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ワークフローシステムとは？導入メリットや注意点、選び方のポイントを解説
目次
ワークフローシステムを導入することで、業務効率化やペーパーレス化をはかれるため、企業の生産性向上につなげられるでしょう。
導入メリットの多いワークフローシステムについて、選び方や導入するメリット、導入手順や注意点について解説します。
ワークフローシステムとは？
ワークフローシステムとは、社内で回覧や承認される申請書を電子化し、業務効率化をはかったシステムのことです。
ワークフローとは、業務の流れのことを指し、たとえば稟議書の場合、担当者から承認者、承認者から決裁者へと承認してもらう流れがワークフローになります。
ワークフローシステムを活用すると、稟議書や経費申請書、有給休暇届などの社内で頻繁に利用される申請書が電子化されるため、業務の効率化につながります。
また、申請書をワークフローシステムで扱うことにより、紙ベースの書類作成の手間や、回覧され承認されるまでに時間がかかる課題などを解決できます。
ワークフローシステム導入のメリット・効果
ワークフローシステム導入のメリットと効果を解説します。
稟議や申請の決済期間の短縮が可能になる
ワークフローシステムを導入することで、稟議や申請が紙ベースではなくシステム化され、閲覧や承認がシステム上で可能となるため、回覧する手間がなくなったり、出張中でも承認できたりします。
書類の回覧に時間をとられたり、承認担当者の在籍有無によって承認までの時間が左右されたりすることがないため、決済期間の短縮につながります。
申請の手間が減る
ワークフローシステムは、過去の申請書の保存や閲覧ができるため、システム内で過去の申請書を参考にしながら申請書の作成が可能です。
そのため、申請書作成の参考資料として、ファイリングされている過去の申請書を探す手間や、作成した申請書をコピーしてファイリングする手間が省けます。
コンプライアンスの遵守・内部統制強化
ワークフローシステムは、業務の流れをあらかじめ設定しておくことが可能なので、決裁権限者以外の決裁を受けるミスを防げます。
たとえば、課長決裁まで必要な申請書があった場合、担当者のフロー認識不足や決裁者の申請書確認不足により、決裁権限のない係長が決裁をして、申請書の内容を実行してしまう恐れがあります。
ワークフローシステムにより決裁ミスを防げるので、コンプライアンスを遵守できるだけでなく、内部統制の強化にもつながります。
オンライン上で完結させられる
申請書作成から承認までのフローがシステム化されているワークフローシステムを導入すれば、オンライン上ですべてを完結できるため、ワークフローに煩雑さを感じないでしょう。
ペーパーレスにつながる
ワークフローシステムの導入により、紙ベースの申請書が発生しないため、コピー用紙の削減につながったり、申請書の紛失を防げたりします。
また、ペーパーレス化により、書類を保管する手間や、保管場所を確保する必要もなくなるため、空いた時間や社内スペースを有効活用できるでしょう。
進捗状況の可視化が可能になる
ワークフローシステムは、ワークフロー関係者の承認状況をほかの関係者が確認できるため、承認の進捗状況が把握でき、承認が遅延している承認者へ催促も可能です。
また、進捗状況を把握できることで、ワークフロー関係者に「急いで対応しなければ」と意識させることができるため、対応スピードがあがり、迅速な決裁につながります。
ワークフローシステムの導入手順
ワークフローシステムの導入手順を解説します。
ワークフローシステム導入目的の明確化
ワークフローシステムを導入する目的を明確にすることで、より自社に合ったシステムの導入につながります。
たとえば、ペーパーレス化しコピー用紙のコスト削減や保管の手間を省くことや、迅速な決裁の実現などが目的となるでしょう。
ワークフローシステム導入・運用の担当者選定
ワークフローシステム導入の担当者は、実際にシステムを利用する社員や、システムを管理する部門など、ワークフローシステムの関係者にしましょう。
実務でシステムを活用する関係者を担当者にすることで、より実利に合ったワークフローシステムを選びやすくなります。
システム対象業務の選定・洗い出し
ワークフローシステムで対応する業務を選定するため、ワークフローを洗い出します。
ワークフローを洗い出す際には、効率化できるワークフローがないかを検討し整理すると、業務のスリム化をはかれるでしょう。
ワークフローシステムの選定・導入
導入するワークフローシステムを選定していく際には、自社の目的に合っているか、機能は拡張できるか、使いやすいか、セキュリティが万全かなど、多角的な視点から検討しましょう。
ワークフローシステムは長期的に活用することが想定されるため、長期利用を視野に入れて選定します。
ワークフローシステムの設定
ワークフローシステムを導入したあとは、申請画面や承認フローの作成、申請や閲覧などの社員の権限設定をおこないましょう。
権限設定をおこなうことで、情報漏洩などのリスクを軽減できます。
導入開始
ワークフローシステムの導入前にテスト導入をおこなうことで、使いやすい仕様になっているか、申請通知が届くかなど、システム導入に問題がないかを確認できます。
また、テスト導入後に本格導入した際には、社員にシステムの利用方法について説明したり、作成したマニュアルを回付したりして、ワークフローシステムの認知や活用を高めましょう。
ワークフローシステムの導入の注意点
ワークフローシステムを導入し、有効活用していくためには、次の点に注意することが重要です。
承認フローが複雑になっている
ワークフローシステムは、自社の承認フローをシステムに入れこむため、承認フローが複雑な場合、システムの設定が難しくなる恐れがあります。
ワークフローシステムの導入手順にあるように、不要なフローを削除するなど、承認フローの整理ができれば、承認フローのシステム設定も容易になるでしょう。
操作が難しく使いにくい
ワークフローシステムの操作が難しく、社員が使い勝手の悪さを感じた場合には、システム離れを起こし、従来の紙ベースのワークフローに戻りかねません。
業務効率化やペーパーレス化を目指してワークフローシステムを導入するため、ワークフローシステムのメリットを活かすためにも、直感的に操作できるシステムや、サポート体制が充実しているシステムを選ぶといいでしょう。
既存のシステムと連動できない
導入したワークフローシステムが、既存のシステムと連動できない場合、人力でデータの移行作業が発生します。
機械ではなく人力の作業は移行ミスが想定されることから、ミスのリスクを減らすためにも、既存のシステムと連動できるワークフローシステムが求められます。
計画不足で導入してしまう
ワークフローシステムを導入する際には手順がありますが、手順を踏まず計画不足で導入してしまうと、管理する担当者がおらずトラブルが発生したり、実業務に即した活用ができなかったりする恐れがあります。
ワークフローシステムは社内に浸透し、活用されないとコストばかりがかかってしまうため、十分な計画を練ってから導入しましょう。
ワークフローシステムの選び方のポイント
ワークフローシステムの選び方のポイントを解説します。
自社の申請フローに即しているか
企業によって、申請フローに違いがあるため、自社の申請フローに即したワークフローシステムを選ぶことが大切です。
たとえば、経費申請の金額の多寡により決裁者が異なる場合、分岐機能がついている必要があったり、複数承認が必要な場合は、並列機能があると便利だったりします。
自社に必要な機能が備わっているか、ワークフローシステムの機能を確認してから導入を検討しましょう。
利用している申請書に対応しているか
企業独自の申請書を利用しており、ワークフローシステム導入後も自社で利用している申請書を利用したい場合は、データのとりこみ機能があるシステムを選ぶといいでしょう。
ExcelやWord、PDFファイルをとりこめるワークフローシステムもあるため、とりこみたいデータをとりこめるかを確認することが大切です。
システムの利用範囲を決めておく
ワークフローシステムを利用する業務範囲を事前に決めておくことで、社員に混乱が生じることを防げます。
たとえば、ワークフローシステムは経費申請時に利用し、有給休暇届は勤怠管理システムを利用するなど、あらかじめシステムの利用範囲を検討しておくことが重要です。
使いやすさ機能の柔軟性を確認する
ワークフローシステムの機能が充実している場合でも、使い勝手が悪ければ、社員は利用を避けてしまいかねないため、社員が使いやすさを感じるワークフローシステムを導入しましょう。
また、ワークフローシステムに搭載された機能が柔軟に拡張できることは、ワークフローシステムを自社でより使いやすい仕様に向上させることにつながるため、社内での浸透率があがります。
制御機能・セキュリティを確認する
ワークフローシステムには業務に関するさまざまな情報が保存されているため、業務情報や個人情報を保護するためにも、データの閲覧に制御機能を設けることが重要です。
また、外部からの攻撃による情報漏洩を防ぐために、監視機能や、情報のSSL化機能がついているなど、セキュリティ対策がされているワークフローシステムを検討しましょう。
メンテナンス方法を確認する
人事異動などにより承認者や決裁者が変更された際に、容易に設定変更ができるワークフローシステムの場合、迅速に新フローへ対応できるため、長期的に活用しやすいです。
また、ワークフローシステムにサポート体制がある場合、ワークフローシステムの操作で疑問やトラブルが生じた際にすぐに頼れるため、メンテナンスに頭を抱えることがなくなるでしょう。
ワークフローシステムの導入を成功させるポイント
ワークフローシステムの導入を成功させるためには、次のポイントを意識しましょう。
導入準備をしっかりとおこなう
ワークフローシステムの導入には、担当者の選定やシステムの設定などの手順があるため、手順に沿って導入準備をおこないましょう。
導入準備の段階で承認フローを整理できた場合、システムの設定が容易になるだけでなく、不要な社内業務の削減ができ、必要な業務へのリソースを割けることで、生産性の向上にもつながるでしょう。
現場に浸透させる方法を検討する
紙ベースでのワークフローから、システムを利用したワークフローに移行することに対し、新しいことを覚える億劫さから反発する社員もいるかもしれません。
そのため、社員に対し、ワークフローシステムの導入によるメリットを説明し理解を求めたり、使い方の研修を実施して不明点や不安をなくすなどのフォローが必要です。
社内でワークフローシステムが浸透し、長期的に活用されていくためにも、社員に理解や活用をうながす努力を惜しまないようにしましょう。
ワークフローシステムを活用して生産性向上を目指しましょう
ワークフローシステムは、申請書や稟議の作成、承認、決裁などの一連の業務の流れをシステム化し、業務効率化をはかれます。
ワークフローシステムの導入は、目的に即しているかなどの注意点を意識するだけでなく、社内で長期的に活用されていく体制を整えることも大切です。
ワークフローシステムを導入する際には、担当者間で導入の進捗報告や意見交換をする必要があるため、ビジネスチャット「Chatwork」をご活用ください。
ビジネスチャット「Chatwork」は、チャット形式で気軽にメッセージが送れるため、ビジネス文書になりやすいメールと違い、意見を伝えたり相談したりすることへのハードルが低いです。
また、「Chatwork」はGmailやGoogleカレンダーなどの他サービスと連携して使えるため、ワークフローシステムの販売元担当者からのメール受信通知や、導入計画の予定の通知を「Chatwork」で受け取れます。
ワークフローシステムを活用して企業の生産性向上を目指すために、ビジネスチャット「Chatwork」の導入をご検討ください。
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