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KPIとは？設定方法や手順、KGIとの違いを具体例つきでわかりやすく解説
目次
KPIは企業の業務進行や、プロジェクトの達成度などをはかるときに役立つ指標のひとつです。
さまざまな企業がKPIを取り入れており、KPIを設定することは、組織やチームが目標を達成するうえで必要不可欠な要素となっています。
KPIを正しく設定する方法や、KPIを設定するコツやメリットまで紹介していきます。
KPIとは
KPIとは「Key Performance Indicators（重要業績評価指標）」の頭文字を取った言葉になります。
組織やチームがプロジェクトなどの達成目標に対し、目標達成度やそのプロセスを評価するための評価指標のひとつです。
KPIは、最終目標を達成する過程を定量的にはかる指標なので、中間指標として重要な役割を担っています。
KPIを具体的に設定することで、進捗度合や目標が明確になるので、組織やチームメンバーの方向性が統一されるでしょう。
KPIとKGIの違い
KPIは最終目標に向けた中間的な指標であることに対し、KGI（Key Goal Indicator）は最終目標のことを指します。
日本語では、「重要目標達成指数」と訳されます。
KGIを設定するメリットとしては、具体的な目標を立てることができるため、組織やチームのメンバー間で認識や方向性にズレが生じにくくなります。
たとえば、「業界でトップになる」というような目標では漠然としていますが、「いつまでに何をどれくらいまで引き上げる」といった具体的な指標として、KGIを設定することになります。
しかし、細かな目標管理が実現できる反面、柔軟性に欠けてしまうという欠点もあります。
KPIとKFSの違い
事業戦略を組み立てる時に用いられるKFSは「Key Factor for Success」の略語で、成功に向けた要因を示す「重要成功要因」の意味を指します。
KPIは達成に向けた中間指標を示すのに対し、KFSは目標を達成するためにすべき要因を指しているので、両者は全く異なるものになります。
KFSの抽出方法にはさまざまな方法があるので、組織や設定する目標に基づいて抽出しましょう。
KPIとOKRの違い
OKRとは「Objectives and Key Results」の略語で、会社や組織で達成すべき目標と成果を指す目標管理方法です。
OKRでは、設定する目標のその先にある、企業や個々人の成果を設定してそれに紐づく行動を決めていきます。
OKRを設定することは、組織や企業の目標と、個人の目標を連動させることができるので、生産性を向上することができます。
KPIを設定するメリットとは
KPIを設定することで、組織にどのようなメリットがあるのでしょうか。
KPIを設定することのメリットを具体的に見ていきましょう。
PDCAをまわすことができる
KPIを設定することで、中間的に達成率や評価を確認することができます。
そのため、途中の段階で軌道修正が必要になった場合にも、見直して修正対応をすることができます。
KPIに基づきプロセスを管理するなかで、段階ごとにPDCAを回すことができることは最大のメリットです。
個人指標を明確化しやすい
KPIの設定は組織としてだけではなく、各個人がどんな行動をしたらいいのか明確にしやすくなります。
目標の達成に向けて、各個人がすべき行動や指標を理解することができるので、計画的かつスピーディーに業務の進行ができます。
組織やチームのメンバー全員が、同じ方向に向かって邁進できるという点もメリットといえます。
評価基準を統一することができる
大きくKPIを設定すると、KPIに基づいて各個人が行動するので、評価基準を統一させることができます。
組織やチームの評価基準がバラバラだと、不公平感が生まれたトラブルにつながりかねません。
同じKGIに向かったKPIの設定は、組織としても個々人を評価する指標になるのです。
KPIを設定する手順
KPIを設定する、具体的な手順を紹介していきます。
手順1：KGIを設定する
まず最初に、最終的なゴールとなるKGIを設定します。
このとき設定するKGIは、指標となりやすいような数値を設定するなどし、達成可能な目標にするようにしましょう。
設定したKGIに対し、意見や不満の声がある場合は、迅速に見直すようにしてください。
KGIは全員が目指す最終的な目標になるので、ここで認識の差が出てしまうと、スムーズに業務を進行できなくなってしまう可能性があります。
また、KGIはざっくりとした目標ではなく、具体的な内容を示すようにしましょう。
手順2：KFSでさらに絞り込む
KGIを設定したあとは、「重要成功要因」となるKSFを使いさらに絞り込んでいきます。
目標を達成するにあたり、どのような要因が必要になり成功の鍵を握っているのかを細かく分析していきましょう。
KFSの設定は、細分化されたKGIに対し、複数ある方が望ましいです。
手順3：KPIツリーを作成する
洗い出したKSFから、KPIを設定してKPIツリーを作成していきます。
それぞれのKPIをフローに基づいて組立て、一目で目標を達成するために必要なことなど全体像がつかめるようにしましょう。
すベてのプロセスの頂点にはKGIを設定し、達成のためには何をどのようにおこなうべきなのかが分かるように設定してください。
手順4：KPIのPDCAサイクルをまわす
一番重要なのが、KPIのPDCAサイクルをまわすことです。
定期的に見直しをおこないつつ、何が成功要因で何が課題なのかを洗い出すようにしてください。
PDCAサイクルを通して、より効率的に目標を達成できるように進行していくことがポイントです。
KPIを設定するためのコツである「SMART」
KPIを設定するためには、「SMART」を意識することが重要です。
「SMART」に基づいた、KPI設定のコツを解説していきます。
S：Specific（明確性）
「明確性」のあるKPIの設定はとても重要です。
たとえば、社内で共有するKPIを設定する際に、内容が複雑だったり理解しづらいものは組織やチームのメンバーに浸透しにくく、適しているとは言えません。
誰でも分かりやすく、行動にうつしやすいものを設定する必要があります。
従業員やメンバーが何をしたらいいか分からず、混乱を招くようなKPIの設定は控えるようにしましょう。
M：Measurable（測定可能）
「測定可能」は、KPIで目標達成度合いを確認する際に、数値化をするなどして正確に確認できるようなものを設定する必要性を指します。
誰もが一目で進捗確認ができれば、課題やトラブルを見つけやすくなったり、PDCAを回しやすくなったりとメリットがさまざまあります。 数値化できないKPIを設定した場合は、目標の達成度をどの基準で評価するのか事前に決めておくようにしましょう。
A：Achievable（達成可能）
「達成可能」なKPIを設定することもコツのひとつです。
達成が明らかに難しい場合、従業員やメンバーのモチベーションの低下につながってしまいます。
達成可能かつ成長にもつながる目標を掲げることは、KPIを設定する際の重要なポイントのひとつです。
R：Related（関連性）
KGIとKPIが強く関連しているかどうかも意識しましょう。
それぞれが大きくかけ離れている場合、目標への到達も困難になり得ます。
両者の関連性を見たうえで、誰もが納得できるKPIの設定をおこないましょう。
T：Time-bounded（適時性）
長期的な進行ではなく、業務効率の向上のためにも期限を設定していきましょう。
期限が設定されていないと、目標達成に関連する業務が後回しになってしまい、達成までの日にちがどんどん後ろ倒しになってしまう可能性があります。
期限が決められていると、逆算して自分がすべき行動も明確になりやすいので、必ず設けるようにしましょう。
KPI管理の具体例と成功のポイント
KPIを管理するときの具体例と成功のポイントを見ていきましょう。
営業におけるKPIの例
営業職ではKPIの指標になるものは多くありますが、なるべく成約につながる件数を目標とするようにしましょう。
営業職では、「アポ数」「成約数」「訪問件数」「代金回収率」「顧客単価」など、数値化できるものが多く存在します。
一度全て洗い出したうえで、どの数値が最適なのか設定するようにしてください。
営業職のモチベーション向上のためにも、営業職が成果を出すことにより変動する数値を設定できるとよりよいでしょう。
マーケティングにおけるKPIの例
マーケティングの側面から見たKPIは、KGIとして設定される売上や契約数から逆算した内容を設定します。
マーケティングにも新規顧客獲得数やPV数、セッション数などさまざまな種類があるので、シーンに合わせたものでKPIを設定していきましょう。
その先にあるKGIを明確にして、逆算をすることが一番わかりやすいでしょう。
人材採用におけるKPIの例
人材採用においては、何を重視していくかで設定するKPIも変わってきます。
たとえば、採用者の質を重視すると「面接の設定率」「内定承諾率」があげられます。
採用の量の場合は「面接設定率」「入社率」があてはまります。
人材採用のKPIはターゲットや人数など、さまざまな要因によっても変わってきます。
効果的なKPI設定と進行にはChatworkが便利
KPIの設定は、一部の従業員やメンバーが理解しているだけでは、スムーズに業務を進めることができせん。
設定したKPIの管理や運用を効果的におこなっていくには、全体にきちんと情報共有できていることが重要です。
全体に漏れなく情報共有をするためには、ビジネスチャット「Chatwork」を活用すると便利です。
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