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テレワークとは？意味やリモートワークとの違い、メリット・デメリットを解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
テレワークとは、決められたオフィスではなく、従業員個々人がICTを活用して、働きやすい場所で働くことができる新しい働き方です。
本記事では、テレワークのメリット・デメリットや、導入をサポートするシステム・ツールなどについて解説します。
テレワークの導入を検討している企業の方や、テレワークを導入したいけれどなにからはじめてよいか分からないという企業の方は、ぜひ参考にしてみてください。
テレワークとは
テレワークとは、「tele（離れた所）」と「work（働く）」を組み合わせて作られた造語で、情報通信技術(ICT = Information and Communication Technology)を活用することで、場所や時間の制限にとらわれることなく自由に働ける方法を指します。
テレワークと聞くと、在宅勤務を思い浮かべる方が多いかもしれませんが、テレワークは必ずしも在宅勤務のみを表す言葉ではありません。
テレワークの種類やリモートワークとの違いを確認していきましょう。[注]
テレワークとリモートワークの違い
テレワークと似た言葉に「リモートワーク」という言葉がありますが、両者の意味は大きくは異なりません。
しかし、上述したとおりテレワークは「ICTを活用した働き方という」と定義付けられているため、ICTを活用していない場合はテレワークには当てはまらないと考えることもできます。
一方でリモートワークは、「remote（遠隔）」と「work（働く）」を組み合わせた造語で、遠隔でおこなう業務全般を指します。
そのため、オフィスに行かない業務の場合で、ICTを活用しない場合はリモートワークということができます。
テレワークとリモートワークに大きな違いはありませんが、ICTを活用する場合はテレワーク、遠隔でおこなう業務全般はリモートワークといった認識でいれば問題はないでしょう。
リモートワークはテレワークよりも比較的新しい言葉のため、IT企業やベンチャー企業を中心に使われることが多い言葉です。
3種類のテレワーク
テレワークと聞くと「在宅勤務」を思い浮かべる方が多いと思いますが、それ以外にもテレワークに該当する働き方が存在します。
- 在宅勤務
- モバイルワーク
- サテライトオフィス勤務
3種類のテレワークの形態をそれぞれ詳しく解説します。
在宅勤務
テレワークと聞いて多くの方が思い浮かべる働き方が「在宅勤務」です。
在宅勤務は、所属する企業のオフィスではなく、自宅でPCやスマートフォンなどを利用して業務をおこなうことです。
在宅勤務の勤務方法は、以下の2通りです。
| 終日在宅勤務 | 終日自宅で業務をおこなう働き方 |
|---|---|
| 部分在宅勤務 | 勤務時間の一部のみ在宅でおこなう働き方 |
部分在宅勤務は、1日の業務のうち部分的にオフィスへ出勤したり、取引先を訪ねたりすることも含まれるため、終日自宅で働くとは限らない勤務方法です。
在宅勤務を実施する際の注意点や課題について、より詳しく知りたい方は下記の記事をご参照ください。
モバイルワーク
モバイルワークとは、オフィスや自宅などの場所に依存せず、PCやスマートフォンを駆使して、どこでも仕事ができる働き方のことです。
部分在宅勤務と異なる点は、自宅とオフィスのどちらを拠点としているかです。
モバイルワークは営業など、外回りの多い職種に向いている働き方です。
移動中の公共交通機関内やカフェなどをオフィス代わりにすることもあり、効率的に時間を使うことができます。
サテライトオフィス勤務
サテライトオフィス勤務とは、企業のオフィスではなく、サテライトスペースを利用する働き方のことです。
施設利用型勤務とも呼ばれ、所属する事業所以外の事業所や、遠隔勤務用に設置された施設を利用します。
サテライトオフィス勤務は、下記の2種類にわけることができます。
| 専用利用型 | 自社やグループ企業専用の施設を利用する |
|---|---|
| 共用利用型 | 複数の企業で共有するオフィススペースを活用する |
専用利用型は、たとえば本社の社員が遠隔地の店舗へ出張しているとき、近隣の支社へ立ち寄って作業スペースを利用する勤務方法などです。
通勤が困難な場合に自宅から近いサテライトオフィスを利用したり、地方創生もかねて空き家を利用したりする方法もあります。
共用利用型は、民間企業が提供するコワーキングスペースで就業するスタイルです。
サテライトオフィス勤務に関するメリット・デメリットについて、より詳しく知りたい方は、下記の記事をあわせてご参照ください。
テレワークのメリット
従来のオフィスワークのように就業場所を制限されないテレワークは、多くの業種や職種に共通するメリットがあります。
テレワークを導入するメリットを4つ紹介します。
- 生産性向上が期待できる
- 離職率低下が期待できる
- コスト削減につながる
- 緊急時に備えることができる
テレワークの導入でどのようなメリットが期待できるのか詳しくみていきましょう。
生産性向上が期待できる
営業職など外回りが多い職種は、直行直帰となる日が少なくありません。
従来のようにオフィスのみで働く場合は、オフィスに戻り業務をする必要がありますが、テレワークであれば帰宅中のタクシーや電車のなか、また、立ち寄ったカフェでも業務を進めることができます。
また、在宅勤務の場合は、子育てや介護の合間のわずかな時間を利用するなど、会社でのみ勤務するケースを比べると、単純に作業時間を多く確保できるようになります。
顧客対応の時間やプライベートの時間を確保しやすくなると、従業員のワークライフバランスの実現も期待できるようになるでしょう。
＞ワークライフバランスの実現のために企業ができることに関する記事はこちら
離職率の低下が期待できる
共働き家庭の増加や超高齢化社会など、従業員が離職する理由はさまざまです。
離職を選択する従業員のなかには、「保育園にはいれなかった」「親と同居して介護する必要がある」など、フルタイムで働きたい気持ちとは正反対に短時間勤務や離職を選ばざるを得ないケースもあるでしょう。
このような従業員がキャリアを諦めずに働き続ける方法としても、テレワークは効果的です。
たとえば、自宅や自宅の近隣の施設で働けるようになると、自宅で子どもや介護を必要とする家族の様子に気を配りつつ、働くことができるようになるでしょう。
テレワークの導入は、仕事とプライベートを両立させる手段としても効果的です。
コスト削減につながる
企業が持続的な成長を目指すためには、コストに配慮することも重要なポイントです。
たとえば業務拡大を計画する際に、視野にいれるべきは人員増加にともなう人件費の増加のみではありません。
多くの人材を受けいれるためのオフィス家具の整備や、オフィススペースの拡大、まあ、通勤手当など給与以外のコストも視野にいれる必要があります。
人員増加を図ろうとした際に、想定以上にコストがかかってしまうケースもあります。
このようなコストを削減する手段としても、テレワークの導入は効果的です。
たとえば、在宅勤務を推奨することでオフィス拡大のコストをカットできたり、通勤手当のコストをカットすることができたりするでしょう。
緊急時の対応に備えることができる
近年、大型台風や地震の頻発により、通勤トラブルに見舞われるケースも珍しくありません。
また、新型コロナウイルス感染症の拡大にともない、予防や対策などで外出自粛を求められることもあり、だれもが出勤不可能となるリスクを抱えています。
突然オフィスに出勤できない事態に陥った際、テレワークの働き方が整備できていないと、業務自体がストップしてしまい、企業は大きな損害を被ることになるでしょう。
このような事態に陥らないためにも、あらかじめテレワークの働き方を整備し、急なトラブルにも対応できるようにしておく必要があります。
テレワークのデメリット
さまざまなメリットがあるテレワークですが、導入する際は気を付けておきたいポイントもあります。
- 勤怠管理が難しくなる
- セキュリティ管理が煩雑になる
- コミュニケーション不足に陥る可能性がある
テレワークの導入を検討する際は、メリットとあわせてデメリットについても確認するようにしましょう。
勤怠管理が難しくなる
働き方改革により、近年は正規・非正規問わず従業員の勤怠管理を正しくおこなうことが求められています。
テレワークの場合、オフィスの入退出記録や上司の目視で出退勤を確認することができないため、勤怠管理をどのように実施するか検討しなくてはいけません。
出退勤管理システムやツールを導入するなど、テレワーク時でも適切に勤怠管理をする対策が求められます。
セキュリティ管理が煩雑になる
テレワークを導入すると、重要な書類やデータをオフィスではなく従業員が個々人で管理するケースも増えるため、セキュリティ管理に注意する必要があります。
たとえば、電車やタクシーなどでの移動時の作業を許可すると、場合によっては公共Wi-Fiを利用する従業員が出てくるケースもあると思います。
しかし公共Wi-Fiを利用すると、悪意のある第三者により重要な情報を抜き取られたり、ウイルス感染を起こされたりする危険があります。
また、シェアオフィスやカフェなどの不特定多数の人間が近くを通る可能性が高い場所では、PCの覗き見やUSB・SDなどの紛失、書類の盗難が起こるリスクもあります。
個々人が高いセキュリティ意識を持つことに加えて、企業側にもテレワーク時のセキュリティをどのように維持するか工夫が求められます。
コミュニケーション不足に陥る可能性がある
ひとつのオフィスに集まるのではなく、従業員それぞれが異なる場所で働くテレワークでは、コミュニケーション不足に陥るケースがあります。
コミュニケーションが不足すると、業務の進行が滞ったり、連携不足によるトラブルが生じたりするだけでなく、メンタルヘルスに悪影響が生じる恐れもあるため、テレワーク中のコミュニケーション手段や方法は意識して準備や改善をする必要があります。
テレワークの導入・運用に必要なもの
テレワークの導入で想定されるデメリットを解消する方法として、ツールやシステムを活用することが挙げられます。
テレワークの導入に役立つシステムやツールを5つ紹介します。
- コミュニケーションツール
- ファイル共有サービス
- Web会議システム
- 勤怠管理システム
- 電子契約システム
自社に最適なシステムやツールを導入し、テレワークの円滑な運用を目指してください。
コミュニケーションツール
テレワークを導入する場合、物理的に離れていても、スムーズなコミュニケーションが実現できるコミュニケーション手段が必要です。
テレワーク時の円滑なコミュニケーションを実現する方法として、ビジネスチャットの導入がおすすめです。
ビジネスチャットは、リアルタイムに近い形でかつ会話形式でのコミュニケーションが実現でき、ビジネス専用のチャットツールのため、セキュリティ水準も高いです。また、メールや電話などで求められる形式ばったやりとりも不要なため、スピーディで気軽なやり取りも実現可能です。
気軽に話や相談ができる環境を作っておくと、離れた場所にいても孤独を感じずに、業務を円滑に進めることができるようになるでしょう。
コミュニケーションツールを選ぶ際は、利用料金はもちろん、自社の従業員が使いこなせるツールなのか、セキュリティ水準は十分なのかなど、さまざまな面で比較検討するようにしましょう。
ビジネスチャットの選び方について知りたい方は、無料でダウンロードできる下記の資料もぜひご確認ください。
ファイル共有サービス
契約書や企画書など、多くの資料を共有する必要がある場合、手軽に利用できるファイル共有サービスの導入がおすすめです。
近年、オンライン上で押印まで完結させることができるため、契約書などをオンラインでやりとりする企業も多いでしょう。
取引先や顧客とのやり取りをスムーズに実施するためには、オンラインでやり取りが可能なファイル共有サービスの導入が必要不可欠です。
ビジネスチャットと同じく、使いこなせるか、セキュリティ水準は十分かなどを確認しながら、導入を進めましょう。
Web会議システム
PCやスマートフォンのカメラ機能を活用し、相手の顔を見ながら会議ができるWeb会議システムもテレワークに欠かせないシステムのひとつです。
Web会議システムは、複数人で会議を実施することや、画面に資料を投影することもできるため、離れた場所にいてもスムーズに会議が実施できます。
Web会議システムを導入する際は、最大何人まで参加できるのかや、導入コストはどれくらいかかるのかなども確認し、自社に最適なシステムを選定するようにしましょう。
勤怠管理システム
従業員全員の労働時間の把握は、法律により定められている義務です。
正社員はもちろん、時間給で管理しているアルバイトやパートタイマーの勤務時間も適切に把握する必要があります。
上述したとおり、テレワーク下では、従業員の出勤退勤状況を目視で確認することはできないため、勤務状況を正しく把握することが難しくなります。
従業員が使いやすく、担当部署の負担にならないツールやシステムを導入し、テレワーク中の勤怠状況を正しく把握しましょう。
電子契約システム
オンライン上で契約を交わせる電子契約システムの導入は、テレワークの導入有無に関わらず、業務を円滑に進めるうえで効果的です。
書面でのやり取りだと、判子や押印のために出社しなければいけなかったり、郵送や押印に時間がかかったりしてしまいますが、電子で完結させることができれば、契約締結にかかる時間や手間を短縮できます。
また、ペーパーレスの実現や取引先へのスピード対応も可能になり、業務効率を改善することができるでしょう。
円滑なテレワークの導入に「Chatwork」
オフィスに出社することなく、自分が働きやすい場所で働くことができるテレワークは、働き方に対する価値観や考え方が多様化しつつある昨今、導入が求められている働き方です。
テレワークの運用が成功すると、従業員のワークライフバランスが実現でき、企業にとっても生産性向上や優秀な人材の離職率が低下するなど、さまざまなメリットが期待できるでしょう。
テレワークの導入を検討している企業の方は、本記事で紹介したデメリットを確認し、テレワークの円滑な導入を目指してみてください。
テレワークの導入・運用をサポートするツールとしてビジネスチャット「Chatwork」の活用がおすすめです。
「Chatwork」は、ビジネス専用のチャットツールのため、セキュリティ水準が高く、また、シンプルな操作性のため、ITツールが苦手な方でも簡単に使うことができます。
「Chatwork」には、チャット機能に加えて、Web会議や音声通話、ファイル管理ができる機能も搭載されているため、ひとつ導入するだけで、テレワークがスムーズに運用できるようになります。
「Chatwork」は無料で使いはじめることができるので、ぜひ導入してみて、業務やコミュニケーションの変化を実感してみてください。
今すぐChatworkを始める（無料）
Chatwork(チャットワーク)は多くの企業に導入いただいているビジネスチャットです。あらゆる業種・職種で働く方のコミュニケーション円滑化・業務の効率化をご支援しています。
[注]出典：総務省「テレワークの推進｜テレワークの意義・効果」
https://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/telework/18028_01.html
※本記事は、2024年12月時点の情報をもとに作成しています。
