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フィードバック面談とは？実施の目的や効果、進め方のポイントを解説
目次
フィードバック面談とは、人事評価の結果を部下に伝え、今後の課題や行動計画について話し合う面談のことです。
部下が、自分の評価に納得感をもてるようにする重要な面談で、モチベーション向上やコミュニケーション活性化の効果があるとされています。
注意点を押さえたうえで実施すると、より効果的におこなうことができるため、とりくむ前にしっかりと確認しておきましょう。
フィードバック面談の必要性や効果・メリット、注意点について解説します。
フィードバック面談とは
「フィードバック面談」とは、人事評価の結果を部下に伝え、今後の改善点や行動計画を話しあう面談のことです。
具体的な評価の理由や、フィードバックをおこなうことで、上司と部下の双方が、評価内容に納得感を得ることができる方法のため、さまざまな企業でとり入れられています。
フィードバック面談の必要性
フィードバック面談は、「上司・部下間の課題認識の共有」「部下の意欲向上」のふたつの観点から必要とされています。
部下自身が課題と感じている点や強化したい部分について、フィードバック面談の場を活用して、上司に共有することで、上司は部下に適切なアドバイスをすることができます。
また、具体的なフィードバックがおこなわれることで、今後の課題や改善すべき点の共通認識をもちやすくなるメリットもあります。
上司から部下への期待役割の共有や、評価している点を具体的に伝えることで、部下のモチベーション向上の効果もあり、具体的な行動にうつしやすいともされています。
フィードバック面談の目的
フィードバック面談は、上司との会話を通して、部下自身が自分の期待されている役割を正しく認識することを目的として実施されます。
フィードバック面談を通して、自分の仕事のどのようなところが評価され、どのようなところが評価されていないかが伝えられるため、企業に求められている役割を把握することができます。
また、評価に際して内省をおこない、次回の目標を立てるという経験学習のサイクルが生まれるため、自己成長にもつながるとされています。
フィードバック面談の効果・メリット
さまざまな企業がとりいれている「フィードバック面談」ですが、どのような効果やメリットがあるのでしょうか。
フィードバック面談の効果やメリットをご紹介します。
モチベーション向上につながる
フィードバック面談をおこなうことで、部下のモチベーション向上につながるメリットがあります。
フィードバック面談は、上司が部下に対して、業務の評価点やよかった点を伝える機会になるため、部下は業務に対する意欲を向上させることができるでしょう。
また、改善点や課題についても話しあうことができるため、目標を立てたり、改善点を反映させてもっとうまくやりたいと感じたりするなど、意識改善も期待できます。
人材育成のサポートになる
フィードバック面談は、人材育成のサポートとしても活用できます。
上司から部下へ、業務の改善点やアドバイスなどを伝えることで、部下は、業務プロセスの見直しや、改善のPDCAを回すことができます。
フィードバック面談を活用し、部下の成長支援をおこなうことで、部下の成長速度をあげることができるというメリットもあります。
問題点や課題の発見につながる
フィードバック面談の場で、上司からアドバイスをもらい、対話を重ねることで、問題点や課題の発見につながるというメリットもあります。
フィードバック面談の場では、上司から解決方法の提示はおこなわず、問題点や課題の発見までに留めるようにしましょう。
浮き彫りになった課題点について、部下自身が試行錯誤しながら解決方法を探すことで、自主的な経験学習につながり、自分自身でPDCAを回す力をつけることができるからです。
評価への納得感が高まる
フィードバック面談をおこなうことで、なぜこの評価になったのかについて、理由や背景を知ることができるため、納得感が高まり、評価内容に不満が出にくいというメリットがあります。
また、評価の共通認識をもつことで、部下は、どのような行動や姿勢が評価されるかを推察することもできます。
企業としても、評価される行動や姿勢をとろうとする人が増えることは、求める人材像に近い人が社内に増えることになるため、メリットといえるでしょう。
コミュニケーション活性化になる
フィードバック面談を設けることで、上司と部下のコミュニケーション活性化につながり、エンゲージメント向上が期待できます。
コミュニケーションを通して、信頼関係が高まることで、フィードバックを素直に受け止め、改善しようとする気持ちも生まれやすくなるでしょう。
フィードバック面談の注意点と対策方法
メリットが多いフィードバック面談ですが、実施の注意点をふまえていないと、マイナスに働く危険性もあります。
注意点や対策方法を認識したうえで、効果的にとりくめるようにしましょう。
フィードバック面談の注意点と対策方法について解説します。
手間がかかる
効果的なフィードバック面談をおこなうためには、制度の整備や、評価ポイントの設定などの手間がかかります。
質の高いフィードバック面談をおこなうためには、評価制度の見直しや、企業としての評価ポイントの決定、評価項目の選定などの準備が必要です。
はじめて導入する際は、ある程度の時間がかかりますが、一度運用をはじめれば、定期的な見直しだけでスムーズに運用することができるため、運用開始のコストは惜しまないようにしましょう。
少しでも負担を減らしたい場合は、人材開発のセミナーや勉強会に参加し、人事評価のヒントを学ぶことで、策定にかかる時間を短縮できるかもしれません。
適切に社員を評価できる、質の高いフィードバック面談にするために、手間は惜しまないようにしましょう。
マネジメントスキルが求められる
質の高いフィードバック面談をおこなうためには、高いマネジメントスキルが求められることを把握しておきましょう。
フィードバック面談では、納得感を得られる評価内容を伝え、部下の意欲を向上させるというコミュニケーションが求められるため、「ただ評価を伝える」という一方通行のコミュニケーションではスキル不足といえます。
フィードバック面談をおこなう上司には、双方向のコミュニケーションが可能になるスキルや、正しく評価ができるスキル、部下の不足している点の改善方法を指摘できるスキルなど、さまざまなスキルが求められることを認識しましょう。
対策としては、マネジメントスキルが高い人に、アドバイスをもらうことや、マネジメント層向けの研修に参加するなど、スキル向上の方法があげられます。
また、実践を重ねることもスキルアップに役立つため、まずは「マネジメントスキルが高い上司（部長など）」「マネジメントスキルをつけたい上司（リーダーなど）」「部下」の3人体制でとりくむこともよいでしょう。
評価を意識した働き方になってしまう
フィードバック面談を通して、"評価される働き方"を意識しすぎてしまい、それ以外の仕事に身が入らなくなる危険性もあります。
対策としては、人事評価のポイントとは異なるよいことをした人や、感謝された人に対して、インセンティブを与える「ピアボーナス制度」が有効です。
フィードバック面談の評価項目に関わらず、よいことをすると、特典がもらえ感謝もされるため、主体的に人に喜ばれることが動機となる働き方ができるようになるでしょう。
フィードバック面談の進め方
メリットや注意点の把握ができたら、フィードバック面談の実施を検討しましょう。
フィードバック面談を、スムーズに運用する方法について解説します。
事前準備
部下に伝える評価や内容、評価背景は、納得感がある内容になっているかや、部下に与える課題は適切であるかなど、さまざま側面を考え、準備しましょう。
また、部下から聞かれるかもしれない質問項目も想定し、抜け漏れのない説明ができると、信頼感も高まります。
納得感がない説明や、答えられない質問が多い場合、不信感を与え、評価内容に不満が残る可能性もあるため、事前準備はしっかりとおこないましょう。
アイスブレイク
面談をおこなう際は、評価をうける側は緊張している場合もあります。
円滑なコミュニケーションや、お互いに話をしやすい雰囲気を作るためにも、面談の導入ではアイスブレイクをおこないましょう。
雑談や、軽いニュースなど、相手にあわせた話題を選んで会話し、緊張をほぐしましょう。
また、面談の目的はフィードバックのため、アイスブレイクが長くなりすぎないようにも注意しましょう。
自己評価の共有
上司から評価結果を伝える前に、部下自身の自己評価の内容を共有してもらうようにしましょう。
どのように自己を評価したかや、評価の背景を話してもらい、部下が自分自身のどのような点を高く評価し、改善すべきだと思っているのかを聞きましょう。
なお、話を聞く際は、否定や割って入ることはせず、傾聴の姿勢を示して、うけとめるようにしましょう。
部下が安心感をもって話せる環境をつくることで、本音を引き出しやすくもなります。
評価結果の共有
部下の自己評価の共有が終わったら、上司から部下への評価結果のフィードバックをおこないましょう。
評価結果と、評価の背景を伝え、疑問点や不満があれば、逐次回答をしていきます。
部下の自己評価と乖離がある場合には、お互いの納得がいくまで対話を重ねましょう。
フィードバック面談は、評価結果に共通認識をもち、今後の行動を定めていく場のため、不満や疑問を解消することが大切です。
納得感が得られたうえで、今後の行動に向けたアドバイスをするようにしましょう。
問題点や課題の共通認識をもつ
評価内容に対して、部下が感じたことや思ったことを話してもらい、問題点や課題の共通認識をもちましょう。
部下が自分で課題を設定し、解決方法を模索していく「経験学習のサイクル」を習得するためにも、上司側から課題を設定し、解決方法を提示することがないように注意しましょう。
課題を選定するのに苦労している場合は、部下の思いや所感を聞き出し、自主的に課題を選定できるようにサポートすることが、上司の役目です。
面談の最後には、部下のとりくみへの感謝を示し、意欲を高める励ましや声掛けをしましょう。
たとえ数字などの成果に結びついていない場合でも、頑張りやプロセスをみていることを伝えてあげることで、引き続きモチベーション高く、業務に向きあうことができるでしょう。
フィードバック面談の進め方のポイント
フィードバック面談は、進め方のポイントを把握しておくことで、より有意義な場にすることができます。
フィードバック面談の進め方のポイントについてみていきましょう。
評価の根拠を伝える
評価結果を伝える際は、論理的で、納得感が得やすいような根拠を用意しましょう。
評価をする際は、評価者の主観ではなく、誰でも納得できるような「客観的な事実」に基づいて評価をおこなう必要があります。
定められている項目や評価ポイントにのっとり、適切な評価をおこないましょう。
また、フィードバックをおこなう際は、部下が、自身の改善点や課題が発見できるような内容にすることも大切です。
フィードバック面談を、成長の機会として活用できるように、評価者側も、事前準備を怠らないようにしましょう。
一方的に話をしない
上司から部下へ、一方的なフィードバックをおこなうのではなく、上司と部下の双方向でコミュニケーションをとるようにしましょう。
上司が、否定や割り込むことはせず、話を聞く姿勢を示していると、信頼感が高まるとともに、部下は安心して相談事や悩み事を打ちあけることができます。
ただ話を聞いているだけだと、高圧的にとられる可能性もあるため、適宜相槌を打つなどで、傾聴の姿勢を示してあげることも効果的です。
日頃から信頼関係を構築しておく
日ごろからこまめにコミュニケーションをとり、信頼関係を構築しておくことも、効果的なフィードバック面談をおこなうポイントです。
普段からコミュニケーションをとっていない場合、フィードバックをしても、「そもそも業務内容を把握していないのではないか」「成果状況だけで、プロセスを知らないのではないか」と不信感をもたれてしまい、素直に聞き入れてもらえない可能性もあります。
日ごろから業務以外の雑談をするなどで、信頼関係を構築しておくことで、フィードバック面談を円滑に進めることにつながるでしょう。
高圧的な態度をとらない
フィードバック面談をおこなう際は、部下の気持ちに寄り添いながら、言葉を選び、高圧的な態度にならないように注意しましょう。
高圧的な態度をとってしまうと、信頼関係をもとに、今後の行動を決めていく、フィードバック面談の目的自体を壊してしまいかねません。
また、高圧的な態度をとることで、部下からの信頼喪失にくわえ、職場の心理的安全性を失ってしまう恐れもあります。
部下は、面談という場自体に緊張している場合もあるため、なるべくフラットな雰囲気で、話しやすい場にすることを意識しましょう。
面談のゴールを決めておく
フィードバック面談をおこなう際は、部下の特性や関係性にあわせて、面談のゴールを明確に設定しておきましょう。
ここでいうゴールは、「面談で決める必要があることを決める」「話し合いを完了し、次のアクションを設定する」などのゴールではなく、「部下の悩みを聞き出す」「部下と信頼関係を構築する」などの、評価者である上司のゴールです。
たとえば、課題選定に多くの時間がかかる部下と面談する際は、部下から業務の気づきや反省点を聞き出し、リストアップすることをゴールにできるでしょう。
また、部下との関係性が浅い場合には、上司と部下の信頼関係構築を目的にする、関係性が深い場合は、部下のキャリアプランについて聞き出すなど、さまざまなゴールを設定できます。
ゴールを決めておくことで、評価者側にとっても有意義な面談にすることができるため、あらかじめ設定するようにしましょう。
コミュニケーションにはChatwork
フィードバック面談は、上司と部下で評価内容を共有することで、課題や今後の行動計画をたてられる有意義な機会です。
双方向で対話をすることで、部下の自主的な課題発見や気づきにつながり、部下自身でPDCAを回すきっかけにもなるため、成長の機会としても活用できるでしょう。
また、フィードバック面談を効果的におこなうためには、評価の根拠を伝える、高圧的な態度をとらないなど、信頼感や安心感をさげない工夫も必須です。
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密接なコミュニケーションが実現できるため、フィードバック面談に必要な、日頃からの信頼関係構築やマネジメントにも、効果的に活用することができます。
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