インフォーマルコミュニケーションとは?必要性や促進方法、企業事例を解説

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目次

インフォーマルコミュニケーションとは、偶然出会った人との会話を指します。

主に社内の雑談を意味しており、社内の人間関係を良好にする効果が期待できるでしょう。

具体的にオフィスで実践するときは、デスクの配置変更やフリーアドレスを導入する方法などがおすすめです。

インフォーマルコミュニケーションのメリットや例、促進方法を解説します。

インフォーマルコミュニケーションとは?

インフォーマルコミュニケーションとは、偶然出会った人との会話を指します。

インフォーマルは「非公式」という意味です。

主に社内で会話する場面を指しており、業務連絡ではない雑談のことを指します。

雑談で交流する機会を増やすことで、社内の人間関係を円滑に進めやすくなる効果が期待できるでしょう。

フォーマルコミュニケーションとの違い

フォーマルコミュニケーションとは、社内で仕事に関わる会話をすることです。

フォーマルには「公式」という意味があり、社内の一般的な会話に当てはまります。

インフォーマルコミュニケーションは、仕事以外の雑談を指している一方、フォーマルコミュニケーションは、仕事に関わる会話に限定されるという違いがあります。

インフォーマルコミュニケーションの必要性

社内における雑談は、仕事にどのような影響を与えるのでしょうか。

インフォーマルコミュニケーションの必要性をみていきましょう。

社内のコミュニケーションが活性化する

雑談の機会を増やすと、今まで関わりがなかった人と会話の機会が生まれます。

お互いの間で信頼関係が少しずつ育まれるので、部署内でも連携しやすくなり、仕事でチームワークを発揮できるでしょう。

組織の一体感が生まれるため、仕事の生産性が向上しやすくなります。

意見交換・情報共有ができる

気軽に雑談することで、仕事に関する意見交換や情報共有の機会を増やせます。

日ごろからコミュニケーションを活性化できるので、アイデアの提案や業務改善に関する内容を伝えやすくなるでしょう。

上司と部下の間でも、報連相を円滑に進めやすくなり、仕事によい影響を与えてくれます。

>情報共有の必要性に関する記事はこちら

メンタルケアにつながる

社内全体で雑談の機会を増やせると、社員同士で仲を深める機会につながり、社内の雰囲気が良くなります。

仕事に関わる相談ごとを共有しやすくなり、社員がひとりで抱え込んでしまう状況を避けられるでしょう。

上司が部下の不安を聞きとる機会をつくれるので、部下のメンタルケアにつながります。

インフォーマルコミュニケーションの代表例

社内で雑談できるタイミングには、下記のような場面があげられます。

  • 仕事中の雑談
  • 昼休み、休憩時間(休憩室、喫煙所など)
  • 社内の飲み会やイベント
  • 社内サークルや部活動

また、気軽に雑談できる話題は、下記のような内容があります。

  • 天気に関する話題(例:気温、雨や台風など)
  • 日常生活、家事に関する話題
  • 趣味、芸能人に関する話題
  • 時事ネタ(芸能人、ニュースなど)

会話に苦手意識がある方は、上記のような話題から質問する方法がおすすめです。

雑談することで、お互いの共通点や興味関心を知る機会にできます。

インフォーマルコミュニケーションの促進方法:オフィス

インフォーマルコミュニケーションの促進方法について、オフィス内で会話を増やす方法を見ていきましょう。

マグネットスペースをつくる

マグネットスペースとは、給湯器、コピー機の周りなど、人が自然に集まりやすい場所のことです。

社内で会話しやすいスペースがないときは、下記のような場所をつくりましょう。

  • 社内掲示板
  • 社内カフェのスペース
  • 自動販売機、雑誌やお菓子の設置

一か所だけでなく、社内の複数のポイントに設置するのがポイントです。

デスクの配置を変えてみる

上司や部下の垣根をこえて話しやすい雰囲気をつくるには、デスクの配置を変える方法があります。

たとえば、デスクを横一列に並べる配置で統一すると、前方や後方に関して、デスクひとつ分の距離がなくなるため、声をかけやすくなるメリットがあるでしょう。

また、デスクの配置を背面に統一することで、お互いに視線が合わなくなるだけでなく、気軽に話しやすい距離感になります。

フリーアドレスを導入する

フリーアドレスは、デスクを固定せずに、社内の自由な場所で働ける方法のことです。

場所が固定されないため、思いついたタイミングで会議や打ち合わせができるメリットがあります。

今まで関わりがなかった社員と話す機会をつくれるなど、社内全体のコミュニケーションを活性化させたいときに向いています。

>フリーアドレスの運用ルールに関する記事はこちら

インフォーマルコミュニケーションの促進方法:テレワーク

インフォーマルコミュニケーションの促進方法について、テレワーク時に会話を増やす方法を見ていきましょう。

雑談専用のグループチャットを作成する

テレワークのやりとりにビジネスチャットを使うときは、仕事以外の会話ができるグループチャットを設ける方法があります。

社内イベントや勉強会に関する話題、日常生活や時事に関する話題など、気軽にさまざまな内容を投げかけられておすすめです。

また、テレワークにおいて孤独感を解消する工夫にできるなど、社員同士の交流を増やせると、社員のメンタルをサポートする工夫につながります。

1on1ミーティングを使う

1on1ミーティングとは、上司と部下が一対一で面談にとりくむ方法です。

テレワークでは、コミュニケーションの機会が減る分、上司と部下が会話する機会を増やすことが重要です。

1on1ミーティングをおこなうことで、部下の変化に気づきやすくなるだけでなく、部下が上司に直接相談しやすくなるでしょう。

仕事の話題以外にも、気軽な雑談をしながら会話することで、部下が相談しやすい雰囲気をつくれます。

>1on1ミーティングとは?に関する記事はこちら

オンライン飲み会・ランチを実施する

テレワークで部署の仲間と会う機会が減るときは、オンラインツールを使った飲み会やランチがおすすめです。

オンライン飲み会では、各自でお菓子や飲み物などを用意して、いつでも気軽に入退場できるメリットがあります。

事前にビジネスチャットなどで予定を組みながら、参加者を募る準備を進めておきましょう。

インフォーマルコミュニケーションを活用した企業事例

Chatwork株式会社の事例では、ビジネスチャットを使って社員同士のコミュニケーションを活性化しています。

たとえば、社内の部活動に関する情報共有に活用したり、社員がニュース情報とURLを発信できるグループチャットを作成したりするなど、用途別に合わせてさまざまな内容を作成している事例です。

ビジネスチャットのグループチャットを活用することで、仕事専用のグループチャットでは発信できなかった意見交換をする機会につながっています。

インフォーマルコミュニケーションにChatworkを活用

インフォーマルコミュニケーションは、社員同士の会話を増やす機会にできるメリットがあります。

天気や時事の話題など、気軽に雑談できる内容をとりいれてみましょう。

インフォーマルコミュニケーションを推進したいときは、ビジネスチャット「Chatwork」を使う方法がおすすめです。

雑談用のグループチャットなどを作成することで、気軽に話し合う場所をつくることができます。

テレワーク導入時のコミュニケーション活性化にも役立つため、ぜひChatworkをご活用ください。

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Chatworkのお役立ちコラム編集部です。 ワークスタイルの変化にともなう、働き方の変化や組織のあり方をはじめ、ビジネスコミュニケーションの方法や業務効率化の手段について発信していきます。

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