましょう。

Web会議でテレワークや出張費削減が可能

リアルタイムで相手の顔を見ながら会話できるWeb会議を積極的に導入すると、テレワークをはじめとした多様な働き方の推進ができます。

また、全国の支社から本社に人を集めておこなっていた会議をWeb会議に切り替えることで、交通費や宿泊費、会場費のコストを削減している会社もあります。

会議をおこなう場所への移動時間や紙資料の準備なども不要になるため、その分の時間をほかの業務に充てることができ、生産性の向上も図れるでしょう。

場所にとらわれないWeb会議は、参加者の時間さえ合えばいつでも開催できるため、意思決定にかかる時間が短くなり、会社の運営もスピード感をもっておこなえるようになります。

ビジネスチャットで社内外のやり取りをスムーズに

社内や顧客とのやり取りを、電話やメールからビジネスチャットに移行すると、スピーディーで確実な情報共有ができます。

社外への電話連絡は相手の時間を奪ってしまうことになるため、かけるタイミングを計らなければいけなかったものが、ビジネスチャットであれば好きなタイミングで読んでもらえるため送る際に時間を考える必要がありません。

メールより少ない文字数で端的なやり取りが気軽にでき、記録が残るため、「言った言わない」のトラブルも避けられます。

途中からグループに参加しても過去のやり取りを見られるビジネスチャットもあるため、社内での業務の引継ぎもスムーズにおこなえます。

クラウドストレージの利用でペーパーレス化

インターネット上でファイルの保存や共有ができるクラウドストレージを利用すると、データを紙に印刷する必要がなくなり、ペーパーレス化が実現できます。

文章の共有・保存がアナログに比べて格段にしやすくなり、複数のデバイスからアクセスできるためリモートワークの推進にもつながるでしょう。

近年ではSDGs(持続可能な開発目標)達成のために環境保全活動の一環として、また「紙にとらわれない働き方」という視点で働き方改革のひとつとして、ペーパーレス化に取り組む企業が増えています。

インターネット上でソフトウェアを利用できるSaaS(Software as a Service)のサービスを利用すれば、費用や人的負担を抑えながらクラウドストレージを導入することができるでしょう。

アプリ開発で競争力や顧客満足度を向上

デジタル化をすると、自分の会社のサービスにぴったりのアプリケーションを作って、「企業の競争力の強化」「顧客が得られる経験・価値・満足度の向上」につなげることもできます。

飲食店や通信販売での注文、在庫や顧客情報の管理、データによる経営状態分析など、アプリケーション開発で自社にぴったりの独自のツールを作ることができれば、デジタル化の目的として定めた実現したい姿に大きく近づくことができるかもしれません。

システムやアプリケーションを開発・稼働させるためのプラットフォームを提供するPaaS(Platform as a Service)のサービスは、クラウド上にシステム開発に必要な環境が準備されています。

自社の社内業務や顧客へのサービスに必要な機能の開発のみに集中できるため、事前にかかる手間や費用を抑えて開発したい場合は利用を検討するとよいでしょう。

デジタル化自体が目的になってしまうのはダメ

デジタル化を進める中で最も注意すべきことは、「デジタル化すること自体が目的になってしまうこと」です。

デジタル化の手法やデジタル化のためのサービスは多種多様で、時代とともに手法だけでなく顧客や会社のニーズも刻々と変化していきます。

会社が進めるデジタル化とニーズの間にズレが生じてしまった場合、単に費用と工数の無駄になってしまったり、思ったとおりの効果が得られない恐れがあるでしょう。

一度なんらかのシステム導入をしたとしても、そこで満足せずに、本当に今の手法が業務効率化や顧客満足度につながっているのか、ほかにもっとよい方法や新しいサービスがないかを常に注視し改善を繰り返す必要があります。

あくまでもデジタル化はなにかを実現する手段のため、デジタル化自体が目的にならないように注意しましょう。

デジタル化をChatwork導入から始めよう

業務のデジタル化にどのような方法やサービスをもちいるかは、「社内ネットワークの整備による業務効率化」「独自のアプリケーション開発による顧客満足度の向上」など、具体的に実現したい目標から考えてみましょう。

本質的な目的がしっかり定められていれば、デジタル化自体がいつのまにか目的となってしまい、十分な効果を得られないままになるということを避けられるでしょう。

手始めに何かひとつデジタルのツールを利用してみたいときには、ビジネスチャットツールのChatworkがおすすめです。

社員の間での情報共有、また顧客とのやり取りをデジタル化すると、履歴がデータ上に残るため情報共有を明確化できます。チャットならではの短い文章での細かいやり取りができることも、丁寧なフォローや綿密なコミュニケーションにつながります。

また、タスク管理・ファイル共有・Web会議などさまざまな機能が備わっているので、デジタル化の利便性を手軽に体験できます。デジタル化の第一歩としてChatworkの導入をご検討ください。

[※1]出展:首相官邸
「デジタル社会の実現に向けた改革の基本方針」
https://www.kantei.go.jp/jp/singi/it2/dgov/201225/siryou1.pdf

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