キャパオーバーのサインとは？原因やなりやすい人の特徴、対処法を解説

仕事でキャパオーバーを起こしているときのサインは多岐にわたるため、気づきにくく、自覚のある人は少ないでしょう。

キャパオーバーに陥ってしまうと、ミスが多くなったり、残業が増えたりなどの悪影響が発生してしまうため、予兆やサインを知り、早期に対処する必要があります。

本記事では、仕事でキャパオーバーを起こしているときのサインや原因、なりやすい人の特徴、対処法や予防策を解説します。

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キャパオーバーとは

ビジネスにおける「キャパオーバー」とは、「仕事の許容量や処理能力を超えた状態」を意味します。

たとえば、以下のような状態は、キャパオーバーに陥っているといえます。

なお、キャパオーバーは、「キャパシティ（容量・能力）」と「オーバー（超える）」を組み合わせた和製外来語であり、正しい英語表現ではありません。

英語圏では伝わらない可能性が高いため、注意しましょう。

キャパオーバーのサイン・前兆

キャパオーバーになっているときのサインや前兆は、仕事中以外にも、多岐に渡る場面で現れます。

キャパオーバーに陥ると、さまざまな悪影響が生じる可能性がありますが、自分でキャパオーバーに陥っていることに気がつけないことも多々あります。

キャパオーバーのサインや前兆をいくつか紹介するので、自分に当てはまる項目がないか、チェックしてみてください。

普段はしないようなミスをする

キャパオーバーに陥ると、集中力が欠けたり、注意力が散漫になったりするため、普段はしないようなケアレスミスをしてしまうことがあります。

「いつもならこんなミスはしないのに」というミスをするときは、キャパオーバーに陥っている可能性があります。

ミスの回数が増える

ミスの回数が増えるのも、キャパオーバーのサインのひとつです。

普段なら一度のミスをくり返さないように対策をするかもしれませんが、キャパオーバーを起こしていると、焦る気持ちが強くなって、冷静に考えられなくなってしまいます。

その結果、同じミスを繰り返したり、ミスの回数が増えたりという負のループに陥ってしまうことがあるでしょう。

些細なことでイライラする

キャパオーバーになると、気持ちの余裕がなくなりやすいため、些細なことでイライラしてしまうでしょう。

たとえば、上司から注意されたことに反発してしまったり、同僚や家族の冗談にイライラしてしまったり、普段は苛立たないことにイライラしたら、キャパオーバーを起こしている可能性があります。

周囲に八つ当たりしてしまう

周囲に八つ当たりをしてしまったら、キャパオーバーになっていないか振り返る必要があるでしょう。

同僚や部下、家族に嫌味をいったり、苛立ちの気持ちをぶつけたり、余裕がなくなって気持ちのコントロールができない状態になっていたら、キャパオーバーが原因になっているかもしれません。

残業時間が増える

仕事量が、自分の許容範囲を超えていると、勤務時間内に業務が終わらず、残業が必要になります。

繁忙期などで一時的に残業が増えることもありますが、残業する日が続いたり、普段よりも残業時間が増えていたりしたら、要注意です。

残業時間の増加は、体力的にも精神的にも負担が大きくなるため、心身ともにキャパオーバーを起こしてしまう可能性があります。

＞長時間労働が引き起こす問題に関する記事はこちら

笑顔や笑う余裕が減る

普段は笑えることが笑えなくなっていたり、笑顔の数が減っていたりしたら、気持ちの余裕がなくなり、キャパオーバーに陥っているかもしれません。

また、上司や部下、同僚の笑顔が減っていると感じたら、キャパオーバーになる原因が発生していないか、確認する必要があるでしょう。

自分では気がつきにくいポイントですが、第三者の視点で変化がわかりやすいポイントです。

悲しくないのに涙が出てしまう

悲しいときに涙が出るのは正常ですが、不意に涙がでたり、泣きたくないのに涙がでたり、自分で理由のわからない涙が出たら、要注意のサインです。

涙はストレス物質を排出し、ストレスを減らす働きがあるため、自分の意志に関係なく涙が出るときは、心身の限界が近い可能性があります。

寝つきが悪くなる

考えごとが止まらずに眠れないときや、疲れているのに眠れないときは、注意が必要です。

キャパオーバーによって心身にストレスがかかると、寝つきが悪くなるなどの睡眠に支障をきたす可能性があります。

また、睡眠は心身の疲労を軽減する役割がありますが、寝ても疲れがとれないときは、睡眠の質が悪くなっている可能性があります。

自分では気がつけていないストレスや、キャパオーバーになる原因がないかを振り返る必要があるでしょう。

頭がうまく回らずにボーっとする

集中力が続かなかったり、考えようとしてもうまく頭が回らなかったりするときは、キャパオーバーになっている可能性が高いです。

一時的な状態であれば、過度な心配はいりませんが、集中力の低下や考えがうまく回らない状態が慢性化している場合は、仕事量の見直しや休養が必要です。

友達や親しい人に会うのが億劫に感じる

心身に余裕があるときは、友達や親しい人と会って過ごす時間が楽しく感じたり、ストレス発散になったりするかもしれません。

しかし、キャパオーバーや、その一歩手前の状態になっていると、人に会うのが億劫に感じたり、友人などと過ごす時間にストレスを感じたりすることがあります。

普段は楽しく感じる友人との時間や、親しい人からの誘いを億劫に感じてしまったら、心身が疲れているサインかもしれません。

仕事に行くのが嫌に感じる

心身が疲れている状態のときは、仕事に行くのが憂鬱に感じたり、仕事のことを考えると気持ちが落ち込んでしまったりするでしょう。

なかでも、憂鬱に感じる原因が、職場の人間関係や、仕事の量などにある場合は、キャパオーバーを起こす一歩手前の可能性があります。

この状態を、休養をとらずに放置すると、心身の調子を崩したり、病気になる可能性もあるため、信頼できる相手に悩みを相談したり、休養をとったりする必要があるでしょう。

＞仕事がつらくなってしまう原因に関する記事はこちら

体調不良になる

キャパオーバーを起こしているときは、体調が悪い状態に気がつかず、慢性化していることがあります。

たとえば、胃痛や腹痛、頭痛、微熱が続くなどの体調不良が常態化しているときは、自覚している以上に、心身の疲労が蓄積してるかもしれません。

キャパオーバーになる原因がないかを考えて、改善する必要があるでしょう。

意味の伴わない行動が増える

キャパオーバーになると、無意識に頭のなかを整理しようとしたり、ストレスを解消しようとしたりすることがあります。

たとえば、あてもなくフラフラと近所を歩いたり、仕事の帰りに目的なく寄り道をしたり、無意識のうちに風景や景色を眺めたり、目的や意味を伴わない行動が増えたら、キャパオーバーを疑いましょう。

その場ではストレスが解消できたとしても、一時的な解消であり、根本的な解決にはなりません。

きちんと原因を明らかにして、対処する必要があります。

キャパオーバーになる原因

キャパオーバーに陥る原因は、状況や性格などによっても異なるため、一概には言えません。

しかし、適切に向き合い、対処していくためには、どのようなことがキャパオーバーの原因になるのかを知る必要があります。

キャパオーバーの原因になりやすい状況の例を紹介するので、自分に当てはまるものがないかを確認してみましょう。

抱えている悩みが多い

仕事やプライベートに関する悩みを多く抱えていると、思考の多くを悩み事に費やしてしまうため、仕事に集中できなくなってしまうことがあります。

仕事量が適切にもかかわらず、キャパオーバーのサインがみられる同僚や部下がいたら、多くの悩みを抱えているかもしれません。

時間に余裕がない状態が続く

時間に余裕がない状態が続くと、作業に集中できなくなったり、ミスを連発してしまったりするでしょう。

普段はしないようなミスが続いたり、思うように思考できない状態が続いたりすると、気持ちの余裕がなくなり、キャパオーバーにつながることがあります。

仕事量が多かったり、多くの悩みを抱えていたりなど、時間に余裕をもてなくなってしまう原因はさまざまですが、時間に余裕がない状態が続くと、心の健康にも悪影響です。

＞時間管理ができない原因に関する記事はこちら

仕事の優先順位をつけるのが苦手

スムーズに仕事を進めるためには、業務やタスクに優先順位をつけることが重要ですが、優先順位をつけるのが苦手な人やできない人は、仕事が滞ってしまったり、締め切り間際になって焦ったりしやすいです。

このように、気持ちや時間の余裕がないことは、焦りをうむため、キャパオーバーの原因になりやすいです。

焦った結果、ミスをしてしまったり、納期に間に合わなくなってしまったりなど、成果が得られない可能性もあるため、優先順位が付けられていない人は、意識的に優先順位をつけるようにしましょう。

＞仕事の優先順位のつけ方に関する記事はこちら

仕事量が自分の処理能力に合っていない

従業員によって、業務やタスクの処理能力には差があるため、適切な仕事量も異なります。

自分の処理能力にあわない量の仕事をひきうけてしまったり、上司が部下の適切な仕事量を判断できずに割り振っていたりすると、キャパオーバーにつながる可能性が高いでしょう。

また、仕事量と能力が見あわないと、長時間労働の原因となったり、仕事のクオリティが下がったりする懸念もあります。

＞長時間労働が引き起こす影響に関する記事はこちら

睡眠不足が続いている

睡眠不足が続くと、集中力や注意力、判断力が低下しやすいため、通常より思考時間が長く必要になったり、普段はしないようなミスをしてしまったりする危険性があります。

また、睡眠不足の慢性化は、心身の不調につながる可能性もあります。

寝ても疲れがとれない場合や、なかなか寝つけない状態が続く場合は、原因を追及するようにしましょう。

仕事や職場などの環境の変化

仕事や職場などの環境が変わったことが、キャパオーバーの原因になることもあります。

たとえば、職場や部署が変わって覚えることが多かったり、職場の雰囲気に馴染めずにいたりといったことは、キャパオーバーの原因になりやすいです。

新しい環境に適応することは、自分が想像している以上にストレスがかかるものです。

人事異動や転職などで、新しい環境に身をおく場合は、いつも以上に自分の体調に気をつかうことが大切です。

＞働きやすい職場とは？に関する記事はこちら

基本能力が不足している

以下のような基本能力が不足している状態は、円滑に仕事を進められずに、キャパオーバーになる恐れがあります。

また、上記の状態だと、円滑に仕事が進められないだけではなく、ミスが発生しやすくなったり、職場の人間関係がうまくいかなくなったりする可能性もあります。

基本能力をつけることは、キャパオーバーに陥らないためだけでなく、仕事を円滑に進めるうえでも重要です。

＞ビジネススキルを身につける方法に関する記事はこちら

仕事や業務をおこなうスピードが遅い

仕事や業務をおこなうスピードは、スキルや経験、また性格によっても人それぞれ異なるため、同じ仕事量でも、こなすのが早い人と遅い人がいるでしょう。

そのため、スピードが遅い人が、早い人と同じ仕事量をこなそうとすると、多くの時間を必要とし、ときには残業が必要になるかもしれません。

処理スピードをあげようとしたり、仕事量をこなそうと残業を続けたりすると、結果として、時間や気持ちの余裕がなくなり、キャパオーバーにつながる可能性が想定されます。

キャパオーバーがビジネスに与える影響

従業員が、自分の許容量や処理能力を超えた仕事を担ってしまうと、以下のような影響が出ることが考えられます。

ポジティブな影響	問題や課題解決を通して従業員の自己成長につながることがある キャパオーバー解消をとおしてチームワークが向上する可能性がある
ネガティブな影響	従業員の負担に偏りが生じる可能性がある 効率の低下により、企業の生産性が低下する恐れがある 問題の放置によって、エンゲージメントが低下する恐れがある キャパオーバー解消の手段として、従業員が退職する恐れがある

キャパオーバーが与える影響は、ポジティブな影響よりも、ネガティブな影響の方が大きいことが考えられます。

適切な対処法や予防策をおさえて、社内全体で予防していくことが大切です。

キャパオーバーになりやすい人の特徴

キャパオーバーを起こす原因はさまざまですが、キャパオーバーを起こしやすい人には、共通する特徴があります。

キャパオーバーになりやすい人の特徴を確認し、自分に当てはまる場合は、適切な対処法や予防策を身につけましょう。

責任感が強い

責任感の強い人は、「自分でなんとかしなければ」という気持ちが強い人が多いため、仕事や悩みなどを抱え込みやすい傾向があります。

責任感の強さは強みになることもありますが、過度になると自分やまわりにも影響を及ぼす可能性があるため、人に頼ることを覚える必要があるでしょう。

完璧主義

完璧主義の人は、すべてを自分の理想通りに仕上げようとして、必要以上の時間や労力をかけてしまう傾向があります。

また、「ここは○○にしたほうがいい」「ここを改善すればもっとよくなる」など、細かい部分にこだわってしまいがちです。

その結果、仕事や業務の時間が多く必要になり、業務時間が増えて、残業時間の増加にもつながりかねないでしょう。

＞完璧主義の特徴や治し方に関する記事はこちら

頼みごとを断るのが苦手

頼みごとやお願いごとなどの依頼を断れない人は、キャパオーバーを起こしやすいでしょう。

下記の項目に当てはまる人は、周囲の人に対して、「嫌われたくない」「仕事ができない人だと思われたくない」「いい人だと思われたい」といった思いを持っていることが多く、自分を犠牲にしてでも、良い顔をしてしまう傾向にあります。

せっかちな性格

せっかちな人は、自分の計画したとおりに仕事が進まないと、焦ったり苛立ったり、ストレスを感じやすいです。

また、急ぐあまりにミスをすることもあるでしょう。

せっかちな人は、行動力の高さや対応の早さなど、強みになる面もあるため、キャパオーバーになる要素への対処法を身につけて、コントロールすることが大切です。

周囲の目や評価を過度に気にしてしまう

「まわりからどのように見られているか」「仕事ができる人だと思われているだろうか」など、周囲の目や評価を気にしすぎてしまう性格も、キャパオーバーになりやすい人に多い特徴です。

周囲に意識が向きすぎてしまうと、自分のやるべき仕事や業務に集中できなかったり、疲労が溜まってしまったりすることもあります。

周囲の目や評価が気になる時は、自分に自信がないことが原因になっていることもあります。

原因を突き止めて、改善するようにしましょう。

＞仕事のプレッシャーを感じやすい人とは？に関する記事はこちら

悩み事を抱えやすい

仕事やプライベートのことで悩みを抱えやすい人は、小さなミスを引きずったり、気持ちを切り替えるのが苦手だったりするため、キャパオーバーを起こしやすいでしょう。

また、悩み事を抱えやすい人は、自分では解決策を考えているつもりでも、思考が止まっていて、悩んでいるだけになっていることもあります。

気持ちの切り替え方や仕事量のコントロールを覚えるなど、対処法を身につけることで改善が見込めるでしょう。

スケジュールやタスクの管理が苦手

以下の状態になりやすい人は、スケジュールやタスク管理が苦手な人といえるでしょう。

スケジュールの立て方や、やるべきタスクの管理が苦手な人は、時間や気持ちの余裕を失くしやすく、キャパオーバーを起こしやすいです。

管理方法を見直したり、ツールを活用したりなど、自分にあった方法を身につけることで、改善が見込めます。

マルチタスクが苦手

一度にひとつのことだけしかこなせないタイプの人は、複数の仕事を任されたときなどに、キャパオーバーを起こしやすいです。

しかし、ビジネスシーンではマルチタスクを求められる場面も多いため、優先順位を決めて、一つひとつこなすなどの対処法を身につけて、改善していく必要があるでしょう。

＞マルチタスクが苦手な人の特徴や克服方法に関する記事はこちら

体調管理が苦手

睡眠不足になるとわかっていても、夜更かしをしてしまったり、バランスの欠けた食事で不摂生をしたりする人がいるかもしれません。

体調管理を怠ってしまうと、心身の不調をきたしやすく、キャパオーバーを起こす原因になりえるため、改善が必要でしょう。

キャパオーバーになりやすい環境

キャパオーバーの原因は、従業員本人以外の場所にある可能性もあります。

そのため、従業員のキャパオーバーを防止するためには、キャパオーバーに陥りやすい環境を知ることも大切です。

とくに、経営層・管理職など、部下をもつ立場の人は、当てはまる項目がないかチェックしてみましょう。

上司が部下に適切な仕事の割り振りをできていない

上司が部下に対して、適切な仕事の割り振りをしていないと、部下に能力の問題がなくても、キャパオーバーを起こしてしまうことがあります。

適切な割り振りができない原因として、以下のような内容が考えられます。

仕事の割り振りが原因の場合は、上司が問題を解決することで、キャパオーバーの改善を見込むことができます。

＞理想の上司とは？に関する記事はこちら

人手不足が慢性化している

人手不足に陥ると、少ない従業員で、多くの仕事量をこなす必要があるため、ひとりの従業員にかかる負担が大きくなりがちです。

また、従業員の多くがキャパオーバーになっている状況では、フォローし合うことも難しいでしょう。

従業員のキャパオーバーの原因が、人手不足にある場合は、問題や責任が会社にあるといえます。

社内の業務の効率化ができていない

書類のペーパーレス化など、業務の効率化を図る企業が増えていますが、いままでの仕事の進め方にこだわって、効率化ができていないと、従業員の負担が大きくなりがちです。

従業員に問題をヒアリングするなどして、自社の抱える問題を明らかにし、それに応じる効率化を検討してみましょう。

＞業務効率化の手法に関する記事はこちら

キャパオーバーへの対処法・予防策

キャパオーバーになる原因は、ひとつではないため、完全に防ぐことは難しいです。

自身や周囲の従業員がキャパオーバーになってしまった際は、原因を突き止め、適切に対処することで、改善を見込めます。

また、予防策をおさえておくと、キャパオーバーに陥ることを防ぐこともできます。

キャパオーバーの対処法・予防策について確認していきましょう。

上司や同僚など信頼できる人に相談する

キャパオーバーになってしまったときや、なりそうなときは、上司や同僚などに相談するようにしましょう。

「迷惑をかけるのではないか」と考える人がいるかもしれませんが、キャパオーバーになって仕事に影響がでると、上司や同僚にも影響が及んで、結果的に大きな迷惑をかけてしまう可能性もあります。

周囲に頼って、早めに対処することが大切です。

上司や同僚に直接相談しづらい場合は、人事や社内の相談窓口など、適切な部署に相談することも、ひとつの方法です。

＞上司に相談する方法とは？に関する記事はこちら

スケジュールやタスクの整理・管理をする

キャパオーバーの予防や改善には、自分が抱えているタスクの把握や、進捗状況の整理といった、タスク管理も重要です。

たとえば、期日や納期などのスケジュールを可視化して整理したり、周囲と共有したりすることなどが方法としてあげられます。

自分のタスク状況について、あらかじめ周囲に共有しておけば、適切以上の仕事量を依頼されず、依頼を断る必要もなくなるかもしれません。

＞チームで使えるタスク管理ツールに関する記事はこちら

自身や部下の適切な仕事量を明確にする

適切な仕事量を超えてしまうと、キャパオーバーになりやすいため、自分がこなせる仕事量を明らかにしておくことも大切です。

また、部下をもつ立場の人は、職場全体のキャパオーバーを防ぐためにも、部下の適切な仕事量を把握しておく必要があるでしょう。

周囲に自身の適切な仕事量を伝える

キャパオーバーを起こさないためには、自分の適切な仕事量を、周囲に伝えることも大切です。

適切な仕事量は、そのときの状況や体調によっても変化することがあるため、従業員同士で現状を共有できる仕組みづくりも効果的でしょう。

仕事や業務の優先順位を決める

担当している仕事や、業務に優先順位をつける習慣を身につけることで、キャパオーバーの改善や予防が期待できます。

優先順位の高い仕事や業務から順にこなすことで、円滑に進められるようになり、時間や気持ちの余裕もつくれるようになるでしょう。

あらかじめ優先度を決めておけば、マルチタスクが苦手な人でも、焦らず仕事をこなせるようになるかもしれません。

こまめに休息をとる

キャパオーバーを予防するためには、心身の疲労やストレスを溜めずに、こまめに解消することも大切です。

趣味を充実させたり、こまめに休息をとったりなど、自分にあった休息方法を見つけましょう。

また、近年では、テレワークやリモートワークなど、多様な働き方が拡大したことで、一日中PCに向きあう人が増えています。

仕事中はPCを触り、休憩時間はスマートフォンを触っているという、電子機器を常に触っている方も多いのではないでしょうか。

この過ごし方を続けてしまうと、目や脳などに疲労が蓄積され、知らず知らずのうちにストレスが溜まってしまうという危険性があります。

適度にデジタルデトックスをおこない、心身のバランスを保てるようにしましょう。

＞デジタルデトックスとは？に関する記事はこちら

悩み事を可視化する

悩み事を抱えやすい人は、悩んでいることを紙などに書き出して、可視化してみることがおすすめです。

頭の中で考えているときは複雑に感じていても、可視化してみるとシンプルな問題なこともあり、可視化して客観的にみることで、解決策がみつかることもあるでしょう。

また、書き出すことで頭の中の整理になり、気分の切り替えになるかもしれません。

完璧を目指さないよう意識する

完璧主義の人は、キャパオーバーになりやすい傾向がありますが、性格を変えることは、すぐには難しいです。

しかし、性格を変えられなくても、「完璧ではなくてもいい」という考えを意識するだけで、状況の改善が期待できます。

「完璧を求めすぎない」ことを意識するようにしましょう。

基本能力を高める

キャパオーバーの原因が、知識や技術などの基本能力の不足にある場合は、不足部分を補うことで改善が見込めます。

習得が必須な知識や技術を明確にして、優先度が高いものからとりくむなど、優先順位や進め方をあらかじめ決めておくと、スムーズに進められるでしょう。

＞基本的なビジネススキルと身に付け方に関する記事はこちら

不得意な業務への対処法を見つけておく

スケジュールやタスクの管理、仕事を進めるスピードなど、苦手なことは人によって異なりますが、苦手なことへの対処法をいくら試しても、解消できないこともあるでしょう。

解消できないときは、不得意な業務などを周囲に共有してカバーしてもらうなど、改善策をみつけておくと、予防や改善につなげることができます。

できないことが続くと、自然とストレスが溜まってしまいます。

周囲の力を借りつつ、円滑に業務が進められる方法を検討することが大切です。

＞チームワークと仕事の関連性に関する記事はこちら

生活習慣を整える

生活習慣の乱れは、キャパオーバーを起こす原因になります。

円滑に業務を進めるためにも、適切な睡眠や栄養バランスの整った食事を意識するなど、生活習慣を整えて体調管理をすることが大切です。

転職を検討する

キャパオーバーの原因が、職場や上司など、自分以外にある場合もあるでしょう。

状況の改善が難しい場合は、転職を検討することも対処法のひとつです。

キャパオーバーの状態が続き、心身ともに疲労してしまうと、正常な判断ができなくなることもあります。

適切な休息がとれない環境の場合は、自分を守ることを優先しましょう。

人手不足を解消する

人手不足がキャパオーバーの原因になっている場合は、早急に人員を補う必要があります。

人材確保のために、福利厚生の充実や労働条件の改善、女性の積極採用など、自社にあった方法を検討してみましょう。

また、すぐに人材の確保が難しい場合は、業務の効率化などにとりくみ、従業員一人ひとりの負担を軽くすることが大切です。

少ない人員で多くの業務を進めようとすると、どこかで滞りが生じてしまう危険性があります。

従業員が健康に働くためにも、適切な人員で、適切な仕事量を回せるようにしましょう。

＞【社労士監修】過重労働とは？に関する記事はこちら

社内の業務を効率化する

業務の効率化は、従業員の負担軽減に大きく影響するため、生産性やモチベーションの向上にも効果的なとりくみです。

とくに、ルーティン業務などの定期的におこなう必要がある業務や、多くの工数を要する業務などは、効率化がはかれないか、いま一度確認してみましょう。

また、必要だと思い込んでいた業務が不要になっている可能性もあります。

効率化がはかれないか確認するタイミングで、本当に必要な業務なのかを棚卸することも、生産性向上に役立つでしょう。

キャパオーバーの対策に「Chatwork」

キャパオーバーの予防方法として、ビジネスチャットの活用がおすすめです。

ビジネスチャット「Chatwork」は、オンライン上で簡単にコミュニケーションが実現できるだけでなく、キャパオーバーの対策にも有効な機能が搭載されているビジネスツールです。

たとえば、タスク管理機能を活用することで、タスクの可視化や管理ができ、グループチャット機能を活用することで、タスクをチームメンバーと共有することも可能です。

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