書類を電子化するメリットとは?効率的に進める3ステップを解説

公開日: 更新日:
業務効率化
  • facebookシェアボタン
  • Xシェアボタン
  • はてなブックマークボタン
  • pocketボタン
書類を電子化するメリットとは?効率的に進める3ステップを解説

目次

働き方改革の広がりと感染症拡大防止対策の影響により、テレワークを導入する企業が急激に増えました。

しかし日本では、昔ながらの紙文化がいまだに根強く残っており、テレワーク導入に課題を抱えている企業も少なくありません。

テレワークを妨げる要因のひとつが、紙の書類の存在です。

アドビシステムズ株式会社が実施したテレワーク勤務に関する調査によると、社内に保管している書類の閲覧や、署名捺印といった紙書類の処理対応のために、「やむなく出社した経験がある」と回答した人が6割を超えました。[※1]

今後もテレワークの導入を進める企業は増えると予想されます。

テレワークの導入を実現するために、まずは書類の電子化に取り組みましょう。

紙書類を電子化するメリットや、書類の電子化で注意したいポイント、電子化を進める手順を紹介します。

書類を電子化するメリット

書類を電子化するメリットは、テレワークの実現だけではありません。

電子化には以下のメリットが期待できます。

電子化のメリット(1):業務を効率化できる

紙の書類は、当然その作成のために印刷の手間をともないます。

また書類を保管・整理するためには細かなファイリングが必要です。

書類を電子化することで、印刷やファイリングの手間が削減できるだけではなく、過去の書類から必要情報を検索することも簡単にすることができます。

つまり、業務を大きく効率化することができるのです。

電子化のメリット(2):紙・印刷コストを削減できる

紙の書類作成に必要なものは、手間だけではありません。

印刷のために必要な用紙やインク、さらに複合機のメンテナンスなども必要です。

電子化した書類であれば、書類作成はPC上で完結します。保管に必要なソフトウェアを差し引いても、大きなコスト削減となるでしょう。

電子化のメリット(3):書類の紛失・劣化・損傷を防げる

紙の書類は、月日がたつにつれ物理的に量が増えていきます。

すると、書類を紛失してしまったという事態が発生することもめずらしくありません。

また、紙は時間が経つと黄ばみやしわ、破れなどが発生することもあります。

万一、火災や水害などが発生した場合の対策も必要です。

電子化した書類は経年劣化の心配はありません。

データをクラウド上に保存しておくことで、災害などでPCが故障したとしても、別の媒体からデータを復元できます。

>電子契約のメリットと注意点に関する記事はこちら

電子化のメリット(4):オフィスのスペースを有効活用できる

大量の紙書類を収納・保管するためには、保管をする場所に加え、キャビネットやラックなどの収納具が必要です。

保管場所の確保にはたいへんコストがかかるだけではなく、執務空間を圧迫してしまうこともあります。

電子データは、保管するために場所を要しません。

書類を電子化することで、従来は書類のためにとっておいた場所を有効活用できるかもしれないのです。

電子化できる書類の例

電子署名法やIT書面一括法、e-文書法、電子帳簿保存法などの施行により、近年は大多数の書類を電子化できるようになりました。

しかし、なかには契約や法律により、紙媒体で残しておかなければならない書類もあります。

電子化ができない書類があることに注意しつつ、電子化するメリットの大きな書類から電子化に着手しましょう。

電子化すべき書類(1):提案書

取引先や社内に提示する企画やアイデア、意見などをまとめた提案書は最終的な企画書を作成する前に使われることが多い書類です。

修正が加えられる可能性が高く、関係者間でのやりとりも頻繁におこなわれるため、印刷の手間を省くために電子化しておくほうがよいでしょう。

電子化すべき書類(2):契約書

契約書は、万一のトラブルの際に、瞬時に取り出せるようにしておく必要があります。

ところが、契約書を紙で保存しておくと、必要な場面でスムーズに対応できない可能性があります。

さらに契約書は、定期的に更新が必要な場合もあるため、管理方法にも工夫が必要です。

契約書を電子化すれば、日付や内容によってすぐに検索ができます。

また使うシステムによっては契約更新日を自動で通知させることも可能です。

電子化すべき書類(3):請求書

請求書は発行数が多く、管理が煩雑になりがちです。

また、社外の関係者への送付作業も頻繁に発生します。

請求書を電子化することで、PCで作成した書類データを先方に送信するだけで済みます。

従来かかっていた郵送費や郵送に必要だった労力を削減できるだけではなく、先方に郵送してから到着するまでにかかっていた時間をほとんどゼロにすることができます。

>帳票電子化のメリットとは?に関する記事はこちら

電子化できる書類(4):稟議書

稟議書は、上司や経営層など、社内の複数の関係者に回覧される書類です。

承認者の数が多い重要な稟議ほど、回覧数も増える特徴があります。

稟議書が紙の場合、すべての承認者に順番に回覧されるまでには時間を要します。

また、現在どの承認者の手元に書類があるか分からず、承認作業そのものが遅れてしまうこともよくあります。

稟議書を電子化することで、すべての承認者が同時に書類を見ることができます。

また承認状況がどうなっているかを可視化することもできるため、承認作業が滞った場合の対応もしやすいでしょう。

>電子稟議システムのメリットとは?に関する記事はこちら

電子化をするために注意するポイント

これまで紙で作成した書類を電子化することにはメリットが多いものの、注意すべきポイントもいくつかあります。

業務の手順が変わる

長い時間紙で作成していた書類を電子化すると、当然これまで慣れていた書類の作成手順や取り扱い方が大きく変わってしまいます。

新しい手順に慣れるまで、実務担当者は戸惑う場合も多いです。

新しい方法が定着しなければ、すぐに元の紙文化に戻ってしまいます。

手順の変更にあたり、サポートが必要な場合はすぐに対応できるよう手配をしておくべきでしょう。

データのバックアップが必要

電子化した書類は紛失や劣化のリスクが小さい一方、システムに何らかの障害が発生した場合に、書類に書かれていたデータが失われてしまう可能性もゼロではありません。

電子化を進める際には、万一の場合にそなえてバックアップをとったり、データベースサーバーを二重化するなどの対策をしておくとよいでしょう。

書類の電子化をすすめる3ステップ

紙で保管している書類が多岐に渡る場合は特に、電子化を一気に進めることはできません。

紙書類を電子化するステップをみていきましょう。

ステップ(1):電子化する書類を整理する

まずは、電子化して保管できる書類を整理します。

法律上、紙媒体で書類を残しておくべきか、十分に調べる必要があります。

不要な書類はこれを機に処分し、オフィスをすっきりさせましょう。

ステップ(2):書類をスキャン・保存する

電子化する書類をスキャニングします。

データ化した書類は、カテゴリー分けしてフォルダに格納しておくと、書類データの検索が楽になります。

ステップ(3):電子化したデータに抜け漏れがないか確認する

データ化した書類と原本の紙書類を精査し、抜けや漏れがないか確認します。

電子化を終えた書類は破棄できますが、電子化する方法が確立するまではすぐに処分せずに保管しておくとよいです。

電子化を進めて業務効率をあげよう

現在日本だけではなく、世界中でテレワークをはじめとした多様な働き方が推進されています。

それにともない、いつでもどこでも閲覧可能で、署名・捺印の必要がない電子書類も必要不可欠なものとなっています。

電子化すると、書類の作成・管理にかかる手間と時間を削減できるだけではなく、用紙やインク代、郵送費も節約できるなど、たくさんのメリットがあります。

書面で残す必要のない書類は、積極的に電子化しましょう。

  今すぐChatworkを始める(無料)

Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。

Chatwork新規登録

[※1]参考:アドビ「テレワーク勤務のメリットや課題に関する調査結果」を発表
https://www.adobe.com/jp/news-room/news/202003/20200304_adobe-telework-survey.html


紙文化から脱却したい方におすすめの資料
ペーパーレス会議で業務効率化!導入に向けた3つのポイントとは
ダウンロード
Chatwork

Chatwork

Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

  • facebookシェアボタン
  • Xシェアボタン
  • はてなブックマークボタン
  • pocketボタン

関連記事