マイルストーンとは?意味や使い方、書き方をわかりやすく解説

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目次

ミーティングやプロジェクト管理の際に、「マイルストーンを設定する」という言葉を聞いたことがある方も多いのではないでしょうか、

しかし、マイルストーンという意味や定義を知らないと、話の内容についていけないだけでなく、業務をうまく進められなくなる可能性があります。

ビジネスにおけるマイルストーンの書き方・作り方、マイルストーンの本質やメリット・デメリットについて解説します。

マイルストーンとは

マイルストーンとは、プロジェクトや日常の業務を完遂するために、中間目標を設定する方法です。

もともとは、鉄道や道路において、起点からどれくらいの距離であるかを示す際に、マイルストーンが使われるようになったのが由来です。

ビジネスでマイルストーンを使う場合には、工事であれば工期やプロジェクトの区切りなどを中間地点とし、段階的に物事を進めるようにします。

工事や現場業務だけでなく、インフラ整備、システム開発など、長期的なプロジェクトで使われることが多い言葉です。

マイルストーンを使うメリット

中間地点や中間目標を立てて、段階的に業務を進めるマイルストーンですが、どのようなメリットがあるのでしょうか。

業務のなかでマイルストーンを活用することによって、企業や従業員にとって得られるメリットを解説します。

タスク管理がしやすい

マイルストーンを業務にとりいれると、タスク管理が便利になります。

長期的なプロジェクトを管理する場合、目標達成までの過程が長く、各ステップの見通しが不透明になることも少なくありません。

このようなときに、マイルストーンを活用することで、目標達成までのステップが明確となり、管理が行き届きやすくなるのがメリットです。

また、業務がステップごとに細分化されるため、マイルストーンごとの時間把握にも役立ちます。

>タスク管理のコツとは?に関する記事はこちら

従業員のモチベーション維持

マイルストーンは、従業員のモチベーションを維持する際にも便利です。

たとえば、規模の大きいプロジェクトでは、目標までの道のりが長く、途中でモチベーションが崩れることもあります。

各ステップを細切りにしたマイルストーンでは、その時々で達成感を得られるため、モチベーションを維持しやすくなります。

筋トレやダイエットのように、ビジネスでも目標を小さくすることで、プロジェクト全体の透明性を作り出せます。

>モチベーションが低下する原因とは?に関する記事はこちら

品質向上につながる

マイルストーンでは、自社製品やサービスの品質向上にもつながります。

各ステップでの目標を定めることで、どのような基準を満たせばよいか明確になるためです。

プロジェクトが予定どおりに達成しても、品質が低ければ顧客の満足度を高めることはできません。

品質を高めるためにも、マイルストーンを活用した管理が有利となります。

マイルストーンの書き方や作り方

マイルストーンでプロジェクトや日常的なタスクを管理するには、マイルストーンの構造が重要です。

効果を高められるような、マイルストーンの書き方と作り方を紹介します。

ガントチャートを作成する

マイルストーンを作る際には、最初にガントチャートを作成します。

ガントチャートとは、プロジェクトやタスクの内容を項目ごとに書き出したリストのことで、進捗状況の把握に使われます。

マイルストーンにガントチャートを利用することで、作業全体のステップや順序が可視化され、要点を掴めるようになります。

>ガントチャートの作り方に関する記事はこちら

期日やタスクを設定する

ガントチャートを作成したあとは、期日やタスクの設定です。

プロジェクトの終了日に加え、プロジェクトが終わるまでに通過するべきチェックポイントを設けます。

このとき、なるべく細かくマイルストーンを設定すると、従業員の達成感や、目標達成率を視覚的に理解でき、プロジェクトをスムーズに進められます。

長期的なプロジェクトの場合には、2〜3週間ごとにマイルストーンで区切るのがおすすめです。

担当者を決める

マイルストーンでは、業務を遂行する担当者を設定します。

担当者の設定では、実際にタスクを担う人物だけでなく、マイルストーンのチェックをおこなう管理者も決めましょう。

マイルストーンを作っただけで満足するのではなく、タスク管理や処理を進め、最後に管理者によって確認することが重要であるためです。

フィードバックを実施する

マイルストーンの作り方では、タスクが完了したあとのフィードバックも大切です。

各ステップで作成したマイルストーンの達成具合や、反省するべきポイントをまとめ、次のマイルストーンで活かせるようにします。

次のマイルストーンでの達成度を高めるためにも、担当者やメンバーとの話し合いも実施しましょう。

>フィードバックの方法とは?に関する記事はこちら

マイルストーンの書き方や作り方で気を付けること

マイルストーンを設ける際には、書き方や作り方で気を付けておくべきポイントがあります。

3つのポイントに注意しながら、マイルストーンを作ってみましょう。

マイルストーンを作りすぎない

プロジェクトや業務を細分化するときに、マイルストーンを作りすぎないように注意します。

マイルストーンでは細分化がよいとされていますが、あまりにも多く作りすぎてしまうと、進捗状況がわかりにくくなるためです。

とくに、マイルストーンの数に制限があるというわけではありませんが、考えもなくマイルストーンを作らないようにしましょう。

プロジェクトにおける重要な区切りや、達成状況を振り返るときに、マイルストーンを設置するのが効果的です。

タスクと混同しないようにする

マイルストーンは、タスクと混同されやすいものですが、明確には異なるものです。

マイルストーンとは、全体における区切りや時点を表すもので、タスクを意味するものではありません。

タスクは、マイルストーンを達成するために必要な仕事のことであり、それぞれ意味するものが異なる点に注意しましょう。

管理方法を工夫する

マイルストーンを利用する際には、管理方法を工夫することも大切です。

適切に管理をしていないと、マイルストーンのタイミングがあやふやになってしまう、何を果たすことでマイルストーンが達成するのかがわかりにくくなることがあります。

マイルストーンの管理は、エクセルシートや専用のアプリケーションに加え、チャットツールも活用してわかりやすさを意識して管理をしましょう。

マイルストーンの管理にChatwork

マイルストーンは、長期のプロジェクトや個人の業務を細分化し、効率的に仕事に取り組めるようになります。

ビジネスチャット「Chatwork」には、期日が設定できるタスク管理機能を搭載しており、マイルストーンの管理にも活用できます。

また、Chatworkを利用することで、プロジェクトに参加しているメンバーでのやりとりが簡単におこなえるようになるので、担当者と責任者での情報共有やコミュニケーションの円滑化が実現できます。

マイルストーンの管理ツールを探している方やプロジェクトメンバーとの気軽なコミュニケーションを実現したい方は、ぜひChatworkの導入をご検討ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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