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社内Wikiのメリットとは？導入方法や必要性を失敗例を交えて解説
目次
社内業務では日々、業務のやり方の変更やシステムのアップデートなどがあり、情報共有に課題を抱えている企業も多いでしょう。
社内の情報共有や業務の効率化を目的として、「社内Wiki」を導入する企業も増えています。
しかし、社内Wikiを導入したものの、うまく活用されないなどの失敗例もあり、導入においては注意点もあります。
この記事では、社内Wikiとはなにか、導入の必要性やメリット、さらにはよくある失敗例と解説策について解説します。
社内Wikiとは？
社内Wikiとは、社内の情報やノウハウをストックして、全社員で共有できるオンラインのツールのことです。
インターネットで情報検索をしたときに、インターネット百科事典の「ウィキペディア（Wikipedia）」を使ったことがある人も多いでしょう。
社内Wikiとは、ウィキペディアの社内版のようなものです。
一般的に情報の作成や更新、閲覧は社員全員が可能なかたちで運用され、全社として効率的に情報共有ができます。
社内Wikiに蓄積される情報の例として、以下のようなものがあります。
- 業務マニュアル・ノウハウ
- 手順書
- 議事録
- 業務のQ&A
- 日報などの報告書
- 各種書類のテンプレート
社内Wikiが求められる理由
社内Wikiが求められるようになった背景には、働き方や労働環境の変化があります。
少子高齢化の影響により、労働人口そのものが減少し、転職も当たり前となった現代では、多くの企業が人材不足の問題を抱えています。
新しい人材を雇用しても、じっくりと教育する余裕がなく、効率的に社員教育をおこなうことが困難な状況も珍しくありません。
社員の退職や転職にあたって、引継ぎを十分に実施できないこともあります。
こうした状況において、情報の集約された社内Wikiは、社員が自力で業務上の問題を解決するために役立つでしょう。
また、組織の規模が大きくなるほど企業内の情報やノウハウが分散し、業務の非効率を招くことがあります。
社内Wikiを活用し、部署をこえて情報共有を図ることで、より業務の効率化が可能になります。
導入するメリット
社内Wikiを導入するメリットには、以下の3つがあります。
- 業務の効率化をはかれる
- 業務の属人化を防ぐ
- ノウハウの蓄積
それぞれくわしく解説していきます。
業務の効率化をはかれる
社内の情報が一か所に集約されるため、わからないことがあったときに、社内Wikiを使ってすみやかに疑問を解決できます。
不明点が社内Wikiに記載されていれば、人に質問する必要もないため、お互いの時間の節約にもなります。
議事録が社内Wikiで閲覧できれば、会議の欠席者も社内Wikiを閲覧することで会議の概要を把握可能です。
欠席者に個別に議事録を添付ファイルでメール送信したり、印刷した議事録を回覧でまわしたりといった手間を省いて業務を効率化できるでしょう。
業務の属人化を防ぐ
特定の仕事のノウハウや情報を、ひとりの社員しか持っていないという業務の属人化も、社内Wikiがあれば防ぐことができます。
業務の属人化が発生すると、その人が病欠した途端に業務がまわらなくなったり、退職時に大規模な引継ぎ業務が発生したりするなど、さまざまなデメリットが想定されます。
社内Wikiを活用することで、業務の属人化によるリスク管理が可能となるでしょう。
ノウハウの蓄積
社内Wikiがあれば、業務の知識やノウハウを部署をこえて社内全体として蓄積できます。
所属部署の課題について、すでにほかの部署が経験済みの場合、解決に関するノウハウをもっていることになるので、社内Wikiで公開していれば、問題解決における時間やコストを削減できるでしょう。
社内Wikiなら情報のアップデートも簡単なので、常に最新の情報を確認し、効率的に業務を進めることが可能です。
社内Wiki導入の失敗例と解決策
社内Wikiにはさまざまなメリットがあり、導入に成功すれば業務の効率化やコスト削減に大きな効果が期待できます。
しかし、ただ社内Wikiの仕組みを導入しただけで成果を出すことは難しいでしょう。
実際、社内Wikiを導入したものの、うまく活用されなかった失敗例も存在します。
社内Wiki導入における失敗例と解決策について紹介していきます。
社内Wikiが浸透しない
よくある失敗例のひとつが、社内Wikiがなかなか社員に使われることなく浸透しないというものです。
社内Wikiは社員による情報の編集や更新が必要なため、情報の書き込みがおこなわれなかったり、情報が書きこまれても社内Wikiの存在が知られなかったりと、参照されなければ意味がありません。
社内Wiki導入にあたっては、事前の周知が必要です。
社員による活発な書き込みをうながすために、積極的な使用を呼びかけるほか、定期的に運営サイドで更新をおこない、社内Wikiというツールの存在を浸透させる工夫が必要でしょう。
また新しく社内Wikiを導入した場合、社内Wikiの存在が認識されて活用されるまでに一定の時間は必要です。
あらかじめ期間を設定して、書きこみや閲覧数の目標値を設定し、社内Wiki浸透の進捗状況を把握できるようにしておくのもおすすめです。
社内Wikiのツールが使いにくい
社内Wikiのツールの使いにくさによって、社内Wikiはあるものの活用されないケースもあります。
社内Wikiツールには、さまざまな種類が存在していますが、ツールそのものが使いづらいというパターンです。
事前に、複数の社内Wikiのツールを比較検討し、自社において活用しやすいものを選ぶようにしましょう。
また、初めて使うツールであれば、情報の書き込みをする際、どこから編集をすればいいのかわからないなど、ツールの使用上の疑問も多く出てくることが予想されます。
研修などの機会を利用して、ツールの使い方についてのレクチャーを実施する必要もあるでしょう。
情報が蓄積されない
社内Wikiを作り、社内Wikiの存在の周知をしたにもかかわらず、なかなか社員による情報の書き込みが進まないという失敗例もあります。
導入されたばかりだと「どのような情報を書きこめばいいのか？」「この情報が必要な人はいるのだろうか？」など、社員にも不安や疑問があるでしょう。
事前に運営側で、書きこみの参考例を複数投稿しておくなど、ほかの社員による書き込みをうながすとりくみも必要です。
運用にあたってのルールも複雑で細かすぎると、気軽に書きこみができず、社員による活発な利用を阻害してしまいます。
事前のルール設定は必要ですが、運用上のルールについて、まずは必要最小限に絞り、積極的な運用をうながしましょう。
管理者が決まっていない
社内Wikiの管理者が決まっていないと、社内Wikiの活用状況の確認や解決策の実施も難しいでしょう。
また、社内Wikiを運営していくうえで、疑問があった際の問い合わせ先がないと社員も困ってしまい、結果として社内Wikiの利用に対するモチベーション低下を招きます。
社内Wikiの導入を推進していくためには、管理者や管理チームが必要です。
管理者や管理チームを作ることによって、社内Wikiの利用状況を確認し、導入はもちろん社内に浸透させていくための施策の立案・実施を効果的におこなうことが可能です。
社内Wikiの導入にChatworkを活用しよう
社内Wikiは、社内のノウハウや知識を一か所に集約して蓄積できるツールのことです。
社内Wikiの導入によって、業務の効率化や属人化の防止、ノウハウの蓄積などさまざまなメリットがあります。
ただし、ただ社内Wikiを導入しただけでは活用されず失敗してしまうおそれもあるでしょう。
社内Wikiの導入にあたっては、効果的に社内Wikiが活用されるよう、運用の施策やルールも検討の上で導入するのがおすすめです。
社内Wikiのツールにもさまざまなものがありますが、業務連絡を簡単におこなえるビジネスチャット「Chatwork」もそのひとつです。
人材不足や値下げ競争など、多くの課題を抱える企業にとって、業務効率化のために、ぜひ「Chatwork」の導入を検討してください。
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