Chatwork

ライフスタイルの多様化とともに、現代は働き方も従来とは異なる選択肢が増えています。フレックスタイム制のような出勤、退勤時間を自由に選べるような働き方から、「会社への通勤」を前提とせず、働く場所を自由に選べるような働き方まで、さまざまです。

ここでは、そのさまざまな働き方の中で近年とくに注目を集めている、テレワークに焦点を当てました。 そもそもテレワークとは何で、どんなメリットがあるのか。また、どんなツールやシステムの準備が必要なのかをご紹介します。

▶︎お役立ち資料：テレワーク導入のために企業がするべき準備とは

テレワークとは

テレワークとは、「tele（離れた所）」と「work（働く）」を組み合わせて作られた造語です。情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用することで場所や時間の制限にとらわれることなく、自由に働ける方法を指します。

テレワークと一口にいっても、大まかにわけると外勤型・内勤型・通勤困難型の3タイプが存在しています。

・外勤型...外回りが多い営業職など。必要のあるときのみ出社する
・内勤型...決められた場所で勤務する
・通勤困難型...通勤困難者が在宅勤務を基本とする

上記のとおり、必ずしも在宅勤務のみを表す言葉ではありません。通勤が難しい方のほかにも、業務上テレワークを選ぶほうが効率のいい方も含みます。理由は多種多様ですが、主な就業場所は在宅勤務・モバイルワーク・サテライトオフィス勤務の3種です。

在宅勤務

テレワークと聞いて多くの方が思い浮かべる働き方が、在宅勤務です。所属する企業のオフィスではなく、自宅でPCやスマートフォンなどを利用して業務を行います。

在宅勤務の勤務方法は、以下の2通りです。

・終日在宅勤務...業務すべてを終日自宅でおこなう
・部分在宅勤務...勤務時間の一部のみ在宅でおこなう

部分在宅勤務の場合、一日の業務のうち部分的にオフィスへ出勤したり、取引先を訪ねたりすることも含まれるため、終日自宅で働くとは限らない勤務方法です。

モバイルワーク

会社外でPCやスマートフォンを駆使して働くスタイルが、モバイルワークです。部分在宅勤務と異なる点は、自宅とオフィスのどちらを拠点としているかです。

モバイルワークは営業など、外回りの多い職種に向いています。移動中の公共交通機関内やカフェなどをオフィス代わりにすることもあり、効率的に時間を使うことができます。

サテライトオフィス勤務

企業のオフィスではなく、サテライトスペースを利用する方法がサテライトオフィス勤務です。施設利用型勤務とも呼ばれ、所属する事業所以外の事業所や、遠隔勤務用に設置された施設を利用します。

・専用利用型...自社やグループ企業専用の施設を利用する
・共用利用型...複数の企業で共有するオフィススペースの活用

サテライトオフィス勤務は、上記のように2種類にわけることができます。

専用利用型は、たとえば本社の社員が遠隔地の店舗へ出張しているとき、近隣の支社へ立ち寄って作業スペースを利用する勤務方法などです。通勤が困難な場合に自宅から近いサテライトオフィスを利用したり、地方創生もかねて空き家を利用したりする方法もあります。

共用利用型は、民間企業が提供するコワーキングスペースで就業するスタイルです。利用者同士で交流しやすい環境作りが特徴ですが、より作業に特化したシェアオフィスや個室が用意されているレンタルオフィスも共用利用型に分類されます。

テレワークを導入するメリット

テレワークは、いまや多くの企業で導入されています。老舗の大企業はもちろん、中小企業でも多く取り入れられはじめています。

従来のような就業場所を制限されないテレワークには、多くの業種や職種に共通するメリットがあります。

たとえば、以下の4つがあげられます。

生産性の向上が期待できる

営業職など外回りが多い職種は、直行直帰となる日が少なくありません。従来のようにオフィスのみで働く場合は会社に寄って仕事をしなければなりませんが、テレワークであれば帰宅中のタクシーや電車の中、立ち寄ったカフェでも作業ができます。

在宅勤務の場合も子育てや介護の合間のわずかな時間を利用するなど、会社でのみ勤務するケースを比べると、単純に作業時間を多く確保できます。

生産性の向上が期待できるうえ、顧客対応の時間やプライベートの時間を確保しやすいことから、顧客満足度やワークライフバランスへよい影響を与えます。

離職率を下げられる

共働き家庭の増加や超高齢化社会など、ライフスタイルの細分化とともに離職する理由も多様化しました。中には「保育園に入れなかった」「親と同居して介護する必要がある」など、フルタイムで働きたい気持ちとは正反対に短時間勤務や離職を選ばざるを得ない社員もいます。

自宅や近隣の関連施設で勤務できるテレワークは、自宅で子供や介護を必要とする家族の様子に気を配りつつ、フルタイムで働くことが可能です。そのため、テレワークを導入することで離職を減らすと、同時に企業イメージの向上にもつながります。

コスト削減につながる

業務拡大を計画したとき、視野に入れるべきは人員増加にともなう人件費の増加のみではありません。多くの人材を受け入れるためのオフィス家具やスペース拡大、通勤手当など給与以外のコストも視野に入れる必要があります。

テレワークを導入すると、在宅勤務や支社の空いたスペースを活用することができ、オフィス拡大などのコストを削減できます。通勤手当も発生せず、福利厚生の質を維持しつつコスト削減が実現可能です。

緊急時の対応に備えられる

近年は大型台風や地震の頻発により、通勤トラブルに見舞われるケースが珍しくありません。感染症予防など外出自粛を国ぐるみで求められることもあり、誰もが出勤不可能となるリスクを抱えています。

しかし、あらかじめテレワークのシステムを用意しておくと、急な通勤トラブルが発生した場合も平常時と大差なく業務をおこなうことができます。

テレワークのデメリット

メリットが多く、現代の多様性を重視する社会にマッチするテレワークですが、デメリットもあります。

テレワークの導入を検討している方は、メリットとあわせてデメリットについても把握したうえで導入計画を進めなくてはなりません。メリットと同様、この項目では多くの業種や職種に共通する3つのデメリットについてご紹介します。

社員の勤怠管理が難しい

働き方改革により、近年は正規・非正規問わず従業員の勤怠管理を正しくおこなうことが求められています。テレワークを社員に導入した場合、オフィスの入退出記録や上司の目視で出退勤を確認することができません。

社員自身に管理してもらうこととなるため、出退勤や休憩、離席を正しく管理できないリスクも生じます。よって、トラブルが起こる可能性を視野に入れたシステム構築が必要です。

セキュリティ管理が煩雑になる可能性がある

テレワークをメインとした場合、重要な書類も社員が個々で管理するため、セキュリティ面を重視しなければなりません。

たとえば移動時の作業を許可すると、場合によっては公共Wi-Fiを利用する必要も出るでしょう。悪意ある第三者によりウイルス感染を起こされたり、重要な情報を抜き取られたりする危険があります。

シェアオフィスやカフェなど不特定多数の人間が近くを通る可能性が高い場所では、PCの覗き見やUSB・SDなどの紛失、書類の盗難が起こるリスクもあります。

コミュニケーションが取りづらくなる場面がある

Webカメラやマイクを使用すると相手の顔を見て会議をすることは可能ですが、実際に膝を突き合わせて話し合う場合のような、細かな表現は感じにくくなります。公共の場で勤務しているときは声を出すこと自体が憚られるケースも多く、上司やチームとの連携に制限が生じるでしょう。

テレワークのデメリットについては、「テレワークのデメリットとは？導入で失敗しないためのポイント」のページにて詳細をご紹介しています。ぜひ対策や導入検討の参考にお役立てください。

効率的なテレワーク運用に必要なシステム・ツール5つ

テレワークに求められるものは、オフィスへ通勤したときと大差のない就業環境です。作業効率向上をサポートできるよう、システムやツールを活用することも視野に入れましょう。

最後に、テレワークを最大限活用するために役立てたい、システムやツールを5種類ご紹介します。

コミュニケーションツール

物理的に離れていても、スムーズなコミュニケーションを取ることのできるシステムやツールが必要です。 メールや電話に加え、チャットツールなどを取り入れることで、リアルタイムに近い形でかつ会話形式でのコミュニケーションができるようになります。形式ばったやり取りばかりになってしまうと、人間関係もぎくしゃくしてしまいがちです。離れた場所でも、気軽に話や相談ができる環境を作っておくことが、テレワークを成功させる鍵でもあるのです。

また、気軽に情報を共有できるという意味では、SNSなど、さまざまな個人向けのコミュニケーションツールが使われることもあります。個人管理のアカウントなので、アカウントの乗っ取りや情報漏洩が起きた場合、企業側がそれを察知できない危険性があります。企業がアカウントを管理できるツールで、かつ、セキュリティ面に信頼性のあるシステムやツールを選ばなくてはなりません。

ファイル共有サービス

テレワークの導入で第一に考えるべき機能のひとつです。企画書や資料など、多くの情報を共有する必要のある業務では、手軽に利用できるファイル共有サービスが欠かせません。

オンラインで押印できるサービスもあり、契約書もデジタルでやり取りする企業は多いでしょう。そのため、共有スピードの速さはもちろん、セキュリティ管理も求められます。

Web会議システム

PCやスマートフォンのカメラ機能を活用し、相手の顔を見ながら会議ができるWeb会議システムも重要です。1対1の場合は単純なビデオ通話で十分ですが、複数人で会議を開くことの多い部署では、プロジェクトやチームごとで開催できるシステムが必要です。資料の共有も画面上でおこなうことになります。

遠隔地で勤務する社員同士がスムーズに情報をやり取りできるよう、オンライン上の会議室を検討してはいかがでしょうか。

勤怠管理システム

従業員全員の労働時間の把握は、法律により定められている義務です。また、時間給で管理しているアルバイトやパートタイマーはもちろん、テレワークでは社員の勤務状況も把握しておきたいところです。

インターネット上で利用できる打刻システムなど、勤怠管理システムの構築や導入を視野に入れましょう。会社によっては、チャットで業務開始と終了を宣言することで勤怠を管理している企業もあります。 すでにあるツールをうまく活用し、勤怠管理を実施するのもよいでしょう。

電子契約システム

オンライン上で契約を交わせる電子契約システムの導入は、テレワーク抜きにしても導入を検討すべきです。

郵送時間の短縮にもつながる電子契約システムは、企業イメージの向上にも役立ちます。ペーパーレス企業のアピールができるうえ、社内での契約書の受け渡しがスムーズとなり、取引先へのスピード対応が可能です。

このようにテレワークの導入には、多くのシステムやツールの導入を検討する必要があります。業務を滞りなくおこなうには欠かせませんが、複数のシステムを導入すると使いこなせない社員が増えたり、研修会を開く手間が増えたりと新たなコストがかかります。

導入コストを軽減させるためには、ひとつのシステムやツールで多くの機能が利用できるサービスを選ぶことが大切です。

ビジネス利用に特化したビジネスチャット「Chatwork」は、テレワーク導入を検討する企業様に最適なサービスです。導入企業は25万社を超え(2020年3月現在)、さまざまな業界の企業様にご利用いただいています。チャットで気軽にコミュニケーションをとることができるうえ、WordやExcel、PDFなどさまざまな形式のファイル共有が可能です。

ビデオ電話も可能なため、会議が多い職種の方も物理的な距離に関係なくコミュニケーションを取ることができます。

詳細は「Chatwork」公式サイトでご確認ください

まとめ

従来のようにオフィスへの通勤を絶対とする勤務スタイルでは、さまざまな事情を抱えた優秀な人材を手放せざるを得ないこともあります。人材の流出を防ぐためにも、テレワークは業種や職種問わず多くの企業で導入が求められています。 また、昨今の外出自粛を余儀なくされる、感染症の流行や自然災害時における、事業継続性の確保にも有効です。

通勤時間をかけずに済むなど複数のメリットをもつテレワークですが、一方で書類や資料を共有できるシステムやコミュニケーションツールによる環境作りが課題です。

ビジネスシーンでの利用を主な目的とした「Chatwork」なら、ひとつのツールでテレワークを手軽にはじめることができます。シンプルな画面で使いやすく、セキュリティ面の信頼性も高い「Chatwork」を、ぜひテレワーク導入のお供にご検討ください。